URSZULA ROWIŃSKA P R E Z E N T A C J A FAKTURY. Jak je opanować i nie zwariować? Skrypt z wyzwania

Transkrypt

1 URSZULA ROWIŃSKA P R E Z E N T A C J A FAKTURY Jak je opanować i nie zwariować? Skrypt z wyzwania

2 B I J O U ROWIŃSKA M E D I A URSZULA 01 M AWR YK ZE W T IANNGI E P: RFOAPKOT SU AR LY CO MUSISZ WIEDZIEĆ O FAKTURACH?? Podstawy faktur Zasady obróbki faktur Obieg faktur workflow, procedury,

3 02 URSZULA ROWIŃSKA W Y Z W A N I E : F A K T U R Y CZEŚĆ, JESTEM ULA Już 13 lat walczę na froncie administracyjnym. Wcześniej jako sekretarka, asystentka, administrator i kierownika biura. Dziś, jako szefowa własnej firmy. Biurowe Rewolucje stworzyłam, by wspierać Ciebie i wszystkie dziewczyny, które walczą z biurową codziennością. Pamiętam, jak sama zaczynałam i dlatego wiem, że łatwo nie jest. Wszystko co umiem i wiem, wypracowałam metodą prób i błędów. Dziś, chcę się dzielić wiedzą opartą na doświadczeniu, właśnie z Tobą i wszystkimi dziewczynami, takimi jak ja. Lubię to co robię i chętnie pomogę Ci zapanować nad biurowymi sprawami.

4 BURSZULA I J O U ROWIŃSKA M E D I A M AW RY KZ EW TAI N IG E : P RF OA KP TO US RA YL P A M I Ę T A J Wszystkie moje wskazówki dostosuj do rodzajów, metod organizacji pracy, a przede wszystkim firmy dla której pracujesz. 03

5 URSZULA ROWIŃSKA W Y Z W A N I E : F A K T U R Y FAKTURA jest dokumentem wystawionym przez sprzedającego, który potwierdza dokonanie określonej transakcji sprzedaży. Jej wystawienie i przekazanie powoduje powstanie obowiązku podatkowego, czyli VATu. VAT - to podatek pobierany na każdym etapie obrotu towarami lub usługami. Faktura jest dla księgowości najważniejszym dokumentem księgowym, który można zaksięgować tzn. wpisać w księgi rozliczeniowe firmy i przede wszystkim odliczyć podatek. 04

6 05 BURSZULA I J O U ROWIŃSKA M E D I A M AW RY KZ EW TAI N IG E : P RF OA KP TO US RA YL ELEMENTY FA: Numer faktur. Data i miejsce wystawienia faktury dzień/miesiąc/rok, miasto. Data sprzedaży najważniejszy jest miesiąc wystawienia faktury. Dane odbiorcy. Dane sprzedawcy. Opis produktu/usługi. Kwota netto. Kwota VAT. Kwota brutto czyli kwota netto powiększona o stawkę VAT. Opis słowny kwoty brutto, Termin płatności faktury, Sposób zapłaty. Podpis osoby wystawiającej fakturę.

7 BURSZULA I J O U ROWIŃSKA M E D I A W Y Z W A N I E : F A K T U R Y M A R K E T I N G P R O P O S A L RODZAJE FAKTUR: FA FA FA FA PROFORMA ZALICZKOWA WŁAŚCIWA KORYGUJĄCA DUPLIKAT FAKTURY 06 to nic innego jak ta sama faktura właściwa, wydawana na prośbę kupującego towar, ale zawierającą opis: DUPLIKAT FAKTURY i datę wystawienia tegoż duplikatu.

8 07 BURSZULA I J O U ROWIŃSKA M E D I A M AW RY KZ EW TAI N IG E : P RF OA KP TO US RA YL Dla biura istnieje podział na: FAKTURY KOSZTOWE FAKTURY SPRZEDAŻOWE Fa kosztowe - to co my płacimy Fa sprzedażowe- to co my sprzedajemy

9 08 BURSZULA I J O U ROWIŃSKA M E D I A W Y Z W A N I E : F A K T U R Y M A R K E T I N G P R O P O S A L Co jest ważne w fakturze: POPRAWNE DANE OPIS USŁUGI I FA DERKRETACJA FA ROZLICZENIE VAT TY - odpowiadasz za poprawność faktury i jej opisanie KSIĘGOWOŚĆ księgowanie i rozliczenie z U. Skarbowym

10 BURSZULA I J O U ROWIŃSKA M E D I A M AW RY KZ EW TAI N IG E : P RF OA KP TO US RA YL P R Z E C H O W Y W A N I E F A K T U R każda firma powinna przechowywać faktury przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT. 09

11 10 URSZULA ROWIŃSKA W Y Z W A N I E : F A K T U R Y ZASADY OBRÓBKI FAKTUR. 1. Każda faktura zanim trafi do księgowości poddana sprawdzeniu w biurze: Sprawdzona czy informacje na niej są zgodne i prawdziwe i akceptujesz: koszt, opis, datę, dane firmy, Zakredytowana została przypisana do odpowiedniego konta kosztowego, Zatwierdzona została zaakceptowana przez osobę nadzorującą.

12 11 URSZULA ROWIŃSKA W Y Z W A N I E : F A K T U R Y ZASADY OBRÓBKI FAKTUR. 2. Faktury muszą być obite pieczątkami, której wymóg na firmy nałożony został już przepisami ustawy. W firmach stosuje się pieczątki: WPŁYNĘŁO - pieczątka potwierdzająca datę wpływu faktury do firmy. SPRAWDZENIE - Pieczątka potwierdzająca sprawdzenie pod względem merytoryczno-formalnoksięgowym..

13 URSZULA ROWIŃSKA W Y Z W A N I E : F A K T U R Y ZASADY OBRÓBKI FAKTUR. 3. OPIS faktury każda faktura powinna być przez Ciebie opisana, by księgowość mogła z jeszcze lepszą dokładnością przypisać ten wydatek do konkretnego konta księgowego. Opisy zamieszczaj zawsze z tyłu faktury, najlepiej pod pieczątką potwierdzającą sprawdzenie pod względem merytorycznym. Zasady opisów faktur ustal z biurem rachunkowym 12.

14 13 URSZULA ROWIŃSKA W Y Z W A N I E : F A K T U R Y ZASADY OBRÓBKI FAKTUR 3. REJESTR FAKTUR - to system ewidencji faktur, który ma Ci pomóc ich szybką identyfikację, znalezienie i gromadzenie danych. Najszybszy i najskuteczniejszy rejestr można stworzyć w Excelu.. REJESTR FAKTUR = BUDŻET DO REJESTRU FAKTUR WPISUJEMY: Datę wpływu faktury, Dat faktury, Nadawcę, Numer faktury, Opis informacyjny czego dotyczy ta faktura, Dodatkowo można wpisać kod budżetu, Kwota netto, Kwota brutto, Kwota VAT, Termin płatności, Kiedy faktura została zapłacona.

15 14 URSZULA ROWIŃSKA W Y Z W A N I E : F A K T U R Y PRZYKŁADOWY REJESTR FAKTUR DANE PORZĄDEK KONTROLA

16 15 BURSZULA I J O U ROWIŃSKA M E D I A M AW RY KZ EW TAI N IG E : P RF OA KP TO US RA YL J A K N A L E Ż Y P R A C O W A Ć Z F A K T U R A M I? Ustal wzór faktury firmowej Stwórz archiwum faktur Opracuj rejestr faktur i wymagane do budżetu dane Ustal proces obiegu faktur i przeanalizuj możliwe przypadki Wyznacz sposób i miejsce, gdzie pracownicy mają Ci dostarczać faktury Ustal kto za jaki etap procesu odpowiada

17 URSZULA ROWIŃSKA B I J O U M E D I A M A W R Y K Z E W T A I N I G E : P R F O A K P T O U S R A Y L O B I E G F A K T U R A P R O C E D U R A Obieg faktur to proces przepływu dokumentów od początku do końca od A do Z. Procedura to spisany w sposób szczegółowy cały proces 16 przepływu dokumentów dla ułatwienia pracy użytkownikom z nich korzystających.

18 17 URSZULA ROWIŃSKA B I J O U M E D I A M A W R Y K Z E W T A I N I G E : P R F O A K P T O U S R A Y L KORZYŚCI Z WDROŻONEGO OBIEGU FAKTUR Sprawność i efektywność działania Twoja i pracowników, Oszczędność czasu, Przejrzysty przepływ informacji między pracownikami i działami, Zmniejszenie ilości dokumentów, Poprawa przepływu dokumentów, Obniżenie kosztów, Wyrobienie dobrych nawyków organizacyjnych, Bezpieczeństwo dla działalności firmy.

19 18 URSZULA ROWIŃSKA B I J O U M E D I A M A W R Y K Z E W T A I N I G E : P R F O A K P T O U S R A Y L ALE OD CZEGO ZACZĄĆ? PRZEBIEG OSOBY ANALIZA DOKUMENTY FUNKCJE CEL

20 URSZULA ROWIŃSKA B I J O U M E D I A M A W R Y K Z E W T A I N I G E : P R F O A K P T O U S R A Y L Weź duża kartkę papieru, coś do pisania 2 Przejdź proces krok po kroku, wypisz wszystkie, nawet drobne elementy 4 Zobacz co należałoby zmienić, by osiągnąć Twój cel 6 1 Zapisz cel, do którego dążysz 3 Ustal osoby odpowiedzialne MAPOWANIE PROCESU OBIEGU FAKTUR Brzmi górnolotnie, ale to najlepsze ćwiczenie dla zrozumienia 5 Połącz obecny proces ze zmianami, jakie należy wprowadzić, by dojść do celu każdego procesu i stworzenia go w sposób uporządkowany i dobry. 19

21 URSZULA ROWIŃSKA B I J O U M E D I A M A W R Y K Z E W T A I N I G E : P R F O A K P T O U S R A Y L A T E R A Z S T W Ó R Z D O T E G O P R O C E D U R Ę Procedurę piszesz dla ułatwienia przede wszystkim swojej pracy, ale i dla lepszego zarządzania biurem i dla pracowników. Poświęć jej więcej czasu teraz, a zwróci Ci się on szybciej niż myślisz. 20

22 B I J O U MW EY DZ IWA A N I E : F A K T U R Y - J A K J E O P A N O W A Ć I N I E MZ AW RA KR EI TO IWN AG Ć P? R O P O S A L P O W O D Z E N I A! Z p y t a n i a m i i k o m e n t a r z a m i z a p r a s z a m p o d a d r e s : biurowerewolucje@ursago.pl