Zarządzenie nr 12/2008 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 10 września 2008 roku

Transkrypt

1 ACK-DN /08 Zarządzenie nr 12/2008 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 10 września 2008 roku w sprawie wprowadzenia Zasad prowadzenia i rozliczania projektów finansowanych przez Komisję Europejską w ramach 7 Programu Ramowego. Na podstawie 6 oraz 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego ACK Cyfronet AGH z dnia 28 kwietnia 2005 roku zarządzam co następuje: 1. Wprowadza się do stosowania Zasady prowadzenia i rozliczania projektów finansowanych przez Komisję Europejską w ramach 7 Programu Ramowego w ACK Cyfronet AGH stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Zobowiązuję wszystkie osoby uczestniczące w realizacji lub rozliczaniu projektów finansowanych w ramach 7 PR UE do stosowania zasad, o których mowa w Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor ACK Cyfronet AGH (-) prof. dr hab. inż. Kazimierz Wiatr

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 12/2008 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia Zasady prowadzenia i rozliczania projektów finansowanych przez Komisję Europejską w ramach 7 Programu Ramowego I. Zasady ogólne. 1. W 7 PR projekty finansowane są z dwóch źródeł: a) ze środków ustalonych w kontrakcie jako finansowanie Komisji Europejskiej b) ze środków zapisanych w kontrakcie jako wkład własny wykonawcy projektu, który może być sfinansowany ze środków uzyskanych z MNiSzW w trybie przewidzianym przepisami. Ponoszone koszty będą wykazywane w sprawozdaniu łącznym do koordynatora i zbiorczym zestawieniu przekazywanym do Komisji Europejskiej. 2. Koszty projektu podzielone są na; a) koszty bezpośrednie Koszty bezpośrednie to zwykle: - koszty wynagrodzeń - koszty podróży - inne koszty w tym: zakup materiałów, koszty amortyzacji użytkowanych urządzeń. Ponoszone kategorie kosztów bezpośrednich muszą mieścić się w kalkulacji do kontraktu. b) koszty pośrednie Koszty pośrednie naliczane są wskaźnikiem procentowym w wysokości określonej w kontrakcie do kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem kosztów usług zleconych na zewnątrz np. audytu). Aby ponoszone koszty mogły być zakwalifikowane do projektu muszą mieć bezpośredni związek z jego realizacją, muszą być niezbędne do jego wykonania, a także muszą być ponoszone w sposób celowy i oszczędny. II. Tryb uruchamiania decyzji finansowych. 3. Każdy wydatek w projekcie uruchamiany będzie na pisemny wniosek kierownika projektu. W szczególności dotyczy to wniosków o zatrudnienie, wniosków o wyjazd zagraniczny oraz wniosków o zakupy. 4. Wniosek, po potwierdzeniu pokrycia finansowego, jest zatwierdzany przez Dyrektora ACK CYFRONET AGH. 5. Zakupy do projektu dokonywane muszą być zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 6. Po dokonaniu zakupu fakturę potwierdza kierownik projektu. 7. Nie wymaga pisemnego wniosku uruchomienie polecenia wyjazdu krajowego, które odbywa się w trybie telefonicznego (lub owego) zlecenia wystawienia polecenia wyjazdu.

3 III. Zatrudnienie i wynagrodzenia. 8. Zatrudnienie. Zatrudnienie do projektów następuje według zasad określonych w Regulaminie przyznawania i wypłacania zwiększonego wynagrodzenia pracownikom Akademii Górniczo-Hutniczej, stanowiącym załącznik do uchwały numer 26/2008 Senatu AGH z dnia 27 lutego 2008 r., oraz Zarządzenia numer 4/2008 Rektora AGH w sprawie zasad kalkulowania, obliczania i wypłacania wynagrodzenia uzupełniającego oraz dodatku i obiegu dokumentów. Wniosek o zatrudnienie składa kierownik projektu. Po sprawdzeniu pokrycia finansowego i akceptacji przez Dyrektora ACK CYFRONET AGH, składany jest wniosek do Rektora AGH o przyznanie wnioskowanego wynagrodzenia. Zatrudnienie pracowników do projektów może nastąpić na czas ich trwania. W uzasadnionych przypadkach w projekcie mogą pracować wykonawcy na podstawie umowy zlecenia. Głównie są to doktoranci lub studenci. 9. Wynagrodzenia Podstawą kalkulacji kosztów wynagrodzenia jest stawka godzinowa. Wynagrodzenie ustala się mnożąc stawkę godzinową przez liczbę godzin w projekcie. Każda osoba pracująca w projekcie ma obowiązek przedłożyć przed przygotowaniem wypłaty, kartę pracy potwierdzoną przez kierownika projektu. W karcie pracy wykazuje się godziny faktycznie przepracowane, bez urlopu i zwolnień lekarskich. Wypłaty wynagrodzeń dokonywane są w terminach wypłat dla pozostałych pracowników ACK Cyfronet AGH. Warunkiem dokonania wypłaty jest dostarczenie podpisanej karty pracy. 10. Kalkulacja stawki godzinowej do umów o pracę: - stawka brutto do listy ( w tym ZUS pracownika), - ZUS pracodawcy, - kasa chorych, - odpis na 13 pensję, -odpis na ZFŚŚ, - wynagrodzenie urlopowe. Łączne koszty wynagrodzenia nie mogą być większe niż stawka godzinowa pomnożona przez liczbę godzin przyznanych pracownikowi. 11. Opodatkowanie wynagrodzeń: Od wynagrodzeń wypłacanych ze środków finansowanych przez Komisję Europejską zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami nie jest potrącany podatek dochodowy od osób fizycznych. Natomiast wynagrodzenia wypłacane jako wkład własny ze środków MNiSzW są opodatkowane. O tym z jakiego źródła finansowane są wynagrodzenia decyduje kierownik projektu. IV. Zagraniczne podróże służbowe. 12. Decyzja o wyjeździe podejmowana jest w oparciu o wniosek na wyjazd zagraniczny. Wniosek wypełnia pracownik, akceptuje kierownik projektu, a po potwierdzeniu pokrycia finansowego, zatwierdza Dyrektor ACK CYFRONET AGH.

4 13. Zatwierdzony wniosek uprawnia do zakupu biletów. Jest on również podstawą pobrania zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu. 14. Zasady oraz terminy rozliczania kosztów podróży określają rozporządzenia ministra właściwego ds. pracy. 15. Opłata konferencyjna (jeżeli jest wymagana) opłacana jest na podstawie odrębnego wniosku. Osoba wyjeżdżające na konferencję zobowiązana jest dostarczyć fakturę niezbędną do rozliczenia przekazanej opłaty. Do opłat wnoszonych za pomocą karty kredytowej ACK Cyfronet AGH stosuje się zasady określone w Piśmie Okólnym nr 2/2007 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 9 marca 2007 roku. 16. Rozliczenie wyjazdu dokonywane jest na obowiązujących drukach w termie do 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia należy załączyć: - fakturę za hotel, - bilety lotnicze lub inne, - inne faktury potwierdzające dokonanie wydatków, - program pobytu. V. Inne ustalenia. 17. Zakupy do projektów rozliczane są według cen netto. VAT nie jest rozliczany przez Komisję Europejską. 18. Jeżeli jest możliwe rozliczenie kosztów amortyzacji w projekcie, są one rozliczane według zasad i stawek obowiązujących w ACK Cyfronet AGH oraz po określeniu przez kierownika projektu w jakim procencie czasu sprzęt jest wykorzystywany w projekcie. 19. Płatności do projektów: a) wynagrodzenia finansowane ze środków UE płatne są w złotych z konta projektu prowadzonego w euro, natomiast wynagrodzenia płatne ze środków Ministerstwa wypłacane są z konta podstawowego, b) pozostałe koszty płatne są z konta podstawowego (okresowo dokonywane są refundacje poniesionych kosztów finansowanych przez UE z konta prowadzonego w euro na konto podstawowe). 20. Wszystkie faktury stanowiące podstawę rozliczenia kosztów muszą być wystawione na: ACK CYFRONET AGH, ul. Nawojki 11, Kraków, NIP Podróż powinna być tak organizowana, aby koszty były optymalne. Bilety lotniczy należy zamawiać odpowiednio wcześniej, aby uzyskać jak najniższą cenę. 22. Sprawozdania finansowe dla Komisji Europejskiej przygotowane są wyłącznie w oparciu o dane w ewidencji księgowej. Wartości wyrażone w złotych polskich przeliczane są na euro według kursu podanego przez Europejski Bank Centralny, z pierwszego dnia roboczego po zakończeniu okresu sprawozdawczego. VI. Księgowanie i rozliczanie kosztów. 23. Księgowość projektu zgodnie z ustawą o rachunkowości prowadzona jest w złotych polskich. 24. Koordynator projektu wpłaca środki w euro na wyodrębniony dla każdego projektu rachunek bankowy prowadzony w euro. Środki przekazywane przez Ministerstwo

5 wpływają na rachunek podstawowy. Wszystkie te wpłaty są księgowane w korespondencji z kontem przychody przyszłych okresów, z podziałem na tytuły wpłat. 25. Koszty bezpośrednie projektu księgowane są na kontach zespołu 5 tak jak wszystkie inne realizowane umowy. Ze względu na konieczność księgowania kosztów finansowanych z dwóch źródeł na jednym koncie kosztowym, projekty VII PR księgowane będą od numeru działalności 100. Przykładowa struktura konta kosztów w zespole 5 dla projektów VII PR jest następująca: PR projekt EGEE III środki z UE zadania (aktywności) w projekcie koszty rodzajowe środki z MNiSzW zadania (aktywności) w projekcie koszty rodzajowe. Jeżeli będzie potrzebne księgowanie innych źródeł finansowania będą one rozwijane według powyższego schematu. 26. Po zakończeniu okresu sprawozdawczego poniesione koszty bezpośrednie przeksięgowywane są - na podstawie sprawozdania przedłożonego koordynatorowi i Komisji Europejskiej na konto kosztu własnego (konto 702). Na tym koncie rozliczane są również koszty pośrednie w wysokości określonej w kontrakcie i w sprawozdaniu. 27. Koszty poniesione w danym roku budżetowym (w AGH jest to okres od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku), a dotyczące następnego okresu sprawozdawczego projektu, do sprawozdania finansowego ACK CYFRONET AGH są przeksięgowane na konto produkcji w toku (konto 610). Dotyczy to poniesionych kosztów bezpośrednich oraz przypadających kosztów pośrednich. VII. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji. 28. Listy płac oznaczone są symbolem projektu, numerowane na bieżąco w kolejności w danym roku i przechowywane w odrębnym segregatorze. 29. Faktury zakupowe wyłączone są do odrębnego segregatora, każdy dokument zatwierdzony do księgowania oznaczony jest symbolem ZW. Dotyczy to zarówno zakupów finansowanych ze środków Komisji Europejskiej jak i przekazanych przez Ministerstwo. 30. Rozliczenia wyjazdów zagranicznych dokonywane są na obowiązujących formularzach przez osoby wyjeżdżające i oznaczane są symbolem RZ, numerem miesiąca, kolejnym numerem porządkowym oraz numerem roku w którym dokument jest księgowany. 31. Oznaczenia na dokumentach są w ewidencji księgowej identyfikatorami dekretu i są powiązaniem dokumentu z zapisami księgowymi. 32. Wszystkie dokumenty projektu muszą być przechowywane przez okres przynajmniej 5 lat od końca roku, w którym otrzymano zawiadomienie o przyjęciu sprawozdania projektu i rozliczenia środków. Przez ten okres projekt może podlegać kontroli polskich i europejskich organów kontrolnych.