Efektywniejsza obsługa kadrowa, płacowa i księgowa w PKP PLK S.A.

Transkrypt

1 Efektywniejsza obsługa kadrowa, płacowa i księgowa w PKP PLK S.A. Prezentacja dla partnerów społecznych Informacja dla pracowników Tomasz Kamiński Z-ca Dyrektora Biura Spraw Pracowniczych 1

2 W związku z rozpoczęciem prac nad reorganizacją obsługi kadrowej, płacowej i księgowej w jednostkach przedstawiamy powody planowanych zmian, Kierunkowe rozwiązania Działania, które już podjęliśmy i których podejmować nie planujemy Zapraszamy do zadawania pytań. Wystarczy wysłać maila na: mampytanie-kpk@plk-sa.pl (skrót kpk oznacza: kadry, płace, księgowość) 2

3 Realizacja zadań kadrowych, płacowych i księgowych Stan obecny Podejmowanie decyzji kadrowych, płacowych i księgowych - w jednostkach Jednostki organizacyjne poświęcają czas i energię na zarządzanie działalnością podstawową i tracą na zarządzanie funkcjami wspierającymi Interpretacja przepisów Prawa Pracy, ZUS i podatkowych w jednostkach odpowiedzialność za interpretację spoczywa na Dyrektorze jednostki. Jedna firma - wiele interpretacji, różne praktyki brak kontroli i przejrzystości co może prowadzić do potencjalnych nadużyć Jedna firma wiele standardów obsługi Różny poziom i rozproszenie wiedzy merytorycznej 3

4 Do czego dążymy? Jednostki organizacyjne koncentrują się na działalności podstawowej. Cały czas i energię przeznaczają na poszukiwanie i wdrażanie rozwiązań, które podnoszą standard usług i zwiększają bezpieczeństwo naszych klientów Wyspecjalizowane biura zapewniają wsparcie dla realizacji celów biznesowych poprzez obsługę procesów z nimi bezpośrednio niezwiązanych Odpowiednie procedury i instrukcje określają wzajemne relacje pomiędzy jednostkami organizacyjnymi a biurami wsparcia oraz definiują kryteria oceny jakościowej dostarczanej obsługi 4

5 Realizacja zadań kadrowych, płacowych i księgowych Stan obecny Decyzje kadrowe, płacowe i księgowe - w jednostkach Jednostki organizacyjne poświęcają czas i energię na zarządzanie działalnością podstawową i tracą na zarządzanie funkcjami wspierającymi Powinno być Decyzje kadrowe i płacowe - w jednostkach Decyzje księgowe - w Centrali Jednostki organizacyjne koncentrują się na zarządzaniu działalnością podstawową Biura Spraw Pracowniczych i Rachunkowości zapewniają wsparcie dla działalności podstawowej 5

6 Realizacja zadań kadrowych, płacowych i księgowych Stan obecny Interpretacja przepisów Prawa Pracy, ZUS i podatkowych w jednostkach odpowiedzialność za interpretację spoczywa na Dyrektorze jednostki. Jedna firma - wiele interpretacji i różne praktyki brak kontroli i przejrzystości co może prowadzić do potencjalnych nadużyć Jedna firma wiele standardów obsługi Różny poziom i rozproszenie wiedzy merytorycznej Powinno być Interpretacja przepisów Prawa Pracy, ZUS i podatkowych w Biurach Centrali odpowiedzialność za interpretację spoczywa na Dyrektorach Biur Centrali Jedna firma jednolite interpretacje i praktyki. Pełne kontrola i transparentność Jedna firma jeden standard obsługi Skupienie wiedzy merytorycznej i wyrównanie poziomów 6

7 Centrum Usług Wspólnych dla kadr, płac i księgowości kluczowe informacje Jedno miejsce Sprawna realizacja podstawowych procesów niewymagających bezpośredniego kontaktu z pracownikiem oraz zapewnienie najwyższego poziomu obsługi klientów wewnętrznych Planowane zmiany dotyczą wyłącznie biura zakładu (nie dotyczą sekcji) Do CUW przeniesione zostaną księgowość z płacami oraz część procesów kadrowych W biurze zakładu pozostanie Terenowa Obsługa Personalna (TOP), tj.: 2 do 7 osób obsługujących pracowników i wspierających kierownictwo Nowoczesne technologie 7

8 Biuro zarządzające CUW Kadry i Płace Kadry Biuro Spraw Pracowniczych Płace Biuro Rachunkowości Lokalizacja Aglomeracja Śląska uzasadnienie: Dostępność naszych pracowników 3 Zakłady na Śląsku plus dobrze skomunikowane Zakłady ościenne Minimalizacja redukcji zatrudnienia Dostępność fachowców kadrowych i płacowych Możliwość przekwalifikowania pracowników księgowości CUW Finanse i Księgowość Biuro Rachunkowości Warszawa uzasadnienie: Dostępność naszych pracowników - dobrze skomunikowane zakłady ościenne Minimalizacja redukcji zatrudnienia 8

9 Obsługiwane procesy Nowoczesne technologie CUW Kadry i Płace Administracja kadrowa Naliczanie płac SAP HCM obsługa kadrowa i płacowa Elektroniczne wnioski urlopowe Samoobsługa kierownicza i pracownicza Elektroniczna rejestracja czasu pracy Elektroniczna obsługa procesów personalnych takich jak ocena pracownicza, zarządzanie talentami, przyznawanie premii, kierowanie na szkolenia CUW Finanse i Księgowość Należności Zobowiązania Księga główna Operacje finansowe SAP FI Elektroniczny Obieg Faktur Elektroniczne wnioski zaliczkowe 9

10 TOP Terenowa Obsługa Personalna pracownicy zlokalizowani w jednostkach organizacyjnych (2-7 osób w zależności od wielkości jednostki) oraz w Sekcjach Zakładów Linii Kolejowych Wsparcie pracowników we wszystkich sprawach personalnych Wsparcie Dyrektora w obszarze personalnym Wsparcie kierowników w identyfikacji potrzeb szkoleniowych i talentów oraz w procesie ocen pracowniczych Wsparcie w rekrutacji kandydatów przy wykorzystaniu ustalonych centralnie zasad i wykorzystaniu standardowych narzędzi Zbieranie wniosków i wsparcie prac komisji socjalnych Lokalne zbieranie wniosków i wydawanie poświadczeń w zakresie ulg krajowych Przyjmowanie dokumentów od pracowników oraz wydawanie skierowań, poświadczeń i przekazywanie dokumentów Pracownikom Przygotowania ewidencji czasu pracy Współpraca ze związkami zawodowymi (np. obsługa zwolnień doraźnych) 10

11 Korzyści Jakościowe Uproszczenie zarządzania i zwiększenie przejrzystości działań poprzez ustalenie jednolitego podziału odpowiedzialności oraz dostosowanie i ujednolicenie procedur wewnętrznych; Zwiększenie efektywności poprzez przyśpieszenie komunikacji pomiędzy służbami centralnymi a jednostkami organizacyjnymi oraz poprzez wprowadzenie automatyzacji procesów; Eliminacja błędów i skrócenie czasu niezbędnego na prowadzenie uzgodnień w celu zachowania jednolitego standardu działań realizowanych w różnych jednostkach; Zapewnienie jednolitego standardu obsługi kadrowo-płacowej oraz księgowej a przez to równe traktowanie wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca wykonywania pracy Poprawa warunków dla wdrożeń informatycznych i zmian procesowych W warunkach rozproszonej struktury wdrożenie zintegrowanej platformy informatycznej zarządzania przedsiębiorstwem (SAP HCM oraz FI) jest dużo bardziej pracochłonne i narażone na znaczną ilość błędów. Finansowe Zmniejszenie kosztów funkcjonowania obsługi kadrowej, płacowej i księgowej 11

12 Program Społeczny Naszym celem jest zatrzymanie w firmie jak największej liczby pracowników oraz udzielenie wsparcia tym pracownikom, którzy nie zdecydują się na przeniesienie do powstających Centrów Usług Wspólnych Do każdego pracownika podejdziemy indywidualnie pamiętając, że za decyzjami związanymi z miejscem i charakterem pracy stoją konkretne historie życiowe oraz uwarunkowania osobiste, rodzinne i środowiskowe Będziemy współpracować ze Związkami Zawodowymi w zakresie wypracowywania rozwiązań wspomagających proces zmian i zmniejszających konsekwencje społeczne 12

13 Program Społeczny Zatrzymanie Pracowników Wsparcie finansowe i organizacyjne przeniesień do Warszawy lub do Aglomeracji Śląskiej Przekwalifikowanie/Przeniesienie w ramach PLK Grupy PKP Zapewnienie ciągłości obsługi System motywacyjny dla pracowników objętych zwolnieniami tak by pozostali aktywni do końca okresu zatrudnienia Programy wsparcia PDO Przekwalifikowanie i doszkalanie Przygotowanie do aktywnego poszukiwania pracy 13

14 Obalamy mity Nie zostały wybrane żadne konkretne lokalizacje jesteśmy w trakcie rozpoznawania możliwości Koszt Dostępność Łatwość zorganizowania pracy Łatwość dojazdu Nie będziemy zatrudniać nowych pracowników i zwalniać doświadczonej kadry po to by obniżyć koszty Czym więcej pracowników znających nasze systemy tym lepiej ciągłość działalności i transfer wiedzy Nie zostały wypracowane szczegóły planowanej zmiany Projekt rusza od lipca Aktualnie rozpoczynamy procedurę przetargową na doradców Wszystkie rozwiązania będą tworzone z udziałem pracowników komórek kadrowych, księgowych i płacowych. Dotyczy to także decyzji, co do lokalizacji akt pracowniczych. Nie działamy w tajemnicy informujemy o ustaleniach i postępie prac Niniejsza prezentacja jest tego potwierdzeniem 14

15 Co to oznacza dla mnie? Regularną informację o postępach projektu Możliwość zaangażowania się w projekt Jeśli jesteś naczelniczką/naczelnikiem kadr lub księgowości będziesz brała/brał bezpośredni udział w projekcie wdrożenia zmian jako członek zespołu projektowego - od lipca 2014 Jeśli zgłosisz się lub zostaniesz wytypowana/wytypowany przez przełożonego również możesz brać bezpośredni udział w projekcie wdrożenia zmian jako członek zespołu projektowego - od lipca

16 Co to oznacza dla mnie? Rozmowy i spotkania z przełożonymi oraz przedstawicielami Biura Spraw Pracowniczych dotyczące szczegółów planowanych zmian - od lipca 2014 Włącznie z omówieniem przyszłości zatrudnienia, możliwości przekwalifikowania i znalezienia pracy w ramach PLK lub spółek grupy PKP oraz skorzystania z programu wsparcia 16