INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor. Strona0

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor Strona0

2 1. Zaloguj się na konto IRF, na adres: 2. Hasło można zmienić, klikając w ustawienia. Strona1

3 Wprowadź stare hasło oraz nowe przez siebie wybrane. 3. Strona główna programu. 4. W tym okienku można wyszukiwać swoich klientów, wpisując nazwę firmy lub NIP. Strona2

4 5. Klientów można dodać poprzez naciśnięcie zielonego plusa. 6. Po naciśnięciu plusa pojawi się formularz, który należy wypełnić danymi klienta. Po wpisaniu numeru NIP klienta, możesz pobrać dane firmy. Po kliknięciu Pobierz z GUS pojawi się obraz z kodem, który należy przepisać. Wypełniając pola Login i Adres zostaje automatycznie utworzone konto dla naszego klienta. Po zalogowaniu będzie on miał dostęp do przeglądania oraz dodawania dokumentów. Jeżeli podczas dodawania nowego klienta nie chcemy skorzystać z tej opcji, należy zaznaczyć Nie chcę tworzyć konta dla klienta. Konto dla klienta można utworzyć w dowolnym momencie. Strona3

5 7. W zakładce Klienci widzimy listę wszystkich dodanych klientów, których można sortować według nazwy firmy lub akronimu. Jeżeli nie zdecydowaliśmy się na utworzenie konta dla klienta wcześniej, to po prawej stronie okna Akcje będzie widoczny zielony plus, który umożliwia utworzenie konta dla klienta. Po naciśnięciu plusa pojawi się okno z loginem i mailem. Wybierając Wyślij zostanie automatycznie wygenerowane konto naszego klienta, a on otrzyma maila z danymi do zalogowania. 8. W dowolnym momencie można dokonać edycji danych klienta lub usunąć jego konto. W przypadku wybrania opcji Usuń program poprosi o potwierdzenie decyzji. 9. W zakładce Dokumenty dokonujemy operacji na fakturach. Przedstawiony poniżej fragment strony, służy do filtrowania faktur. Fakturę można odnaleźć poprzez wybranie firmy, kontrahenta, typu dokumentu, daty albo konkretnego numeru czy nazwy. Im więcej wypełnionych pól, tym węższe poszukiwania faktury. Strona4

6 10. Poniżej znajduje się, który służy do dodawania nowych dokumentów. Po naciśnięciu ukaże się nowe okno, w którym można dokonać wyboru, do którego klienta mają być przyporządkowane wprowadzane faktury. Należy wybrać także odpowiednie rejestry i kategorie. Następnie określić rodzaj wprowadzanych dokumentów: faktury kosztowe lub faktury sprzedażowe. Naciskając Select File ( Wybierz Plik ), dodajemy przygotowane dokumenty. Wyświetli się okno, za pomocą którego dodamy wybrane dokumenty. Możemy wybrać jednocześnie dowolną ilość dokumentów. Po wybraniu dokumentów ukaże się poniższe okno: Naciskamy Załaduj ( Upload ) i nie zamykamy okna dopóki wszystkie dokumenty nie zostaną dodane. Strona5

7 Tak wyglądają załadowane pliki. Można je od razu odnaleźć w zakładce Dokumenty. 11. Ukazane poniżej kontrolki umożliwiają zaznaczenie wybranych faktur. Możliwość edycji pojawi się po wybraniu faktury do eksportu. Opcja Edytuj zaznaczone spowoduje ukazanie się poniższego okna: 12. Legenda ikon: Dokument został już wyeksportowany. Dokument zduplikowany. / NIP na dokumencie różni się od NIP klienta. Przekroczony termin płatności. Dokument zatwierdzony. Pobierz dokument. Edytuj dokument. Usuń. Eksportuj plik. Strona6

8 Legenda ikony jest dostępna po najechaniu na nią kursorem. UWAGA! Eksportować do programu księgowego można tylko zatwierdzone dokumenty. Na zielono podświetlona jest ostatnio otwarta faktura. 13. Edycja dokumentu. Naciśnij. Otwarte zostanie okno edycji dokumentu. W głównym oknie znajduje się podgląd faktury, a po lewej stronie dane, które możemy edytować. Strona7

9 14. Poniżej przedstawiony panel odpowiada za (od lewej): 1. Powrót do listy dokumentów (niebieska strzałka) 2. Zapisz/zatwierdź dokument (zielony haczyk) skrót Ctrl + s 3. Anuluj (czerwony x) 4. Usuń dokument (kosz) 5. Pobierz dokument możesz zapisać dokument w dowolnej lokalizacji (folder z zieloną strzałką) 6. Eksportuj bezpośrednio po edycji masz możliwość eksportu pliku do programu księgowego 7. Poprzedni możesz przejść do wcześniejszego dokumentu skrót Ctrl + 8. Następny możesz przejść do kolejnego dokumentu skrót Ctrl + 9. Dokument został już wyeksportowany 15. Okno OCR informuje, jaki procent dokumentu został sczytany: Komentarz tutaj można zamieścić opis dokumentu. Po wyeksportowaniu dokumentu, opis będzie widoczny w programie księgowym. Raz wpisany komentarz zostanie zapamiętany i będzie go można wybrać ponownie. Typ dokumentu jeśli jest niepoprawny tutaj można go zmienić. Rejestr rejestr, do którego chcesz przyporządkować swój dokument (rejestry dodajemy w zakładce Parametry ). Kategoria podobnie jak w przypadku rejestru. Forma płatności przelew lub gotówka, (Jeśli termin zapłaty został przekroczony na fakturze pojawi się czerwony wykrzyknik - patrz legenda ikon). Formy płatności możemy dodawać w zakładce Parametry Formy płatności. Pojazd numer rejestracyjny pojazdu. Numer dokumentu numer faktury. Korekta, jeżeli zaznaczymy to pole, pojawi się okno, gdzie można wpisać numer korekty faktury. Dokument zapłacony jeśli dokument jest zapłacony ta opcja będzie zaznaczona. Metoda kasowa w razie potrzeby zaznacz tę opcję. Strona8

10 16. Daty: Data wpływu data dodania dokumentu, nie można jej zmienić. Pozostałe daty można edytować. 17. Okno klient kontrahent: Program sczyta dane klienta i kontrahenta. Można je także wybrać z listy już wprowadzonych. Jeżeli program nie wykryje jakiś danych, można je dodać. Pojawi się wówczas poniższe okno: Wpisz NIP kontrahenta i Pobierz z GUS. Pobrane dane wypełnią pozostałe pola. UWAGA! Po uzupełnieniu pól wciśnij Dodaj (przycisk ten powoduje dodanie kontrahenta do Listy kontrahentów ). Strona9

11 18. Okienko z kwotami: Tutaj wyświetlą się kwoty sczytane z dokumentu (można je edytować w razie potrzeby). Nożyczki służą do rozdzielania kwot i przypisywania ich do wybranej kategorii. 19. Podczas edycji dokumentu można kopiować dane bezpośrednio z obrazka: Strona10

12 20. Zakładka Parametry. Na początku wybieramy firmę, dla której będziemy dodawać kategorie, rejestry i formy płatności. 21. Dodawanie kategorii. Za pomocą zielonego plusa dodajemy nowe kategorie. Ważne, aby wpisać je dokładnie w takiej formie jak w programie rachunkowym (zwracając uwagę na wielkość liter, znaki). Listę kategorii w programie księgowym znajdziemy: Widok Administracja Słownik Kategorie Strona11

13 Dodane kategorie po naciśnięciu zielonego haczyka: Za pomocą zaznaczonych ikonek można edytować lub usuwać kategorię. 22. Rejestry w programie Subiekt nie ma rejestrów. 23. Formy płatności. Tutaj można wprowadzić dowolną formę płatności. Strona12

14 24. Zakładka Listy płac i faktury. Za pomocą Dodaj plik można umieścić fakturę lub listę płac, która będzie widoczna na koncie klienta. 25. W zakładce Podatki można dodać podatki za dany okres czasu. Strona13

15 26. Zakładka Kontrahenci. W tej zakładce odnajdziemy wszystkich dodanych/importowanych kontrahentów. Za pomocą zielonego plusa dodajemy nowych kontrahentów ręcznie: Za pomocą folderu z zieloną strzałką importujemy kontrahentów danej firmy z programu księgowego. Otworzy się okno z dokładną instrukcją kolejnych kroków niezbędnych do importu kontrahentów z programu Rewizor/Rachmistrz. Strona14

16 Czynności do wykonania tylko przed pierwszym importem: -przejdź do zakładki Kontrahenci -kliknij prawym przyciskiem na liście kontrahentów i wybierz: "Operacje na liście->parametry listy" -w obszarze "Parametry tabeli" zaznacz "Multiwybór" i naciśnij "OK" -rozwiń listę modułów i wybierz: Administracja Parametry Komunikacja -wpisz akronim klienta (dokładnie taki jak w zakładce Klienci!) w polu "Symbol podmiotu w komunikacji" oraz wybierz synchronizację kontrahenta po NIP-ie, a następnie kliknij OK W celu zaimportowania listy kontrahentów z programu Rewizor GT/Rachmistrz GT wykonaj następujące kroki: -przejdź do zakładki Kontrahenci -kliknij na strzałkę skierowaną w dół pod napisem "Kontrahenci" i wybierz "Zaznacz wszystko" lub będąc na liście kontrahentów wciśnij kombinację klawiszy Ctrl+A -naciśnij: Operacje Wyślij do -wybierz miejsce zapisu pliku i jego nazwę, a następnie kliknij "Wyślij" -dodaj zapisany plik do pola powyżej i kliknij przycisk importu Następnie naciskamy Wybierz plik i wybieramy utworzony plik z listą kontrahentów. Zaimportowane pliki: Warto poniżej sprawdzić, czy wszyscy kontrahenci zostali pobrani. Kontrahenci, którzy już znajdują się w programie IRF, nie zostaną powtórnie dodani. Strona15

17 Dodani kontrahenci widoczni są w zakładce Kontrahenci. 27. Eksport dokumentów do programu księgowego. Zaznacz wszystkie zatwierdzone dokumenty. Wybierz Eksportuj zaznaczone i Zapisz. Strona16

18 28. Otwórz program księgowy i wykonaj następujące kroki: Narzędzia Import Plik komunikacji Wybierz wyeksportowany plik i Dalej. Strona17

19 Zobaczysz informację o ilości wybranych dokumentów i prawidłowo pobranych. Przejdź Dalej. Następnie zaznacz dokumenty do importu. Pojawi się poniższa informacja. Kliknij Zakończ. Strona18

20 Pojawi się informacja o wynikach importu. Zaimportowane faktury znajdziesz w ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupu. 29. W celu utworzenia konta dla księgowych, przejdź do Użytkownicy. Opcja ta jest dostępna tylko dla administratora kont. Wypełnij formularz: Strona19

21 W polu Firmy wybierz i Dodaj klientów, których obsługuje dana księgowa. Wybór zatwierdź zielonym haczykiem. Księgowa otrzyma maila zawierającego login i hasło do swojego konta. W razie pytań prosimy o kontakt. Michał Mrozek Tel Opracowanie: Barbara Koc-Gajos Ilona Gwizd Michał Mrozek Strona20