Szybkie mierzenie efektywności zoptymalizowania procesów. Korzyści w wariancie idealistycznym

Transkrypt

1 2012 Szybkie mierzenie efektywności zoptymalizowania procesów. Korzyści w wariancie idealistycznym Maciej Mikulski Analiza biznesowa integracji B2B Bydgoszcz, 26 września 2012 wersja robocza

2 Proces biznesowy lub metoda biznesowa seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują określony problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu..

3 Typy procesów biznesowych Proces zarządczy, który kieruje działaniem systemu. Typowym przykładem może być proces zarządzania przedsiębiorstwem lub zarządzania strategicznego. Proces operacyjny, który stanowi istotę biznesu i jest pierwotnym źródłem wartości dodanej, np: zaopatrzenie, produkcja, marketing, sprzedaż. Proces pomocniczy, który wspiera procesy główne, np: księgowość, rekrutacja, wsparcie techniczne.

4 Wymagane cechy procesu biznesowego Definiowalność: Proces musi mieć jasno zdefiniowane granice, wejście i wyjście. Porządek: Proces musi składać się z działań uporządkowanych według ich usytuowania w czasie i przestrzeni. Klient: Musi być odbiorca rezultatów procesu. Zwiększanie wartości: Transformacja w trakcie procesu musi dawać odbiorcy dodatkową wartość. Osadzenie: Proces nie może egzystować samodzielnie - musi być wbudowany w strukturę organizacyjną. Wielofunkcyjność: Proces może, ale niekoniecznie musi, obejmować wiele funkcji.

5 Główne procesy biznesowe w przedsiębiorstwach Diagnozowanie stanu przedsiębiorstwa Prognozowanie Planowanie Produkcja Magazynowanie Księgowość, controlling i finanse Marketing Zaopatrzenie

6 Główne procesy biznesowe w przedsiębiorstwach c.d. Sprzedaż Ofertowanie Zarządzanie sprzedażą Zarządzanie informacją o produkcie Zarządzanie rozliczeniami B2B Zarządzanie relacjami z klientem Dystrybucja Serwis Komunikacja z otoczeniem biznesowym

7 Optymalizacja procesów biznesowych Metodologie i narzędzia BPM Business Process Management BPI Busines Process Improvement BPR Business Process Reengineering SixSigma

8 Korzyści z optymalizacji procesów biznesowych Obniżenie kosztów Zwiększenie efektywności działania (np. poprzez skrócenie czasu realizacji) Podniesienie jakości produktu usługi Wzrost przychodów (większa liczba )

9 Optymalizacja procesów za pomocą rozwiązań IT Automatyzacja procesów biznesowych Integracja wewnętrzna i zewnętrzna Udostępnienie aplikacji w chmurze Mobilność Tworzenie nowych produktów/rynków (np. Google AdWords)

10 Planowanie optymalizacji 1. Wizja zmian 2. Analiza funkcjonujących procesów 3. Ustalenie wskaźników 4. Modelowanie nowych procesów 5. Koszt wdrożenia nowych procesów 6. Zwrot z inwestycji (ROI)

11 1. Wizja zmian

12 2. Analiza funkcjonujących procesów 1. Procesy 2. Aktorzy

13 3. Ustalenie wskaźników Wielkość transakcji Czas trwania cyklu Poziom wadliwości produktu Poziom satysfakcji klienta Liczb zrealizowanych zdarzeń

14 4. Modelowanie nowych procesów

15 5. Koszt wdrożenia nowych procesów 1. Koszty projektu ustalane na podstawie szacunków przeprowadzonych podczas tworzenia Planu Projektu; 2. Koszty utrzymania produktów projektu (np. koszty utrzymywania serwerów, łącza internetowego, wydatki na reklamę, serwis).

16 6. Zwrot z inwestycji (ROI)

17 Wskaźniki efektywności zoptymalizowanych procesów w działaniu 8.2 PO IG Określając deklarowane wartości wskaźników produktu i rezultatu należy mieć na uwadze, iż będą one przedmiotem kontroli na etapie realizacji, rozliczenia oraz trwałości projektu. Wartości wskaźników produktu i rezultatu stanowią zobowiązanie, którego niewypełnienie może uniemożliwić wypłatę dofinansowania oraz spowodować konieczność dokonania zwrotu wszystkich wcześniej otrzymanych środków publicznych w ramach projektu (zaliczek, refundacji etapowych) wraz z odsetkami. W związku z powyższym deklarowane wartości powinny być realne do osiągnięcia.

18 Wskaźniki efektywności w działania 8.2 PO IG Wzrost/spadek średnich miesięcznych przychodów z prowadzenia działalności (w PLN) Wzrost/spadek średnich miesięcznych kosztów prowadzenia działalności (w PLN) Współczynnik efektywności ekonomicznej E

19 Optymalizacja logistyki zamówień - przykład 1. Wizja zmian Zwiększenie wolumenu sprzedaży księgarni internetowej poprzez: rozszerzenie oferty, liczby realizowanych zamówień, skrócenie czasu realizacji zamówienia; poprzez integrację z systemem magazynowym hurtowni, który pozwoli na: Bieżącą i zautomatyzowaną aktualizację oferty księgarni w oparciu o stany magazynowe hurtowni Automatyzację zamawianie książek z hurtowni

20 Optymalizacja logistyki zamówień - przykład 2. Analiza funkcjonujących procesów 1. Pracownik działu sprzedaży wprowadza do oferty sklepu książki dostępne w hurtowni. 2. Pracownik działu sprzedaży sprawdza dostępność książek w ofercie hurtowni. 3. Na podstawie zamówień klientów księgarni pracownik zamawia książki z hurtowni. 4. Po realizacji zamówienia przez hurtownię pracownik wprowadza książki na stan oraz realizuje zamówienia klienta końcowego.

21 Optymalizacja logistyki zamówień - przykład 3. Ustalenie wskaźników Liczba tytułów w ofercie księgarni: 2000 szt. Wielkość sprzedaży względem oferty: 10%/miesiąc (200 tytułów) Czas potrzebny na aktualizację oferty: 4 h/dzień Czas potrzebny na złożenie zamówienia w hurtowni: 1 h/dzień Czas realizacji pojedynczego zamówienia: 10 min Średni zysk z zamówienia: 5 zł

22 Optymalizacja logistyki zamówień - przykład 4. Modelowanie nowych procesów 1. Pracownik działu sprzedaży określa zakres oferty hurtowni, który będzie dostępny w jego księgarni internetowej. 2. System na bieżąco aktualizuje ofertę sklepu. 3. W momencie złożenia zmówienia w księgarni, trafia ono automatycznie do hurtowni. 4. Pracownik odbiera dostawę z hurtowni i realizuje zamówienie klienta końcowego.

23 Optymalizacja logistyki zamówień - przykład 1. Koszt wdrożenia nowych procesów Stworzenie modułu integrującego sklep z hurtownią Wdrożenie systemu (instalacja, konfiguracja, customizacja) Szkolenia pracowników Koszty utrzymania, serwisu i wsparcia technicznego

24 Optymalizacja logistyki zamówień - przykład 6. Zwrot z inwestycji (ROI) Szacunkowe wskaźniki po wdrożeniu rozwiązania Liczba tytułów w ofercie księgarni: szt. Wielkość sprzedaży względem oferty: 10%/miesiąc (2000 tytułów) Czas potrzebny na aktualizację oferty: 0 h/dzień Czas potrzebny na złożenie zamówienia w hurtowni: 0 h/dzień Czas realizacji pojedynczego zamówienia: 10 min Średni zysk z zamówienia: 5 zł

25 Bibliografia Wdrażanie restrukturyzacji procesów biznesowych [w:] Zarządzanie firmą. Cz. 1, Warszawa : Wydawnictwo Naukowe PWN, Realizacja procesów B2B z wykorzystaniem technologii ICT II edycja, Warszawa : Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Uzasadnienie Biznesowe dla przedsięwzięć internetowych, Warszawa : Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Zofia Telakowska, Optymalizacja Procesów Biznesowych, [ Biznesowych/formulowanie-stratergii-optymalizacja-procesow-biznesowych-wdrozenie-strtategii-zarzadzanie-zmiana/] Colin O'Neill, Calculating ROI for process improvement [

26 Dziękuję za uwagę Maciej Mikulski Dorfin Sp. z o.o. maciej.mikulski@dorfin.pl