Wsparcie procesu akceptacji dokumentacji księgowej

Transkrypt

1 Paperless BPM Rozwiązanie: Wsparcie procesu akceptacji dokumentacji księgowej Paperless Mailroom Paperless Safe

2 Automatyczne rozpoznanie danych faktury Szybka rejestracja danych faktury Akceptacja zgodna z zamodelowanym procesem Wsparcie archiwizacji papierowej i elektronicznej Nr faktury Kwota Termin Automatyczne powiadomienia dla pracowników i kontrahentów Współpraca z systemami F-K i innymi F-K CRM BPM EOD Bądź Paperless nie drukuj 2

3 Optymalizacja procesu akceptacji faktur to podstawowa optymalizacja procesowa w firmie wpływa na płynność finansową i koszty firmy oraz relacje z otoczeniem biznesowym. Najczęstszym problemem w obszarze zarządzania dokumentami w firmie jest niesprawny proces akceptacji faktur. Duża liczba dokumentów, brak lub nieodpowiedni system do ich obsługi przyczyniają się do zatorów płatniczych, które nie tylko generują dodatkowe straty finansowe (m.in. odsetki) ale również wpływają negatywnie na relacje z kontrahentami. W ramach oferty Paperless dostępne jest rozwiązanie do automatyzacji procesu akceptacji dokumentacji księgowej, dzięki któremu cały proces może być obsługiwany płynnie i zgodnie z terminami płatności. Rozwiązanie bazuje na produktach Paperless BPM, Paperless Mailroom i Paperless Safe. Rozwiązanie umożliwia rejestrację i procesowanie każdego typu faktur zakupowych: kosztowych, materiałowych oraz odpowiednich korekt wartościowych i ilościowych. Bądź Paperless nie drukuj 3

4 Skanowanie indywidualne lub masowe faktur W ramach danego procesu księgowego dokumenty papierowe mogą być skanowanie indywidualnie tj. w ramach danej sprawy pracownik wybiera dokument do skanowania i ewentualnego rozpoznania (OCR) lub masowo w takim układzie dokumenty digitalizowane są wsadowo np. przez operatora skanera, a system po zeskanowaniu i rozpoznaniu znacznika (np. kodu kreskowego) automatycznie zakłada nowe sprawy do obsłużenia lub podpina do wcześniej założonych. Mobilna rejestracja faktur W ramach rozwiązania dostępna może być aplikacja mobilna która umożliwia skanowanie faktur w terenie (za pomocą wbudowanego aparatu urządzania), szybkie opisywanie i przekazywanie do akceptacji. Zautomatyzowana rejestracja danych Rozwiązanie umożliwia zautomatyzowaną rejestrację wymaganych danych dokumentu księgowego. Jest to możliwe dzięki logice aplikacji, funkcjonalności OCR dokumentów elektronicznych, wbudowanym słownikom danych (np. kontrahentów, odbiorców, właścicieli kosztów) oraz integracji z firmami kurierskimi (dane nadawcy faktury mogę automatycznie definiować odbiorcę faktury). Bądź Paperless nie drukuj 4

5 Obsługa merytoryczna faktur w systemie Dzięki modelerowi procesów poszczególne kroki opisu i akceptacji dokumentów księgowych mogą być zdefiniowane systemowo. System dba zarówno o prawidłową kolejność obsługi dokumentów oraz zdefiniowane/zarejestrowane terminy. W ramach rozwiązania istnieje m.in. możliwość opisywania dokumentów, przypisywania odpowiednich kodów MPK, wskazywania akceptanta/grupy akceptującej dla poszczególnych pozycji faktury, automatycznej akceptacji (np. jeżeli kwota faktury jest poniżej 1000 zł netto), przekierowania dokumentu do konsultacji, przekierowania do innych odbiorców lub odrzucenia (jako błędnej dekretacji). Automatyczne powiadomienia i monity Rozwiązanie pozwala na generowanie i automatyczne wysyłanie powiadomień do określonych odbiorców zewnętrznych (kontrahentów) lub wewnętrznych (pracownicy innych działów). Powiadomienia mogą dotyczyć statusu sprawy (np. faktur przekazana do płatności) oraz mieć charakter przypomnień (bliski lub przekroczony termin obsługi danego kroku). Obsługa archiwizacji papierowej i elektronicznej System Paperless wspiera również archiwizację faktur i to na etapie ich digitalizacji. W przypadku skanowania masowego istnieje możliwość powiązania kodów kreskowych faktur z kodem kreskowym pudła archiwizacyjnego, do którego odkładane są po skanowaniu. System pilnuje aby wymagany okres archiwizacji faktur był zbieżny z okresem archiwizacji całego pudła. Bądź Paperless nie drukuj 5

6 Wszystkie faktury skanowane w czasie rejestracji zapisywane są automatycznie do e-archiwum, do którego dostęp maja uprawnione osoby. Przegląd i dostęp do zasobów archiwalnych może być zorganizowany wg dowolnych kryteriów np. czasu, działów, typów dokumentów, ID klienta itp. Integracja z systemami finansowo-księgowymi Rozwiązanie może być zintegrowane z systemami F-K, dzięki czemu proces obsługi płatności i rejestracji statusu może być całkowicie zautomatyzowany. Doradztwo w obszarze optymalizacji procesów biznesowych W ramach dedykowanego rozwiązania Paperless analitycy Billennium są w stanie przeanalizować obecne procesy akceptacji faktur oraz przedstawić rekomendację docelowego rozwiązania zarówno w zakresie przebiegów procesowych oraz wykorzystania rozwiązań technologicznych (w tym integracji z systemami F-K, ERP, BPM, DMS). Bądź Paperless nie drukuj 6

7 Korzyści Wykorzystanie rozwiązania Paperless wspierającego akceptację dokumentów księgowych w firmie pozwala odnieść wiele korzyści takich jak: Przyspieszenie procesu akceptacji i płatności faktur. Minimalizacja ryzyka zagubienia faktur. Terminowość płatności. Redukcja kosztu obsługi procesów (w tym kosztu odsetek). Budowanie pozytywnego wizerunku wśród kontrahentów. Bądź Paperless nie drukuj 7

8 Walcz z Chaosem. Trzymaj papier w ryzach. Paperless info@paperless.pl T: Billennium Sp. z o.o. Ul. Tagore Warszawa Polska