Materiały do samokształcenia Przedmiot: Zarządzanie transportem w logistyce

Transkrypt

1 Materiały do samokształcenia Przedmiot: Zarządzanie transportem w logistyce Temat: Podejmowanie decyzji transportowych w przedsiębiorstwie. Problem podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania w przedsiębiorstwie sprowadza się do wyboru jednej z możliwych w danej sytuacji opcji działania. Należy przy tym pamiętać, iż wybór ten musi być w pełni świadomy i podjęty na podstawie rzetelnie zgromadzonych informacji. Abyśmy mogli mówić o podejmowaniu decyzji transportowych musi wystąpić tak zwana sytuacja decyzyjna. Podstawą podejmowania jakichkolwiek decyzji w przedsiębiorstwie jest stwierdzona przez zarządzających sytuacji, która nie odzwierciedla ich oczekiwań bądź też zagraża przedsiębiorstwu, w którym kol wiek z obszarów jego działania. Dotyczy to również transportu a dokładniej mówiąc potrzeb transportowych w przedsiębiorstwie. Tak, więc do podejmowania decyzji skłania nas wystąpienie konkretnej potrzeby transportowej w zakresie transportu wewnętrznego lub zewnętrznego sprawiającej, iż osiągnięcie zamierzonych celów bez podjęcia decyzji jest niemożliwe. Aby dokonać prawidłowego wyboru wariantu decyzyjnego a więc podjąć właściwą decyzję transportową należy 1 : 1. rozpoznać i opisać problem wymagający rozwiązania 2. zgromadzić informacje o problemie i sposobach jego rozwiązania 3. określić okoliczności, które muszą być wzięte pod uwagę, aby odpowiedzieć na postawiony problem była prawidłowa 4. zasięgnąć opinii ekspertów 5. przemyśleć taktykę działania 6. opracować diagnozę sytuacji, to jest dokonać ocen technicznych, ekonomicznych i organizacyjnych możliwości rozwiązania problemu 7. stworzyć alternatywne rozwiązania możliwe do przyjęcia przez przedsiębiorstwo i dokonać ich wszechstronne oceny, 8. dokonać wyboru rozwiązania optymalnego i je uzasadnić (stworzyć projekt decyzji) 1 1

2 9. podjąć decyzję i zapewnić warunki jej realizacji 10. zapewnić sprzężenie zwrotne potwierdzające trafność i skuteczność podjętych decyzji Na podstawie przedstawionych powyżej informacji możemy zauważyć, iż podjęcie prawidłowej decyzji transportowej jest procesem złożonym, obarczonym stosunkowo dużym ryzykiem. Tak, więc proces ten nie powinien opierać się tylko na intuicji i przeczuciu zarządzających a powinien mieć podstawy w działaniach analitycznych. Aby ułatwić podejmowanie wszelkiego rodzaju decyzji decydenci powinni przyjąć pewne kryteria czy też zasady ułatwiające podejmowanie decyzji i minimalizujące ryzyko z nim związane. W praktyce możemy spotkać się z wieloma zasadami podejmowania wszelkiego rodzaju decyzji w zależności od ich obszaru bądź też od doświadczenia osób tworzących te zasady. Z punktu widzenia zarządzania transportem do podstawowych zasad podejmowania decyzji transportowych możemy zaliczyć: Zasadę egoizmu przy podejmowaniu decyzji transportowych musimy kierować się przede wszystkim własnymi potrzebami transportowymi i chęcią ich maksymalnej realizacji przy minimalnych kosztach. Zachowania egoistyczne z punktu widzenia przetrwania przedsiębiorstwa na konkurencyjnym rynku powinny być podstawą jego strategii. Zasadę dwustronności transakcji zasada ta ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy korzystamy z transportu zewnętrznego bądź też, gdy świadczymy usługi transportowe. Zasada ta mówi o tym, iż zarówno podmiot zgłaszający potrzebę, jak i podmiot ją zaspakajający muszą osiągnąć, choć minimalny poziom korzyści płynący ze współpracy. Tak, więc przedsiębiorstwo transportowe zawsze będzie dążyło do osiągnięcia określonego poziomu zysku w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo korzystające z usług transportowych będzie chciało uzyskać jak najwięcej jak najmniejszym kosztem. W końcowym efekcie niezbędne jest osiągnięcie kompromisu poprzez otwarcie się na potrzeby drugiej ze stron danej transakcji. Zasadę czas to pieniądz należy pamiętać, że szczególnie w przypadku usług transportowych niezwykle istotną rolę odgrywa czas. To właśnie ten czynnik w wielu przypadkach będzie podstawowym determinantem decyzji transportowych. Być drugim może oznaczać być ostatnim. 2

3 Zasadę ryzyko a zysk/koszt podejmując decyzje transportowe musimy sobie zdawać sprawę z tego, że im większe ryzyko wiąże się z transportowaniem danych towarów, tym wyższe będą jego koszty ale zwykle i zysk z niego. Tak, więc kreując nowy produkt lub planując usługę transportową musimy się zastanowić, jakie będą koszty związane z czynnikiem ryzyka podejmowanych decyzji. Zasada uczenia się na podstawie doświadczeń innych podejmując decyzje musimy zadać sobie pytanie czy ktoś przed nami robił kiedyś coś podobnego i jeśli odpowiedź będzie twierdząca to zastanowić się czy nie warto byłoby skorzystać z jego doświadczeń, co pozwoliłoby uniknąć błędów. Zasada elastyczności jednym z kryteriów wyboru danego rozwiązania jest jego elastyczność, czyli łatwość jego dostosowania do zmieniającej się sytuacji. Podpisując umowę z przedsiębiorstwem transportowym dobrze byłoby znać jego maksymalne możliwości, co znacząco ułatwiłoby współpracę w sytuacji, gdy nasze potrzeby transportowe się zwiększą pod względem ilościowym, jakościowym bądź asortymentowym. Zasada dywersyfikacji zasada ta mówi o tym, iż przy podejmowaniu decyzji transportowych powinniśmy starać się minimalizować ryzyko poprzez dywersyfikacje, czyli jako przedsiębiorstwo transportowe nie podpisywać umowy z jednym dużym klientem i być uzależnionym w kwestii popytu na nasze usługi od popytu na jego produkty. Bezpieczniejsze mogłoby okazać się podpisanie umowy z kilkoma mniejszymi klientami. To samo tyczy się asortymentu świadczonych usług transportowych. Należy tu sobie odpowiedzieć na pytanie, co będzie bardziej efektywne, czy specjalizacja w transporcie jednego rodzaju produktów (paliwa płynne) czy też dywersyfikacja i nastawienie się na wożenie różnorodnych towarów (naczepa do transportu kontenerów). Zasada prawidłowego szacowania kosztów należy pamiętać o tym, iż przy podjęciu prawidłowej decyzji niezbędne jest dokładne oszacowanie jej kosztów. Szczególnie ważne jest to w sytuacji, gdy podejmujemy decyzje o tym czy tworzymy własną bazę transportową czy też korzystamy z przedsiębiorstw transportowych. Przy szacowaniu takich kosztów musimy pamiętać o tym, aby bardzo dokładnie określić bezpośrednie powiązanie 3

4 Przedstawione tu zasady są jedynie pewnego rodzaju drogowskazami i nie gwarantują w 100% podjęcia właściwej decyzji. Niemniej jednak uwzględnienie ich w procesie decyzyjnym może w znaczącym stopniu ograniczyć ryzyko podjęcia niewłaściwej decyzji, co szczególnie w czasach globalnego kryzysu ma niezwykle istotne znaczenie gdyż błąd może oznaczać upadek przedsiębiorstwa. W tym momencie należy zauważyć, iż wszystkie decyzje w przedsiębiorstwie wiążą się z chęcią osiągnięcia określonego celu. Aby prawidłowo określić cel należy przede wszystkim zwrócić uwagę na jego perspektywę czasową. Z tego punktu widzenia cele dzielimy na: Cele strategiczne długoterminowe Cele taktyczne średnio okresowe Cele operacyjne krótkookresowe Określenie perspektywy czasowej danej decyzji powoduje, iż jesteśmy w stanie prawidłowo zidentyfikować ryzyko z nią związane. Im dłuższa perspektywa czasowa, tym więcej czynników zwiększających ryzyko musimy wziąć pod uwagę. Należy również zauważyć, iż cele strategiczne mają bardziej charakter ogólny i są czymś w rodzaju wytycznych dla ustalenia celów taktycznych, a w końcowym efekcie celów operacyjnych. Tak, więc podejmując decyzje strategiczne określamy charakter i zakres decyzji taktycznych i operacyjnych. Podstawową decyzją strategiczną, jaką musi podjąć przedsiębiorstwo produkcyjne jest decyzja zrobić samemu czy kupić. Zarząd przedsiębiorstwa w pierwszej kolejności musi podjąć decyzję czy w ramach własnej struktury będzie od podstaw organizowany dział obsługujący potrzeby transportowe przedsiębiorstwa czy też funkcje te zostaną wydzielone na zewnątrz w ramach outsourcingu. Jeżeli zdecydujemy się na pierwsze rozwiązanie to w następnej kolejności podejmowane są decyzje dotyczące struktury tego działu i zasad jego funkcjonowania (decyzje taktyczne) a następnie decyzje dotyczące realizacji bieżących żądań związanych z 4

5 bieżącą obsługą potrzeb transportowych w przedsiębiorstwie. Należy pamiętać, iż o wyborze jednej opcji w ramach zrobić samemu czy kupić są przede wszystkim przesłanki ekonomiczne. Aby podjąć właściwą decyzję należy bardzo dokładnie sprecyzować swoje potrzeby transportowe a następnie oszacować ich koszty w sytuacji, gdy samo przedsiębiorstw zajmuje się transportem oraz złożyć zapytanie ofertowe do wyspecjalizowanych przedsiębiorstw transportowych. Niezwykle istotnym czynnikiem decydującym o podjęciu decyzji w omawianym obszarze jest to, jakie potrzeby transportowe przedsiębiorstwo może mieć w przyszłości i czy w sytuacji, gdy będzie się rozwijać, konieczność inwestowania w wielu obszarach w tym i w obszarze transportu nie będzie czynnikiem ograniczającym jej konkurencyjność. Należy zdawać sobie sprawę z tego, iż koszty zakupu specjalistycznych środków transportu są bardzo wysokie a często przedsiębiorstwa nie są w stanie ich wykorzystywać w 100%. Przedstawione powyżej czynniki nie wyczerpują w całości problemu, ponieważ bardzo często o podjęciu decyzji transportowej decydują czynniki specyficzne dla danego przedsiębiorstwa. Do czynników tych należą między innymi: Dostęp do wyspecjalizowanej kadry, Dostęp do technologii (ilość przedsiębiorstw transportowych w pobliżu przedsiębiorstwa, jakość świadczonych przez nie usług) Posiadane zasoby (np. teren, którym dysponuje firma), Czas realizacji potrzeb transportowych (znacznie szybciej jest wynająć firmę niż samemu zorganizować dział transportu), Sytuacja gospodarcza w regionie i w kraju, Konkurencja w branży, w której funkcjonuje przedsiębiorstwo, Po określeniu wszystkich dostępnych wariantów zachowań osoby odpowiedzialne za podjęcie decyzji w przedsiębiorstwie powinny dokonać ich porównania a następnie wybrać najbardziej efektywny z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Jest to niezwykle istotne, aby nie kierować się w tym przypadku tylko i wyłącznie kosztami, gdyż to, co najtańsze wcale nie musi być najlepsze, a nadmierne ograniczanie kosztów transportu może doprowadzić do sytuacji, w której nie będziemy w stanie zaspokoić naszych potrzeb, co doprowadzi od niekorzystnej sytuacji w skali całego przedsiębiorstwa. 5

6 Inny charakter niż decyzje strategiczne mają decyzje operacyjne. Przede wszystkim charakteryzują się one znacznie krótszym czasem, w którym muszą zostać podjęte. Jak już wcześniej wspomniano decyzje te dotyczą przede wszystkim realizacji bieżących potrzeb transportowych. Nie należy jednak lekceważyć ich znaczenia. Nie można realizować strategii przedsiębiorstwa bez podejmowania działań operacyjnych, które tak naprawdę są kluczem do sukcesu firmy w czasach kryzysu. To właśnie dzięki decyzjom operacyjnym przedsiębiorstwo może funkcjonować w dynamicznym otoczeniu i bezpośrednio reagować na zmiany, jakie w nim zachodzą. To właśnie od reakcji na sytuacje awaryjne takie jak awaria samochodów w terenie, blokady dróg czy też przejść granicznych zapewniają przedsiębiorstwu prawidłowe funkcjonowanie i sukces na konkurencyjnym rynku. Co ciekawe, jeśli chodzi o działalność transportową to decyzje strategiczne w przedsiębiorstwie produkcyjnym i w przedsiębiorstwie transportowym będą miały odmienny charakter. Jak już wspomniano, w przedsiębiorstwie produkcyjnym zaspakajającym samodzielnie swoje potrzeby transportowe będą one dotyczyły tego czy prowadzić samemu tą działalność czy zakupić usługi transportowe. W przypadku przedsiębiorstwa transportowego będą one dotyczyły rozmiarów prowadzonej działalności, jej asortymentu oraz jakości. Tej rozbieżności nie ma jednak, jeśli chodzi o decyzje na poziomie operacyjnym. W obu przypadkach będą one dotyczyły podobnych problemów związanych z codziennym funkcjonowaniem. Podsumowując możemy powiedzieć, iż podejmowanie prawidłowych decyzji z punktu widzenia sprawnego i efektywnego transportu są niezwykle istotne dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Należy, więc pamiętać, aby nie podejmować ich zbyt pochopnie bez wcześniejszej analizy sytuacji, w której znajduje się przedsiębiorstwo i rozpatrzenia wszystkich dostępnych wariantów zachowań. Pytania sprawdzające 1. Co jest przyczyną podejmowania decyzji transportowych w przedsiębiorstwie? 2. Jakie kroki należy podjąć, aby zoptymalizować proces podejmowania decyzji? 3. Jakie są zasady podejmowania decyzji transportowych w przedsiębiorstwie? 4. Na jakim poziomie zarządzania mogą być podejmowane decyzje transportowe? 5. Wymień czynniki determinujące podejmowanie decyzji finansowych w przedsiębiorstwie 6

7 6. Czym różnią się od siebie decyzje transportowe podejmowane w przedsiębiorstwie produkcyjnym od decyzji transportowych podejmowanych w przedsiębiorstwie transportowym? 7