PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra tel , faks: NIP: REGON: AD.II /10 id Zielona Góra, 13 kwietnia 2010 r. Pani Anna Kurp Dyrektor Gimnazjum Nr 2 ul. Św. Cyryla i Metodego Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) przeprowadził w terminie od 24 lutego 2010 r. do 19 marca 2010 r. kontrolę kompleksową w Gimnazjum nr 2 w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Szkołą. W związku z kontrolą kompleksową, której wyniki zostały przedstawione w protokole z kontroli znak AD.II /10 podpisanym w dniu 22 marca 2010 r., przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: w Statucie: - podano błędny publikator ustawy z dnia r. o samorządzie gminnym tj. (Dz. U. z 1996 r., nr 13 poz. 74), zamiast (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz tekst jednolity z późn. zm.), - powołano się na nieobowiązującą ustawę z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014) którą uchylono z dniem r. - powołano się na nieobowiązujące rozporządzenie MEN z dnia r. w sprawie ramowego statutu publicznej sześcioletniej szkoły podstawowej i publicznego gimnazjum (Dz. U. Nr 14 poz. 131) które uchylono z dniem r. - powołano się na nieobowiązujące rozporządzenie MEN z dnia r. w sprawie zasad oceniania, klasyfikowania i promowana uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania egzaminów i sprawdzianów w szkołach publicznych (Dz. U. Nr 41 poz. 413) które uchylono z dniem r. - powołano się na nieobowiązujące rozporządzenie MENiS z dnia r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz ul. Henryka Sienkiewicza 8a Zielona Góra

2 przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych (Dz. U. Nr 199, poz.2046) które uchylono z dniem r. w Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: - powołano się na nieobowiązujące rozporządzenie MPiPS z dnia r. w sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.) które uchylono z dniem r. - podano błędny publikator ustawy z dnia r. Karta Nauczyciela tj. (Dz. U. 1997, Nr 56, poz. 357), zamiast (Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz tekst jednolity z późn. zm.) w Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych: - podano błędny publikator tekstu jednolitego ustawy z dnia r. Prawo Zamówień Publicznych tj. (Dz. U. z 2006 r., Nr 164, poz ), zamiast (Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz tekst jednolity z późn. zm.) W zakresie obrotów na rachunkach bankowych oraz rozrachunków stwierdzono następujące nieprawidłowości: nieterminowo dokonano przelewów: - za fakturę VAT cko /2009 z dnia r. na kwotę 79,99 zł. - termin płatności wskazany na fakturze do r., (Szkoła posiadała środki finansowe na rachunku bankowym) zapłaty dokonano dnia r. pomimo tego, Ŝe faktura wpłynęła do Szkoły w dniu r., - za fakturę VAT cko /2009 z dnia r. na kwotę 79,99 zł. - termin płatności wskazany na fakturze do r. (Szkoła posiadała środki finansowe na rachunku bankowym), zapłaty dokonano dnia r. pomimo tego, Ŝe faktura wpłynęła do Szkoły w dniu r., - za fakturę VAT 19/2009 z dnia r. na kwotę 488,00 zł. - termin płatności wskazany na fakturze do r. (Szkoła posiadała środki finansowe na rachunku bankowym), zapłaty dokonano dnia r. pomimo tego, Ŝe faktura wpłynęła do Szkoły w dniu r., - za fakturę VAT z dnia r. na kwotę 403,01 zł. - termin płatności wskazany na fakturze do r. (Szkoła posiadała środki finansowe na rachunku bankowym), zapłaty dokonano dnia r. pomimo tego, Ŝe faktura wpłynęła do Szkoły w dniu r., - za fakturę VAT zg/218 z dnia r. na kwotę 225,70 zł. - termin płatności wskazany na fakturze do r. (Szkoła posiadała środki finansowe na rachunku bankowym), zapłaty dokonano dnia r. pomimo tego, Ŝe faktura wpłynęła do Szkoły w dniu r., - za fakturę VAT /161 z dnia r. na kwotę 101,51 zł. - termin płatności wskazany na fakturze do r. (Szkoła posiadała środki finansowe na rachunku bankowym), zapłaty dokonano dnia r. pomimo tego, Ŝe faktura wpłynęła do Szkoły w dniu r., - za fakturę VAT /160 z dnia r. na kwotę 502,26 zł. - termin płatności wskazany na fakturze do r., zapłaty dokonano dnia r. pomimo tego, 2

3 Ŝe faktura wpłynęła do Szkoły w dniu r. (Szkoła posiadała środki finansowe na rachunku bankowym), - za fakturę VAT nr 57/200110/108/ /108w/2009 z dnia r. na kwotę 2.006,36 zł. - termin płatności wskazany na fakturze do r. (Szkoła posiadała środki finansowe na rachunku bankowym), zapłaty dokonano dnia r. pomimo tego, Ŝe faktura wpłynęła do Szkoły w dniu r. PowyŜsze narusza art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych w zakresie stosowania klasyfikacji budŝetowej stwierdzono, Ŝe: - koszty wysyłki i pakowania w wysokości 18,27 zł. zaewidencjonowano na 4210 zakup materiałów i wyposaŝenia, zamiast na zakup usług pozostałych, - opłatę za odprowadzanie ścieków w wysokości 421,89 zł. zewidencjonowano na 4260 zakup energii, zamiast na 4300 zakup usług pozostałych, - zakup papieru do drukarki w wysokości 143,57 zł. zaewidencjonowano na 4300 zakup usług pozostałych, zamiast na zakup materiałów papierniczych do sprzętu drukarskiego i urządzeń kserograficznych, - zakup tonera do drukarki z dochodów własnych w wysokości 230,58 zł. zaewidencjonowano na 4210 zakup materiałów i wyposaŝenia, zamiast na zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji. PowyŜsze jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). zaciągnięto zobowiązania przekraczające wysokość planowanych wydatków w rozdziale na 4300 o kwotę 440,56 zł., na 4740 o kwotę 143,57 zł., co narusza art. 36 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. w dniu r. dokonano przelewów za faktury VAT nr 39392, 39572, 39574, 39577, 39959, 39960, dla firmy Jalek w niepełnej wysokości. Wg powyŝszych faktur zobowiązanie wynosiło 1.304,83 zł., a przelewu dokonano w wysokości 1.304,63 zł. PowyŜsze narusza art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, dnia r. dokonano przelewu w wysokości 175,70 zł. za delegację nr 3/2009 pracownika E.M. na podstawie dowodu księgowego nie sprawdzonego pod względem merytorycznym i nie zatwierdzonego do wypłaty przez dyrektora, co narusza 19 ust. 2 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, dnia r. dokonano przelewu z rachunku ZFŚS w wysokości ,00 zł. na konto budŝetowe, dokonanie wydatku z ZFŚS na cel niezgodny z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 tekst jednolity z późn. zm.), w dwóch przypadkach stwierdzono naruszenie zasady memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. PowyŜsze dotyczy faktury VAT nr 511/08 z dn r. za materiały na kwotę 25,77 zł. oraz FV nr 651/2009/L z dnia r. za mleko na kwotę 358,57 zł. co jest niezgodne z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 3

4 W zakresie gospodarki kasowej i magazynowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: dokonano operacji wypłaty gotówkowej na podstawie nie sprawdzonego pod względem formalnym i rachunkowym oraz nie zaakceptowanego do wypłaty przez głównego księgowego dowodu, co jest niezgodne z 11 ust. 1 oraz 13 ust. 3 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. inwentaryzację kasy przeprowadzono w terminie niezgodnym z 28 ust. 1 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, poniewaŝ ostatnim dniem roboczym roku był dzień 31 grudnia 2009 r., spis z natury przeprowadziła komisja w składzie dwuosobowym zamiast czteroosobowym, co jest niezgodne z zarządzeniem dyrektora nr 5/2009, z inwentaryzacji kasy nie sporządzono protokołu, co narusza 28 ust. 4 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. W zakresie gospodarki drukami ścisłego zarachowania stwierdzono następujące nieprawidłowości: spis z natury przeprowadziła komisja w składzie dwuosobowym zamiast czteroosobowym, co jest niezgodne z zarządzeniem dyrektora nr 5/2009, księgi nie zostały przesznurowane i zalakowane, co jest niezgodne z 7 Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, pracownik pobierający druki ścisłego zarachowania nie posiadał pisemnych upowaŝnień kierownika jednostki do ich pobrania, co narusza 8 ust. 5 Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. funkcjonujące w Szkole zasady obiegu druków ścisłego zarachowania, nie zapobiegają ewentualnym naduŝyciom, poniewaŝ osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg jest jednocześnie osoba przyjmująca, wydająca, odbierająca i uŝywająca druki ścisłego zarachowania. W zakresie gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych stwierdzono, Ŝe: do dnia 30 maja 2009 r. nie przekazano na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wymaganego odpisu w wysokości co najmniej 75% planowanego odpisu na ZFŚS, co narusza art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W zakresie zatrudnienia i wynagrodzenia stwierdzono, Ŝe: dokonano przelewów wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi za miesiąc marzec z sześciodniowym wyprzedzeniem oraz za miesiąc listopad z czterodniowym wyprzedzeniem, co jest niezgodne z 10 ust. 2 Regulaminu pracy. W zakresie zamówień publicznych stwierdzono, Ŝe: zakupu bonów towarowych z ZFŚS na kwotę zł., dokonano z pominięciem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r., nr 223, poz tekst jedn. z późn. zm.), pomimo tego, Ŝe wartość zamówienia przekraczała wyraŝoną w złotych równowartość euro (54.279,40 zł.), czyli zachodziły przesłanki określone w ustawie, które powodowały obowiązek uruchomienia takich procedur. 4

5 przyjęto podstawę przeliczenia wartości zamówienia publicznego, niezgodną z 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 241, poz. 1763), która na dzień udzielania zamówienia wynosiła 3,8771 zł. W związku z powyŝszym zalecam: 1. W aktach prawnych regulujących funkcjonowanie Szkoły powoływać się na aktualne podstawy prawne i wskazywać ich prawidłowe publikatory. 2. Terminowo regulować zobowiązania, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 3. Wydatki kwalifikować do ujęcia w ewidencji księgowej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 4. Zaciągać zobowiązania do wysokości planowanych wydatków, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 5. Regulować zobowiązania w prawidłowej wysokości, zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 6. Dokonywać wydatków na podstawie sprawdzonych pod względem merytorycznym i zatwierdzonych do wypłaty przez dyrektora dowodów księgowych, zgodnie z 19 ust. 2 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych, 7. Dokonywać wydatków z ZFŚS na cele zgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 8. Dokonywać operacji wypłat gotówkowych na podstawie sprawdzonych pod względem formalnym i rachunkowym oraz zaakceptowanych do wypłaty przez głównego księgowego dowodów księgowych, zgodnie z 11 ust. 1 oraz 13 ust. 3 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 9. Inwentaryzację kasy przeprowadzać w terminie zgodnym z 28 ust. 1 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 10. Spis z natury przeprowadzać zgodnie z zarządzeniem dyrektora. 11. Z inwentaryzacji kasy sporządzać protokół, zgodnie z 28 ust. 4 Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej. 12. Księgi druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z Instrukcją w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania 13. Wydawać druki ścisłego zarachowania na podstawie upowaŝnień zgodnie z Instrukcją w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. 14. Uregulować obieg druków ścisłego zarachowania w sposób zapobiegający ewentualnym naduŝyciom. 15. Dokonywać przekazania odpisów na ZFŚS w terminach i wysokościach zgodnych z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 16. Dokonywać wypłat wynagrodzeń pracowników w terminie zgodnym z Regulaminem pracy. 17. Udzielając zamówień powyŝej wartości euro stosować ustawę Prawo Zamówień Publicznych. 18. Przy ustalaniu wartości zamówienia stosować prawidłowy kurs złotego w stosunku do euro, zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 5

6 Przedstawiając powyŝsze ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyŝszych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezydent Miasta mgr inŝ. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 6