Centra Usług Wspólnych wyzwaniem dla rozwoju systemu SAP. Wisła, 25 luty 2009

Transkrypt

1 Centra Usług Wspólnych wyzwaniem dla rozwoju systemu SAP Wisła, 25 luty

2 Spis treści Zakres usług IPOPEMA w kontekście centrów usług wspólnych Podejście do budowy centrów usług wspólnych i uzyskiwane korzyści Wymagania wobec rozwiązań informatycznych Automatyzacja procesu obsługi faktur zakupu 2 2

3 IPOPEMA oferuje kompleksowe usługi doradcze IPOPEMA Business Consulting NajwyŜszej klasy specjaliści w zakresie doradztwa biznesowego oraz informatycznego Silna pozycja w obszarze wdroŝeń centrów usług wspólnych Silna pozycja w obszarze rozwiązań w zakresie łańcuchów logistycznych Silna pozycja w zakresie rozwiązań informatycznych Partnerstwo z kluczowymi firmami w zakresie rozwiązań IT IPOPEMA Securities Zespół IPOPEMA Doświadczony zespół najwyŝszej klasy ekspertów Bankowość inwestycyjna - ponad 30 zrealizowanych transakcji, o łącznej wartości ponad 2,3 mld zł, silna pozycja w obsłudze ofert publicznych Usługi brokerskie - lider w obrotach GPW wśród klientów instytucjonalnych Usługi analityczne - doświadczenie w ofertach pierwotnych i wtórnych zakończonych sukcesem IPOPEMA TFI Jeden z najbardziej aktywnych TFI w segmencie funduszy zamkniętych (21 FIZ zarejestrowanych) 850 mln zł przybliŝona łączna wartości aktywów (fundusze zarejestrowane) Wysoka elastyczność i innowacyjność produktów Strategiczny inwestor: Elliott Associates (amerykański fundusz z aktywami ponad 9 mld USD) W 2008r. IPOPEMA uzyskała 4 pozycję w obrocie akcjami na GPW z udziałem 9,28% Niekwestionowany lider pod względem obrotów klientów instytucjonalnych Wysokie standardy świadczonych usług i opracowywanych produktów Nastawienie na długoterminowe relacje i współpracę z Klientami Rzetelna analiza potrzeb Klienta Bardzo doświadczony i kompetentny zespół ok. 80 najwyŝszej klasy specjalistów 3 3

4 Unikalna oferta IPOPEMA Business Consulting Łączymy kompetencje doradztwa biznesowego oraz informatycznego STRATEGIA, ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE Kompleksowe usługi w zakresie doradztwa operacyjnego, doradztwa IT oraz wdroŝeń systemów informatycznych Elastyczność, szybkość i skuteczność działania APLIKACJE BIZNESOWE FUZJE I PRZEJĘCIA Innowacyjne podejście do klienta, charakteryzujące się bliskością, dogłębnym zrozumieniem potrzeb i umiejętnością precyzyjnego spełnienia oczekiwań klientów Świadczenie usług o najwyŝszej jakości ZARZĄDZANIE IT I TECHNOLOGIE OPTYMALIZACJA ŁAŃCUCHA DOSTAW CENTRA USŁUG I OUTSOURCING Zespół najwyŝszej klasy ekspertów i konsultantów z bogatą wiedzą i doświadczeniem praktycznym realizujący projekty z pasją Innowacja. Jakość. Pasja. 4 4

5 Centrum usług księgowych przebudowa procesów i organizacji Tradycyjny model organizacyjny Te same procesy realizowane w kaŝdej lokalizacji Funkcyjny model działania Model organizacyjny oparty o centrum usług Geograficzna centralizacja procesowoorganizacyjna, połączona z obsługą komórek przedsiębiorstwa na zasadach biznesowych Procesowy model działania ukierunkowany na realizację usług Spółka 1 Spółka 3 Finanse HR IT Zakupy Duplikacja zadań Finanse HR IT Zakupy Klient 1 Centrala Finanse HR Klient 2 Centrala Usługi Usługi IT Zakupy Finanse HR IT Zakupy Duplikacja zadań Finanse HR IT Spółka 2 Spółka 4 Zakupy Klient 3 Centrum usług Klient 4 5 5

6 Budowa centrum usług wymaga kompleksowego podejścia Procesy Opisują nowy sposób realizacji zadań przez funkcje wsparcia. Stanowią szkielet modelu operacyjnego i są podstawą opracowania pozostałych jego elementów Standaryzacja procesów ukierunkowanych na realizację usług oczekiwanych przez biznes leŝy u podstaw generowania oszczędności przez centrum Procesy Organizacja i ludzie Opis nowej struktury organizacyjnej i zarządzanie zmianą w celu jej wdroŝenia komunikacja, rekrutacja, relokacja szkolenia Ludzie z jasno określoną wizją swojej roli w nowej organizacji są kluczem do sukcesu działania centrum Lokalizacja Ma waŝne znaczenie dla kosztów funkcjonowania centrum Znacząco wpływa na morale pracowników, proces relokacji i rekrutacji Lokalizacja Poziom usług Centrum Usług Organizacja i ludzie Technologia Technologia Wspiera przebieg procesów obsługiwanych przez centrum Zintegrowana platforma informatyczna i rozwiązania elektronicznego obiegu dokumentów znacznie podwyŝszają efektywność i są waŝnym źródłem oszczędności Poziom usług Określa zasady współpracy między centrum usług a jednostkami biznesowymi oraz ich wzajemne obowiązki Odpowiednie sformalizowanie tych kwestii w formie umowy skutecznie buduje trwałą i zdrową relację z klientami Aspekty prawne Aspekty prawne Determinują formę działania centrum usług Kluczowe dla działania centrum jako odrębny podmiot gospodarczy i umocowania go do pełnienia przeznaczonych funkcji w Grupie 6 6

7 Potencjalne oszczędności kosztowe wynikające z wdroŝenia centrum usług Oszczędności kosztowe Eliminacja czynności zbędnych Usprawnienie przebiegu procesu Reorganizacja pracy Relokacja pracy Korzyści skali Optymalizacja kosztów pracy (lokalizacja) Automatyzacja czynności manualnych WdroŜenie zintegrowanych systemów 0-5% 0-5% 0-5% 5% 5% 5-15% 5% 10-20% Korzyści jakościowe Skrócenie czasu realizacji procesów Wzrost jakości usług słuŝb wsparcia Wzrost jakości i kompletności danych, zmniejszenie liczby źródeł danych Skrócenie czasu pozyskania informacji zarządczej Wzrost bezpieczeństwa przebiegu procesów Poprawa kontroli nad przepływem informacji i dokumentów Ciągłe podnoszenie efektywności działania Całkowite potencjalne oszczędności 30-65% Zmiana kultury korporacyjnej Centra usług Outsourcing 30-45% 30-65% 7 7

8 Znaczenie rozwiązań informatycznych dla optymalizacji procesów w centrach usług księgowych Niska ZłoŜoność wdroŝenia Wysoka Portal Automatyczne księgowania, czyszczenie i uzgadnianie kont Jedno rozwiązanie do obsługi banków Karty zaopatrzeniowe Elektroniczne rozliczenia delegacji Narzędzie koordynacji zamknięcia okresów rozliczeniowych Największy potencjał optymalizacyjny w obszarze zobowiązań ICR/OCR Generowanie wyników KPI Workflow w obsłudze zobowiązań Document management system System telefoniczny Formularze elektroniczne, obsługa zapytań Niska Istotność dla optymalizacji procesów w centrum usług Wysoka 8 8

9 Koszty i straty wynikające z obsługi faktur zakupu Wg róŝnych źródeł pracownicy biurowi tracą codziennie od kilkunastu do 33% czasu na poszukiwaniu dokumentów Około 5% dokumentów ginie, średni koszt odszukania dokumentu to 120 USD, koszt odtworzenia jest dwukrotnie większy 25% faktur wymaga dodatkowych wyjaśnień, które generują 80% kosztów obsługi faktur Koszt przetworzenia faktury papierowej to około 15 USD, w obiegu elektronicznym około 3 5 USD Dokument raz zabrany z klasycznego archiwum papierowego wraca do niego zawsze po zbyt długim czasie, często nie wraca wcale, jest niekompletny, zniszczony

10 Jakie wymagania wobec systemów ERP stawia wdroŝenie centrum usług księgowych Dostosowanie systemu do przedefiniowanych procesów biznesowych Uzupełnienie systemu o elektroniczne archiwum dokumentów wejściowych i wyjściowych WdroŜenie rozwiązania wspomagające obieg faktur zakupowych WdroŜenie formularzy elektronicznych do tworzenia i przekazu dokumentów księgowych pomiędzy biznesem a centrum usług księgowych System monitorowania i raportowania wskaźników efektywności procesów niezbędny dla rozliczeń pomiędzy centrum usług a biznesem oraz dla ciągłej optymalizacji procesów W środowisku systemu SAP, dla zachowania pełnej integralności danych i procesów, rozwiązania powyŝsze powinny być: Tworzone z maksymalnym wykorzystaniem narzędzi SAP Wzbogacone o systemy skanowania dokumentów papierowych oraz automatycznego rozpoznania znaków (OCR) dla procesu obsługi faktur zakupu Jednym z kompleksowych narzędzi wspomagających proces zobowiązań w środowisku SAP jest system firmy ReadSoft certyfikowanego partnera SAP AG

11 Schemat przetwarzania faktur zakupu z wykorzystaniem narzędzi usprawniających 1 DBMS Skanowanie Indeksowanie 2 Umieszczenie obrazów w archiwum elektronicznym Archive-Link 3 Proces akceptacji Systemowa weryfikacja uprawnień danej osoby do akceptacji 4 Księgowanie Standardowe mechanizmy księgowania systemu 11 11

12 Przykładowe korzyści z wdroŝenia narzędzi usprawniających obieg dokumentów zobowiązaniowych Skrócenie czasu obsługi faktur o 30 50% Poprawa wydajności pracy w dziale księgowości o 20 30% Zmniejszenie ilości zadań administracyjnych o 30 50% ObniŜenie liczby błędów obsługi faktur Podniesienie bezpieczeństwa i pewności oraz stopnia realizacji procedur księgowych akceptacja faktur jedynie przez uprawnione osoby Brak papieru w procesie Pełna dokumentacja procedur (workflow) dla potrzeb audytu Zwrot inwestycji w 6 12 miesięcy 12 12

13 Dziękujemy Michał Włoch tel Leszek Czartoszewski tel IPOPEMA Business Consulting Sp. z o.o. ul. Waliców 11, Warszawa tel , fax