Integracja biznesowa i technologiczna z wykorzystaniem ELO ECM Suite na przykładzie GLOBAL COSMED GROUP

Transkrypt

1 Integracja biznesowa i technologiczna z wykorzystaniem ELO ECM Suite na przykładzie GLOBAL COSMED GROUP Warszawa, HT

2 Prowadzący Prezentację poprowadzą: Krzysztof Jaworski Manager Analiz i IT Piotr Małek Kierownik Projektu, Marketplanet Henryk Tylkowski Partner, Marketplanet 2

3 Agenda 1. Zakres prac projektowych 2. Prezentacja firm: o Marketplanet i Global Cosmed Group 3. Zarys procesów i zakresu wdrożenia 4. Okoliczności realizacji wdrożenia 5. Przyjęte podejście do realizacji projektu 6. Szczegóły techniczne rozwiązania 7. Podsumowanie 3

4 O Marketplanet Od ponad 15 lat wspieramy kupujących i departamenty finansowe w optymalizacji procesu Purchase to Pay. Wprowadzone rozwiązania Marketplanet wypracowały ponad 1,5 mld PLN oszczędności. Świadczymy usługi doradztwa biznesowego w obszarze wzrostu rentowności Tworzymy i wdrażamy autorski system informatyczny: Platformę Marketplanet Rozwijamy największy w Polsce portal handlu B2B Wdrażamy system do automatycznego obiegu i odczytywania dokumentów 4

5 Marketplanet w liczbach Pracujemy dla firm z listy TOP 50 przedsiębiorstw regionu Naszymi Klientami jest 6 spośród TOP 10 największych przedsiębiorstw w Polsce. Co roku nasz system obsługuje zakupy o wartości ponad 23 mld PLN. Każdego roku Platforma Marketplanet: Dając efekt w postaci: Usprawnia komunikację z ponad dostawcami Realizuje inicjatywy zakupowe dla blisko użytkowników Wspiera prowadzenie ponad postępowań zakupowych Łączy przedsiębiorstwa z ponad 236 branż $ Oszczędności na poziomie 1,5 mld PLN dla naszych Klientów * Dane na podstawie statystyk systemów informatycznych Marketplanet oraz rankingów firm w regionie CEE opracowanych przez Coface/Polityka.

6 Nasi klienci

7 Współpracujemy między innymi z Razem dostarczamy zaawansowane rozwiązania 7

8 O GLOBAL COSMED Group Global Cosmed GmbH Niemcy GLOBAL COSMED GROUP S.A. GLOBAL COSMED S.A. Global Cosmed domal GmbH 180 lat tradycji w branży Produkcja chemii gospodarczej i kosmetyków w Polsce i Niemczech Rozwój poszczególnych linii produktowych w ramach licznych marek własnych Rozszerzanie rynków sprzedaży na Niemcy, Wielką Brytanię, Austrię i Szwajcarię Wartość sprzedaży około 230 mln 8

9 Główne marki własne oraz linie produktowe 9

10 Potencjał grupy COSMED Zatrudnienie około 800 osób Ilość lokalizacji i oddziałów 6 Narzędzie analityczne SAP HANA Rozwinięta infrastruktura... Standardy jakościowe ISO System ERP w Grupie Kapitałowej SAP Liczne licencje własne i patenty 10

11 Cele projektu Integracja biznesowa i technologiczna z wykorzystaniem ELO ECM Suite na przykładzie GLOBAL COSMED GROUP Efektywne zarzadzanie informacją w Grupie Kapitałowej Standaryzacja technologii dla zarządzania informacja w Grupie Integracja rezultatów pracy nad dokumentem z systemem SAP 11

12 Przesłanki do wyboru procesów Integralność bazy dokumentów w Grupie Kapitałowej Szybka dystrybuują informacji w organizacji ILOŚĆ I RODZAJ PRZETWARZANYCH DOKUEMNTÓW Umowy, aneksy, porozumienia, Dokumentacja sądowa Dokumentacja i kluczowa korespondencja ZARZĄDZANIE DOSTEPEM DO DOKUMENTÓW Zarządzanie dostępem Zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników Monitorowanie kluczowych zmian na dokumentach Bezpieczeństwo zarządzania informacją i dokumentami WYSZUKIWANIE INFORMACJI ORAZ DOKUMENTÓW Szybki dostęp do dokumentów w wersji papierowej Zarzadzanie fizyczną lokalizacją składowania dokumentów Ograniczenie ryzyk związanych z utrata dokumentów w obiegu 12

13 Archiwum dokumentów Zarządzanie składowaniem papierowych wersji dokumentów Automatyczne linkowanie Aneksów z Umowami bazowymi w systemie e-archiwum Dokumenty korporacyjne Korespondencja Rada Nadzorcza GPW Księga wieczysta Zarząd Dział prawny Sprawy patentowe Sprawy sądowe Umowy Dokument dowolny z możliwością wyboru typu 13

14 Przyjęte podejście do integracji ELO z systemem SAP ERP ELO Baza Pośrednia Dane słownikowe ERP SAP FI GM Transfer danych o FV/ dekretach - online CO Informacje online z SAP (PO/ PZ/ID FV) Wybrana technologia integracji daje: optymalny koszt wdrożenia oczekiwaną wydajność bezpieczeństwo wymiany danych 14

15 Czynniki wpływające na złożoność procesu wdrożenia Organizacja Grupa Kapitałowa i wiele podmiotów Księgowość wspólna dla Grupy Technologia Integracja z ERP - SAP Wykorzystanie bazy danych PostgreSQL Potrzeba rozwoju funkcjonalnego aplikacji Niestandardowe funkcjonalności systemu: Automatyczne zapisywanie akcji w obiegu w oknie Feed-a Powiadomienie dla folderów monitorowanych Automatyczne linkowanie Aneksów do umów bazowych 15

16 Przyjęte podejście do wdrożenia Realizację projektu oparto o elastyczne podejście do wdrożenia poprzez częste: rewizje wymagań wobec procesów i wykorzystywanych funkcjonalności Cel wdrożenia w modelu zbliżonym do Agile software development Maksymalne wykorzystanie możliwości funkcjonalnych systemu Najlepsze dostosowanie rozwiązania do potrzeb własnych firmy Determinanty podejścia Zaufanie pomiędzy partnerami wdrożenia Mały zespół projektowy Dobra komunikacja w zespole projektowym Stopniowe wdrażanie własnego zespołu wdrożeniowego w docelowe zarządzanie systemem 16

17 Realizacja procesu w systemie faktury kosztowe bez referencji do Zamówienia oraz z referencją Proces i metryki metadanych w systemie 17

18 Obsługa faktur kosztowych bez referencji do zamówień Komentarz merytoryczny Powiązanie pozycji faktury z pozycją PZ Opracowanie dekretu księgowego dla pozycji magazynowych i pozycji kosztowych faktury SKANOWANIE FAKTUR OPRACOWANIE METRYKI METADANYCH FV K z ref. do PO FV K bez ref. OPRACOWANIE MERYTORYCZNE Dokumenty papierowe PDF faktur przesłane em AKCEPTACJA PRZEŁOŻONEGO OSOBY MERYTORYCZNEJ Opracowanie nagłówka Opracowanie sekcji struktury podatków Zdefiniowanie pól sterujących formularza WYRYFIKACJA KSIĘGOWA Komentarz merytoryczny Opracowanie dekretu księgowego Weryfikacja merytoryczna dokumentu TRANSFER DANYCH DO SYSTEMU ERP Weryfikacja opracowania merytorycznego Akceptacja merytoryczna Weryfikacja dekretu księgowego Kontrola dokumentu pod kątem formalnym i księgowym Uruchomienie transferu danych do systemu ERP Obsługa potencjalnych błędów walidacji danych 18

19 Obsługa faktur kosztowych bez i z referencją do zamówień SKANOWANIE FAKTUR Dokumenty papierowe PDF faktur przesłane em OPRACOWANIE METRYKI METADANYCH Opracowanie nagłówka Opracowanie sekcji struktury podatków Zdefiniowanie pól sterujących formularza 19

20 Obsługa faktur kosztowych bez i z referencją do zamówień OPRACOWANIE MERYTORYCZNE Komentarz merytoryczny Opracowanie dekretu księgowego Weryfikacja merytoryczna dokumentu Komentarz merytoryczny Powiązanie pozycji faktury z pozycją PZ Opracowanie dekretu księgowego dla pozycji magazynowych i pozycji kosztowych faktury AKCEPTACJA PRZEŁOŻONEGO OSOBY MERYTORYCZNEJ Weryfikacja opracowania merytorycznego Akceptacja merytoryczna 20

21 Obsługa faktur kosztowych bez i z referencją do zamówień WYRYFIKACJA KSIĘGOWA Weryfikacja dekretu księgowego Kontrola dokumentu pod kątem formalnym i księgowym TRANSFER DANYCH DO SYSTEMU ERP Uruchomienie transferu danych do systemu ERP Obsługa potencjalnych błędów walidacji danych 21

22 Obsługa faktur kosztowych bez i z referencją do zamówień TRANSFER DANYCH DO SYSTEMU ERP 22

23 Procesy w realizacji i zaplanowane Podsumowanie Uruchomienie procesu zbierania danych dla potrzeb kontrolingowych w ramach rozszerzeń zbieranych informacji w obiegu faktur Integracja z modułem SAP CO dla transferu opracowanych danych kontrolingowych Uruchomienie procesu obiegu faktur powiązanych z zakupem i rozliczeniem środków trwałych 23

24 Korzyści Ograniczenie ryzyk związanych z zarządzaniem dokumentami i informacją Standaryzacja dostępu do informacji Szybki dostęp do dokumentów 24

25 pytania i odpowiedzi Dowiedz się więcej na marketplanet.pl Rozwijaj się z blogiem Marketplanet Śledź nas na Dziękujemy za uwagę

26 Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. ul. Domaniewska 49, Warszawa tel: fax: