ZAMAWIAJĄCY: ZAPYTANIE OFERTOWE. w sprawie udzielenie zamówienia na:

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 14 maja 2013 ZAMAWIAJĄCY: NESTOR Biuro Rachunkowe Artur Piętaszewski ul. F. Kawy 6/ Warszawa Przedsiębiorstwo wpisane Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej REGON: NIP tel.: (22) faks: (22) ZAPYTANIE OFERTOWE w sprawie udzielenie zamówienia na: wykonanie systemu klasy CRM i ERP, który pozwoli na automatyzację wymiany danych z partnerami biznesowymi Biura Rachunkowego Nestor wg specyfikacji przedstawionej w załączniku do zapytania NESTOR Biuro Rachunkowe Artur Piętaszewski jako podmiot wdrażający projekt pn. Automatyzacja wymiany danych z partnerami biznesowymi Biura Rachunkowego Nestor, realizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet VIII Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, zwraca się z prośbą o wycenę zamówienia polegającego na: wykonanie systemu klasy CRM i ERP, który pozwoli na automatyzację wymiany danych z partnerami biznesowymi Biura Rachunkowego Nestor wg specyfikacji przedstawionej w załączeniu do zapytania, dostarczenie niezbędnego oprogramowania oraz przeprowadzenie szkoleń pracowników Biura Rachunkowego Nestor z zakresu stosowania wdrożonego systemu. 1

2 I. Wymagania dotyczące Wykonawcy: 1. Doświadczenie w realizacji analiz przedwdrożeniowych (min. 3 realizacje, w tym co najmniej jedna analiza o wartości powyżej ,00 zł netto) 2. Doświadczenie w przygotowaniu systemów w ramach projektów realizowanych z dotacji UE 3. Udostępnienie na potrzeby projektu narzędzia online do projektowania makiet systemu B2B 4. Udostępnienie Zamawiającemu narzędzia online do zarządzania projektem 5. Doświadczenie zespołu wykonawcy: a) realizacja min. 2 systemów klasy CRM (w tym co najmniej jedna realizacja o wartości powyżej ,00 zł netto), b) znajomość technologii PHP5, HTML5, CSS3, JS, AJAX, MySQL, ODBC, c) doświadczenie we wdrożeniach w branży finansowej 6. Brak powiązań osobowych bądź kapitałowych z Zamawiającym, w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej z Zamawiającym, b) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika Zamawiającego; c) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z członkami organu zarządzającego Zamawiającego. II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia objętego postępowaniem jest wykonanie systemu klasy CRM i ERP, który pozwoli na automatyzację wymiany danych z partnerami biznesowymi Biura Rachunkowego Nestor wg specyfikacji przedstawionej w załączeniu do zapytania, dostarczenie niezbędnego oprogramowania oraz przeprowadzenie szkoleń pracowników Biura Rachunkowego Nestor z zakresu stosowania wdrożonego systemu. Szczegółowy zakres działań do wykonania oraz wymagania dotyczące oprogramowania i liczba licencji opisane zostały w załączniku nr 1 do zapytania. Schemat systemowy, który ma zostać wdrożony w ramach realizacji niniejszej usługi przedstawia załącznik nr 2 do zapytania. III. Klasyfikacja Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania Usługi szkoleniowe 2

3 IV. Termin wykonania usługi: Realizacja usługi przebiegać będzie w etapach, oznaczonych w załączniku nr 1 do zapytania. Zakończenie realizacji usługi nastąpi 15 października 2013 roku. V. Kryterium oceny ofert: W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie I. w oparciu o następujące kryteria: 1. Cena 60 % Cena brutto oferty najtańszej Cena brutto oferty badanej x 60 = liczba punktów 2. Liczba zrealizowanych systemów klasy CRM 40 % Liczba zrealizowanych systemów klasy CRM z oferty badanej Największa liczba zrealizowanych systemów klasy CRM ze wszystkich ofert x 40 = liczba punktów Punkty za poszczególne kryteria przyznane dla danej oferty zostaną zsumowane, zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku i będą stanowić końcową ocenę oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która łącznie uzyska najwyższą liczbę punktów. VI. Termin i sposób złożenia ofert. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej, na formularzu dołączonym do niniejszego zapytania, w terminie 5 dni roboczych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego tj. do dnia 21 maja 2013 r., na adres: aplikacja@rachunkowe.pl lub faxem pod numer (22) Oferent zobowiązany jest do złożenia, wraz z ofertą, oświadczenia o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym (wzór oświadczenia stanowi załącznik do niniejszego zapytania) oraz dokumentów potwierdzających wymogi opisane w punktach 1-5 części I. 3

4 VII. Uwagi końcowe. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania NESTOR Biuro Rachunkowe Artur Piętaszewski do zawarcia umowy. NESTOR Biuro Rachunkowe Artur Piętaszewski może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. VIII. Załączniki. 1. Załącznik nr 1: Opis zakresu realizacji 2. Załącznik nr 2: Wzór umowy 3. Załącznik nr 3: Formularz ofertowy 4. Załącznik nr 4: Oświadczenie 4

5 Informacje o systemie B2B Załącznik nr 1 do Zapytania z dnia 14 maja 2013 W ramach realizacji wyznacza się 4 obszary wykonawcze: 1. Wykonanie w wersji papierowej i elektronicznej analizy przedwdrożeniowej rozwiązania, zawierającej: a) szczegółową analizę biznesową i projektową. Określenie wymogów funkcjonalnych dla oprogramowania wykorzystanego do budowy systemu B2B, b) określenie wymagaań technologicznych niezbędnych do uruchomienia systemu, c) analizę integracji z obecnymi systemami przedsiębiorstwa, d) wykaz funkcjonalności poszczególnych rozwiązań technologicznych, e) szczegółowy harmonogram i zakres prac. Wykonanie dedykowanego systemu B2B Automatyzowane w ramach projektu procesy: 1. Obsługa zleceń do klientów: a) możliwość złożenia zamówienia zdalnie - przez portal partnerski, b) rejestracja zamówienia, weryfikacja warunków umowy z klientem i stanu rozrachunków, c) wycena zlecenia i ew. akceptacja kosztów przez klienta, d) generowanie faktury, w panelu klienta tworzy się rozrachunek zlecenia, e) klient ma możliwość pobrania danych za pośrednictwem portalu. 2. Realizacja zadań księgowych a) możliwość wprowadzenia, przez partnera, dokumentów księgowych za pośrednictwem portalu partnerskiego, b) automatyczne przyporządkowanie dokumentów do odpowiedniej umowy z partnerem, c) weryfikacja rozrachunków z partnerem, d) dokonanie księgowań, e) automatyczne powiadomienie partnera o wygenerowaniu deklaracji, f) możliwość podglądu i pobrania wybranych dokumentów (zestawień, deklaracji, sprawozdań),generowanie faktury za wykonaną pracę, g) automatyczne stworzenie rozrachunku z partnerem. 3. Obsługa czynności wynikających z umów/ Automatyzacja komunikacji z klientem 1

6 a) rejestracja przez pracownika nowo podpisanej umowy w systemie oraz zdefiniowanie wynikających z niej zadań i czynności, b) automatyczna kontrola harmonogramu realizacji umowy oraz stanu rozrachunków partnerem, c) możliwość automatycznego wystawienia dokumentu sprzedaży, rozrachunków, d) automatyczne powiadomienia partnera o zbliżających się terminach zadań oraz ich późniejsza weryfikacja w systemie księgowym partnera. 4. Sprzedaż oprogramowania (licencji i uaktualnień; obsługa prowizji z dostawcą; serwisowanie aplikacji; rozbudowa aplikacji): a) sprzedaż licencji i oprogramowania: handlowiec ma możliwość rejestracji aktywności (kontakt/rozmowa z partnerem) w systemie, możliwość wygenerowania dokumentów tj. oferta, zamówienie do dostawcy, faktura, dokument wydania, możliwość złożenia zamówienia u dostawcy i po przyjęciu wprowadzenie otrzymanego towaru na magazyn. b) rozliczanie prowizji z dostawcą, c) automatyczna weryfikacja umowy i zamówienia w stosunku do wystawionych faktur dla dostawcy, d) naliczenie prowizji/rabatu, e) sprawdzenie stanu rozrachunków i przekazanie informacji partnerowi o wysokości należnej prowizji, f) serwisowanie aplikacji: możliwość rejestracji zgłoszenia serwisowego, weryfikacja zgłoszenia (sprawdzenie rozrachunków i umów serwisowych), realizacja zgłoszenia i rozliczenie czasu pracy, pobranie niezbędnych materiałów z magazynu, automatyczne powiadomienie o realizacji zgłoszenia i wystawienie faktury. g) rozbudowa aplikacji możliwość zgłoszenia zlecenia rozbudowy aplikacji poprzez portal, rejestracja zgłoszenia i weryfikacja rozrachunków z klientem, 2

7 potwierdzenie klienta zamieszczonego przez pracownika zakresu zmian, akceptacja wyceny przez partnera, automatyczna informacja o wykonaniu zlecenia / implementacji zmian oraz wygenerowanie faktury h) analiza satysfakcji i komunikacja z partnerami Wdrożenie systemu B2B opracowanie treści komunikatu, możliwość wygenerowania bazy odbiorców, przygotowanie ankiety lub mailingu, wysyłka informacji z pozycji portalu partnerskiego, generowanie informacji zwrotnych (np. o wypełnionej ankiecie), analiza otrzymanych informacji i wyciąganie wyników. 1. Przeprowadzenie weryfikacji powdrożeniowej uruchomionego systemu B2B po kątem wymogów funkcjonalnych zgodnie w wymogami opisanymi w projekcie. 2. Migracja danych. 3. Konfiguracja środowiska. 4. Instalacja aplikacji. 5. Szkolenia pracowników z obsługi zrealizowanego systemu. 3

8 Załącznik nr 2 do zapytania z dnia 14 maja 2013 Umowa Zawarta dnia roku w Warszawie pomiędzy: NESTOR Biuro Rachunkowe Artur Piętaszewski z siedzibą w Warszawie przy ul. F. Kawy 6/24, REGON: , NIP reprezentowaną przez: zwanym dalej Zleceniodawcą a... z siedzibą w... przy..., REGON:..., NIP... reprezentowaną przez:... zwanym dalej Zleceniobiorcą, 1. Przedmiotem umowy jest zgodnie z wymaganiami określony w załączniku nr Zleceniobiorca zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji, jakie uzyskał w związku z zawarciem, wykonaniem i rozwiązaniem niniejszej umowy. Obowiązek zachowania tajemnicy jest bezterminowy. Za ujawnienie tajemnicy, Zleceniodawcy będzie przysługiwało odszkodowanie w wysokości ,00 zł. Wypłacenie odszkodowania nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody. 3. Zleceniobiorca za wykonanie przedmiotu umowy, otrzyma wynagrodzenie w wysokości: --,00 PLN netto (słownie: -- złotych netto). Faktura będzie wystawiona, na podstawie protokołu odbioru. Faktura będzie wystawiana z 30 dniowym terminem płatności. 4. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. 5. Na potrzeby niniejszej umowy stosuje się przepisy prawa polskiego. 6. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla stron. Załączniki: 1. Specyfikacja wymagań wraz z harmonogramem prac Zleceniodawca Zleceniobiorca 1

9 Załącznik nr 4 do zapytania z dnia 14 maja 2013 Warszawa, OŚWIADCZENIE Ja/my niżej podpisany/ni działając w imieniu i na rzecz Oferenta: Nazwa i siedziba Oferenta:... (proszę podać zgodnie z wpisem do KRS lub ewidencji działalności gospodarczej) NIP:... REGON:... KRS:. oświadczam/my, iż Oferent nie jest powiązany osobowo bądź kapitałowo z Zamawiającym, w szczególności poprzez: 1. uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej z Zamawiającym, 2. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta bądź pełnomocnika Zamawiającego; 3. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli z członkami organu zarządzającego Zamawiającego. PODPIS OFERENTA LUB OSÓB UPOWAŻNIONYCH 1