Podręcznik użytkownika. Pierwsza Konfiguracja Systemu Optimed24. Dotyczy wersji:

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika Pierwsza Konfiguracja Systemu Dotyczy wersji:

2 Spis treści 1. Wstęp Administracja Tworzenie nowego... użytkownika z uprawnieniami administratora Konfiguracja struktury... medycznej Ręczna... konfiguracja danych struktury medycznej Import... danych do struktury medycznej Konfiguracja... struktury biznesowej 16 Dodawanie szablonu... karty wizyty 18 Dodawanie oraz... konfiguracja użytkownika typu Lekarz oraz użytkownika z rolą pracownika 19 rejestracji Tworzenie typów... dokumentów finansowych 22 Konfiguracja... stanowiska Rejestracja Dodawanie pierwszego... grafiku pracy Rezerwacja terminu... wizyty Gabinet Dodanie wizyty... na podstawie zarezerwowanego terminu Sprawozdawczość... NFZ Dodanie świadczeniodawcy... w module Administracja Import kontraktu... w module Sprawozdawczość NFZ Finanse Cenniki i... pakiety Dodawanie świadczeń... do słownika Definiowanie... szablonu pakietu Definiowanie... cennika 50 2

3 1 Wstęp W zależności od rodzaju prowadzonej działalności w celu poprawnej konfiguracji systemu należy wykonać następujące czynności: Praktyka zawodowa = Indywidualna praktyka lekarska (IPL) Praca wyłącznie z modułem Gabinet (bez 1.1; 1.2; 1.3; 1.4; 1.5 (z pominięciem tworzenia modułów Rejestracja oraz Sprawozdawczość NFZ) użytkownika pracownik rejestracji) Praca wyłącznie z modułami Gabinet oraz 1.1; 1.2; 1.3; 1.4; 1.5 (z pominięciem tworzenia Sprawozdawczość NFZ (bez modułu Rejestracja) użytkownika pracownik rejestracji); 4 Podmiot leczniczy = ZOZ Praca z modułem Rejestracja (bez modułów 1.1; 1.2; 1.3; 1.4; 1.5; 2 Gabinet oraz Sprawozdawczość NFZ) Praca z modułami Rejestracja oraz Gabinet (bez 1.1; 1.2; 1.3; 1.4; 1.5; 2; 3 modułu Sprawozdawczość NFZ) Praca z modułami Rejestracja, Gabinet oraz 1.1; 1.2; 1.3; 1.4; 1.5; 2; 3; 4 Sprawozdawczość NFZ Dodatkowo w zależności od charakteru działalności (komercyjna/niekomercyjna) należy wykonać: Działalność komercyjna 1.6; 1.7; 5; 6 Działalność niekomercyjna nie ma konieczności dodatkowej konfiguracji 2 Administracja W module Administracja możliwa jest konfiguracja najważniejszych funkcjonalności systemu. W poniższym punkcie przedstawiona zostanie podstawowa Rozdział 1 - Wstęp 3

4 konfiguracja struktur: medycznej oraz biznesowej, niezbędna do prawidłowego działania aplikacji, a także tworzenie użytkowników: o typie personelu medycznego (np. lekarza, pielęgniarki), bądź innego użytkownik ogólny (którym np. może być administrator systemu, pracownik rejestracji lub osoba zajmująca się prowadzeniem rozliczeń). Dodatkowo przedstawione zostanie także tworzenie podstawowych typów dokumentów finansowych. Po poprawnym zainstalowaniu nowej jednostki systemu konfigurację aplikacji należy zacząć od przejścia do modułu Administracja poprzez kliknięcie w głównym oknie aplikacji przycisku: Rysunek 1. Przycisk logowania do modułu Administracja Po wybraniu przycisku Administracja zostanie uruchomiony moduł, którego wygląd jest następujący: Rysunek 2. Okno główne modułu Administracja Rozdział 2 - Administracja 4

5 2.1 Tworzenie nowego użytkownika z uprawnieniami administratora Aby utworzyć nowego użytkownika niebędącego lekarzem należy wybrać w głównym oknie aplikacji w menu górnym Użytkownicy i role, a następnie kliknąć Użytkownicy. Pojawi się okno wyszukiwania użytkowników, w którym należy nacisnąć przycisk Dodaj i wybrać Użytkownik. Wybranie opcji Użytkownik oznacza, że nie jest on lekarzem może to być pracownik rejestracji, administrator czy księgowa. Dla lekarzy jest drugi typ użytkowników Personel medyczny. Rysunek 3. Okno wyszukiwania użytkowników W oknie dodawania nowego użytkownika należy uzupełnić wymagane pola, czyli: Imię - Jan; Nazwisko Kowalski; login - generuje się domyślnie na podstawie imienia i nazwiska : jan.kowalski, (można samodzielnie utworzyć inny login, czyszcząc powyższe pole, a następnie wprowadzając dowolną nazwę); hasło dostępu do aplikacji - dowolne, jednak musi ono składać się z minimum 8 znaków oraz musi zawierać małe i duże litery, cyfry i znaki, np. Optimed!24. Rozdział 2 - Administracja 5

6 Kolejnym ważnym punktem konfiguracji jest nadanie uprawnień. W tym celu trzeba przejść na zakładkę uprawnienia oraz kliknąć Dodaj -> Przydziel uprawnienie do funkcji. Osoba pełniąca funkcję administratora systemu powinna mieć dostęp przede wszystkim do modułu Administracja, dlatego zaleca się dodanie mu wszystkich uprawnień związanych z tym modułem oraz uprawnienia związane z tworzeniem grafików w module Rejestracja, czyli: Rejestracja uruchomienie; Rejestracja edycja grafików. Jeżeli zakłada się, że aplikacja będzie miała kilku administratorów można osobno utworzyć rolę, która będzie zawierała odpowiednie uprawnienia o nazwie Administracja ( ). Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól oraz nadaniu odpowiednich uprawnień należy nacisnąć przycisk Zapisz. Rysunek 4. Dodawanie nowego użytkownika Po poprawnym utworzeniu użytkownika Jan Kowalski należy zalogować się na niego. W tym celu należy zamknąć okno modułu Administracja i w głównym oknie Rozdział 2 - Administracja 6

7 aplikacji nacisnąć przycisk Wyloguj, a następnie zalogować się na utworzonego użytkownika podając następujące dane dostępowe: Login: jan.kowalski Hasło: Optimed! Konfiguracja struktury medycznej W ramach struktury medycznej określić można odpowiednie powiązanie komórek struktury medycznej z poradniami oraz gabinetami struktury medycznej. Struktura medyczna tworzona jest bezpośrednio w aplikacji systemu. Strukturę medyczną można skonfigurować na dwa sposoby. Pierwszą opcją jest tworzenie struktury samemu w aplikacji systemu. Korzystając z tego sposobu wszystkie dane związane z podmiotem leczniczym należy wpisać ręcznie. Drugim sposobem jest import struktury z Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą ( Aby rozpocząć konfigurację struktury medycznej, w głównym oknie modułu Administracja należy wybrać w górnym menu opcję Konfiguracja, a następnie Moduły. Kolejno należy wybrać z drzewa znajdującego się po lewej stronie okna gałąź Struktura medyczna. Rozdział 2 - Administracja 7

8 Rysunek 5. Okno Moduły. Moduł Administracja W prawej części okna znajduje się domyślnie utworzony podmiot medyczny (jego nazwa pobierana jest z licencji). Należy nacisnąć przycisk Edytuj w prawym dolnym rogu okna. Pojawi się okno Struktura medyczna Ręczna konfiguracja danych struktury medycznej W prawej części okna Struktura medyczna znajduje się domyślnie utworzony podmiot medyczny (jego nazwa pobierana jest z licencji). Należy nacisnąć przycisk Edytuj w prawym dolnym rogu okna. Pojawi się okno Struktura medyczna, w którym należy uzupełnić następujące pola danymi: Zakładka Informacje ogólne: o Nr księgi rejestr (Rejestr PWDL) I. cz. kodu res. 123 o Obowiązuje od: data bieżąca Zakładka Dane podmiotu leczniczego: o Nazwa ZOZ imed24 Spółka Akcyjna o Ulica al. Jana Pawła II Rozdział 2 - Administracja 8

9 o Kod-pocztowy o NIP o Nr domu 41f o Miejscowość Kraków Wszystkie powyższe pola mogą być domyślnie uzupełnione danymi podanymi podczas generowania licencji, należy jednak zweryfikować ich poprawność. Zakładka Dane przedsiębiorstwa: o Nazwa ZOZ imed24 Spółka Akcyjna o Ulica al. Jana Pawła II o Kod-pocztowy o NIP o Nr domu 41f o Miejscowość Kraków Jeżeli dane przedsiębiorstwa są identyczne, jak dane podmiotu leczniczego dostępny jest przycisk Kopiuj dane podmiotu leczniczego, którego naciśnięcie spowoduje przepisanie informacji z danych podmiotu leczniczego. Warto jednak zapamiętać, że przy tworzeniu dokumentacji medycznej brane są pod uwagę dane podmiotu leczniczego, natomiast na dokumentach finansowych typu Faktura czy Paragon widnieją dane przedsiębiorstwa (dane te nie muszą być identyczne). Kolejnym etapem jest uzupełnienie danych przychodni. W części okna Przychodnie znajduje się jedna domyślnie utworzona przychodnia (tworzona jest na podstawie nazwy oddziału podanej podczas instalacji aplikacji). Po wybraniu jej aktywuje się część okna Informacje o wybranej przychodni. Konieczne jest podanie: nazwy przychodni domyślnie nazwa oddziału : imed24 Kod jednostki V cz. Kodu res. : 123 Rozdział 2 - Administracja 9

10 Rysunek 6. Edycja struktury medycznej Poprawne działanie systemu wymaga także utworzenia poradni, do których zapisywani będą na wizyty pacjenci. W tym części okna Poradnie w przychodni nacisnąć przycisk Dodaj. Pojawi się okno dodawania poradni. Rozdział 2 - Administracja 10

11 Rysunek 7. Tworzenie nowej poradni Aby dodać nową poradnię należy uzupełnić pola: Nazwa Przychodnia Będzin; Kod komórki VII cz. kodu res. 666; Specjalność komórki org. VIII cz. kodu res Specjalność komórki można wyszukać używając do tego wyszukiwarki przycisk ( ) natomiast kod komórki to 3-znakowa VII. część kodu resortowego, identyfikująca komórkę organizacyjną wykonującą świadczenia zdrowotne w ramach zakładu. Kod zawiera się w przedziale od 001 do 999 i pozostaje niezmienny, niezależnie od zmian organizacyjnych w zakładzie. Nadawany jest na podstawie informacji zawartych w dokumentach będących podstawą dokonania wpisu do rejestru zakładów opieki zdrowotnej. Po dokonaniu zmian, pracę należy zakończyć naciskając przycisk OK. Poradnia zostanie dodana do przychodni i będzie widoczna w części okna Poradnie w przychodni. Rozdział 2 - Administracja 11

12 2.2.2 Import danych do struktury medycznej Możliwość importu danych z Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą ułatwia prace związane z tworzeniem struktury medycznej. Opcja ta znacznie skraca oraz ułatwia proces konfiguracji. Poprzez zastosowanie importu nie ma konieczności wprowadzania danych ręcznie. Aby wykonać import struktury z Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą należy najpierw wejść na stronę rpwdl.csioz.gov.pl/ Następnie przy pomocy wyszukiwarki podmiotów leczniczych znaleźć interesujący nas podmiot. Rysunek 8. Wyszukiwanie podmiotów leczniczych RPWDL Rozdział 2 - Administracja 12

13 Po odnalezieniu podmiotu, należy wybrać opcję Drukuj. Rysunek 9.Lista Ksiąg Rejestrowych Wybranie Drukuj poskutkuje wygenerowaniem druku Księgi Rejestrowej", niezbędnego do importu danych podmiotu leczniczego. Rysunek 10. Druk księgi rejestrowanej podmiotu Należy następnie za pomocą funkcji zapisz jako... zapisać stronę z wyświetloną Księgą rejestrową na komputerze jako kompletną strona WWW. Aby rozpocząć import danych struktury medycznej z Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą należy w oknie Struktura medyczna nacisnąć Rozdział 2 - Administracja 13

14 przycisk Importuj z RPWDL, a następnie wybrać wcześniej zapisany plik z Księgą Rejestrową. Rysunek 11. Import danych struktury medycznej Uwaga! Zasoby dotyczące podmiotów medycznych należy sprawdzić w celu zweryfikowania ich poprawności. Dane znajdujące się bazie Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą mogą być nieaktualne! Rozdział 2 - Administracja 14

15 Rysunek 12. Porównanie struktury medycznej z danumi z RPWDL W systemie każdy zasób należy aktualizować oddzielnie. Można to zrealizować poprzez wybranie odpowiedniego wiersza, a następnie kliknięcie w przycisk Aktualizuj strukturę. Poskutkuje to otwarciem okna dotyczącego szczegółów zasobów. Jeżeli dane są nieprawidłowe, istnieje możliwość edycji. W sytuacji gdy dane są poprawne, należy wybrać przycisk Ok. Rozdział 2 - Administracja 15

16 Rysunek 13. Szczegóły zasobu - aktualizacja struktury medycznej Wynikiem tego działania jest dodanie danych do jednostki. Jeżeli jakieś dane istnieją już w strukturze, możliwa jest ich aktualizacja. Zasób nie będzie już widoczny na liście danych do aktualizacji w oknie Porównanie struktury medycznej z danymi RPWDL. Dzięki temu nie ma ryzyka wielokrotnego dodania tego samego zasobu do bazy. 2.3 Konfiguracja struktury biznesowej Struktura biznesowa reprezentuje strukturę całego centrum medycznego poczynając od węzła głównego (podmiot leczniczy lub praktyka lekarska) poprzez przychodnie i poradnie, co stanowi różnicę w porównaniu do struktury medycznej, która określa odpowiednie powiązania pomiędzy komórkami struktury medycznej z poradniami oraz gabinetami struktury medycznej. Konfiguracja struktury biznesowej możliwa jest po przejściu do gałęzi Struktura biznesowa w oknie Moduły. Podobnie, jak w przypadku struktury medycznej, podczas instalacji tworzony jest domyślny oddział. Dla zapewnienia pełnej obsługi pacjenta oraz poprawnej późniejszej konfiguracji pracy lekarza konieczne jest dodanie stanowiska medycznego. Rozdział 2 - Administracja 16

17 Rysunek 14. Struktura biznesowa. Moduł Administracja Aby dodać nowe stanowisko medyczne, należy nacisnąć przycisk Dodaj, a następnie wybrać z rozwijanej listy Stanowisko medyczne. Otwarte zostanie okno dodawania nowego stanowiska. Rysunek 15. Edycja stanowiska medycznego Należy podać nazwę stanowiska Gabinet lekarza rodzinnego, a w celu osiągnięcia Rozdział 2 - Administracja 17

18 w późniejszym czasie poprawnej konfiguracji lekarza konieczne jest powiązanie utworzonego stanowiska z poradniami ze struktury medycznej. 2.4 Dodawanie szablonu karty wizyty Dodawanie przez lekarza wizyty pacjentowi na podstawie rezerwacji wymaga utworzenia szablonu karty wizyty. W tym celu należy w oknie moduły przejść do gałęzi Szablony kart wizyt i nacisnąć przycisk Dodaj. Rysunek 16. Szablony kart wizyt. Moduł Administracja. W oknie, które się pojawi Definiowanie szablonu karty należy: Podać nazwę szablonu Wizyta kontrolna; Wybrać dostępne księgi Księga przyjęć; Dodać odpowiednie komponenty dostępne na rozwijanej liście po kliknięciu przycisku Dodaj: o Informacja o pacjencie; Rozdział 2 - Administracja 18

19 o Informacja dla lekarza kierującego. Rysunek 17. Definiowanie szablonu karty wizyty Komponenty można edytować (przycisk Edytuj) ustalając odpowiednie wartości dla odpowiednich pól. Po dodaniu komponentów do szablonu należy zapisać go używając przycisku Zapisz. 2.5 Dodawanie oraz konfiguracja użytkownika typu Lekarz oraz użytkownika z rolą pracownika rejestracji Za zarządzanie terminami wizyt w systemie powinien odpowiadać pracownik rejestracji. W tym celu powinno się utworzyć takiego użytkownika. Należy utworzyć użytkownika o następujących danych: Imię Anna Nazwisko Figurska Login generowany automatycznie : anna.figurska (można zmienić) Hasło Rejestratorka!1 Na zakładce role należy dodać rolę : Pracownik rejestracji, zawiera ona uprawnienia: Rozdział 2 - Administracja 19

20 o Rejestracja rejestracja wizyt o Rejestracja uruchomienie o Rejestracja zarządzanie listą nieaktywnych pacjentów Dodatkowo należy dodać w zakładce Uprawnienia: o Rejestracja edycja grafików Jeżeli uprawnienia zgrupowane w roli Pracownik rejestracji są niewystarczające, można dodać kolejne w zakładce Uprawnienia. Rysunek 18. Rola pracownika rejestracji Tworzenie lekarza możliwe jest również poprzez wybranie w głównym oknie modułu Administracja opcji Użytkownicy i uprawnienia -> Użytkownicy. Następnie należy nacisnąć Dodaj i wybrać z listy Personel medyczny. Okno dodawania lekarza różni się od okna dodawania zwykłego użytkownika polem Dane zawodowe. Rozdział 2 - Administracja 20

21 Rysunek 19. Dodawanie lekarza. Moduł Administracja Pola wymagane do uzupełnienia w oknie Szczegóły personelu to: Imię - Adam Nazwisko Nowak Login generowany automatycznie : adam.nowak (można zmienić na dowolny) Hasło Lekarz!1 Dla pewnych grup zawodów medycznych konieczne będzie także podanie Numeru NPWZ W systemie dostępna jest predefiniowana rola o nazwie Lekarz. Można przypisać tę rolę dodawanemu lekarzowi, ale można także zadecydować, które inne uprawnienia powinien lub nie powinien posiadać. W tym przypadku lekarzowi Adam Nowak zostanie przypisana rola Lekarz. Rozdział 2 - Administracja 21

22 Rysunek 20. Uprawnienia roli lekarza Oprócz uprawnień i roli niezbędne jest także powiązanie lekarza ze strukturą biznesową. Umożliwi to w przyszłości tworzenie grafików pracy lekarza. W tym celu należy przejść na zakładkę Powiązania ze str. biz. i nacisnąć przycisk Dodaj. Wyświetlone zostanie okno, w którym możliwy będzie wybór struktury biznesowej, z którą będzie powiązany lekarz. Należy wybrać utworzone wcześniej przy Konfiguracji Struktury Biznesowej stanowisko medyczne Gabinet lekarza rodzinnego. 2.6 Tworzenie typów dokumentów finansowych Typy dokumentów finansowych, służących do rozliczania wizyt, które zawierają świadczenia, można zdefiniować w module Administracja w Moduły -> Konfiguracja, a następnie wybierając z drzewa Finanse -> Typy dokumentów. Rozdział 2 - Administracja 22

23 Rysunek 21. Dodawanie typu dokumentu finansowego Po kliknięciu Dodaj/Typ dokumentu pojawi się okno, które widać powyżej. Należy uzupełnić pola: Nazwa dokumentu Faktura; Nazwa na wydruku generowana na podstawie nazwy dokumentu; Symbol dokumentu FV; Rodzaj dokumentu wybór z listy: Faktura; Rodzaj ceny brutto; Szablon numeracji - <symbol_dok>/<licznik>/<rok>kpw-<symbol_lok>, a następnie kliknąć Zapisz, aby dodać dokument do listy dokumentów finansowych. Jako kolejny dokument należy dodać paragon: Nazwa dokumentu Paragon; Nazwa na wydruku generowana na podstawie nazwy dokumentu; Symbol dokumentu Pa; Rodzaj dokumentu wybór z listy: Paragon; Rodzaj ceny brutto; Szablon numeracji - <symbol_dok>/<licznik>/<rok>kpw-<symbol_lok>. Rozdział 2 - Administracja 23

24 W systemie dostępne są także inne typy dokumentów, które można dodać, takie jak dokument wpłaty/wypłaty, faktura korygująca, faktura wystawiana na podstawie paragonu czy pokwitowanie. Dodawanie ich jest analogiczne do powyższych. 2.7 Konfiguracja stanowiska Element Stanowiska służy do konfiguracji połączenia programu z drukarką paragonów fiskalnych, czytnikiem kart KUZ oraz drukarką. Konfiguracja stanowiska jest niezbędna do prawidłowej pracy wszystkich tych urządzeń. Aby skonfigurować stanowisko należy w głównym oknie modułu Administracja wybrać Konfiguracja/Stanowiska. Rysunek 22. Administracja - Konfiguracja-Stanowiska W oknie Stanowiska należy kliknąć Dodaj w dolnym menu. Otwarte zostanie okno Konfiguracja stanowiska, w której należy uzupełnić pola : Nazwa Stanowisko 1; Symbol/numer stanowiska st1; SID nacisnąć przycisk Bieżący Kolejnym krokiem jest konfiguracja drukarki paragonów fiskalnych. W lewej dolnej części Rozdział 2 - Administracja 24

25 okna należy wybrać węzeł Drukarka paragonów fiskalnych, a następnie podać: Nr kasy 1; Rodzaj drukarki należy wybrać z listy drukarkę, która posiadamy; Port komunikacyjny COM po podłączeniu drukarki paragonów do komputera należy sprawdzić w menadżerze urządzeń; Prędkość komunikacji najczęściej jest to wartość 9600bps; Zaznaczyć pole aktywności (pole - Drukarka aktywna); Rysunek 23.Konfiguracja stanowiska Po uzupełnieniu pól można skorzystać z przycisku Sprawdź połączenie. Jeśli konfiguracja jest prawidłowa, należy nacisnąć przycisk Zapisz. 3 Rejestracja Moduł Rejestracja służy do podstawowej obsługi pacjenta w zakresie rezerwacji terminów wizyt, edycji danych pacjenta, a także do zarządzania grafikami pracy lekarza. W niniejszym punkcie opisane zostało tworzenie pierwszego grafiku pracy lekarza, a także Rozdział 2 - Administracja 25

26 rejestracja nowego pacjenta na pierwszą wizytę do poradni. Po dokonaniu prawidłowej konfiguracji struktury medycznej oraz biznesowej w module Administracja oraz utworzeniu lekarza, możliwe jest tworzenie grafików pracy. Tworzenie grafików pracy dostępne jest w module Rejestracja, do którego można przejść poprzez kliknięcie w głównym oknie aplikacji przycisku Rejestracja. Rysunek 24. System. Przycisk logowania do modułu Rejestracja Poniżej zamieszczono wygląd głównego okna modułu Rejestracja. Rysunek 25. Rejestracja - okno główne modułu 3.1 Dodawanie pierwszego grafiku pracy Aby utworzyć nowy grafik należy wybrać z górnego menu głównego okna modułu Rejestracja opcję Grafiki, następnie osobę dla której grafik ma zostać utworzony (grafiki Rozdział 3 - Rejestracja 26

27 można tworzyć zarówno dla personelu medycznego, jak i urządzeń czy stanowisk medycznych). W tym przypadku jest to utworzony wcześniej lekarz Adam Nowak. Na rysunku poniżej przedstawiony jest terminarz, na którym w późniejszym czasie prezentowane będą utworzone grafiki bądź blokady (np. urlopy). Aby dodać nowy grafik, należy zaznaczyć dni, których ma dotyczyć (przytrzymując klawisz CTRL i zaznaczając je pojedynczym kliknięciem lewym przyciskiem myszy) w tym przypadku jest to tydzień bieżący, a następnie nacisnąć przycisk Dodaj do wyboru są dwa typy grafików : Grafik grafik prosty; Grafik złożony. Poszczególne typy grafików, jak i również ich definiowanie opisane zostały szczegółowo w podręczniku modułu Rejestracja. Rysunek 26. Grafik zasobu. Moduł Rejestracja Podczas definiowania nowego grafiku pracy należy uzupełnić pola: Oddział Oddział Warszawa imed24 ; Rozdział 3 - Rejestracja 27

28 Okres od/do ustawiony domyślnie na podstawie zaznaczonych wcześniej dni; Długość wizyty nie określaj; Rejestrowanie bez usług należy zaznaczyć pole wyboru; Należy również dodać szablon tygodniowy, czyli jakich dni ma dotyczyć dany grafik oraz w jakich godzinach obowiązuje w tym przypadku zaznaczono dni robocze w godzinach od 9:00 do 16:00; Rysunek 27.Szablon tygodniowy grafiku Zasoby/Lekarz pole uzupełnione domyślnie; Rozdział 3 - Rejestracja 28

29 Rysunek 28. Definiowanie szczegółów grafiku pracy Należy dodać poradnię, której dotyczyć będzie grafik po kliknięciu Dodaj ukazuje się lista poradni, z którymi powiązany jest lekarz należy wybrać Poradnię lekarza rodzinnego; Podczas tworzenia grafiku istnieje także możliwość określenia jakiego będzie on typu. W tym celu należy kliknąć w [ ] obok pola Typ, kliknąć Dodaj a następnie wybrać z listy kolor i uzupełnić opis. Po zapisaniu typu będzie istniała możliwość wykorzystania go podczas tworzenia kolejnych grafików. W tym przypadku został utworzony typ grafiku o kolorze czerwonym i nazwie Allianz. Rysunek 29. Typ grafiku Poprawnie zdefiniowany Rozdział 3 - Rejestracja grafik należy zapisać oraz zatwierdzić. Brak 29

30 zatwierdzenia spowoduje, że grafik ten nie będzie widoczny w wyszukiwarce terminów w głównym oknie modułu Rejestracja. 3.2 Rezerwacja terminu wizyty Rezerwacji terminu wizyty powinien dokonywać pracownik rejestracji. W tym celu należy zamknąć otwarte moduły, a następnie wylogować się z aplikacji i zalogować jako użytkownik Anna Figurska. Rysunek 30. Moduł Rejestracja - wyszukiwanie terminu. Wyszukiwanie terminu wizyty możliwe jest dzięki wyszukiwarce, która znajduje się w głównym oknie modułu. Dostępne są trzy kryteria wyszukiwania, w których podaje się odpowiednie dane. Po wyszukaniu odpowiedniego terminu w tym przypadku jest to dzień bieżący 30 lipca 2014, godzina 8:00 należy nacisnąć przycisk Rezerwuj znajdujący się w menu na dole okna. Pojawi się okno Szczegóły rezerwacji, w którym z lewej strony znajduje się wyszukiwarka pacjentów. Rozdział 3 - Rejestracja 30

31 Rysunek 31. Rezerwacja terminu wizyty Ponieważ jest to nowa instalacja nie ma jeszcze dodanych pacjentów. Aby dodać pacjenta należy nacisnąć przycisk Dodaj. W oknie dodawania nowego pacjenta minimalne dane, które należy podać to: Imię: Andrzej Nazwisko: Maj Kraj: domyślnie Polska Po uzupełnieniu wymaganych pól należy kliknąć Zapisz w celu dodania pacjenta do bazy danych, a następnie w oknie rezerwacji wizyty Zapisz i zakończ. W przypadku pierwszych wizyt pacjentów w danej poradni pojawia się komunikat analogiczny do tego: Rozdział 3 - Rejestracja 31

32 Rysunek 32. Pierwsza wizyta pacjenta w poradni - komunikat. Rysunek 33. Dodawanie nowego pacjenta Dodawanie nowych pacjentów jest także możliwe przed rezerwacją wizyty bezpośrednio w głównym oknie modułu Rejestracja. W tym celu należy wybrać przycisk Rejestr pacjentów widoczny w lewym górnym rogu okna. Pojawi się Wyszuk iwark a pacjentów, w której dzięki przyciskowi Dodaj można utworzyć nowego pacjenta w taki sam sposób jak podczas rezerwacji wizyty. Rozdział 3 - Rejestracja 32

33 Rysunek 34. Wyszukiwarka aktywnych pacjentów. Rezerwacja widoczna jest w terminarzu. Status wizyty ustawiony został na Zarezerwowany. W dniu wizyty w momencie, kiedy pacjent pojawi się w poradni można zmienić status na W poczekalni. Opcja ta jest dostępna jedynie w dniu, w którym utworzona jest rezerwacja. Po ustawieniu tego statusu termin będzie widoczny w module Gabinet na liście roboczej lekarza Adam Nowak. W następnej kolejności aby utworzyć wizytę pacjentowi Andrzej Maj na podstawie rezerwacji należy przejść do modułu Gabinet. Zanim jednak to nastąpi należy zmienić aktualnego użytkownika, ponieważ obecnie zalogowany użytkownik Anna Figurska nie jest lekarzem, a co za tym idzie nie ma uprawnień do uruchamiania tego modułu. Po zamknięciu wszystkich modułów powinno się nacisnąć przycisk Wyloguj w głównym oknie aplikacji, a następnie należy zalogować się na użytkownika Adam Nowak lekarza. Rozdział 3 - Rejestracja 33

34 4 Gabinet Moduł Gabinet spełnia funkcjonalność, jaką jest realizacja wizyty pacjenta u lekarza. Dostępna jest tutaj lista robocza lekarza ukazująca wszystkie terminy zarezerwowane w ramach grafiku pracy lekarza. Możliwe jest także zarządzanie danymi pacjenta, a przede wszystkim tworzenie kart wizyt pacjenta. Poniżej zostanie opisana realizacja wizyty pacjenta na podstawie zarezerwowanego w module Rejestracja terminu wizyty. Po poprawnym zalogowaniu na użytkownika Adam Nowak należy uruchomić moduł Gabinet używając poniższego przycisku. Rysunek 35. Przycisk logowania do modułu Gabinet. 4.1 Dodanie wizyty na podstawie zarezerwowanego terminu Utworzona w module Rejestracja rezerwacja widoczna jest teraz na liście roboczej lekarza Anna Nowak znajdującej się z lewej strony głównego okna modułu Gabinet. Rozdział 3 - Rejestracja 34

35 Rysunek 36. Okno główne modułu Gabinet. Rysunek 37. Dodawanie wizyty Aby rozpocząć wizytę należy nacisnąć przycisk Dodaj wizytę znajdujący się w prawym dolnym rogu okna. W oknie, które się pojawi należy wybrać z listy kartę utworzoną wcześniej i nacisnąć Zapisz. Rozdział 4 - Gabinet 35

36 Otwarte zostanie okno z kartą wizyty, w której dostępne będą komponenty przypisane do szablonu. Lekarz ma możliwość operacji na danych komponentach, zapisywania, zatwierdzania, a także usuwania karty wizyty. Zarządzanie kartami wizyt oraz działania na komponentach opisane są szczegółowo w podręczniku modułu Gabinet. Rysunek 38. Moduł Gabinet - Karta wizyty 5 Sprawozdawczość NFZ W module Sprawozdawczość NFZ realizowane są wszystkie operacje w ramach kontraktów NFZ. Dokonywane są rozliczenia wizyt, sprawozdawczość deklaracji (wysyłanie komunikatów), obsługiwane są kolejki oczekujących. System umożliwia także wydruk i edycję rachunków refundacyjnych w ramach tego modułu. W tym punkcie zostanie opisana podstawowa wstępna konfiguracja zapewniająca poprawną pracę w module Sprawozdawczość NFZ. Przedstawiony zostanie import kontraktu NFZ oraz poprzedzające je definiowanie Świadczeniodawcy w module Administracja oraz mapowanie komórek. Konfiguracja modułu Sprawozdawczość NFZ powinna być przeprowadzona przez Rozdział 4 - Gabinet 36

37 Administratora systemu użytkownika Jan Kowalski. Aby przejść do Sprawozdawczości NFZ należy nadać użytkownikowi Jan Kowalski odpowiednie uprawnienia do tego modułu: Sprawozdawczość NFZ uruchomienie; Sprawozdawczość NFZ Importowanie i modyfikowanie kontraktu. Rysunek 39. Szczegóły użytkownika Jak Kowalski z uprawnieniami Sprawozdawczość NFZ 5.1 Dodanie świadczeniodawcy w module Administracja. Pierwszym etapem konfiguracji Sprawozdawczości NFZ jest dodanie świadczeniodawcy z module Administracja. W tym celu należy w przejść do Moduły >Konfiguracja, a następnie wybrać z drzewa gałąź Świadczeniodawca i nacisnąć przycisk Dodaj znajdujący się w prawym dolnym rogu okna. Rozdział 5 - Sprawozdawczość NFZ 37

38 Rysunek 40. Dodawanie nowego Świadczeniodawcy. Pojawi się okno Nowa instalacja NFZ, w którym należy uzupełnić odpowiednie pola. Z listy dostępnych oddziałów NFZ wybieramy ten z interesującym nas Kodem płatnika. Sposób dodawania instancji NFZ jest różny w zależności od kodu NFZ, dla kodów NFZ=1,4,5,6,8,9,11,12 konieczne jest ręczne wypełnienie wszystkich pól, zgodnie z posiadanym Kodem Świadczeniodawcy. Rysunek 41. Dodawanie Instancji dla płatników numer NFZ 1,4,5,6,8,9,11,12. Moduł Administracja Dla płatników o kodzie NFZ numer 2,3,7,10,13,14,15,16 konieczne jest podanie jedynie Płatnika oraz Kodu świadczeniodawcy, pole Numer instalacji musi zostać wygenerowane. Rozdział 5 - Sprawozdawczość NFZ 38

39 Rysunek 42. Dodawanie Instancji dla płatników numer NFZ 2,3,7,10,13,14,15,16. Moduł Administracja Po wyborze numeru instalacji otwiera się okno Konfiguracja instalacji NFZ, widoczne poniżej. Rysunek 43. Dodawanie Konfiguracji instalacji NFZ. Moduł Administracja W zakładce Konfiguracja dostępne są następujące ustawienia: Domyślny sposób wymiany komunikatów z płatnikiem; Automatyczne wysyłanie wizyt; Sposób sprawozdawania kolejek; Rodzaj szyfrowania; Kontakt do osoby odpowiedzialnej. W przypadku, gdy wymiana komunikatów ma odbywać się drogą poczty elektronicznej w zakładce Ustawienia poczty można skonfigurować ustawienia dotyczące konta Rozdział 5 - Sprawozdawczość NFZ 39

40 pocztowego NFZ, na które wysyłane i z którego otrzymywane będą komunikaty. W kolejnych dwóch zakładkach Ustawienia komunikatów oraz Liczniki istnieje możliwość wyboru komunikatów obsługiwanych przez system oraz podglądu liczby komunikatów wygenerowanych przy użyciu systemu. 5.2 Import kontraktu w module Sprawozdawczość NFZ Jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia dostęp do modułu Sprawozdawczość NFZ możliwy jest poprzez kliknięcie poniższego przycisku: Rysunek 44. Przycisk logowania do modułu Sprawozdawczość NFZ. W celu uzyskania pełnej funkcjonalności pracę z modułem należy rozpocząć od importu kontraktu NFZ. W edycji struktury medycznej należy podać prawidłowy NIP oraz REGON centrum medycznego. Dla oddziałów NFZ, gdzie obowiązuje system SZOI, kod instalacji oraz kod długi instalacji (wymagane do importu kontraktu) jest generowany automatycznie przez system. Sam kontrakt otrzymywany jest od właściwego oddziału NFZ w postaci pliku XML. Przed importem kontraktu należy wykonać kilka czynności wstępnych. Pierwszą z nich powinno być zmapowanie komórek NFZ zawartych w kontrakcie do przychodni wchodzących w skład struktury centrum. Mapowanie komórek polega na powiązaniu komórki realizującej świadczenie kontraktu NFZ z daną poradnią. W tym celu w module Administracja w oknie dodawania/edycji poradni należy wybrać przycisk Dodaj znajdujący się w sekcji Dane komórki organizacyjnej. Nazwa poradni, Kody resortowe oraz inne dane zostaną przepisane do okna Dane komórki organizacyjnej. Reszta danych, które należy uzupełnić powinna być zgodna z danymi danej komórki realizującej świadczenia, znajdującymi się w kontrakcie NFZ. Po zakończeniu aktualizacji struktury medycznej należy zachować wprowadzone zmiany klikając przycisk Zapisz. Rozdział 5 - Sprawozdawczość NFZ 40

41 Rysunek 45. Dane komórki organizacyjnej. Wymagane jest wypełnienie poniższych pól: Oddział NFZ odpowiedni oddział NFZ, zgodny z podpisanym kontraktem; Nazwa komórki organizacyjnej równoznaczna z nazwą poradni; Kod świadczeniodawcy (kod swd) do odczytu w pliku kontraktu; Data od, Data do okres obowiązywania kontraktu z NFZ (zazwyczaj jeden rok), (pole Data do nie jest wymagane); Kod komórki VII cz. Kodu res. (kod-res-7) do odczytu w pliku kontraktu przy komórce, która ma zostać zmapowana na wybraną poradnię (dla nieuzupełnionych danych wyświetlany jest odpowiedni komunikat przy uruchomieniu modułu Administracja); Specjalność komórki org. VIII cz. Kodu res. (kod-res-8)- do wyboru ze słownika kodów resortowych NFZ (dla nieuzupełnionych danych wyświetlany jest odpowiedni komunikat przy uruchomieniu modułu Administracja); Kod techniczny NFZ (kod-kom) do odczytu w pliku kontraktu przy komórce, która ma zostać zmapowana na wybraną poradnię. Jeśli komórki zostały poprawnie zmapowane można przystąpić do importowania Rozdział 5 - Sprawozdawczość NFZ 41

42 kontraktu NFZ. Czynność tą należy rozpocząć od importu pliku kontraktu w module Sprawozdawczość NFZ. W tym celu należy uruchomić moduł, a następnie kliknąć przycisk Dodaj -> Z pliku znajdujący się w dolnym menu. Wyświetlone zostanie okno Wskaż plik definicji umowy z NFZ. Należy wskazać plik otrzymany z NFZ i zatwierdzić wybór. W rezultacie wyświetlone zostanie okno Podgląd podstawowych informacji o umowach z komunikatu UMX, Zawierające podstawowe informacje o importowanym kontrakcie. Rysunek 46. Podgląd podstawowych informacji o umowach z komunikatu UMX. W tym momencie istnieje możliwość wyboru innego pliku, poprzez kliknięcie przycisku Zmień plik umowy lub przerwania importu bez zapisywania zmian klikając Anuluj. Konieczne jest wybranie sposobu naliczania świadczeń do rozliczeń. Dopuszczalne są dwie możliwości: Przez świadczeniodawcę sprawozdania II fazy; Przez płatnika raport rozliczenie R_UMX. Rozdział 5 - Sprawozdawczość NFZ 42

43 Komunikaty R_UMX są generowane po stronie NFZ na żądanie świadczeniodawcy. Jeśli importowany jest aneks do istniejącego kontraktu, w polu Aneksuje kontrakt należy wskazać kontrakt do którego aneks się odnosi. System automatycznie ustawi odpowiednią wartość jeśli dokładnie jeden kontrakt jest zgodny z importowanym aneksem. W celu kontynuacji importu należy kliknąć przycisk Kontynuuj, wyświetlony zostanie komunikat z prośbą o potwierdzenie importu. Kliknięcie Nie przerywa import, kliknięcie Tak spowoduje wyświetlenie informacji o powiązaniach poradni. Rysunek 47. Poradnie realizujące kontrakt. Sprawozdawczość NFZ. Dla prawidłowej konfiguracji wszystkie poradnie przewidziane w kontrakcie powinny znaleźć się w części Powiązania z komórkami organizacyjnymi NFZ. Jeśli część Niepowiązane komórki organizacyjne NFZ nie jest pusta (znajdują się na niej poradnie przewidziane w kontrakcie) oznacza to nieprawidłowe zmapowanie komórek. W takiej sytuacji należy poprawić/uzupełnić mapowanie w module Administracja, a następnie kliknąć przycisk Odśwież jeśli wszystkie błędne pozycje zostały prawidłowo zmapowane zostaną przeniesione do górnej części. Jeśli wszystkie poradnie są prawidłowo powiązane należy kliknąć przycisk Zapisz. Wyświetlony zostanie komunikat o poprawnym imporcie kontraktu. Kliknięcie Anuluj przerywa pracę bez zapisywania zmian. Lista wszystkich poprawnie zaimportowanych kontraktów wyświetlona będzie w Rozdział 5 - Sprawozdawczość NFZ 43

44 głównym oknie modułu. Rysunek 48. Lista zaimportowanych kontraktów. Sprawozdawczość NFZ. 6 Finanse Wszelkie operacje finansowe, takie jak rozliczenia pacjentów z wykonanych na ich rzecz świadczeń czy rozliczenia kontrahentów możliwe są w module Finanse. Aby móc wystawiać dokumenty typu Faktura VAT czy Paragon konieczne jest podanie Miejscowości w danych oddziału. W tym celu należy wybrać oddział Przychodnia Zdrowie w edycji struktury biznesowej, a następnie nacisnąć Edytuj. W oknie, które się pojawi należy uzupełnić odpowiednie pole. Jeśli dane oddziału są zgodne z danymi przychodni, można użyć przycisku Kopiuj z przychodni, co spowoduje przepisanie danych adresowych. Rozdział 5 - Sprawozdawczość NFZ 44

45 Rysunek 49. Edycja danych oddziału. Dokumenty finansowe, które można tworzyć w module Administracja wykorzystywane są do rozliczania w modułach: Rejestracja rozliczenia pacjenta z wykonanych na jego rzecz usług; Finanse rozliczenia pacjentów oraz kontrahentów; Cenniki i pakiety rozliczenia kontrahentów. Zaleca się aby dostęp do modułu Finanse posiadał Administrator systemu lub użytkownik będący pracownikiem zajmującym się księgowością danej przychodni, który posiada uprawnienia: Finanse uruchomienie; Finanse Zarządzanie słownikiem kontrahentów; Finanse Zarządzanie słownikiem usług. Wystawianie dokumentów sprzedaży opisane zostało w podręczniku modułu Finanse, a Rozdział 6 - Finanse 45

46 także w podręcznikach modułów Rejestracja oraz Cenniki i Pakiety. 7 Cenniki i pakiety Moduł Cenniki i pakiety umożliwia tworzenie cenników, szablonów pakietów świadczeń, rabatów czy promocji. Dodatkowo możliwe jest także definiowanie kontrahentów oraz zarządzanie ich listą pacjentów. W niniejszym punkcie opisane zostanie dodawanie świadczeń do słownika, definiowanie szablonu pakietu do którego zostaną dodane utworzone świadczenia, oraz tworzenie i zatwierdzanie cennika. Dostęp do modułu Cenniki i Pakiety możliwy jest jeśli aktualnie zalogowany użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. W tym celu należy użytkownikowi Jan Kowalski nadać uprawnienia: Cenniki i pakiety uruchomienie; Cenniki i pakiety edycja świadczeń; Cenniki i pakiety edycja cennika; Cenniki i pakiety edycja szablonów pakietu. Dostępne są także inne uprawnienia, jednak na potrzeby tego przykładu wystarczą te cztery. Aby przejść do modułu Cenniki i pakiety należy w głównym oknie aplikacji nacisnąć przycisk: Rysunek 50. Przycisk logowania do modułu Cenniki i Pakiety. Rozdział 6 - Finanse 46

47 7.1 Dodawanie świadczeń do słownika Aby dodać świadczenia do słownika świadczeń w oknie głównym modułu Cenniki i pakiety należy wybrać przycisk Słownik świadczeń->świadczenia znajdujący się w lewym górnym rogu. Pojawi się okno Świadczenia, w którym wyświetlane są wszystkie świadczenia dostępne w słowniku. Rysunek 51. Dodawanie świadczeń. Moduł Cenniki i Pakiety. Dodanie nowego świadczenia następuje po kliknięciu przycisku Dodaj. Otwarte zostaje nowe okno Szczegóły świadczenia w którym należy podać następujące informacje: Nazwa Badanie lekarskie podstawowe; Nazwa WWW generowana jest automatycznie na podstawie nazwy; Jednostka miary szt. Czas trwania 00:30 Stawka VAT 23% Rozdział 7 - Cennik i i pak iety 47

48 Rysunek 52. Szczegóły świadczenia. Po uzupełnieniu należy nacisnąć przycisk Zapisz, aby dodać świadczenie do słownika. Następnie tworzymy kolejne dwa świadczenia: Nazwa Konsultacja lekarza rodzinnego; Nazwa WWW generowana jest automatycznie na podstawie nazwy; Jednostka miary szt. Czas trwania 00:30 Stawka VAT 23% Oraz Nazwa Badania okresowe; Nazwa WWW generowana jest automatycznie na podstawie nazwy; Jednostka miary szt. Czas trwania 00:20 Stawka VAT 23% Lista dostępnych w słowniku świadczeń powinna wyglądać następująco: Rozdział 7 - Cennik i i pak iety 48

49 Rysunek 53. Lista świadczeń. Moduł Cenniki i pakiety. 7.2 Definiowanie szablonu pakietu Utworzone świadczenia można zgrupować w pakiecie. W tym celu należy z menu górnego głównego okna modułu wybrać Szablony pakietów. Rysunek 54. Definiowanie szablonu pakietu Rozdział 7 - Cennik i i pak iety 49

50 W oknie Szablony pakietów świadczeń wybrać opcję Dodaj->Pakiet Indywidualny. Pojawi się ono Szczegóły szablonu pakietu świadczeń, w którym należy podać nazwę : Pakiet podstawowy oraz w dolnej części dodać utworzone wcześniej świadczenia. Rysunek 55. Szablon pakietu: Pakiet podstawowy. 7.3 Definiowanie cennika Definiowanie cennika podobnie jak pakietu możliwe jest z menu głównego okna modułu Cenniki i Pakiety. Po wybraniu Cenniki pojawia się okno Cenniki w którym należy w dolnym menu kliknąć w przycisk Dodaj, alby utworzyć nowy cennik. Pojawi się następujące okno - Szczegóły cennika w którym należy podać: Nazwę cennika: Cennik podstawowy; Okres obowiązywania od dnia bieżącego (wartość domyślna); W dolnej części okna na zakładce Świadczenia należy dodać utworzone w usługi określić ich kody oraz nadać odpowiednie ceny: o Badanie okresowe kod: 1, zapłata pacjenta brutto:50,00zł; Rozdział 7 - Cennik i i pak iety 50

51 o Badanie lekarskie podstawowe kod: 2, zapłata pacjenta brutto: 40,00zł; o Konsultacja lekarza rodzinnego kod: 3, zapłata pacjenta brutto: 30,00zł Rysunek 56. Szczegóły cennika. Na zakładce pakiety dodać utworzony Pakiet podstawowy. Podczas dodawania pakietu także należy uzupełnić dane dotyczące świadczeń: o Badanie okresowe kod: 1, zapłata pacjenta brutto: 40,00zł; o Badanie lekarskie podstawowe kod: 2, zapłata pacjenta brutto: 30,00zł; o Konsultacja lekarza rodzinnego kod: 3, zapłata pacjenta brutto: 20,00zł W szczegółach pakietu ustalić cenę zapłaty pacjenta na 90,00zł oraz stawkę VAT 23%. Na tym etapie można zarówno w zakładce Świadczenia jak i Pakiety dokonać zmian np. stawki VAT, czy zapłaty pacjenta brutto. Można tego dokonać poprzez kliknięcie w ikonę kłódki a następnie zmianę wartości. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić klikając w przycisk Zapisz. Rozdział 7 - Cennik i i pak iety 51

52 Rysunek 57. Dodawanie pakietu do cennika. Po zapisaniu cennika należy go zatwierdzić nowoutworzone cenniki mają status Proponowany. Aby zatwierdzić cennik, należy wybrać go z listy cenników i nacisnąć przycisk Zatwierdź. Rozdział 7 - Cennik i i pak iety 52

53 Rysunek 58. Zatwierdzony cennik podstawowy. W module Rejestracja możliwe jest teraz dodawanie świadczeń do wizyty. Podczas dodawania usług w wyszukiwarce świadczeń pojawiają się usługi zawierające się w utworzonym cenniku. Ważna jest kolejność prezentacji nazwy usługi pojawia się nazwa usługi, następnie pakietu, w jakim się zawiera, a następnie cennik, np. Konsultacja lekarska Pakiet podstawowy Cennik podstawowy. Szczegółowe informacje dotyczące modułu Cenniki i pakiety znajdują się w podręczniku do tego modułu, natomiast dodawanie świadczeń opisane jest w podręczniku modułu Rejestracja. Rozdział 7 - Cennik i i pak iety 53