Instrukcja zmian w wersji Vincent Office

Transkrypt

1 Instrukcja zmian w wersji 1.13 Vincent Office a)dostęp do baz danych możliwość blokowania dostępu do bazy danych dla wybranych użytkowników. Opcja ograniczania dostępu do baz danych jest częścią programu UserAdmin, czyli aplikacji służącej do zarządzania podatnikami (bazami danych). Najpierw należy uruchomić aplikację UserAdmin logując się, jako użytkownik posiadający uprawnienia do obsługi tego modułu. Po zalogowaniu zobaczymy listę wszystkich zdefiniowanych w systemie użytkowników programu, aby określić dostęp użytkownika do baz danych musimy przejść do trybu edycji wybranego użytkownika. Domyślnie użytkownik ma zawsze dostęp do każdej bazy danych. Nowo założony użytkownik ma dostęp do wszystkich baz danych! Do nowo założonej bazy danych mają dostęp wszyscy użytkownicy!

2 Na formatce edycji danych użytkownika dodano nową zakładkę Dostęp do baz danych. Na tej zakładce pokazani są wszyscy podatnicy (bazy danych) zarejestrowani w systemie. Poprzez usunięcie znacznika można zablokować dostęp do konkretnej bazy danych dla wybranego użytkownika. Zaznaczenie pola odblokowuje użytkownikowi dostęp do danej bazy. Użycie przycisku Zaznacz wszystkie powoduje nadanie użytkownikowi dostępu do wszystkich baz danych, Przycisk Odznacz wszystkie, służy do zablokowania użytkownikowi dostępu do wszystkich baz danych. Wszystkie zmiany z wiązane z dostępem do baz danych muszą być zatwierdzone przyciskiem Zatwierdź zmiany. Podczas logowania użytkownika do programów FK, GM, ST itd., następuje sprawdzenie, czy użytkownik posiada dostęp do wybranego podatnika (bazy danych). W przypadku kiedy logujący się użytkownika nie ma praw dostępu do wybranej bazy pojawi się komunikat

3 b)dostęp do magazynów-możliwość blokowania dostępu do magazynów dla wybranych użytkowników. W aktualnej wersji programu możliwe jest ograniczenie uprawnień wybranych użytkowników do zmiany stanów magazynowych dla określonych magazynów. Użytkownik, który ma ograniczony dostęp do danego magazynu nie może generować dokumentów magazynowych oraz dokumentów sprzedaży dotyczących tego magazynu. Definiowanie uprawnień dostępu do magazynów dla poszczególnych użytkowników będzie możliwe dopiero po zaznaczeniu opcji Blokowanie dostępu do magazynu. Po ustawieniu tej opcji na formatce Opcje sterujące pojawi się dodatkowa zakładka Blokowanie dostępu do magazynów na której możemy definiować prawa do modyfikacji stanów danego magazynu przez poszczególnych użytkowników. Na tej zakładce w górnej części wybieramy użytkownika, którego uprawnienia będziemy modyfikować. W dolnej części okna poprzez ustawienie znacznika blokujemy dostęp do wybranego magazynu. Domyślnie użytkownik ma zawsze dostęp do każdego magazynu. Nowo założony użytkownik ma dostęp do wszystkich magazynów! Do nowo założonego magazynu mają dostęp wszyscy użytkownicy!

4 Jeżeli dany użytkownik np. VINCENT ma ograniczony dostęp do magazynu 001 wówczas przy próbie modyfikacji stanów tego magazynu generowany będzie stosowny komunikat. Przykładowo podczas wystawiania dokumentu PZ przy próbie dodania nowego towaru do listy artykułów pojawi się okienko komunikatu. Podobnie podczas próby dokonania rozchodu z tego magazynu np. dokumentem sprzedaży program zachowa się w podobny sposób uniemożliwiając taką operację.

5 Po próbie wybrania magazynu, który jest dla użytkownika zablokowany program wygeneruje komunikat i zablokuje taką operację. Usunięcie zaznaczenia opcji na formatce Opcje sterujące zakładka Dane podstawowe spowoduje, że każdy użytkownik będzie miał dostęp do każdego magazynu niezależnie od ustawień indywidualnych zdefiniowanych dla użytkownika na zakładce Blokowanie dostępu do magazynu!

6 c)modyfikacja kartoteki Towary oraz wydruk Specyfikacji wysyłkowej. Na kartotece towary/usługi dodano nowe pola edycyjne służące do wprowadzania wagi, objętości i powierzchni. Pola te są wykorzystywane przy wydruku Specyfikacji wysyłkowej do faktury na której wymagane są niekiedy tego typu informacje. Pola objętość i powierzchnia NIE są wyliczane na podstawie pól długość, szerokość, wysokość! Wydruk specyfikacji wysyłkowej jest dostępny z formatki Odpisy dokumentów sprzedaży

7 Do każdej wystawionej w systemie faktury możemy wydrukować poniżej zaprezentowaną specyfikację wysyłkową, na której podana jest masa i objętość każdej pozycji oraz sumaryczna masa i objętość całego asortymentu znajdującego się na fakturze. d)automatyczne księgowanie dokumentów zakupu (przychodowychzewnętrznych). Jedną z największych zmian, jakie wprowadza wersja 1.13 jest możliwość ustawienia automatycznego księgowania dokumentów przychodowych. Opcja ta działa bardzo podobnie do automatycznego księgowania dokumentów sprzedaży i dotyczy wszystkich dokumentów magazynowych które zostały zdefiniowane jako dokumenty przychodowe-zewnętrzne, aby program autoamtycznie księgował te dokumenty konieczne jest ustawienie kilku opcji w programie. W module FK musimy określić konta magazynowe lub kosztowe na które będzie księgowana kwota netto dla każdej stawki podatkowej.

8 W danych podatnika na zakładce Stawki podatków dla podatku naliczonego dla każdej ze stawek VAT musimy określić: konto kosztowe konto na które będzie księgowana kwota netto w danej stawce podatkowej konto różnic między fakturą zakupu i dok. PZ konto na które będzie księgowana ewentualna różnica kwoty netto występująca pomiędzy fakturą zakupu i wartością dokumentu przychodowego w danej stawce podatkowej. Konta te muszą być określone aby program podczas automatycznego księgowania dokumentu wiedział, jak rozksięgować poszczególne wartości z dokumentu. W module GM w opcji Dane podatnika na zakładce Dane podstawowe ustawiamy opcję Automat. księgowanie dokumentów zakupu po wydruku i ewentualnie jeżeli chcemy księgować różnice między fakturą zakupu i dokumentem przychodowym musimy dodatkowo zaznaczyć opcję Wprowadzanie wartości faktury zakupu i księgowanie różnic między fakturą zakupu i dokumentem PZ. Jeżeli nie zaznaczymy drugiej z podanych opcji wówczas dokument przychodowy zostanie zaksięgowany, ale nie będzie możliwości wprowadzenia wartości faktury zakupowej i tym samym program nie zaksięguje ewentualnych różnic w wartości netto między tymi dokumentami!

9 Dodatkowo w ustawieniach typu dokumentu musimy określić parametry niezbędne do prawidłowego zaksięgowania dokumentu takie jak: sektor rejestru zakupu, sektor księgowy i numer sektora.

10 Dane te mają zastosowanie analogiczne, jak w przypadku automatycznego księgowania dokumentów sprzedaży. Przy takich ustawieniach jakie widać na powyższym rysunku po wydruku dokumentu przychodowego zewnętrznego nastąpi jego automatyczne księgowanie. Przed zapisem księgowania pojawi się dodatkowe okno Korekta wartości PZ, które umożliwi wprowadzenie różnic między fakturą zakupu a dokumentem przychodowym. Na tej formatce należy podać wartości netto i VAT z faktury zakupu dla każdej stawki podatkowej. Dodatkowo możemy określić numer faktury zakupu, jeżeli nie wpisaliśmy tego numeru podczas

11 tworzenia dokumentu przychodowego oraz daty niezbędne z punktu widzenia księgowania. Dla naszego przypadku zmodyfikujemy wartość netto i wartość VAT o 0,02 PLN dla stawki 22%. Jeżeli wpisaliśmy dane lub nie modyfikowaliśmy ich, w przypadku zgodności z fakturą zakupu, zatwierdzamy księgowanie przyciskiem Zaksięguj. Poniżej przedstawiono wydruk dowodu księgowego dla tego księgowania, jak widać na wydruku jako netto i VAT przyjęto wartości z faktury zakupowej, a dopiero poprzez wykorzystanie konta różnic dokonano korekty wartości netto.

12 Jeżeli użytkownik nie zdecydował się na zastosowanie opcji automatycznego księgowania dokumentów przychodowych-zewnętrznych to ma jeszcze możliwość zaksięgowania tych dokumentów z poziomu modułu FK.

13 Opcja ta działa prawie identycznie, jak automatyczne księgowanie dokumentów sprzedaży opisane w punkcie 15.5 Księgowanie dokumentów sprzedaży podręcznika użytkownika VinCent- FK.pdf, dlatego nie będziemy opisywali tej funkcjonalności szczegółowo.