6 kroków do skutecznego planowania na postawie wskaźników KPI

Transkrypt

1 6 kroków do skutecznego planowania na postawie wskaźników KPI Urzeczywistnianie celów biznesowych w praktyce Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw

2 Odkryj brakujące połączenie pomiędzy celami biznesowymi a planami operacyjnymi Każda firma ma swoje cele. W firmie sporządzane są plany, umożliwiające realizację tych celów. W jakim stopniu te plany rzeczywiście umożliwiają realizację założonych celów? W wielu firmach można zaobserwować duże rozbieżności pomiędzy strategiami a działaniami. Pytani o to, co składa się na dobry plan lub harmonogram, planiści wymieniają zwykle kryteria, które mają niewiele wspólnego z celami biznesowymi czy wskaźnikami KPI. Nie jest to zaskakujące. Biorąc pod uwagę to, jak skomplikowane są nowoczesne firmy, większość planistów odczuwa ulgę, gdy uda im się sporządzić wykonalny plan jakikolwiek wykonalny plan. Nie ma już zwyczajnie czasu na rozważanie, czy plany, nad których stworzeniem pracują planiści, są zgodne z celami biznesowymi. Innymi słowy, większość planistów planuje w ciemno. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 2

3 Czego potrzebują planiści To oczywiste, że planiści skorzystają na inteligentnym wsparciu procesu decyzyjnego. Co więcej, natychmiastowe informacje zwrotne na temat jakości decyzji są im potrzebne jeszcze przed ich podjęciem. Planiści muszą widzieć skutki decyzji, aby móc podejmować te, które są optymalne. Jaką postać powinny mieć informacje zwrotne? Dorzucanie planistom kolejnych danych nie pomaga. Odpowiedź można znaleźć, podsumowując ogromne ilości informacji i tworząc łatwy do zrozumienia, szczegółowy przegląd. Tę rolę znakomicie spełniają kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które umożliwiają przełożenie celów biznesowych na wymierne cele. Potężne wskaźniki KPI kontra wskaźniki KPI podsumowujące Wskaźniki KPI są często używane do zarządzania podsumowaniami i służą do mierzenia postępów lub wykrywania ich braku. Jak by to jednak wyglądało, gdyby można było tworzyć plany na podstawie wpływu, jaki wywrą na wskaźniki KPI, jeszcze przed wybraniem określonego sposobu postępowania? Co by było, gdyby naprawdę można było planować na podstawie wskaźników KPI? Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 3

4 6 kroków do skutecznego planowania na postawie wskaźników KPI W tym informatorze dla kierownictwa można znaleźć opis sześciu praktycznych kroków, które zapewnią planistom bieżący wgląd w przyszłe zależności. W firmie Novelis stwierdzono, że przedstawione tutaj podejście ułatwia uzyskiwanie znakomitych wyników, a w wiodących organizacjach z całego świata zapewniło ono znaczny wzrost skuteczności i wydajności działań. Krok 1. Zgromadź właściwych ludzi Właściwymi ludźmi są te osoby, które wyznaczają cele biznesowe firmy i ustalają, w jaki sposób są one mierzone. W tej grupie powinny się również znaleźć osoby realizujące codzienne procedury umożliwiające realizację tych celów. Uzyskanie wsparcia wszystkich tych współpracowników ma decydujące znaczenie. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 4

5 Jak by to wyglądało, gdyby można było tworzyć plany na podstawie wpływu, jaki wywrą na wskaźniki KPI, jeszcze przed wybraniem określonego sposobu postępowania? Co by było, gdyby naprawdę można było planować na podstawie wskaźników KPI? Krok 2. Poproś grupę o wskazanie kluczowych celów biznesowych i decyzji planistycznych Na jakich najważniejszych celach biznesowych powinna koncentrować się firma? Do celów najczęściej spotykanych w środowisku produkcyjnych należą: niezawodność dostaw, zwiększanie zadowolenia klientów oraz skracanie czasu realizacji. Po utworzeniu spisu sprawdź, czy pozycje się nie dublują. Na przykład zadowolenie klientów może być już zawarte w punkcie niezawodność dostaw lub czas realizacji albo w połączeniu tych dwóch punktów. Następnie sporządź listę kluczowych decyzji planistycznych. Nawiązując do przykładu środowiska produkcyjnego, typowe decyzje planistyczne to: ustalanie kolejności, tworzenie partii, przyjmowanie zamówień oraz przypisywanie zasobów. Tutaj również usuń wszelkie zdublowane pozycje. Krok 3. Stwórz macierz Umieść cele biznesowe na osi X, a decyzje planistyczne na osi Y. Teraz poproś grupę o przyjrzenie się wszystkim punktom, w których spotykają się wartości z obu osi. Zadaniem członków grupy jest wskazanie punktów przecięcia, w których decyzje planistyczne wywierają znaczący wpływ na cele biznesowe. Decyzja planistyczna dotycząca ustalenia kolejności zadań może mieć na przykład znaczący wpływ na cel biznesowy, jakim jest wydajność. Po wskazaniu przez grupę najważniejszych punktów przecięcia, wyróżnij je. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 5

6 Krok 4. Zdefiniuj wskaźniki KPI łączące decyzje planistyczne z celami biznesowymi To jest właśnie sedno sprawy. Do wyróżnionych przecięć należy teraz przypisać odpowiednie wskaźniki KPI. Innymi słowy, grupa musi ustalić sposób pomiaru wpływu określonej decyzji planistycznej na odpowiednie cele biznesowe. biznesowy) wpływ ma ustalenie kolejności (decyzja planistyczna). Zmiana kolejności zadań wykonywanych przez opiekuna wpłynie na odstępy czasowe pomiędzy zadaniami, a tym samym na wydajność pracy tej osoby. Oto wskaźnik KPI, który pomaga zmierzyć wydajność: Przykładem może być ustalanie harmonogramu pracy opiekunów w firmie świadczącej opiekę w domach pacjentów. Na wskaźniki KPI dla wydajności (cel Czas trwania zadań zaplanowanych na cały dzień (Czas trwania zmiany przerwa obiadowa) % Cele biznesowe Obsługa klienta Zadowolenie pracowników Wydajność P P? P Przypisanie Ustalanie kolejności Decyzje planistyczne Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 6

7 Krok 5. Natychmiast przekazuj planistom informacje zwrotne dotyczące wskaźników KPI, jeszcze zanim podejmą decyzję Aby planiści mogli czerpać korzyści ze wskaźników KPI ustalonych przez grupę, potrzebny jest im inteligentny system wspomagający podejmowanie decyzji, który automatycznie oblicza odpowiednie wskaźniki KPI i od razu wyświetla je na ekranie. Planiści uzyskują w ten sposób informacje zwrotne, które są im potrzebne do podejmowania optymalnych decyzji planistycznych przed ich wdrożeniem. Zamiast usłyszeć o zderzeniu z górą lodową, gdy to już się stało (użycie wskaźników KPI jako podsumowania), planiści mogą korygować kurs i na bieżąco dostosowywać plany do celów biznesowych. Krok 6. Przeprowadzaj regularne przeglądy wskaźników KPI wymagających poprawy Macierz wskaźników KPI jest również przydatnym narzędziem diagnostycznym. Przyjmijmy, że niezawodność dostaw wynosi 70%, a naszym zdaniem powinna wynosić co najmniej 90%. Dysponując macierzą wskaźników KPI, w której cele biznesowe są powiązane z decyzjami planistycznymi, od razu wiesz, gdzie należy szukać. Wskaźniki KPI na odpowiednich przecięciach pomogą w precyzyjnym ustaleniu, dlaczego niezawodność dostaw jest niska i na czym należy skoncentrować działania. Jeśli wszystkie wskaźniki KPI są prawidłowe, przyczyna niskiej niezawodności dostaw może nie leżeć wcale w nieoptymalnym planowaniu. Dopasowanie strategiczne to coś, co można kontrolować. Dzięki działaniom, takim jak: utworzenie macierzy wskaźników KPI, która łączy cele biznesowe z decyzjami planistycznymi; wdrożenie jej w inteligentnym systemie wspomagania decyzji, który będzie na bieżąco obliczać te wstępnie zdefiniowane wskaźniki KPI; można zapewnić planistom bieżący wgląd w przyszłe zależności. Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 7

8 Macierz wskaźników KPI oraz wspomaganie podejmowania decyzji na podstawie KPI odsłania tajniki dopasowania strategicznego i zmienia je w prostą, wymierną procedurę. Realizacja tych kroków nie tylko umożliwia mierzenie postępów, ale również gwarantuje ich uzyskanie. Więcej informacji na temat planowania i optymalizacji łańcucha dostaw można uzyskać, kontaktując się z nami lub odwiedzając stronę Biura: info@quintiq.com Internet: Planowanie i optymalizacja łańcucha dostaw 8