Zintegrowana platforma drukowania, skanowania, archiwizowania i obiegu

Transkrypt

1 Zintegrowana platforma drukowania, skanowania, archiwizowania i obiegu dokumentów - metodą na optymalizację kosztów Urszula Cedrowska Dyrektor Pionu Technologii

2 Agenda Kategorie głównych kosztów związanych z dokumentem MoŜliwości optymalizacji kosztów wydruku jako pochodnej organizacji pracy i stosowanych technologii Przykład obniŝenia kosztów wydruku na podstawie wdroŝenia w procesie obsługi klientów Oszczędności i korzyści związane z wykorzystaniem zintegrowanych narzędzi do drukowania, skanowania, archiwizowania i obiegu dokumentów.

3 Kategorie kosztów związanych z drukowaniem koszt sprzętu i jego serwisowania koszty materiałów eksploatacyjnych zasoby działu IT dedykowane do rozwiązywania problemów dotyczących drukowania koszty dystrybucji i udostępniania dokumentów koszty monitorowania i zarządzania procedurami drukowania koszty powierzchni zajmowanej przez infrastrukturę, koszty energii, magazynowania

4 Jak znacząco obniŝyć koszty? Redukcja ilości drukowanych dokumentów poprzez: Zmiany w organizacji pracy Zachęcanie do zmiany nawyków wersja elektroniczna dokumentu zamiast papierowej, mechanizmy workflow Automatyczne rejestrowanie wykonywanych wydruków

5 Etap 1-Outsourcing wydruków masowych: Etapy dochodzenia do optymalizacji kosztów: zmniejszenie kosztów utrzymywania infrastruktury o wysokiej mocy przerobowej koniecznej do obsługi pików personalizacja wydruku obniża koszty dołączania niepotrzebnych informacji dla wszystkich z bazy dystrybucja dokumentów z miejsca drukowania zmniejsza koszty obsługi logistycznej, koszty powierzchni

6 ETAP 2:Dobry kontrakt na kompleksową i stałą dostawę materiałów eksploatacyjnych i/lub serwis drukarek: Wprowadzenie kontraktu drukarkowego Centralizacja zakupów z decentralizacją dostawy dla firm wielo-oddziałowych Umowy na zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne z gwarancją ceny, terminu, dostawy na biurko zawierane raz na kilka miesięcy Etapy dochodzenia do optymalizacji kosztów:

7

8 Etapy dochodzenia do optymalizacji kosztów: Etap 3: Wprowadzenie systemu zarządzania wydrukami biurowymi Dobór odpowiednich urządzeń Zmniejszenie ilości drukowanych stron Outsourcing opieki nad sprzętem drukującym Outsourcing opieki nad sprzętem drukującym Więcej w prezentacji HP w sesji popołudniowej

9 Etapy dochodzenia do optymalizacji kosztów: Etap 4: Zintegrowana platforma drukowania, skanowania, archiwizowania i obiegu dokumentów Przykład zastosowania w procesach obsługi klientów

10 Systemy Masowego Wydruku Systemy Wydruku Biurowego Inne Systemy Personalizowany wydruk Outsourcing infrastruktury drukującej Monitoring procesu drukowania System OK Źródła dokumentów i atrybutów Optymalizacja struktury urządzeń biurowych Wspomaganie zarządzania procesem wydruku, Systemy transakcyjne Systemy skanowania Systemy monitoringu, Faks Konektory- Integracja z systemami zewnętrznymi Masowy Import Dokumentów i Atrybutów Elektroniczna Biblioteka Dokumentów Koliber.DOK Pliki: pdf, tiff, xls, doc, mp3, i inne Główne funkcje aplikacji Dostęp przez przeglądarkę, Logowanie do repozytorium (LDAP), Wyszukiwanie dokumentów Przeglądanie dokumentów, Tworzenie raportów (moduł Raporty), Logowanie działań, Podejmowanie decyzji (moduł Workflow), Modelowanie procesów (moduł Modeler)

11 Masowy Wydruk Systemy generujące dokumenty i atrybuty Wydruk Biurowy Inne Systemy Personalizowany wydruk Outsourcing infrastruktury drukującej Monitoring procesu drukowania System OK Optymalizacja struktury urządzeń biurowych Wspomaganie zarządzania procesem wydruku, Systemy transakcyjne Systemy skanowania Systemy monitoringu, Faks Konektory- Integracja z systemami zewnętrznymi Masowy Import Dokumentów i Atrybutów Elektroniczna Biblioteka Dokumentów Koliber.DOK Pliki: pdf, tiff, xls, doc, mp3, i inne Główne funkcje aplikacji Dostęp przez przeglądarkę, Logowanie do repozytorium (LDAP), Wyszukiwanie dokumentów Przeglądanie dokumentów, Tworzenie raportów (moduł Raporty), Logowanie działań, Podejmowanie decyzji (moduł Workflow), Modelowanie procesów (moduł Modeler)

12 Źródła dokumentów i atrybutów Systemy Wydruku Biurowego Optymalizacja struktury urządzeń biurowych Wspomaganie zarządzania procesem wydruku Konektory automatyczne nadanie atrybutu zgodnego z ID uŝytkownika lub drukarki Ręczne nadawanie atrybutów dokumentu Elektroniczna Biblioteka Dokumentów Koliber.DOK Pliki: pdf, tiff, xls, doc, mp3, i inne Główne funkcje aplikacji Dostęp przez przeglądarkę, Logowanie do repozytorium (LDAP), Wyszukiwanie dokumentów Przeglądanie dokumentów, Tworzenie raportów (moduł Raporty), Logowanie działań, Podejmowanie decyzji (moduł Workflow), Modelowanie procesów (moduł Modeler)

13 Uzyskane korzyści po wdrożeniu w opinii klientów Rezygnacja z drukowania kopii, rozpowszechnianie i udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej w wybranym obszarze biznesowym lub w sposób kompleksowy Drukowanie formularzy tylko w potrzebnych na danym stanowisku ilościach Częstsze używanie formularzy elektronicznych Uporządkowanie dokumentów w dowolny sposób ułatwiający pracę jednoczesną wielu osobom

14 Uzyskane korzyści po wdrożeniu w opinii klientów Zachowanie pełnej informacji o dokumencie (jego droga, wersje, osoby dokonujące modyfikacji itp..) Dostęp do biblioteki dokumentów w sieci WAN w sposób chroniony zastąpienie korespondencji papierowej korespondencją elektroniczną Zarządzanie firmowym archiwum papierowym Łatwość przejścia w kolejnym kroku do elektronicznego obiegu dokumentów Możliwość modelowania procesów biznesowych i automatycznej implementacji procesu w aplikacji dla użytkownika

15 Dziękuję