System Symfonia e-dokumenty

Transkrypt

1 System Symfonia e-dokumenty Konfiguracja Symfonia e-dokumenty Wersja

2 Konfiguracja Symfonia e-dokumenty Instalacja Symfonia e-dokumenty Należy pamiętać, że na danym systemie operacyjnym może być zainstalowana jednocześnie tylko jedna wersja programu Symfonia e-dokumenty. UWAGA Instalacja najnowszej wersji spowoduje automatyczne odinstalowanie wersji poprzedniej. Utworzenie bazy Po zainstalowaniu programu należy go otworzyć wybierając przycisk Start->Programy->Sage- >Symfonia e-dokumenty. Otworzy się okno programu Symfonia e-dokumenty w stanie bezfirmowym. To okno służy dla celów administracyjnych programu. Następnym krokiem w pracy z programem jest stworzenie bazy e-dokumentów firmy. W tym celu należy utworzyć firmę. Tworzenie nowej firmę W celu rozpoczęcia tworzenia nowej firmy należy wybrać polecenie Nowa firma z menu Firma. Otworzy się okno kreatora Zakładanie firmy. Przejście do kolejnego kroku przyciskiem Dalej otwiera następną stronę kreatora. Na stronie Tryb połączenia z bazą należy wprowadzić: Tryb połączenia z bazą W tej ramce należy wybrać jedną z dostępnych opcji połączenia:

3 Domyślny Wybranie tej opcji spowoduje użycie do połączenia parametrów ustawionych na wartości domyślne. Zaawansowany Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie poniżej ramki Ustawienia zaawansowane parametry połączenia z MySQL, w której należy wprowadzić wartości parametrów: Serwer domyślnie localhost Port domyślnie 3330 (zakres 3330 do 3340) Na stronie Dane firmy należy wprowadzić: Skrót W tym polu należy wpisać skrót nazwy firmy. Skrót ten będzie wykorzystywany do identyfikacji bazy firmy w programie. Nazwa W tym polu należy podać pełną nazwę firmy w formie, która powinna się pojawiać na wydrukach tworzonych w programie. NIP W tym polu należy wpisać posiadany przez firmę numer identyfikacji podatkowej, nadany przez urząd skarbowy dziesięciocyfrowy kod, służący do identyfikacji podmiotów płacących podatki w Polsce. UWAGA Zawartość pól Nazwa i NIP jest również wykorzystywana podczas rejestracji i aktywacji danych firmy. Dlatego każda zmiana tych parametrów powoduje konieczność powtórzenia procesu aktywacji na zasadach zgodnych z zakupioną licencją. Tworzona firma jest firmą testową Zaznaczenie tego pola wybory powoduje wyszarzenie pól z numerem seryjnym (stają się nieedycyjne), a nowo utworzona firma będzie w wersji testowej. Numer seryjny W tym polu należy wpisać numer seryjny dostarczony razem z programem.

4 Na stronie Dane adresowe należy w kolejnych polach wprowadzić dane adresowe związane z zakładaną firmą. Na stronie Parametry firmy należy zaznaczyć pola wyboru przy odpowiednich parametrach, w zależności od przewidywanego sposobu wykorzystywania programu w firmie. UWAGA Ustawienia tu wprowadzane będą później dostępne w ustawieniach parametrów firmy.

5 Na stronie Podsumowanie widoczne są parametry tworzonej bazy danych zakładanej firmy. Jeżeli są one zgodne z planowanymi, to należy wybrać przycisk Zakończ w celu uruchomienia tworzenia bazy danych. W oknie Zakładanie firmy są w tym czasie wyświetlane informacje o postępie operacji instalacji bazy. Po zakończeniu instalacji bazy firmy w oknie Zakładanie firmy pojawi się komunikat o zakończeniu operacji zakładania bazy danych.

6 Wybranie przycisku Zakończ, zamyka okno. Konwersja bazy danych z poprzedniej wersji programu Jeżeli mamy bazę programu Symfonia e-dokumenty w wersji wcześniejszej (2012), należy ją skonwertować do nowo zainstalowanej wersji W menu Firma w trybie pracy bez firmy należy wybrać polecenie Odtwarzanie danych firmy i wykonać polecenia widoczne w kreatorze Odtwarzanie bazy firmy. Następnie należy zweryfikować prawa użytkowników, gdyż obecnie na przykład prawo do wysyłania dokumentów sprzedaży zostało zastąpione prawami szczegółowymi takimi jak: prawo do wysłania dokumentów do kontrahentów, prawo do wysyłania bo kontroli skarbowej, prawo do wysyłania faktur do biura rachunkowego. UWAGA Licencja na program EDS od wersji jest jednofirmowa. Jeżeli korzystamy z programu Symfonia e-dokumenty 2012 w modelu wielofirmowym bez klucza sprzętowego, po aktualizacji do wersji programu Symfonia e-dokumenty , można wystawiać e- faktury tylko w jednej z zainstalowanych baz. Aby wystawiać e-faktury w modelu wielofirmowym należy: - dokupić klucz sprzętowy (wówczas można korzystać z jednego limitu dokumentów dla wszystkich baz) lub - dokupić odrębne licencje programu Symfonia e-dokumenty dla pozostałych baz (firm). Konfiguracja bazy Symfonia e-dokumenty W przypadku nowo założonej bazy programu Symfonia e-dokumenty należy ją odpowiednio przygotować do dalszej pracy. W tym celu po zalogowaniu się na predefiniowanego użytkownika, należy przejść do Ustawień aplikacji aby nadać użytkownikowi uprawnienia oraz wykonać operacje związane z zaewidencjonowanie e-podpisu, które będziemy później używany do podpisywania faktur elektronicznych.

7 Otwieranie firmy 1. Należy wybrać polecenie Zaloguj do firmy z menu Firma. 2. W oknie Otwieranie firmy przy pomocy przycisku w polu Firma wybrać z listy firmę, która ma zostać otwarta. 3. W pole Użytkownik wpisać login. 4. W pole Hasło wpisać hasło. Przy pierwszym logowaniu do firmy pole Hasło należy pozostawić puste. Po otworzeniu firmy należy zmienić hasło z pustego na swoje. 5. Wprowadzone dane zatwierdza się przyciskiem Otwórz. Po zalogowaniu do firmy pojawi się okno strony domowej firmy. Nadawanie praw użytkownikowi 1. W oknie firmy należy kliknąć przycisk. 2. W panelu Ustawienia wybrać. 3. W panelu Użytkownicy zaznaczyć na liście użytkownika, któremu mamy nadać lub zmienić prawa. 4. Poniżej listy użytkowników pojawi się panel z danymi wybranego użytkownika. Kolejno wybrać zakładkę Uprawnienia. Panel z danymi szczegółowymi pojawi się jako oddzielne okno Szczegóły: Użytkownicy po dwukrotnym kliknięciu w użytkownika na liście.

8 5. Zaznaczyć pola wyboru przy prawach, które ma otrzymać użytkownik (dla ułatwienia można posłużyć się przyciskami na pasku narzędziowym: Wszystko, Nic, Odwróć). 6. Kliknąć przycisk.

9 W zależności od wybranego parametru pracy, podpisywanie e-faktur będzie wykonywane za pomocą e-podpisu bądź e-pieczęci. Kroki, które umożliwiają zarejestrowanie e-podpisu: Zarejestrowanie e-podpisu 1. Trzeba mieć nadane prawo Zarządzanie e-podpisami. 2. W oknie firmy należy kliknąć przycisk. 3. W panelu Ustawienia należy wybrać. 4. W panelu e-podpisy kliknąć przycisk na pasku narzędziowym. 5. W oknie kreatora Nowy e-podpis (własny) panel Źródło e-podpisu wybrać pole opcji: a. Wczytaj z Pliku wczytuje podpis zapisany w pliku. b. Wczytaj z karty wczytuje podpis z karty przy użyciu czytnika kart. c. Wczytaj z magazyn certyfikatów wczytuje podpis z magazynu certyfikatów. d. Zaznaczenie pola Domyślny powoduje, że tworzony podpis będzie się podpowiadać domyślnie przy podpisywaniu e-dokumentu. 6. Kliknąć przycisk Zakończ, aby potwierdzić dodanie nowego podpisu i rozpocząć proces generowania nowego e-podpisu. 7. Po wygenerowaniu podpisu można obejrzeć jego szczegóły, klikając przycisk Pokaż szczegóły. 8. Przycisk Zakończ zamka okno. 9. Nowy e-podpis pojawi się na liście w panelu e-podpisy. Jeśli dokumenty będą podpisywane e-pieczęcią, w celu jej wygenerowania należy wykonać następujące kroki: Generowanie e-pieczęci firmy 1. Trzeba mieć nadane prawo Zarządzanie e-pieczęciami. 2. W oknie firmy kliknąć przycisk. 3. W panelu Ustawienia wybrać. 4. W panelu e-pieczęcie kliknąć przycisk na pasku narzędziowym. 5. W oknie kreatora Nowa e-pieczęć (własna) panel Źródło e-pieczęci wybrać pole opcji: a. Utwórz nową tworzy nową pieczęć (własną) firmy. Należy określić parametry generowanej e-pieczęci: nazwę, okres obowiązywania oraz adres (kontaktowy). b. Wczytaj z pliku wczytuje pieczęć zapisaną w pliku. c. Wczytaj z karty wczytuje pieczęć z karty przy użyciu czytnika kart. d. Wczytaj z magazynu certyfikatów wczytuje pieczęć z magazynu certyfikatów. e. Zaznaczenie pola Domyślna powoduje, że tworzona pieczęć będzie się podpowiadać domyślnie przy podpisywaniu e-dokumentu.

10 6. Kliknąć przycisk Zakończ, aby potwierdzić dodanie nowej pieczęci i rozpocząć proces generowania nowej e-pieczęci. 7. Po wygenerowaniu pieczęci można obejrzeć jej szczegóły, klikając przycisk Pokaż szczegóły. 8. Przycisk Zakończ zamyka okno. 9. Nowa e-pieczęć pojawi się na liście w panelu e-pieczęcie. Konfiguracja Symfonia e-dokumenty z innymi programami Symfonii Program Symfonia e-dokumenty współpracuje tylko z najnowszymi wersjami programów: Symfonia Handel HMP 2012.b Symfonia Faktura 2012.a Symfonia Mała Księgowość MKP b Symfonia Finanse i Księgowość FKP 2012.a Aby skonfigurować połączenie programu Symfonia e-dokumenty z wybranym programem linii Symfonia, należy zalogować się do bazy danego programu i przejść do Ustawień aplikacji, do części odpowiedzialnej za konfigurację z modułem Symfonia e-dokumenty. Przebiega to w sposób podobny we wszystkich programach Symfonii. Nawiązywanie współpracy z programami linii Symfonia 1. Trzeba mieć zainstalowane programy współpracujące z linii Symfonia oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty trzeba mieć utworzoną co najmniej jedną firmę; będzie ona bazą współpracy z firmą handlową. 3. W obu programach należy mieć co najmniej jednego użytkownika, którego będzie można powiązać do współpracy pomiędzy aplikacjami. Dobrze jest wcześniej dodać użytkowników w programie e-dokumenty i określić ich prawa tak, aby można było ich później powiązać z użytkownikami programu współpracującego którzy będą wykonywali poszczególne operacje z e-fakturami. 4. W oknie firmy programu współpracującego z linii Symfonia kliknąć. 5. W panelu Ustawienia na drzewie Ustawienia wybrać gałąź Współpraca z Symfonia e-dokumenty. 6. W panelu Symfonia e-dokumenty kliknąć przycisk na pasku narzędziowym. 7. W polu Firma wybrać z rozwijanej listy firmę z którą będzie współpracować Symfonia. Będzie to jednocześnie miejsce przechowywania dokumentów. 8. W polach Powiązania użytkowników przyporządkować (wybierając z rozwijanej listy) użytkownikom programu współpracującego Symfonia odpowiadających im użytkowników w Symfonia e-dokumenty. Powiązanie użytkowników spowoduje, że ci użytkownicy uzyskają prawa do wykonywania operacji które są zdefiniowane w programie e-dokumenty.

11 9. Przycisk zamyka okno. 10. Kliknąć przycisk aby sprawdzić czy połączenie działa prawidłowo. W kolejnym kroku można m.in. przesłać kontrahentów ze współpracującego programu Symfonia do programu Symfonia e-dokumenty. Eksport danych kontrahentów do EDS Aby można było wysłać e-faktury z programu współpracującego linii Symfonia do programu e- Dokumenty muszą istnieć w programie e-dokumenty kontrahenci, którzy mają podpisaną umowę ze zgodą na ten sposób wymiany dokumentów. Obecne wersje programów Symfonia umożliwiają eksport wybranych kontrahentów do programu Symfonia e-dokumenty. Aby można było wystawić e-dokument umowa z kontrahentem musi być aktywna, ważna (w zakresie dat obowiązywania) i potwierdzona. Eksport wybranych kontrahentów z programu linii Symfonia do programu Symfonia e-dokumenty (na przykładzie Handlu) 1. Trzeba mieć zainstalowany program linii Symfonia oraz Symfonia e-dokumenty. 2. W programie e-dokumenty trzeba mieć utworzoną co najmniej jedną firmę; będzie ona bazą współpracy z firmą handlową. 3. Trzeba mieć powiązane firmy; użytkownik zalogowany w programie współpracującym z linii Symfonia musi być powiązany z użytkownikiem w programie e-dokumenty, który ma prawo Dodawanie kontrahenta do EDS. 4. W oknie firmy programu linii Symfonia kliknąć przycisk. 5. W panelu Kontrahenci na liście zaznaczyć kontrahentów, którzy mają być wyeksportowani do Symfonia e-dokumenty. 6. Kliknąć przycisk w dolnym prawym rogu okna i wybrać z listy polecenie Eksport do EDS.

12 7. Pojawi się okno z informacją dotyczącą liczby eksportowanych kontrahentów: 8. Po kliknięciu OK. dane kontrahentów pojawią się w programie e-dokumenty. Wynik operacji można obejrzeć w oknie kontrahentów w programie Symfonia e-dokumenty. Można go również obejrzeć w programie współpracującym z linii Symfonia. Konfiguracja Symfonia e-dokumenty z serwisem miedzyfirmami.pl Wersja programu jest przystosowana do współpracy z serwisem miedzyfirmami.pl. Aby nawiązać połączenie, należy nadać użytkownikowi uprawienie do korzystania z serwisu i wypełnić pola znajdujące się w części Ustawienia pracy. W zależności od tego, czy konto jest już założone w serwisie, należy wybrać pole Używaj serwisu miedzyfirmami.pl i Mam konto w serwisie lub przycisk Chcę zarejestrować się w serwisie miedzyfirmami.pl. Po zaznaczeniu pola Mam konto można wybrać opcję Jedno konto dla wszystkich użytkowników. W polach Login i Hasło należy podać login i hasło logowania używane w serwisie miedzyfirmami.pl.

13 Przycisk Chcę zarejestrować się w serwisie miedzyfirmami.pl otwiera przeglądarkę internetową z wypełnionymi danymi firmy koniecznymi do rejestracji w serwisie miedzyfirmami.pl. UWAGA Szczegółowe informacje i wskazówki dotyczące dalszej pracy z programem (n.p. wystawiania i wysyłania z programów linii Symfonia faktur elektronicznych i papierowych oraz duplikatów, importu e-faktur zakupu do programu e-dokumenty itp.) znajdują się w dokumentacji poszczególnych programów. Koniec dokumentu