Analiza procesów współpracy z kontrahentami i ich optymalizacja przez ICT

Transkrypt

1 2012 Analiza procesów współpracy z kontrahentami i ich optymalizacja przez ICT Rafał Moś KAELMO Analiza biznesowa integracji B2B Bydgoszcz, 26 września 2012

2 Agenda Procesy współpracy z kontrahentami Możliwości jakie daje ICT Czy moja firma potrzebuje rozwiązań B2B? Jak ocenić opłacalność inwestycji w B2B? Najlepsze praktyki w integracji B2B Najczęściej popełniane błędy w projektach B2B

3 Procesy w przedsiębiorstwie MŚP Procesy wewnętrzne Diagnozowanie stanu firmy Procesy zewnętrzne Marketing Planowanie i prognozowanie Sprzedaż Produkcja Zaopatrzenie Magazynowanie Dystrybucja Księgowość i finanse Komunikacja z otoczeniem

4 Procesy w przedsiębiorstwie MŚP Procesy wewnętrzne Diagnozowanie stanu firmy Planowanie i prognozowanie Produkcja Magazynowanie Księgowość i finanse Organizują pracę wewnątrz firmy Nie mają połączenia z partnerami Pośrednio łączą się poprzez inne procesy Ich efektywność zależy od organizacji wewnątrz firmy Dotykają integracji B2B w zakresie: Planowania i prognozowania Produkcji Księgowości i finansów

5 Procesy w przedsiębiorstwie MŚP Odpowiadają za komunikację z partnerami w swoich obszarach Pomagają procesom wewnętrznym w komunikacji z partnerami Ich efektywność mocno zależy od organizacji współpracy z partnerami Ogromne pole do integracji B2B pod warunkiem odpowiedniej skali współpracy Procesy zewnętrzne Marketing Sprzedaż Zaopatrzenie Dystrybucja Komunikacja z otoczeniem

6 Procesy współpracy z kontrahentami WYBRANE PRZYKŁADY Zarządzanie zamówieniami na dostawę zaopatrzenia Zarządzanie zamówieniami na własne produkty i usługi Zarządzanie zleceniami na usługi podwykonawcze Procesy współpracy przy sprzedaży produktów i usług Zarządzanie procesami rozliczeń z kontrahentami Zarządzanie dystrybucją towarów Obieg dokumentów księgowych do zewnętrznego biura rachunkowego Sprzedaż i dystrybucja reklamy internetowej Dynamiczne cenniki produktów

7 Możliwości jakie daje ICT ICT (ang. Information and Communication Technologies) Technologie informacyjne i komunikacyjne Dzięki zastosowaniu ICT w integracji z partnerami firma może uzyskać: Elektroniczny obieg informacji z partnerami Eliminacja czynnika ludzkiego Automatyzacja powtarzalnych czynności Skalowalność biznesu Źródło: Optymalne wykorzystanie informacji z rynku

8 Co to są systemy B2B? Systemy B2B (ang. Business to Business) to rozwiązania informatyczne umożliwiające współpracę podmiotów gospodarczych poprzez system informatyczny. Niepełne B2B część partnerów nie posiada własnych systemów IT Pełne B2B każdy uczestnik posiada swój własny system informatyczny, który jest zintegrowany z systemami partnerów Źródło:

9 Czy moja firma potrzebuje rozwiązań B2B? Z kim? Zmniejszenie kosztów? Co? Skalowanie? Dla każdego procesu Jak często? / Ile? Automatyzacja? Czas pracowników

10 Czy moja firma potrzebuje rozwiązań B2B? Dla każdego procesu w firmie: Z jakimi firmami prowadzisz stałą współpracę? Na czym ona polega? Czy Twój partner posiada system informatyczny? Jak często i w jakiej ilości wymieniasz informację z danym partnerem? Sprawdzasz cenę? Zamawiasz lub planujesz zamawiać? Otrzymujesz lub planujesz otrzymywać zamówienia? Odpowiadasz lub sprawdzasz status realizacji zamówienia? Przekazujesz dokumenty?

11 Czy moja firma potrzebuje rozwiązań B2B? Dla każdego procesu w firmie: Ile czasu dziennie zajmuje pracownikom współpraca z danym kontrahentem? Co można w nich zautomatyzować, by wyeliminować z nich człowieka? Jak często pojawiają sytuacje zagubienia dokumentów po obu stronach? A co się stanie gdy przepływ informacji z partnerem wzrośnie 2, 3-krotnie? Czy zamówienie złożone elektronicznie będzie dla partnera tańsze? Czy system B2B zachęci nowych partnerów do współpracy? Z kim? Co? Jak często / Ile? Czas pracowników? Automatyzacja? Skalowanie? Zmniejszenie kosztów?

12 Jak ocenić opłacalność inwestycji w B2B? Dla każdego procesu wdrożonego w systemie B2B: + efekt zmniejszenia kosztu obsługi procesów w miesiącu + efekt zwiększenia przychodu z większej ilości procesów w miesiącu Wskaźnik efektywności = Pełny koszt inwestycji w System B2B / Sumaryczny efekt wdrożenia systemu dla każdego z procesów. Wskaźnik efektywności musi się znajdować między 18 a 36

13 Najlepsze praktyki w integracji B2B Identyfikacja zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych procesów biznesowych oraz ich optymalizacja przed zaprojektowaniem systemu B2B Wybór procesów, które dają korzyść ekonomiczną firmie jak również partnerom zbuduj przewagę konkurencyjną Pomiar wskaźników efektywności procesów przed i po wdrożeniu Zbudowanie systemu dostosowanego do procesów biznesowych firmy i partnerów Informacja tylko raz wprowadzana do systemu! Wybór standardów komunikacji, które będą możliwe do taniego zastosowania u dzisiejszych i przyszłych partnerów firmy Iteracyjna budowa i wdrażanie kolejnych procesów w firmie z zaplanowaniem dodatkowych modyfikacji na zakończenie projektu

14 Najczęstsze błędy w projektach B2B Brak wcześniejszego ustalenia z partnerem budżetu na zmiany w jego systemie informatycznym Brak rzetelnej analizy biznesowej procesów integracji Zakup gotowych rozwiązań B2B, które powodują potrzebę dostosowania firmy do systemu, zamiast systemu do procesów w firmie Nie uwzględnienie w budżecie projektu kosztów utrzymania systemu B2B Zwiększenie czasu pracy potrzebnego na obsługę nowego systemu nie pokryte przez zyski wynikające z efektu wdrożenia Brak korzyści po stronie partnera powodujący jego brak motywacji do zmian

15 Dziękuję za uwagę Rafał Moś Business Manager KAELMO m kaelmo.pl i zapraszam do kontaktu