Analiza procesów wewnętrznych i ich optymalizacja przez ICT.

Transkrypt

1 2012 Analiza procesów wewnętrznych i ich optymalizacja przez ICT. Sebastian Śnieciński Qubsoft - software media house Analiza biznesowa integracji B2B Bydgoszcz, 26 września 2012

2 Potrzebuję system B2B, od czego zacząć Określ miejsce, w którym się dziś znajdujesz, zdefiniuj kierunek, do którego zmierzasz.

3 Potrzebuję system B2B od czego zacząć Definiuję, nazywam, opisuję procesy biznesowe występujące w mojej firmie. Definiuję kanały i sposoby dystrybucji produktów, te które występują na daną chwilę oraz te przez, które chciałbym rozwijać sprzedaż. Wybieram najistotniejsze procesy biznesowe z punktu widzenia integracji oraz powstania systemu B2B. Opisuję przebieg tych procesów teraz i przy użyciu systemu B2B. Określam najistotniejsze elementy serwisu B2B z punku widzenia działalności firmy. Określam partnerów projektu, firmy z którymi łączą mnie najmocniejsze relacje oraz posiadające w miarę rozwiniętą infrastrukturę informatyczną.

4 System B2B korzyści Systemy Business-to-Business (B2B), w rozumieniu definicji pozwalają zarządzać i kształtować ogół relacji między firmą a partnerami, pośrednikami, dostawcami, dystrybutorami oraz punktami sprzedaży i świadczenia usług. System B2B pozwoli na znaczne obniżenie kosztów obsługi, skróci czas realizacji zamówień, pozwoli na wprowadzenia nowych form dystrybucji. Procesy biznesowe realizowane dotychczas tradycyjnymi metodami, które posiadały wiele ograniczeń funkcjonalnych i logistycznych po implementacji systemu, B2B będą bardziej rentowne, skalowalne.

5 Ścieżki składania zamówień Tradycyjny model: wymagający zaangażowania wielu osób mało wydajny, kosztowny angażujący czas wielu osób podatny na błędy, niedopowiedzenia 1 pracownik w ciągu dnia jest w stanie przyjąć około 60 zamówień drogą telefoniczną

6 Ścieżki składania zamówień Nowoczesny model przy użyciu systemu B2B nieograniczone możliwości rozwoju zniwelowanie błędnych zamówień wiele informacji w jednym miejscu stały dostęp do aktualnej oferty możliwość generowania ofert specjalnych redukcja kosztów obsługi 24 godzinny dostęp, przez 7 dni w tygodniu, umożliwiający składanie zamówień, nieograniczone zasobami ludzkimi

7 Etapy składania zamówień w systemie B2B

8 Prawidłowo zaprojektowany i zaimplementowany system B2B przyczyni się do: możliwości prowadzenia sprzedaży przez 24 godziny 7 dni w tygodniu automatyzacji procesów biznesowych, które w tradycyjnym modelu współpracy angażują zasoby ludzkie i są bardzo czasochłonne zwiększenia wymiany handlowej z klientami zwiększenia lojalności partnerów handlowych możliwości pozyskania nowych klientów możliwości ekspansji na nowe tereny zbytu możliwości stworzenia sieci partnerów firmy

9 Co zyskujesz?

10 Analiza procesów wewnętrznych i ich optymalizacja przez ICT, czyli jak zrozumieć dziania związane z Technologiami informacyjno-komunikacyjnymi Elementy komunikacji, wymiany danych, oraz integracje systemów informatycznych pokażemy na przykładzie wdrożenia systemu B2B Xpartner dla firmy LATEX OPONY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A.

11 Charakterystyka firmy LATEX opony Główny kanał sprzedaży to sprzedaż hurtowa Handlowcy w biurze Przedstawiciele handlowi w terenie Rozproszone magazyny Rozproszony system współpracy z dostawcami Wielu odbiorców, rozproszonych na terenie Polski Dostawy realizowane głównie w transportem własnym oraz firmami spedycyjnymi

12 Czas na zmiany Co potrzebujemy poprawić? Obsługę zamówień, w szczególności zamówień sezonowych Kontrolę należności Rozwinąć sprzedaż poprzez współpracę ze sklepami internetowymi Zarządzanie stanami magazynowymi Udostępnianie oferty handlowej w postaci elektronicznej Automatyczne rejestrowanie zamówień w systemie ERP (system do zarządzania przedsiębiorstwem, gospodarką magazynową) Realizację zamówień na produkty mało rotujące ale dostępne u dostawców

13 Czas na decyzje Zmieniono system informatyczny wspomagający zarządzanie firm dzięki zmianie infrastruktury systemowej, umożliwiono przeprowadzenie głębokiej integracji na wielu płaszczyznach Zaimplementowano moduł Magazynu Wysokiego Składowania dzięki WMS stworzono dodatkowe możliwości realizacji dostaw, poprzez wysyłki kurierskie Pozyskano fundusze z programu 8.2 POIG wspierającego wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Rozpoczęto prace nad budową platformy B2B

14 Procesy biznesowe które mogą zostać objęte systemem B2B Składanie zamówień Zarządzanie realizacją zamówień Obsługa promocji i wyprzedaży Zarządzanie stanami magazynowymi wirtualnymi Obsługa reklamacji Udostępnianie oferty handlowej Śledzenie przesyłki/dostawy Sprzedaż poprzez platformę (np. giełdę internetową) Zarządzanie oraz realizacja programu lojalnościowego Opisy i aktualizacja bazy produktowej

15 Optymalizacja, integracja w praktyce Pełna integracja, dwukierunkowa wymiana danych i informacji z systemem ERP oraz systemami zewnętrznymi. System ERP stał się podstawowym nośnikiem danych, wszystkie dane wprowadzane do niego, są dystrybuowane do systemów powiązanych. Raz wprowadzone dane informacje wykorzystywane są w wielu procesach, wielu funkcjonalnościach systemu B2B oraz systemów powiązanych. Nie ma konieczności ręcznego ich przepisywania!

16 Optymalizacja, integracja w praktyce Pełna integracja, dwukierunkowa wymiana danych i informacji z systemem ERP oraz systemami zewnętrznymi Stworzono jeden współdzielony rejestr towarów, prowadzony po stronie sytemu ERP Stworzono jeden współdzielony rejestr kontrahentów, prowadzony po stronie sytemu ERP Automatyczne rejestrowanie zamówień od klientów w systemie magazynowym Automatyczne rejestrowanie zamówień do dostawców w systemie magazynowym

17 Schemat funkcjonalny systemu B2B System informatyczny klasy ERP System B2B Część Administracyjna Część Użytkowa Użytkownik dostawca Użytkownik kupujący

18 Schemat integracji systemu B2B z systemami partnerów Dostawca Giełda internetowa (B2B) Sklep internetowy (B2C) Moduł komunikacyjny Moduł komunikacyjny Moduł komunikacyjny System informatyczny klasy ERP Baza danych systemu B2B Moduł marketingowy dla Dostawców Strona WWW systemu B2B

19 Moduł importów, umożliwiający monitorowanie stanu wykonania poszczególnych funkcji, zaczytujących dane i informacje do systemu B2B, Widzimy czas uruchomienia, czas trwania importu oraz status wykonania importu. Dodatkowo umożliwiamy ręczne uruchomienie zaczytania danych.

20 Moduł relacji, umożliwiający łączenie produktów, nadawanie im relacji. Produkty z rejestru głównego systemu ERP łączymy z rejestrami dostawców. Otrzymujemy relacyjną bazę danych o produktach, dzięki której, aktualizacja danych o cenach i dostępności produktów u dostawców, następuje automatycznie.

21 Moduł link/oferta, umożliwiający wygenerowanie linku lub pliku z ofertą. Plik zawiera wszystkie niezbędne informacje stan magazynowy, cena zakupu, atrybuty, oraz oznaczenia specjalne. Dane aktualizowane są za każdym pobraniem pliku, warunki zakupowe są odwzorowane z danych zapisanych w systemie ERP.

22 Moduł komunikacyjne uruchomiono trzy moduły komunikacyjne, służące do automatyzacji procesów sprzedaży. API xml, API soap WSDL, które służą do komunikacji z systemami partnerów handlowych np. sklepy internetowe oraz EDI Weel, służący do komunikacji z systemami dostawców.

23 Lista produktów

24 Karta produktu

25 Płatności

26 Finalny efekt Po trzech latach od rozpoczęcia prac nad systemem B2B 80% zamówień rejestrowanych jest przez Internet Pełna integracja z dostawcami, umożliwiająca sprzedaż produktów, bez magazynowania i przetrzymywania ich na lokalnych magazynach firmy. Uruchomiono nowe kanały dystrybucji dzięki zintegrowaniu się z systemami giełdy internatowej hurtopon.pl, oraz sieciami serwisów np. Euromaster czy POP Znaczny wzrost sprzedaży bez konieczności zatrudniania proporcjonalnie większej ilości handlowców

27 Dziękuje za uwagę Sebastian Śnieciński