Do kogo skierowany jest system obiegu dokumentów?

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Do kogo skierowany jest system obiegu dokumentów?"

Dominika Biernacka
8 lat temu
Przeglądów:

1 9 Obieg dokumentów

3 Do kogo skierowany jest system obiegu dokumentów? Dla kogo? Obsługa rosnącej liczby faktur, umów, czy korespondencji wymaga coraz większych nakładów pracy. Dzięki wdrożeniu sprawnego obiegu dokumentów firma może zaoszczędzić nawet do 20% rocznego przychodu. Dotyczy to każdego przedsiębiorstwa czy instytucji niezależnie od wielkości i branży. Ponad 50% firm wciąż przechowuje informacje w wersji papierowej. Wpływa to na szybkość procesu decyzyjnego oraz produktywność i wyniki. W związku z tym cyfryzacja dokumentów papierowych staje się dla wielu firm priorytetem. System obiegu dokumentów to wygodna platforma pozwalająca na usprawnienie zarządzania informacją. To skalowalne rozwiązanie sprawdzi się w: korporacjach przedsiębiorstwach z sektora MŚP administracji publicznej sektorze edukacyjnym

Ponad 50% firm wciąż przechowuje informacje w wersji papierowej. Wpływa to na szybkość procesu decyzyjnego oraz produktywność i wyniki.

4 Dla kogo? System obiegu dokumentów to rozwiązanie dla organizacji, które chcą: zautomatyzować czasochłonne procesy związane z udostępnianiem i przechowywaniem dokumentów zamówień, faktur lub zapytań ofertowych czy dokumentów urzędowych ujednolicić procedury przekazywania korespondencji oraz uniknąć sytuacji, w której dokument zostaje zgubiony lub trafia w niepowołane ręce kontrolować cykl życia dokumentu i zachować wysoki standard bezpieczeństwa danych sprostać wymogom prawnym związanym z koniecznością przechowywania wybranej dokumentacji usprawnić wyszukiwanie dokumentów usprawnić przepływ dokumentów i płatności

dokumentów zamówień, faktur lub zapytań ofertowych czy dokumentów urzędowych ujednolicić procedury przekazywania korespondencji oraz uniknąć sytuacji, w

5 Czy się z tym spotkałeś? Twoja organizacja posiada dużą liczbę dokumentów, które wymagają cyfryzacji szukasz sposobu na szybką i efektywną realizację tego zadania, a jednocześnie nie chcesz tą pracą obciążać swoich pracowników Dotyczy Ciebie? zależy Ci na uzyskaniu wysokiej jakości skanów ważne dokumenty ulegają zniszczeniu, trafiają w niepowołane ręce lub gubią się zależy Ci na zmniejszeniu nakładu prac związanych z wyszukiwaniem informacji odnosisz wrażenie, że czas reakcji na zapytania Klientów jest za długi (pracownicy nie mogą szybko wyszukiwać dokumentów) funkcjonujący w firmie system, np. ERP* wymaga usprawnienia, m.in. dzięki wdrożeniu elektronicznego zarządzania dokumentami *ERP (Enterprise Resource Planning) planowanie zasobów przedsiębiorstwa

6 RICOH Solution Jak to rozwiązać? Oferowany przez Ricoh DocuWare pozwala: zautomatyzować i optymalizować procesy związane z elektronicznym obiegiem dokumentów zyskać pewność, że dokumenty trafią zawsze do odpowiedniej osoby zdefiniować listę zadań pod kątem indywidualnych potrzeb użytkownika skrócić proces akceptacji oraz wyeliminować konieczność podwójnego przechowywania oryginału i kserokopii stworzyć system automatycznych powiadomień bezpiecznie korzystać z systemu z poziomu urządzeń mobilnych przeprowadzać kontrolę oraz audyty bez konieczności udostępniania papierowych wersji dokumentów zminimalizować problemy wynikające z błędnie zaksięgowanych faktur lub zagubionych dokumentów

odpowiedniej osoby zdefiniować listę zadań pod kątem indywidualnych potrzeb użytkownika skrócić proces akceptacji oraz wyeliminować konieczność podwójnego przechowywania

7 System obiegu dokumentów musi być idealnie dopasowany do potrzeb firmy, dlatego zawsze poprzedza go szczegółowy audyt środowiska oraz precyzyjnie opracowany harmonogram wdrożenia. Analiza i definicja procesu definicja wymagań funkcjonalnych przygotowanie elektronicznego repozytorium dokumentów przygotowanie dokumentacji prezentacja oraz optymalizacja 5-9 dni roboczych RICOH Solution Instalacja i konfiguracja środowiska instalacja i konfiguracja systemu DocuWare konfiguracja bazy danych konfiguracja serwera aplikacji integracja dni roboczych Testy akceptacyjne testy techniczne analiza wymagań konfiguracja 3-4 dni robocze Szkolenia szkolenia z funkcjonalności aplikacji klienckiej użytkowników końcowych przeszkolenie administratora 2-4 dni robocze Uruchomienie systemu faza produkcyjna utrzymanie 1-2 dni robocze

Solution Instalacja i konfiguracja środowiska instalacja i konfiguracja systemu DocuWare konfiguracja bazy danych konfiguracja serwera aplikacji integracja 10-14 dni roboczych Testy akceptacyjne

8 RICOH Solution Przychodzące dokumenty papierowe są skanowane i archiwizowane na wielofunkcyjnych urządzeniach drukujących (MFP). 1. Proces akceptacji uruchamia się automatycznie: dekretacja dokumentu, np. faktury do odpowiedniego działu/osoby nowy status dokumentu Dekret przekazanie na listę zadań wybranej/ego działu/osoby 2. System automatycznie generuje powiadomienie do wskazanego działu/osoby z prośbą o akceptację: akceptacja faktury lub zmiana dekretacji na inny dział zaakceptowana faktura trafia do działu finansowego, gotowa do zaksięgowania. W trakcie procesu można dołączać wymagane załączniki. Na każdym etapie system może wysłać powiadomienie o nowych zadaniach, które powinny zostać wykonane z dokumentem.

faktury do odpowiedniego działu/osoby nowy status dokumentu Dekret przekazanie na listę zadań wybranej/ego działu/osoby 2.

9 przypisanie dokumentu START RICOH Solution weryfikacja dokumentu adnotacje do dokumentu weryfikacja faktury dodatkowi odbiorcy odrzucenie faktury całkowite udostępnienie KONIEC

10 Czy ktoś już tego używał? Invest Bank SA Dział dokumentacji w siedzibie Invest Bank SA w Poznaniu świadczy usługi dla ponad klientów. Tak duża skala działań wymagała wdrożenia wydajnego rozwiązania z zakresu zarządzania obiegiem dokumentów. System musiał umożliwiać modyfikację i rozbudowywanie funkcji zależnie od zmieniających się potrzeb banku. Szukano rozwiązania, które przyśpieszy przetwarzanie wniosków kredytowych i towarzyszących im dokumentów. Wdrażany system musiał być również kompatybilny i umożliwiać szybką integrację z innymi funkcjonującymi już w firmie, m.in. Ultimus BPM Suite Software (odpowiedzialny za cały proces realizacji).

System musiał umożliwiać modyfikację i rozbudowywanie funkcji zależnie od zmieniających się potrzeb banku.

11 Wdrożenie DocuWare zapewniło szybki dostęp do wszystkich dokumentów, usprawniło proces weryfikacji i informacji o Kliencie oraz przesyłania dokumentów niezbędnych do uruchomienia linii kredytowej. Bardzo ważnym aspektem było również bezpieczeństwo danych. Wdrożony w banku pakiet DocuWare zapewnił: Czy ktoś już tego używał? dostęp do szerokiego zakresu narzędzi umożliwiających szybkie i bezpieczne dzielenie się dokumentami oraz archiwizację łatwiejszy dostęp do kartotek, które podzielono na konkretne pliki: aplikacje ubiegających się o kredyt, informacje o Kliencie, korespondencję i kontrakty

Wdrożony w banku pakiet DocuWare zapewnił: Czy ktoś już tego używał?

12 Czy ktoś już tego używał? Po wdrożeniu DocuWare skanowane są wszystkie dokumenty w banku, włączając w to 200 listów, które codziennie do niego trafiają. Dokumenty są skanowane z kilku urządzeń z różnych miejsc w banku. Te zostały zintegrowane i zabezpieczone w taki sposób, że skanowany plik trafia automatycznie do archiwum. Pracownicy działu akceptacji wniosków kredytowych archiwizują wszystkie dokumenty w DocuWare. W tym również kilkudziesięciostronnicowe umowy. Wszystkie weryfikacje kredytowe oraz informacje o historii kredytowej Klienta są widoczne w DocuWare dane są dostępne tylko dla upoważnionych użytkowników. System ułatwia zarządzanie dokumentami i ich statusem.

Te zostały zintegrowane i zabezpieczone w taki sposób, że skanowany plik trafia automatycznie do archiwum.

13 Poszczególne działy mają teraz odrębny dostęp do naszej bazy dokumentacji Klientów. Nie potrzebujemy już do akcji udostępniania danych dzielenia lub przekazywania tych samych dokumentów, skoro wszystko można znaleźć w jednym repozytorium. Oszczędza to nam dużo czasu. Jacek Mańkowski IT Specialist Invest Bank Poznań Czy ktoś już tego używał?

samych dokumentów, skoro wszystko można znaleźć w jednym repozytorium.

14 RICOH Solution Koszty związane z wdrożeniem takich rozwiązań jak DocuWare należy oceniać w odniesieniu do szczegółowej analizy wydatków związanych z korzystaniem z tradycyjnego, ręcznego obiegu dokumentów. Warto sprawdzić, ile czasu muszą poświęcić pracownicy na przekazywanie między sobą dokumentów, czy na dotarcie do właściwego wydruku w zapełnionym segregatorze. Co więcej, dodatkowe koszty wiążą się również z każdą kopią, która zostaje wykonana i dokumentami wytwarzanymi na własne potrzeby. Nie należy zapominać o kosztach wynikających z zagubienia dokumentów. Zwrot z inwestycji we wdrożenie następuję w ciągu miesięcy (w zależności od wielkości organizacji). Zapraszamy do skorzystania z kalkulatora ROI:

Warto sprawdzić, ile czasu muszą poświęcić pracownicy na przekazywanie między sobą dokumentów, czy na dotarcie do właściwego wydruku w zapełnionym segregatorze.

Podobne dokumenty

Do kogo skierowane jest Cyfrowe Biuro?

Cyfrowe biuro 7 Do kogo skierowane jest Cyfrowe Biuro? Cyfrowe Biuro to oferta kompleksowych rozwiązań dedykowanych produkcji (drukowaniu), powielaniu, dystrybucji (skanowanie i faksowanie), archiwizacji