Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w MłodzieŜowym Domu Kultury im. Heleny Stadnickiej w Radomiu ul. Słowackiego 17.

Transkrypt

1 Radom dnia r. BK.0914/29/2008 Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w MłodzieŜowym Domu Kultury im. Heleny Stadnickiej w Radomiu ul. Słowackiego 17. Na podstawie Polecenia SłuŜbowego Nr 29 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 01 października 2008r. pracownik Biura Kontroli i Rewizji Urzędu Miejskiego w Radomiu przeprowadził w dniach r. kontrolę finansową za okres I półrocza 2008r. w MłodzieŜowym Domu Kultury w Radomiu, ul. Słowackiego 17. W wyniku kontroli stwierdzono: W zakresie dochodów: 1. Jednostka w okresie I półrocza 2008r. uzyskała dochody budŝetowe w kwocie 282,35zł a tym samym zrealizowała 56,47% planowanych na 2008r. dochodów. Uzyskane dochody zostały odprowadzone w całości na konto dochodów Urzędu Miejskiego w Radomiu. Wykazane w sprawozdaniu dochody budŝetowe w w/w kwocie uzyskano z tytułu wynagrodzenia przysługującego płatnikowi od terminowego wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego. W zakresie wydatków budŝetowych: 1. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budŝetowych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2008r, były zgodne z ewidencją księgową. 2. W okresie I półrocza 2008r. MłodzieŜowy Dom Kultury wydatkował środki w wysokości ,74 zł, w tym największą kwotę ,26 zł. przeznaczył na płace i pochodne od płac ( 4010, 4040, 4110, 4120), co stanowiło 82,9% ogółem poniesionych wydatków w tym okresie. W wydatkach rzeczowych najwięcej wydano na zakup energii ( 4260) ,31 zł, tj. 2,84 % ogółem poniesionych wydatków. 3. W budynku przy ul. Słowackiego 17, od marca 2007 do sierpnia 2008r., trwał remont. MłodzieŜowy Dom Kultury zawarł Porozumienie a firmą P.P.H.U. RO.SA.-BUD, która prowadziła remont, z którego wynikało, Ŝe firma RO.SA.-BUD będzie ponosić koszty zuŝytego gazu, wody ze ściekami, energii elektrycznej i opłat eksploatacyjnych liczników, od dnia przekazania

2 budynku i spisania stanu liczników ( 2 Porozumienia). Płatnikiem dla dostawców będzie MDK w Radomiu. Środki pienięŝne na pokrycie kosztów zuŝytego gazu, wody i energii firma RO.SA.-BUD będzie przekazywać na podstawie not wystawionych przez MDK wg. faktur otrzymanych od dostawców. Stan liczników został spisany w dniu r. MDK wystawiał noty obciąŝeniowe, w których obciąŝał RO.SA.-BUD tylko kosztami zmiennymi za zuŝycie gazu, energii elektrycznej i wody ze ściekami bez kosztów stałych tj. opłat abonamentowych, dystrybucyjnych itp. W trakcie kontroli dokonano naliczenia obciąŝeń dla firmy RO.SA.-BUD zgodnie z wartością faktur za gaz, energię elektryczną oraz wodę i ścieki wystawionych przez dostawców za okres od dnia spisania stanu liczników do dnia oddania budynku. W naliczeniu obciąŝenia uwzględniono wszystkie opłaty wyszczególnione w fakturach tj. opłaty za faktyczne zuŝycie gazu energii i wody jak równieŝ opłaty stałe (płacone równieŝ w okresach kiedy nie było zuŝycia). 4. W nocie Nr 2/2008 z r. dokonano obciąŝenia za energię z faktury Nr WO/ /1107/W za listopad 2007r., która została zapłacona przez MDK dnia r. PowyŜsze dotyczyło zuŝycia energii 2.819kWh x 0,3156 = 889,68 zł. RO.SA.-BUD uregulował notę w dniu r. Wpływ środków został zaksięgowany na zmniejszenie wydatków 2008r. Zwrot wydatków w kwocie 889,68 zł dotyczył wydatków dokonanych w poprzednim roku i powinien być odprowadzony na dochody budŝetowe Gminy. 5. Objęte kontrolą wydatki dokonane w maju i czerwcu 2008r. w rozdziale i w rozdz w łącznej kwocie ,29 zł stanowiły 36,72 % ogółem poniesionych wydatków w okresie I półrocza 2008r. ( ,74 zł) i 20,40% planowanych wydatków na 2008r. ( ,00zł.) i były dokonywane w sposób celowy, oszczędny oraz związane z działalnością placówki. Kwalifikowanie wydatków do poszczególnych paragrafów dokonywane było w sposób prawidłowy. 6. Poniesione wydatki były właściwie udokumentowane i zgodne z dokumentami stanowiącymi podstawę ich dokonywania tj. z danymi wynikającymi z faktur, list płac, deklaracji podatkowych i rozliczeniowych ZUS, poleceń księgowania itp. 7. W jednostce były przestrzegane procedury kontroli finansowej. Płatności dokonano na podstawie faktur odpowiednio opisanych, sprawdzonych i zatwierdzonych do wypłaty. 8. Z zapisów na fakturach i rachunkach wynikało, Ŝe jednostka stosuje zasady ustawy Prawo zamówień publicznych. 9. W Zakładowej Polityce Rachunkowości brak było uregulowań w zakresie księgowania kosztów dotyczących danego miesiąca z terminem płatności w miesiącu następnym i udokumentowanych fakturami wpływającymi do MDK

3 w następnym miesiącu. MłodzieŜowy Dom Kultury stosuje zasadę, Ŝe koszty są księgowane w miesiącu, w którym wpłynęła faktura (pod datą wpływu faktury). W grudniu 2007r. wszystkie zobowiązania dotyczące tego miesiąca (niezaleŝnie od daty wystawienia faktury i daty wpływu do MDK) zostały ujęte w ewidencji księgowej 2007r. i wykazane jako zobowiązania 2007r. 10. W rozdz Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieŝy szkolnej, a takŝe szkolenia młodzieŝy 4300 zostały zaplanowane między innymi środki w kwocie ,00 zł na obóz szkoleniowo wypoczynkowy R.M.O.D. Grandioso. Dla orkiestry Grandioso zostały zorganizowane warsztaty muzyczne w ramach, których zaplanowano wyjazd orkiestry na Konkurs Międzynarodowych Mistrzostw Europy Orkiestr Dętych w Rastede w Niemczech w dniach r. W wyjeździe uczestniczyło 55 osób. Z środków budŝetowych na powyŝszy cel zostały wydatkowane środki w kwocie ,22 zł w tym: ,50 zł przelew kwoty euro w dniu r. tytułem przedpłaty za pobyt w Niemczech, - 88,00 zł prowizje bankowe, ,00 zł przejazd (autokar), - 454,00 zł ubezpieczenie Polisa Nr , zł zakup akcesoriów do instrumentów, - 922,94 zł zakup papieru, toneru, płyt DVD, CD i pamięci USB do komputera - 19,62 zł leki do apteczki Fa 1634/2008 z r, ,16zł - napoje, wyŝywienie w czasie podróŝy, słodycze, piłki do gry, - 134,80 zł usługa medyczna na terenie Niemiec dla członka Orkiestry i usługa transportowa na terenie Niemiec (przejazd ze szpitala uczestnika orkiestry). - 18,20 zł róŝnica między zakupem a sprzedaŝą euro w kantorze (zakupiono 300,00 euro na wydatki w Niemczech, niewykorzystaną kwotę 260,00 euro sprzedano w kantorze po powrocie) 11. W czerwcu 2008r. zostały wypłacone zapomogi zdrowotne dla 3 nauczycieli ogółem w kwocie 800,00 zł. lista płac Nr 43. Zapomogi zostały przyznane zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie przyznawania pomocy zdrowotnej dla nauczycieli. wprowadzonym uchwałą Nr 130/2007 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia r. Wnioski o przyznanie pomocy zdrowotnej rozpatrywała i opiniowała Komisja ds. pomocy zdrowotnej powołana przez Dyrektora MDK zarządzeniem Nr 1A/2007/2008 z dnia r. W skład Komisji wchodzą przedstawiciele związków zawodowych działających na terenie placówki. 12. Kontrolą objęto prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń w maju i czerwcu 2008r. dla losowo wybranych pracowników i stwierdzono, Ŝe: a) poszczególne składniki wynagrodzenia były właściwie udokumentowane i zgodne z wystawionymi angaŝami, decyzjami o wypłaceniu premii i innymi

4 dokumentami określającymi wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia; b) dla nauczycieli wysokość wynagrodzenia zasadniczego przyznawana była zgodnie z posiadanym przez nich stopniem awansu zawodowego, wymiarem czasu pracy oraz obowiązującymi stawkami wynagrodzenia zasadniczego; c) dodatki motywacyjne dla nauczycieli zostały przyznane i wypłacone w wysokości funduszu naliczonego zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie wynagradzania nauczycieli, d) dodatki funkcyjne dla nauczycieli (np.: z tytułu pełnienia funkcji wicedyrektora, kierownika działu, opiekuna staŝu), były przyznane i wypłacone w kwotach określonych w w/w Regulaminie wynagradzania. W aktach osobowych nauczycieli znajdowały się pisma przyznające w/w dodatki, e) w okresie objętym kontrolą nie wypłacano wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe nauczycieli, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe pracowników administracji i obsługi oraz wynagrodzenia za pracę w godzinach nocnych. f) przyznane od dnia r.pracownikom administracji i obsługi stawki wynagrodzenia zasadniczego nie odpowiadały kategoriom zaszeregowania ustalonym dla tych pracowników. Stawki wynagrodzenia zasadniczego były wyŝsze od stawek określonych w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego stanowiącej Załącznik Nr 1 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowo - wychowawczych prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia, dla kategorii zaszeregowań przyznanych poszczególnym pracownikom. W trakcie kontroli sporządzono angaŝe z właściwymi kategoriami zaszeregowania g) dla pracowników objętych kontrolą dodatek za staŝ pracy był naliczony i wypłacony w prawidłowej wysokości, h) w maju zostały przyznane i wypłacone zgodnie z listą płac Nr 36: - nagroda jubileuszowa za 25 lat pracy w wysokości 100% wynagrodzenia - odprawa emerytalna dla pracownika obsługi w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia. PowyŜsze świadczenia zostały ustalone we właściwych terminach oraz naliczone i wypłacone w prawidłowych wysokościach. 13. Jednostka w okresie I półrocza 2008r. terminowo i w prawidłowych wysokościach regulowała zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z tytułu płatności składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy, wobec Urzędu Skarbowego z tytułu pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek PFRON. W zakresie dochodów własnych: 1. W MłodzieŜowym Domu Kultury w Radomiu rachunek dochodów własnych

5 funkcjonuje na podstawie Zarządzenia Nr 2/2006/2207 Dyrektora MDK z dnia r. w sprawie gromadzenia środków finansowych na wyodrębnionym rachunku bankowym w formie środka dochodów własnych. Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budŝetowych i wydatków nimi sfinansowanych za okres od początku roku do końca II kwartału 2008r. były zgodne z ewidencją księgową. 2. Wykazane w w/w sprawozdaniu na dzień 30 czerwca 2008r. zobowiązania w kwocie 645,48 zł dotyczyły podatku VAT za miesiąc czerwiec 323,00 zł faktur za zakupy materiałów dokonane w czerwcu z terminem płatności w lipcu 2008r 322,48 zł. Wykazane w sprawozdaniu naleŝności w kwocie 1.281,00 zł oraz odsetki w kwocie 110,00 zł dotyczyły nieuregulowanej zapłaty za wynajem miejsca pod reklamę z 2007r. W 2008r. MDK wysyłał wezwania do zapłaty naleŝności głównej w kwocie 1.464,00 zł i odsetek za 2007r. w kwocie 110,00 zł. DłuŜnik do dnia r. spłacił naleŝność główną w kwocie 1.464,00 zł wpłaty dniach r ,00zł, r ,00 zł, r. 366,00 zł, r. 366,00 zł. Do spłaty pozostały odsetki. 3. W I półroczu 2008r. MDK uzyskał przychody z tytułu: 1) wynajmu pomieszczeń dochody wykazane w ,40 zł. Uzyskane dochody z tego tytułu wynikają z faktur wystawionych przez MDK. Opłaty najmu były pobierane zgodnie z cennikiem opłat za wynajem pomieszczeń, który określa kwoty za 1 godzinę korzystania z pomieszczenia (sali) oraz kwoty za wynajmy na przyjęcia okolicznościowe. Opłaty z tytułu najmu były wnoszone na bieŝąco w dniu wystawienia faktury. 2) wpływów z usług ,70zł. PowyŜsze wpłaty pochodziły z: a) opłat za uczestnictwo w imprezach organizowanych w ferie i wakacje: półzimowisko ,50, półkolonie organizowane w okresie wakacji (3 turnusy dwutygodniowe po 92 dzieci na turnusie) ,00 zł., kolonia w Stegnie (warsztaty artystyczne) 9.740,00 zł., warsztaty artystyczne w Pyzówce w okresie r ,00 zł., plener w Solcu n/wisłą w okresie lipca 2008r ,00 zł. b) dochód Radomskiej MłodzieŜowej Orkiestry Dętej Grandioso ,90 zł: - 751,00 zł wpłata własna członków RMOD Grandioso na potrzeby Orkiestry KP Nr125 z r. Wpłaty dokonano jedną kwotą, bez wyszczególnienia nazwisk i kwot wpłacanych przez poszczególne osoby. PowyŜsza wpłata powinna być ujęta w Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pienięŝnej ,00 zł wpłata uczestników wyjazdu do Niemiec na Międzynarodowy Festiwal Muskiparade 2008r. KP Nr 177 z r. W załączeniu do KP lista uczestników i kwoty wpłat,

6 ,50 zł KP Nr 178 z r. gratyfikacja dla orkiestry Grandioso otrzymana na Międzynarodowym Festiwalu Muskiparade 2008 w Niemczech w okresie r r ,00 zł wynagrodzenie dla Orkiestry Grandioso za oprawę muzyczną na imprezach i uroczystościach (nadanie sztandaru, Dni Ziemi, Parada Orkiestr Dętych), ,00 zł KP Nr 385 z r. wpłata uczestników Orkiestry na wyjazd na Ogólnopolski Festiwal MłodzieŜowych Orkiestr Dętych w Inowrocławiu w załączeniu lista wpłacających. Koszty wyjazdu wyniosły 5.588,66 zł ,00 zł WB Nr 80 z r. za zajęcie I miejsce w XXXVI Ogólnopolskim Festiwalu MłodzieŜowych Orkiestr Dętych w Inowrocławiu. c) dochód ze sprzedaŝy biletów na Ogólnopolski Festiwal Piosenki Majki JeŜowskiej 2.860,00 zł KP Nr 186 z r. Bilety zostały zaewidencjonowane w ksiąŝce druków ścisłego zarachowania. Od sprzedaŝy biletów został odprowadzony podatek VAT w kwocie 515,70 zł. d) wpłaty za imprezy organizowane przez Pracownię Imprez Masowych 8.580,00 zł wpłaty dotyczyły głównie organizacji imprez choinkowych i karnawałowych, e) inne wpływy 217,30 zł w tym: - 81,00 zł wpłaty ze sprzedaŝy na kiermaszu świątecznym KP Nr 175 z r. - 66,00 zł i wpływ za płytę z przesłuchań 15,00 zł WB Nr 67 z r ,30 zł KP Nr 185 i 187 z r. RK Nr 8 dobrowolne wpłaty na wyposaŝenie kuchni. Dochody w kwocie 136,30 zł powinny być ujęte w Otrzymane spadki, zapisy i darowizny w postaci pienięŝnej. 3) darowizn i dobrowolnych wpłat ,00 zł. 4. Wydatki dochodów własnych dokonane w miesiącach maj czerwiec 2008r. wynosiły odpowiednio 6.935,26 zł i ,96 zł. Wysokie wydatki w czerwcu 2008r. wynikały z kosztów imprez letnich np. warsztaty artystyczne w Pyzówce ,00 zł (zaliczka za zakwaterowanie, zaliczka na wydatki związane z pobytem na warsztatach, ubezpieczenie), 1.332,43 zł zakup artykułów i materiałów dydaktycznych na warsztaty w Pyzówce, koszty usług przewozowych Orkiestry Grandioso ,66 zł, organizacja półkolonii itp. Zrealizowane wydatki były związane z imprezami organizowanymi przez MDK i bieŝącą działalnością placówki. Wydatki były dokonywane na podstawie dokumentów prawidłowo sprawdzonych oraz zatwierdzonych do wypłaty. Przy sprawdzaniu i zatwierdzaniu dokumentów były przestrzegane ustalone procedury kontroli finansowej. Stosowano prawidłową kwalifikację wydatków do paragrafów.

7 5. MDK jest płatnikiem podatku VAT. Opodatkowana jest działalność związana z wynajmem pomieszczeń oraz sprzedaŝ biletów. Zaliczki na podatek VAT były odprowadzane w ustawowych terminach. W zakresie gospodarki kasowej: 1. Stan gotówki w kasie był zgodny ze stanem wynikającym z raportów kasowych 2. Raporty kasowe były prowadzone oddzielnie dla działalności podstawowej, konta dochodów własnych i ZFŚS. 3. Raporty kasowe były sporządzane z zachowaniem ciągłości okresów i zakańczania ich na ostatni dzień miesiąca. 4. Dokumentacja kasowa stanowiąca podstawę dokonywanych wpłat oraz wypłat z kasy była sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty. Część wpłat do kasy była przyjmowana podstawie faktur własnych, które nie były drukami ścisłego zarachowania 5. Placówka nie przekroczyła ustalonego pogotowia kasowego. W pozostałym zakresie: 1. W MDK księgowość jest prowadzona komputerowo: - w zakresie obsługi finansowej, ewidencji i rozliczania wynagrodzeń, prowadzenia spraw kadrowych od dnia r. - obsługi środków trwałych i wyposaŝenia od dnia r. Księgowość prowadzona jest ręcznie w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej (raporty kasowe). PowyŜsze zostało określone w Zakładowej Polityce Rachunkowości. 2. W MDK na dzień 31 grudnia 2007r. została przeprowadzona inwentaryzacja w formie spisu z natury środków trwałych, towarów znajdujących się w magazynie chemicznym i gotówki w kasie oraz pozostałych aktywów w formie uzgodnienia lub weryfikacji sald. Przeprowadzenie inwentaryzacji potwierdzają sporządzone na tę okoliczność protokoły. 3. Do końca maja 2008 r. MDK przekazał na rachunek Funduszu kwotę ,00 zł. WB Nr 67 z r. Przekazana kwota stanowiła 75% naliczonego odpisu na ZFŚS na 2008 r., a tym samym zostały dotrzymane postanowienia ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczące terminów i wysokości przekazania środków. Zalecenia wydane po kontroli finansowej przeprowadzonej w MłodzieŜowym Domu Kultury w Radomiu. 1. Szczegółowo analizować zapisy zawartych porozumień, umów i przestrzegać zawartych w nich ustaleń.

8 2. Ustalić w Zakładowej Polityce Rachunkowości zasady księgowania kosztów dotyczących danego miesiąca, z terminem płatności w miesiącu następnym i udokumentowanych fakturami wpływającymi w następnym miesiącu. 3. Odprowadzić na dochody Gminy kwotę 889,68 zł z tytułu zwrotu wydatków poniesionych na energię elektryczną dotyczących 2007r. 4. Przestrzegać zasad określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 108, poz. 726 z późn. zm.), przy klasyfikowaniu dochodów uzyskiwanych na rachunku dochodów własnych. 5. Przy przyjmowaniu dobrowolnych wpłat na rachunek dochodów własnych, od członków R.M.O.D. Grandioso, sporządzać imienne listy osób dokonujących wpłat i podawać wniesione przez nich kwoty. 6. Dokumentować dowodem KP-kasa przyjmie przyjmowane wpłaty do kasy placówki. 7. Przestrzegać zasad określonych w Załączniku Nr 1 i Załączniku Nr 2 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w placówkach oświatowo wychowawczych prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia, przy przyznawaniu pracownikom kategorii zaszeregowania i stawek wynagrodzenia zasadniczego.