arvato Polska Optymalizacja procesu obsługi faktur z wykorzystaniem systemu ELO zintegrowanego z systemem SAP na przykładzie Weltbild Polska

Transkrypt

1 arvato Polska Optymalizacja procesu obsługi faktur z wykorzystaniem systemu ELO zintegrowanego z systemem SAP na przykładzie Weltbild Polska 1 arvato Polska 20 lutego 2012r.

2 Statystyka 2 arvato Polska 20 lutego 2012r.

3 Statystyka 44 procent organizacji negatywnie ocenia pracę z fakturami Źródło: Badanie Obiegu Faktur Kosztowych 2009/2010, autor Kolibro Sp. z o.o 3 arvato Polska 20 lutego 2012r.

4 Statystyka Aż 24proc. organizacji potrzebuje ponad 7 dni na stosowne zaksięgowanie kosztu. Źródło: Badanie Obiegu Faktur Kosztowych 2009/2010, autor Kolibro Sp. z o.o 4 arvato Polska 20 lutego 2012r.

5 Statystyka 70 proc. mogą wynosić oszczędności czasowe w porównaniu z tradycyjną (papierową) realizacją procesu obiegu faktury kosztowej. Źródło: Badanie Obiegu Faktur Kosztowych 2009/2010, autor Kolibro Sp. z o.o 5 arvato Polska 20 lutego 2012r.

6 Codzienność 6 arvato Polska 20 lutego 2012r.

7 Proces - przed 7 arvato Polska 20 lutego 2012r.

8 Proces - przed 8 arvato Polska 20 lutego 2012r.

9 Codzienność Problemy Niepotrzebnie wydłużony czas Zagubione dokumenty Kopiowanie dokumentów Ustalenie odpowiednich osób Brak kontroli i weryfikacji Przepisywanie informacji 9 arvato Polska 20 lutego 2012r.

10 Rozwiązanie 10 arvato Polska 20 lutego 2012r.

11 Proces - po 11 arvato Polska 20 lutego 2012r.

12 Przykład schematu obiegu faktury kosztowej 12 arvato Polska 20 lutego 2012r.

13 Archiwum 13 arvato Polska 20 lutego 2012r.

14 Dane podstawowe Kancelaria Numer faktury Data faktury Data wpływu Wartość Rodzaj dokumentu Typ płatności Dostawca 14 arvato Polska 20 lutego 2012r.

15 Akceptacja merytoryczna Opisujący Opis Dane do dekretacji Numer wniosku inwestycyjnego Numery inwentarzowe 15 arvato Polska 20 lutego 2012r.

16 Akceptacja rachunkowa Księgowość Księgowanie wstępne faktury w systemie SAP Przeniesienie wszystkich zebranych informacji 16 arvato Polska 20 lutego 2012r.

17 SAP Księgowość Dostęp do dokumentu z poziomu SAP Synchronizacja statusu faktury Stornowanie Płatności Powiązanie z dokumentami magazynowymi 17 arvato Polska 20 lutego 2012r.

18 Integracja z systemem SAP Dostawcy, miejsca powstawania kosztów, zlecenia, status Dane faktur do zaksięgowania, informacje o płatności 18 arvato Polska 20 lutego 2012r.

19 Wyzwania Proces Nowy proces Wyjątki Organizacja Duża zmiana w sposobie pracy Zaangażowanie kluczowych użytkowników Opieka po wdrożeniu Technologia Wizja rozwoju i kolejnych procesów Estymacja niezbędnych zasobów Wydajność 19 arvato Polska 20 lutego 2012r.

20 Korzyści Korzyści Spójność danych Zapobieganie nadużyciom i zaniechaniu Brak ryzyka zagubienia dokumentu Lepsze relacje z kontrahentami Oszczędności Zaoszczędzony czas Podniesienie efektywności kosztów personalnych np. przez centralizację obsługi księgowej Obniżenie kosztów wynikających z zaniechań czy opóźnień Brak konieczności kopiowania faktur 20 arvato Polska 20 lutego 2012r.

21 Case Study 21 arvato Polska 20 lutego 2012r.

22 Wdrożenie w Weltbild Polska Weltbild.pl Największa firma wysyłkowa w Polsce dzięki połączeniu firm Weltbild i Świat Książki Sklep internetowy ze ścisłej czołówki e-commerce (3. miejsce w branży) Drugi sprzedawca książek w Polsce na rynku detalicznym Księgarnie stacjonarne w całej Polsce Własne wydawnictwo książkowe 22 arvato Polska 20 lutego 2012r.

23 Wdrożenie w Weltbild Polska Zakres wdrożenia Wspólne wypracowanie koncepcji nowego procesu Instalacja i konfiguracja ELO Professional Integracja z systemem SAP 6.0 Zapewnienie szkoleń dla pracowników Dalszy rozwój przenoszenie kolejnych procesów opartych o dokumenty 23 arvato Polska 20 lutego 2012r.

24 Wdrożenie w Weltbild Polska Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w Weltbild Polska pozwoliło na znaczne przyspieszenie procesu obsługi faktur oraz kontrolę dostępu do dokumentów. Ma to dla nas szczególnie duże znaczenie uwzględniając aspekt połączenia Weltbild Polska ze Światem Książki które miało miejsce w 2011 roku. Po połączeniu firm wdrożenie ELO pomogło nam w uporządkowaniu procesów. Elżbieta Gajewska Kierownik Controllingu Kierownik Projektu Wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów 24 arvato Polska 20 lutego 2012r.

25 Zarządzanie dokumentami Zakres usług arvato Polska ELO Digital Office Jesteśmy partnerem biznesowym ELO Digital Wdrożenie Wypracowanie koncepcji wdrożenia Modelowanie i wdrażanie obiegu dokumentów Dostosowywanie aplikacji do wymagań biznesowych Integracja Integracja z systemem SAP Integracja z Active Directory System automatyzacji procesów Powiadomienia Wymiana danych pomiędzy ELO a innymi systemami 25 arvato Polska 20 lutego 2012r.

26 Zarządzanie dokumentami Zakres usług arvato Polska 26 arvato Polska 20 lutego 2012r.

27 Podsumowanie Na początku drugiego dziesięciolecia XXI wieku 84% organizacji nadal akceptuje fakturę poprzez podpis na rewersie oryginalnego dokumentu. Źródło: Badanie Obiegu Faktur Kosztowych 2009/2010, autor Kolibro Sp. z o.o 27 arvato Polska 20 lutego 2012r.

28 Dziękujemy za uwagę! Jakub Boczkowski Manager ds. Rozwoju i Sprzedaży Rozwiązań IT tel: mobile: jakub.boczkowski@arvato.pl ul. Kolejowa 150, Plewiska k. Poznania 28 arvato Polska 20 lutego 2012r.