Wykorzystanie technologii Blockchain w Centrach Usług Wspólnych

Transkrypt

1 26-27 czerwiec 2019 r. Wykorzystanie technologii Blockchain w Centrach Usług Wspólnych dr Paweł Modrzyński Uniwersytet Technologiczno-Przyrodniczy w Bydgoszczy

2 Toruńskie Centrum Usług Wspólnych Obsługa RODO 87 jednostek GMT Obsługa finansowoksięgowa i płacowa 75 jednostek GMT Rozpoczęcie działalności 1 styczeń 2017 rok Centralizacja podatku VAT 95 jednostek GMT Projekt został zrealizowany w oparciu o ChainDoc, autorskie rozwiązanie firmy przy wykorzystaniu rozwiązań chmurowych. (ze strony firmy projekt wdrażał: B. Lewandowski) Wykorzystanie wyników badań zespołu badawczego w składzie: dr P. Modrzyński dr J. Modrzyńska dr R. Gawłowski Badania prowadzone we współpracy z Unią Metropolii Polskich. Badania dotyczyły rozwoju i efektywności działania rynku usług wspólnych w samorządowym sektorze publicznym.

3 Cele utworzenia CUW źródło: opracowanie na podstawie przeprowadzonych badań Wprowadzenie narzędzi współpracy pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Poszukiwanie innowacyjnych sposobów zarządzania procesami administracyjnymi 4,6 Optymalizacja zatrudnienia i zasobów w jednostkach objętych obsługą wspólną 4,4 3,6 3,4 4,4 3,4 3,4 4,0 3,8 Obniżenie kosztów funkcjonowania 4,8 Podniesienie poziomu sprawności zarządzania obsługiwanymi jednostkami Poprawa satysfakcji odbiorców usług 3,8 Poprawa jakości świadczonych usług przez jednostki samorządowe 3,8 4,0 4,0 3,8 4,2 3,6 4,6 4,8 Ujednolicenie procedur, polityki rachunkowości obsługiwanych jednostek 5,0 Obniżenie poziomu ryzyka realizowanych procesów Centralizacja podatku VAT plan wykonanie

4 Zakres podmiotowy usług wspólnych w CUW źródło: opracowanie na podstawie przeprowadzonych badań usługi IT usługi finansowo-księgowe 100% usługi płacowe 100% usługi kadrowe podatek VAT 100% inwestycje i remonty 40% 20% 20% 100% ZFŚS analizy i ekspertyzy 40% 100% PKZP 60% zamówienia publiczne 60% usługi administracyjne 100% usługi prawne 80% BHP i PPOŻ

5 Jednostka obsługiwana Realizacja CUW Planowanie Proces obiegu informacji i dokumentów finansowo-księgowych w CUW Planowanie wydatku wniosek o zaangażowanie Wykonanie przelewu bankowego Potwierdzenie dostępności środków w planie finansowym Wprowadzenie dokumentu do ewidencji finansowo-księgowej oraz realizacja płatności z tytułu wystawionej faktury Opis i zatwierdzenie merytoryczne wydatku (faktury) Archiwizacja dokumentów

6 Proces obiegu informacji i dokumentów kadrowo-płacowych w CUW Jednostka obsługiwana (JO) przygotowanie zestawień przepracowanych godzin/dni CUW przygotowanie w oparciu o dane z JO roboczej listy wypłat wynagrodzeń Jednostka obsługiwana weryfikacja przedstawionej roboczej listy wypłat wynagrodzeń CUW w przypadku akceptacji przez JO tworzenie z systemu listy wypłat wynagrodzeń Kierownik jednostki obsługiwanej akceptacja dokumentu listy wypłat wynagrodzeń CUW zatwierdzenie listy przez dyrektora (główny księgowy dla jednostek obsługiwanych) oraz sporządzenie przelewów do banku

7 Prezentacja wyników badań dotyczących znajomości tematyki podpisu elektronicznego wśród kierowników jednostek obsługiwanych przez CUW Czy przed wprowadzeniem podpisu elektronicznego posiadał(a) Pan(i) więdzę na ten temat? Czy posiada Pan(i) wiedzę na temat mechanizmów zabezpieczenia dokumentów podpisanych elektronicznie? 65,2% 63,0% 34,8% 37,0% Czy przed wprowadzeniem podpisu elektronicznego korzystał(a) Pan(i) z podpisu elektronicznego? 39,1% 60,9% Czy korzysta Pan(i) z finansowych aplikacji mobilnych lub online np.: dostęp do rachunku bankowego? Czy był(a) Pan(i) zwolennikiem wprowadzenia podpisu elektronicznego w procesie świadczenia usługi wspólnej? 82,6% 89,1% 17,4% 10,9% TAK NIE

8 Zalety wprowadzenia podpisu elektronicznego (skala odpowiedzi od 1 do 10) lepsza kontrola zatwierdzania dokumentów 8,2 zwiększenie bezpieczeństwa obiegu obniżenie kosztów obiegu dokumentów 8,1 8,4 dokumentów 6,9 8,3 6,7 skrócenie czasu obiegu dokumentów 7,8 7,7 7,6 7,8 elastyczność pracy - możliwość podpisywania dokuemtnów z dowolnego miejsca eliminacja konieczności dowozu dokumentów 7,0 6,8 6,7 8,7 8,7 pełna informacja o tym, kto podpisuje dokumenty 6,8 wzrost efektywności pracy 8,5 8,6 wprowadzenie standardów podpisywania dokumentów przez osoby uczestniczące w procesie dokumenty finansowo-księgowe dokumenty kadrowo-płacowe

9 Problemy z wprowadzeniem podpisu elektronicznego (skala odpowiedzi od 1 do 10) Występowanie problemów technicznych z podpisem elektronicznym 5,7 5,6 Problemy podpisywania dokumentów podczas nieobecności pracowników 5,3 5,2 4,3 4,4 Sformalizowanie obiegu dokumentów Niewystarczające przeszkolenie pracowników 3,8 3,7 3,5 4,6 4,7 Sformalizowanie zasad zarządzania jednostką 3,7 Nieprzyjazny dla użytkownia moduł podpisu elektronicznego dokumenty finansowo-księgowe dokumenty kadrowo-płacowe

10 Liczbaa dokumentów w ujeciu miesięcznym Liczba dokumentów w obiegu elektronicznym w CUW w Toruniu (rok 2018) ,0 180, ,1 93,2 88,7 100,2 69,6 80,1 121,5 148,8 133,9 160,0 140,0 120,0 100,0 80, , ,2 34,0 40,0 20,0 0 Sty Lut Mar Kwi Maj Cze Lip Sie Wrz Paź Lis Gru 0,0 wnioski o zaangażowanie faktury listy płac średnia liczba dokumentów w obiegu elektronicznym przypadająca na jednostkę obsługiwaną

11 Podsumowanie (efekty wdrożenia) Oszczędności: eliminacja ciągłego fizycznego dostarczania dokumentów do podpisu ograniczenie drukowania dokumentów efektywniejsze wykorzystanie posiadanych zasobów kadrowych Bezpieczeństwo i standaryzacja: każdorazowa weryfikacja użytkowników zarządzanie uprawnieniami eliminacja dostępu do danych wrażliwych dla osób nieupoważnionych

12 Liczba faktur zakupowych w miesiącu CUW zastosowania analizy danych masowych Wykorzystanie metody regresji liniowej z wsteczną eliminacją zmiennych styczeń luty marzec kwiecień maj czerwiec lipiec sierpień wrzesień październik listopad grudzień CUW 1 CUW 2 Czy zatem znając charakterystykę jednostek oświatowych możemy zbudować model, który nam będzie określał liczbę generowanych dokumentów księgowych, a co za tym idzie pracochłonność obsługi tych jednostek pod względem księgowym?

13 CUW zastosowania analizy danych masowych Wykorzystanie metody regresji liniowej z wsteczną eliminacją zmiennych Model - podsumowanie i Model R R-kwadrat Skorygowane R-kwadrat Błąd standardowy oszacowania,748 h,559,550 15,38197 h. Predyktory: (Stała), Wyżywienie, Obsługa i. Zmienna zależna: Średnia liczba faktur na miesiąc Anova a Model Suma kwadratów df Średni kwadrat F Istotność Regresja 28495, ,623 60,217,000 i Reszta 22477, ,605 Ogółem 50972, a. Zmienna zależna: Średnia liczba faktur na miesiąc i. Predyktory: (Stała), Wyżywienie, Obsługa Współczynniki a Współczynniki niestandaryzowane Współczynniki standaryzowane Model B Błąd standardowy Beta t (Stała) 17,765 4,516 3,933,000 Wyżywienie 19,954 3,856,353 5,175,000 Obsługa 1,670,174,652 9,575,000 a. Zmienna zależna: Średnia liczba faktur na miesiąc Zmienne wykluczone a Statystyki Model Beta w modelu t Istotność Korelacja cząstkowa współliniowości Tolerancja 8 Przedszkole -,068 h -,934,353 -,096,887 Basen,032 h,274,784,028,337 Internat,066 h,947,346,097,962 Istotność Uczniowie,039 h,434,665,045,593 Administracja,116 h 1,343,182,137,619 Oddziały,046 h,523,602,054,614 Nauczyciele,114 h 1,374,173,140,665

14 CUW zastosowania analizy danych masowych Wykorzystanie metody regresji liniowej z wsteczną eliminacją zmiennych Zmienne ilościowe: (1) liczba uczniów (2) liczba oddziałów (3) liczba pracowników administracyjnych (4) liczba pracowników obsługi (5) liczba nauczycieli Zmienne zero-jedynkowe: (6) świadczenie usługi wyżywienia przez jednostkę (7) posiadanie przez jednostkę basenu (8) posiadanie przez placówkę internatu (9) posiadanie przez szkołę oddziałów przedszkolnych Zmienne istotne: liczba pracowników obsługi świadczenie usługi wyżywienia przez jednostkę Wnioski: (1) Model opracowany na podstawie danych myli się średnio na poziomie faktur miesięcznie. (2) Przedstawione modele regresji liniowej z wsteczną eliminacją zmiennych pozwoliły, na bazie danych uzyskanych z dwóch samorządowych CUW, przedstawić zależność liniową między profilem działalności JO a liczbą generowanych faktur zakupowych.

15 Dziękuję za uwagę. dr Paweł Modrzyński Kierownik Pracowni Finansów i Rachunkowości Wydział Zarządzania UTP w Bydgoszczy pawel.modrzynski@utp.edu.pl