Prowadzący: Bartosz Kwiecioski, Artur Kania

Transkrypt

1

2 Plan prezentacji Elektroniczne Archiwum Dokumentów - case study wdrożenia w sektorze Utillities Plan prezentacji Prezentacja firmy OPTeam S.A. System obsługi archiwum zakładowego

3 Doświadczenie i kompetencje 1988 Rozpoczęcie działalności Comfort Sp. z o.o Wejście do grupy OPTIMUS S.A. Utworzenie OPTIMUS-Comfort Sp. z o.o Wdrożenie Systemu zarzadzania Jakością ISO 9001:2001 oraz Wewnętrznego Systemu Kontroli WSK 2003 Przekształcenie spółki OPTIMUS-Comfort Sp z o.o. w spółkę akcyjna OPTeam S.A

4 OPTEAM W AEROPOLIS 2010 lipiec Przeniesienie siedziby OPTeam S.A. do nowej lokalizacji 2010 październik Debiut na Giełdzie Papierów Wartościowych

5 OBSZARY DZIAŁALNOŚCI Legitymacja studencka Karta korporacyjna Karta lojalnościowa

6 OBSZARY DZIAŁALNOŚCI INTEGRACJA SYSTEMÓW IT Bezpieczeostwo i archiwizacja danych Projektowanie i rozbudowa sieci teleinformatycznych Oprogramowanie systemowe i użytkowe Technologie internetowe Budowa i wyposażanie Centrów Przetwarzania Danych

7 OBSZARY DZIAŁALNOŚCI CENTRUM ROZLICZENIOWE ELEKTRONICZNYCH PŁATNOŚCI Budowa sieci akceptacji płatności kartowych Rozliczanie transakcji płatniczych Obsługa kart zbliżeniowych Akcjonariusze Agent Rozliczeniowy

8 Cel wdrożenia Dostarczenie oraz implementacja oprogramowania do obsługi archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami o zasobach archiwalnych i archiwach Archiwum o powierzchni ponad m 2 Łączna szacowana ilośd dokumentów około 8 km. Uzyskanie kontroli i przejrzystości nad procesami: Zarządzania cyklem życia dokumentu (od przekazania do brakowania) Tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych Wypożyczania dokumentów Przechowywanie dokumentów

9 Cel wdrożenia cd. Uzyskanie zdalnego oraz szybkiego dostępu do zdeponowanych dokumentów Obniżenie kosztów związanych z wyszukiwaniem i powielaniem dokumentów w wersji papierowej

10 Etapy wdrożenia Wykonanie wstępnej analizy przedwdrożeniowej dotyczącej funkcjonalności wdrażanego systemu Wykonanie analizy zgromadzonej dokumentacji pod kątem merytorycznym (centrala oraz 11 oddziałów) Opracowanie: RWA wraz z instrukcją opisującą procedury postępowania z dokumentami znajdującymi się w archiwum Projektu funkcjonalnego Dostawa licencji Wdrożenie systemu Szkolenia Asysta uruchomieniowa

11 Struktura archiwum System zapewnia stworzenie pełnej struktury archiwum spółki Podział według: Rzeczowego Wykazu Akt Miejsca powstania dokumentu Miejsca przechowywania Dokumentacja techniczna

12 Narzędzia wspomagające pracę archiwum Zautomatyzowane formularze do wprowadzania danych

13 Narzędzia wspomagające pracę archiwum cd. Narzędzia do tworzenia spisów dokumentacji: Przyjętej do archiwum Przekazanej do Archiwum Paostwowego Wybrakowanej Przeznaczonej do brakowania Wypożyczonej

14 Narzędzia wspomagające pracę archiwum System znakowania teczek z dokumentacją oraz szaf kodami kreskowymi Dostosowanie systemu do współpracy z terminalami mobilnymi wyposażonymi w czytniki kodów kreskowych Rezerwacje i wypożyczenia realizowane w ramach obiegu

15 Integracja z systemem EL-GIS System do zarządzania przestrzennymi zasobami elektroenergetycznymi Dostęp do dokumentacji technicznej obiektów bezpośrednio z poziomu systemu EL-GIS Dedykowany WebService

16 Korzyści Zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może szybko wyszukad żądany dokument z własnego stanowiska komputerowego. Każdy dokument może byd przeglądany przez nieograniczoną liczbę użytkowników Zapewnienie kontroli nad dokumentami poprzez stworzenie grup użytkowników z określonymi prawami dostępu do konkretnych zasobów. Pełne bezpieczeostwo przechowywanych informacji. Dostęp do dokumentów chroniony jest rozbudowanymi funkcjami, skutecznie zapobiegającymi przed nieuprawnionym ich użyciem. Zredukowanie kosztów związanych z wielokrotnym powielaniem zarchiwizowanego dokumentu. Dokumenty są ewidencjonowanie w formie elektronicznej dzięki czemu nie ma potrzeby pracy z dokumentami w wersji papierowej. Pracownicy mają dostęp do centralnej bazy, w której gromadzone są kompletne, wymagane informacje. W ten sposób nie tracą czasu nad poszukiwaniem informacji, powielaniem dokumentów i przekazywaniu zadao. Dokumenty nie giną, zadania są dokumentowane oraz logicznie wiązane z danym procesem.

17 Podsumowanie Elelektroniczne archiwum pozwala na szybkie wyszukiwanie dokumentów. Daje komfort i świadomośd bezpieczeostwa przechowywanych plików, oszczędnośd miejsca, czasu i zasobów ludzkich zaangażowanych w proces związany z archiwizacją, pracą w archiwum i wyszukiwaniem dokumentów. Jest to doskonałe rozwiązanie dla firm i instytucji, które poszukują odpowiedniego sposobu na optymalizację procesu archiwizacji dokumentów.

18 Dziękujemy za uwagę.