ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 17 października 2013 r.

Transkrypt

1 1. Nazwa i dane Teleadresowe zamawiającego: 2. Wspólny słownik zamówień ( CPV ) ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 17 października 2013 r. Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności Tytanium Rental Sp. z o.o. ul. Piotrkowska Łódź tel.: (42) a.jaskiewicz@tytanium.com.pl CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji CPV Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe CPV Hotelarskie usługi noclegowe CPV Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków CPV Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów, CPV Usługi przygotowywania posiłków 3. Przedmiot zamówienia: Organizacja zaplecza hotelowo-konferencyjnego oraz wyżywienia na potrzeby realizacji projektu współfinansowanego z Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego, nr projektu: UDA-POKL /12 realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytet II Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1. Rozwój Kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia I. Usługa wynajmu sal szkoleniowych z noclegami oraz wyżywieniem dla cyklu 34 dwudniowych szkoleń i 2 szkoleń jednodniowych (łącznie 70 dni szkoleniowych przewidywana, ale nie wiążąca Zamawiającego liczba dni) w okresie od r. do r. Średnio każda z grup szkoleniowych będzie liczyła 10 osób. O ramowym harmonogramie szkoleń Wykonawca będzie informowany z minimum miesięcznym wyprzedzeniem. Szkolenia będą się odbywały w dniach roboczych pomiędzy poniedziałkiem a piątkiem. Hotel musi znajdować się w promieniu maksymalnie do 200 kilometrów od lokalizacji centrali firmy. Wykonawca powinien zapewnić Zamawiającemu 1

2 możliwość oznakowania i oplakatowania pomieszczeń, w których będą prowadzone zajęcia, zgodnie z wytycznymi realizacji projektów POKL, II. Szczegóły zamówienia: Wynajem sali o powierzchni co najmniej 30 m2, wyposażonej w flipchart wraz z zapasową ryzą papieru do flipchartu, markery do flipchartu, ekran do rzutnika multimedialnego, Internet typu stałe łącze / Wi-Fi dostępny w Sali, stoły i krzesła, które można ustawić w formie litery U. Sala musi być dostępna od godz rano w pierwszym dniu szkolenia do godz w drugim szkolenia. Sala musi być odrębnym zamykanym pomieszczeniem. Wykonawca zapewni co najmniej 2 przerwy kawowe dziennie dla wszystkich uczestników szkoleń. W ramach przerwy kawowej wykonawca zapewni uczestnikom: kawę, herbatę, mleko oraz cukier, słodzik, wodę, dwa różne soki owocowe, wybór ciastek oraz owoców. Przerwy kawowe muszą być przygotowane w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej, bez konieczności opuszczania budynku przez uczestników szkolenia. Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla wszystkich uczestników szkoleń od godziny w pierwszym dniu przyjazdu do godziny w drugim dniu szkolenia. Zakwaterowanie w pokojach jedno i/lub dwuosobowych (w zależności od zapotrzebowania przekazanego przez Zamawiającego) z pełnym węzłem sanitarnym. Wykonawca zapewni możliwość skorzystania z noclegu i wyżywienia w miarę potrzeb Zamawiającego w dniu poprzedzającym szkoleniu, na podstawie odrębnego zgłoszenia. Wykonawca zapewni również możliwość pozostawienia bagaży uczestników w osobnym pomieszczeniu przed rozpoczęciem oraz po zakończeniu zakwaterowania. Przedstawiony hotel musi spełniać następujące kryteria: a) Kryterium zaplecza hotelowego - standard hotelu posiadającego minimum trzy gwiazdki (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz.U ). - bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników szkoleń 2

3 - pokoje muszą posiadać pełny węzeł sanitarny (prysznic lub wanna, WC) - pokoje muszą posiadać dwa oddzielne łóżka, szafę, krzesła, biurko itp. - w cenie pokoju muszą zawierać się koszty ręczników, suszarek do włosów, środków czystości (min. mydło, szampon, papier toaletowy) - temperatura w pokojach w okresach grzewczych musi być co najmniej 21 stopni Celsjusza już w dniu przyjazdu uczestników szkoleń. - hotel musi posiadać odpłatną drukarkę i xero na potrzeby trenerów projektu - hotel musi posiadać bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu b) Kryterium sali konferencyjnej - hotel posiadający co najmniej 2 sale szkoleniowe, które są odrębnymi pomieszczeniami. na których odbywają się tylko szkolenia (w jednym terminie mogą odbywać się dwa szkolenia). - sala konferencyjna musi znajdować się na terenie hotelu w tym samym budynku co pokoje oraz restauracja. - sala konferencyjna musi być klimatyzowana, a w okresach grzewczych temperatura musi wynosić co najmniej 21 stopni Celsjusza. - na wyposażeniu sali szkoleniowej muszą znajdować się: flipchart wraz z zapasową ryzą papieru do flipchartu markery do flipchartu ekran do rzutnika multimedialnego Internet typu stałe łącze / Wi-Fi dostępny w sali stoły i krzesła, które można ustawić w kształcie litery U - sala powinna posiadać: dostęp do naturalnego oświetlenia wentylację możliwość przyciemnienia sali w razie dużego nasłonecznienia (żaluzje, rolety) możliwość podłączenia sprzętu multimedialnego sala musi być dobrze wyciszona ogrzewanie CO klimatyzację z możliwością regulacji temperatury drzwi c) Kryterium wyżywienia - możliwość dopasowania przerw kawowych do przerw w zajęciach tj. 2 przerwy podczas jednego dnia szkoleniowego, w ramach których oferowana będzie 3

4 minimum: kawę, herbatę, mleko oraz cukier, słodzik, wodę, dwa różne soki owocowe, wybór ciastek oraz owoców; przerwy kawowe powinny być zapewnione w miejscu szkolenia na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie bez konieczności wychodzenia uczestników poza budynek, w którym realizowane jest szkolenie; - dostosowanie posiłków dietetycznych dla uczestników szkoleń o specyficznych wymogach żywieniowych (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe itp.), - dostosowanie godzin podawania posiłków na potrzeby realizacji szkolenia - dostosowanie formy serwowania posiłków w zależności od potrzeb (tzw. szwedzki stół, posiłki zasiadanie). Pierwszego dnia: dwudaniowy obiad z napojami oraz zestawem surówek, kolacja z napojami Drugiego dnia: śniadanie (w formie szwedzkiego stołu) oraz dwudaniowy obiad z napojami oraz zestawem surówek Wykonawca musi zapewnić aby posiłki odbywały się w sali restauracyjnej innej niż szkolenie oraz musi zapewnić możliwość dostosowania posiłków do potrzeb osób o specyficznych wymogach żywieniowych (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe itp.) 5. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek 6. Wymagania dotyczące oferenta Spełnienie powyższych kryteriów będzie weryfikowane na podstawie opisu hotelu/i umieszczonego w Formularzu ofertowym O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia. 1) Oferta musi zawierać Formularz ofertowy, zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2) Oferta musi być sporządzona w języku polskim. 3) Oferta musi zawierać pełną nazwę oferenta, adres siedziby, dane kontaktowe (telefon, ), NIP oraz datę sporządzenia 4

5 4) Oferent jest obowiązany do wypełnienia Formularza ofertowego i określenia w nim cen na wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. Ceny oferty muszą być przedstawione w PLN jako ceny netto (bez podatku VAT), zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 5) Załączniki do zapytania ofertowego muszą zawierać podpisy osób uprawnionych do reprezentacji oferenta oraz muszą być wysłane w formie skanu i przesłane na adres mailowy firmy zarządzającej projektem to jest Certes Sp. z o.o. - tytanizzl@projekt.certes.pl lub przesłane do siedziby firmy zarządzającej w wersji papierowej (ul. Wał Miedzeszyński 552C, Warszawa). 6) Wprowadzenie przez Oferenta zmian uniemożliwiających ocenę zgodnie z przyjętymi kryteriami w Formularzu ofertowym spowoduje odrzucenie oferty. 7) Każdy z oferentów może złożyć jedną ofertę. 8) Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyników postępowania. Organizator postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 7. Kryteria dostępu Kryteria dostępu będą weryfikowane na podstawie złożonych formularzy/oświadczeń 1. Złożenie formularza ofertowego uniemożliwiającego ocenę oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami lub nie podpisanie formularza będzie skutkowało odrzuceniem oferty. 2. Niespełnienie któregokolwiek z kryterium zawartego w formularzu ofertowym będzie skutkowało odrzuceniem oferty. 3. Wprowadzenie jakichkolwiek zmian w treści załącznika nr 2 lub jego nie podpisanie będzie skutkowało odrzuceniem oferty. 4. Niezłożenie któregokolwiek z wymaganych załączników będzie skutkowało odrzuceniem oferty. 5. Kryterium lokalizacji hotelu będzie weryfikowane na podstawie ogólnodostępnego portalu zumi.pl 8. Kryteria wyboru oferty Łączna suma noclegu, wyżywienia oraz przerw kawowych za osobę za jeden dzień szkolenia (pełny dzień z kolacją) maksymalna ilość punktów 35 Cena wynajmu sali szkoleniowej za dzień maksymalna ilość punktów 35 Ostateczny termin dokonywania ewentualnej zmiany rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych 5

6 maksymalna ilość punktów 15 Ostateczny termin odwołania rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych maksymalna ilość punktów 15 Łącznie oferent może otrzymać maksymalnie 100 pkt. Sposób obliczania ceny: Oferta z najniższą łączną ceną za nocleg, wyżywienie oraz przerwy kawowe za dzień szkolenia otrzyma 35 pkt. a pozostałe oferty będą punktowane liniowo wedle następującej formuły arytmetycznej: (X Y) 35 gdzie: X = najniższa cena Y = cena ocenianej oferty Oferta z najniższą ceną za wynajem Sali szkoleniowej za dzień szkolenia otrzyma 35 pkt., a pozostałe oferty będą punktowane liniowo wedle następującej formuły arytmetycznej: (X Y) 35 gdzie: X = najniższa cena Y = cena ocenianej oferty Sposób obliczania kryterium ostateczny termin dokonywania ewentualnej zmiany rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych Dla realizacji tego kryterium wykonawca w ofercie poda, minimalne wyprzedzenie określone liczbą dni kalendarzowych, z jakim usługodawca może zmienić termin rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych Oferta z najniższą liczbą dni otrzymuje 15 pkt, pozostałe oceniane są wg wzoru (X Y) 15 gdzie: X = najmniejsza liczba dni Y = liczba dni stanowiąca minimalne wyprzedzenie planowanej zmiany terminu szkolenia bez ponoszenia kosztów Sposób obliczania kryterium ostateczny termin odwołania rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych Dla realizacji tego kryterium wykonawca w ofercie poda, minimalne wyprzedzenie określone liczbą dni 6

7 9. Składanie ofert częściowych 10. Forma, termin i miejsce składania oferty 11. Zakres wykluczenia z zapytania ofertowego kalendarzowych, z jakim usługodawca może odwołać rezerwację bez ponoszenia kosztów z tym związanych Oferta z najniższą liczbą dni otrzymuje 15 pkt, pozostałe oceniane są wg wzoru (X Y) 15 gdzie: X = najmniejsza liczba dni Y = liczba dni stanowiąca minimalne wyprzedzenie odwołania terminu szkolenia bez ponoszenia kosztów Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, która przekracza uzyskane w projekcie dofinansowanie na realizację poszczególnych usług. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty o rażąco niskiej cenie. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty, która nie zawiera wszystkich informacji. Termin realizacji zamówienia: r r. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych 1. Miejsce oraz termin składania ofert: a) Oferty należy składać w siedzibie biura Certes Sp. z o.o. firmy zarządzającej projektem w Warszawie, przy ul. Wał Miedzeszyński 552 C, Warszawa, pocztą (decyduje data wpływu) lub osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem Tytani ZZL usługa hotelowa lub pocztą elektroniczną na adres tytanizzl@projekt.certes.pl z dopiskiem w tytule: Tytani ZZL usługa hotelowa b) Oferty należy składać do dnia 31 października 2013 r. do godz c) Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu 05 listopada 2013 r. w siedzibie Certes Sp. z o.o. d) O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni e- mailem Wszelkich dodatkowych informacji udziela Kierownik Projektu Norbert Ogłaza, tel mail: tytanizzl@projekt.certes.pl Wykluczenia weryfikowane na podstawie załącznika nr 2 Z możliwości ubiegania się o udzielenia zamówienia wykluczeni są wykonawcy powiązani osobowo lub kapitałowo ze spółką Tytanium Rental Sp. z o.o., osobami upoważnionymi przez spółkę do zaciągania zobowiązań, oraz osobami wykonującymi w imieniu spółki czynności związane z przygotowaniem oraz wyborem oferty, 7

8 W szczególności: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 12. Zastrzeżenia Integralną część niniejszego zapytania stanowią: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań Załącznik nr 3 Oświadczenie o spełnianiu standardów hotelu Załącznik nr 4 Oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności Tytanium Rental Sp. z o.o. ponadto zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania, zamknięcia zapytania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Tytanium Rental Sp. z o.o. (oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń). Do upływu terminu składania ofert Tytanium Rental Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego. W przypadku zmiany treści zapytania podmioty, do których wysłano zapytania ofertowe oraz podmioty, które odpowiedziały na zapytanie do dnia zmiany treści zapytania, otrzymają nową wersję zapytania wraz z wydłużonym okresem składania ofert. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Tytanium Rental Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Ogłoszenie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Tytanium Rental Sp. z o.o. do akceptacji oferty, w całości lub w części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia ofert. Tytanium Rental Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez oferenta, który został wybrany. Tytanium Rental Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość negocjacji szczegółowych warunków realizacji umowy z najlepszymi oferentami. O miejscu i dokładnym terminie podpisania umowy 8

9 13. Informacje administracyjne Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadą konkurencyjności poprzez: umieszczenie zapytania ofertowego na stronie www (internetowej) Zamawiającego; wysyłania zapytania ofertowego w wersji elektronicznej do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców; zebranie i ocena ofert; wybór Wykonawcy; sporządzenie protokołu poinformowanie oferentów o wynikach zapytania 9

10 Załącznik nr 1. (pieczęć firmowa) FORMULARZ OFERTOWY Pełna Nazwa Oferenta... Dane teleadresowe (pełny adres, telefon, NIP, REGON + dane osoby odpowiedzialnej za ofertę) Pełna Nazwa... Adres... Adres mail... Telefon... NIP... Regon... Osoba do kontaktu... 10

11 CZĘŚĆ I Nazwa oraz adres hotelu Krótki opis proponowanego hotelu Kryterium Spełnia Nie spełnia Kryterium zaplecza hotelowego Kryterium sali konferencyjnej Kryterium wyżywienia 11

12 CZĘŚĆ II Kalkulacja kosztów : Nazwa kryterium Cena netto za 1 osobę / 1 nocleg Nocleg Wyżywienie (cena za osobę za jeden dzień śniadanie, obiad, kolacja) Cena netto za 1 osobę / 1 dzień Śniadanie Obiad Kolacja Przerwa kawowa (cena za 2 przerwy kawowe za osobę za 1 dzień) Cena netto za 1 osobę / 1 dzień ŁĄCZNA SUMA Jednostkowa cena ma uwzględniać średnią liczbę osób w grupie łącznie tj. 10 osób Nazwa kryterium Cena netto za 1 dzień wynajmu sali Wynajem Sali szkoleniowej Nazwa kryterium Ostateczny termin dokonywania ewentualnej zmiany rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych Ostateczny termin odwołania rezerwacji bez ponoszenia kosztów z tym związanych Ilość dni kalendarzowych przed planowanym terminem szkolenia 12

13 Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań W związku ze złożeniem oferty na zapytanie ofertowe z dnia 17 października 2013 r. dotyczące zapewnienia zaplecza hotelowo konferencyjnego w ramach projektu pt.: Tytani ZZL dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, oświadczam, że nie zachodzą powiązania osobiste ani kapitałowe pomiędzy Tytanium Rental Sp. z o.o., osobami upoważnionymi przez spółkę do zaciągania zobowiązań, oraz osobami wykonującymi w imieniu spółki czynności związanych z przygotowaniem oraz wyborem oferty, a. (wpisać nazwę wykonawcy). W szczególności: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Powyższe informacje są prawdziwe, kompletne, rzetelne oraz zostały przekazane zgodnie z moją najlepszą wiedzą i przy zachowaniu należytej staranności (miejscowość i data)... (podpis Oferenta) 13

14 Załącznik nr 3 Oświadczenie o spełnianiu standardów hotelu W związku ze złożeniem oferty na zapytanie ofertowe z dnia 17 października 2013 r. dotyczące zapewnienia zaplecza hotelowo konferencyjnego w ramach projektu pt.: Tytani ZZL dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, oświadczam, że hotel spełnia standard minimum hotelu trzy gwiazdkowego zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz.U Jednocześnie oświadczam, że dane złożone w oświadczeniu są zgodne z prawdą. Jestem również świadomy/a odpowiedzialności karnej wynikającej z art Kodeksu Karnego za złożenie nieprawdziwego oświadczenia (miejscowość i data)... (podpis Oferenta) 14

15 Załącznik nr 4 Oświadczenie W związku ze złożeniem oferty na zapytanie ofertowe z dnia 17 października 2013 r dotyczące zapewnienia zaplecza hotelowo konferencyjnego w ramach projektu pt.: Tytani ZZL dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, oświadczam, iż spełniam warunki określone w pkt. 5 Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia (miejscowość i data)... (podpis Oferenta) 15