Workflow katalizatorem zmian w organizacji

Transkrypt

1 Workflow katalizatorem zmian w organizacji case study PKP S.A. Ścibor Łąpieś Polskie Koleje Państwowe S.A. Workflow&Document Management Trends,

2

3 PKP S.A. kim jesteśmy PKP S.A. powstała 1 stycznia 2001 roku w wyniku komercjalizacji przedsiębiorstwa państwowego Polskie Koleje Państwowe PKP S.A. pełni w Grupie PKP szczególną rolę. Nadzoruje i koordynuje bowiem działania innych spółek. Wyznacza im cele i dba o ich realizację. PKP S.A. to nie pociągi - PKP S.A. jest właścicielem większości dworców kolejowych w Polsce, a do Spółki należy także blisko 30 tys. mieszkań i 100 tys. działek nieruchomościowych, z czego ok. 10 tys. ma potencjał komercyjny i jest przeznaczona na sprzedaż.

4

5 Systemy obiegu dokumentów codzienne narzędzie pracy

6 Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów? Eliminacja obiegów papierowych? Przecież one działają! Działają, ale czy zapewniają: Informacja Zadaniowość Rozliczalność A co, jeśli przed nami Zmiana!?

7 Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów? A nawet dwa? W PKP S.A. działają dwa, uzupełniające się, obiegi dokumentów. Jeden to za mało? Dwa? Znaczy mają dużo pieniędzy! Jak już ma być, to przecież wystarczy jeden uniwersalny.

8 Ale od początku czyli digitalizacja Wszędzie papier Wszędzie drukarki Skanujmy! Skan to nie informacja to tylko zdjęcie. Więc i tak drukujemy

9 *dla tych, którzy muszą Obiegi generyczne czyli esod Po co i dlaczego? Obiegi generyczne? Dlaczego? Wyzwanie dostęp do informacji w zmieniającej się firmie PKP S.A. Konieczność szybki osiągnięcie celów Co dostajemy? Dużo funkcjonalności out-of-the-box Wizja oszczędności Instrukcja kancelaryjna*

10 Obiegi generyczne czyli esod

11 Obiegi generyczne czyli esod Realizacja i zyski Szybkie wdrożenie Bez analiz (relatywnie) Niski koszt Oszczędności Zmiana! oraz informacja i jej rozliczalność Proste wdrożenie - od małej jednostki do całej firmy (tylko nie zapominajmy o technologii)

12 Obiegi dedykowane czyli FiKOD Po co i dlaczego? Czy obieg dokumentów to odpowiedź na wszystko? Obieg generyczny ma swoje wady Obieg ad-hoc to nie do końca BPM! Wyzwanie przebudowa struktury działania PKP S.A. służby finansowe i kadrowe

13 System KDK Dyrektor ODKMP Bezpośredni przełożony Osoba rejestrująca Obiegi dedykowane czyli FiKOD Realizacja - analiza PKP S.A. Wniosek o urlop Rejestracja urlopu Akceptacja przełożonego Akceptacja Dyrektora Weryfikacja kadrowa Zaakceptowane wnioski Anulowane wnioski Odrzucone wnioski Papierowy wniosek o urlop złożony przez pracownika bez dostępu do systemu SAP1: PobierzDostepneLimity SAP2: PobierzIloscDni Start LEGENDA Krok realizowany przez użytkowników w WorkFlow. Zapisz (pobierz dane z SAP) 1. Rejestracja wniosku o urlop do osoby rejestrującej Początek i koniec procesu. Odrzuć wniosek Prześlij do akceptacji SAP1: PobierzDostepneLimity SAP2: PobierzIloscDni Odeślij do poprawy (Wymagany Komentarz) Powiadomienie (np.. ) Blok decyzyjny Czy obszar kadrowy ODKMP? Nie do bezpośredniego przełożonego Tak Wymiana danych z SAP 2. Akceptacja wniosku przez przełożonego Czy zaakceptowano wniosek? Zatwierdzam do Dyrektora ODKMP Odeślij do poprawy (Wymagany Komentarz) Odeślij do poprawy (Wymagany Komentarz) Brak zgody (Wymagany Komentarz) 3. Akceptacja Dyrektora w Oddziale Kolejowej Medycyny Pracy Czy zatwierdzono wniosek? Zatwierdzam do osoby rejestrującej 4. Wywołanie wpisu nieobecności do SAP przez pracownika KDK Czy zatwierdzono wniosek? Wpisz do SAP SAP3: WpiszNieobecnosc do osoby rejestrującej Koniec Usuń z SAP SAP5: UsunNieobecnosc Modyfikuj zakres dat w SAP SAP4: ModyfikujNieobecnosc Koniec Koniec

14 Obiegi dedykowane czyli FiKOD Realizacja Zakres: Faktury Delegacje krajowe i zagraniczne Zaliczki i rozliczenia Środki trwałe Urlopy i negatywny czas pracy Helpdesk HR Faktury sprzedażowe (w trakcie) Integracja Workflow jest prostszy, bardziej intuicyjny (UI) i łatwiej zarządzalny

15 Obiegi dedykowane czyli FiKOD Realizacja (2)

16 Obiegi dedykowane czyli FiKOD Zyski! Centralizacja struktur Ułatwione zarządzanie Ład w procesach objętych systemem workflow SLA służb biznesowych Redukcja kosztów Uporządkowanie struktury organizacyjnej (SAP HR MS AD workflow) IT: Rozbudowa sieci korporacyjnej i wymiana sprzętu

17

18 Rozwój i dalsze plany Dalsza rozbudowa systemu objęcie innych procesów biznesowych i technicznych wdrożonym silnikiem BPM Integracja z pozostałymi systemami Podpis elektroniczny (PKI) integralność i niezaprzeczalność Budowa kompetencji wewnątrz PKP S.A.

19

20 Lessons learned Określenie potrzeb Analiza wymagań biznesowych i technicznych Integracje z pozostałymi systemami Zasięg geograficzny, plan wdrożenia i analiza! Partner Technologia

21 Powodzenia w projektach!