Program dla praktyki lekarskiej. Instrukcja korygowania świadczeń

Transkrypt

1 Program dla praktyki lekarskiej Instrukcja korygowania świadczeń Rok 2011

2 Panel korekt... 2 Edycja świadczeń... 2 Korekta świadczeń... 5 Rozliczonych w 2010 roku i wcześniej... 9 Korekta rachunków Korekta świadczeń pielęgniarek i położnych Panel korekt Po zalogowaniu na konto Kierownika Medycznego należy przejść do Funkcji Kierownika Medycznego, następnie wybrać Raporty i statystyki Korekta raportów. Otworzy się nowe okno, w którym będzie możliwe wybranie jednej z opcji: Edycja świadczeń Umożliwia edycję świadczeń zatwierdzonych które jeszcze nie zostały wysłane do NFZ (w zakresie danych sprawozdawczych do NFZ), Po zaznaczeniu tej opcji, klikamy przycisk Dalej. Pojawi się nowe okno, w którym należy wybrać umowę, rok i miesiąc wszystkie dane mają być zgodne z wizytą do edycji.

3 Jeśli wszystkie pola (umowa, rok, miesiąc) zostały wybrane, należy kliknąć przycisk Dalej. Pojawi się nowe okno, które zawiera listę wszystkich wizyt zamkniętych i zatwierdzonych, ale nie wysłanych do NFZ raportem I fazy. Istnieje w tym miejscu możliwość określenia przedziału czasowego, dla którego ma zostać wyświetlona lista wizyt a także wyboru personelu zatwierdzającego wizytę. Domyślnie na liście znajdują się wizyty wprowadzone przez wszystkich użytkowników. Można jednak określić, świadczenia którego personelu mają zostać wyświetlone. Rozwijane pole Status pozwala wybrać te wizyty, które zostały wcześniej edytowane lub usunięte. W celu wyszukania wizyt wybranego pacjenta, należy w pole Pacjent wpisać jego numer PESEL. Na liście wizyt widoczna jest data wizyty, pacjent (imię, nazwisko oraz identyfikator) a także członek personelu, który jako ostatni zatwierdził świadczenie. Kolumna status informuje o tym czy świadczenie zostało wcześniej zmienione lub usunięte. Jeśli pole pozostaje puste, oznacza to, że wizyta nie była wcześniej modyfikowana.

4 Aby skorygować dane wizyty należy podświetlić pozycję (poprzez jednokrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy) a następnie wybrać przycisk edycji z prawej strony. Wyświetli się nowe okno z danymi wizyty do korygowania. Można modyfikować: Pacjenta, dla którego przeprowadzona została wizyta Dane pacjenta: dane identyfikacyjne, adres, dane ubezpieczenia (poprzez wybranie przycisku edycji znajdującego się obok nazwiska pacjenta). Typ i rodzaj wizyty, tryb przyjęcia Grupę dyspanseryjną Komórkę, na której zatwierdzamy wizytę Rozpoznanie możliwość usunięcia i dodawania kodu ICD10 poprzez wybór przycisków + / - Należy dokonać odpowiednich zmian a następnie zatwierdzić. Po potwierdzeniu wizyta przyjmie status edytowane.

5 Aby usunąć wizytę, należy wybrać przycisk usuwania z prawej strony listy. więcej widoczne w historii wizyt, książce przyjęć ani statystyce. Świadczenie nie będzie Po dokonaniu wszystkich pożądanych zmian w świadczeniach, należy kliknąć przycisk Zakończ. Pojawi się pytanie o potwierdzenie zachowania zmian. Wybierając TAK, następuje przejście do domyślnego, startowego widoku kierownika medycznego. Wybierając NIE, okno edycji wizyt pozostaje otwarte. Korekta świadczeń (błędów) Tą opcję należy wybrać w przypadku korekt świadczeń, na które zaimportowano: Dla świadczeń z 2011 roku - zwrotny raport I fazy lub potwierdzenie rozliczenia R_UMX Dla świadczeń z 2010 roku i starszych zwrotny raport I fazy lub II fazy zwierający błędy Po wybraniu tej opcji, klikamy przycisk Dalej i przechodzimy do wyboru kryteriów: Typ raportu Umowa Rok Miesiąc

6 Możliwe jest również odnalezienie świadczenia po identyfikatorze otrzymanym z NFZ. Należy zaznaczyć opcję Podaj identyfikator świadczenia a następnie wpisać numery oddzielone średnikiem. Pola Umowa, Rok, Miesiąc muszą zostać wybrane prawidłowo. Po kliknięciu Dalej, pojawia się nowe okno z listą raportów określonego wcześniej typu, które zostały utworzone w zadanym okresie rozliczeniowym i na określonej umowie. Raport do korygowania wybiera się poprzez podświetlenie go (klikając lewym przyciskiem myszy) oraz kliknięcie przycisku Dalej. Pojawi się nowe okno z zawartością wskazanego raportu. Podobnie jak w przypadku edytowania świadczeń jeszcze nie wysłanych do NFZ, istnieje możliwość wyboru przedziały czasowego, personelu i statusu. Oprócz statusów usunięto oraz edytowano pojawiają się dodatkowe opcje: Ok dla świadczeń potwierdzonych bez błędów Błąd dla świadczeń odrzuconych z błędem Rozliczone dla świadczeń, które zostały już potwierdzone w II fazie

7 Dla pozycji, które zostały odrzucone z błędem (i mają w związku z tym status błąd ) istnieje możliwość podglądu komunikatu o błędzie. W tym celu należy najechać kursorem myszy na odpowiednie pole w kolumnie Opis lub kliknąć to pole dwa razy lewym przyciskiem myszy. Dowolne świadczenie z listy można usunąć lub edytować. Aby dokonać jakiejkolwiek zmiany należy podświetlić pożądaną pozycję a następnie wybrać przycisk usuwania wizyty lub edycji. Po wybraniu przycisku edycji wyświetli się nowe okno z danymi wizyty do korygowania. Można modyfikować: Pacjenta, dla którego przeprowadzona została wizyta Dane pacjenta: dane identyfikacyjne, adres, dane ubezpieczenia (poprzez wybranie przycisku edycji znajdującego się obok nazwiska pacjenta). Typ i rodzaj wizyty, tryb przyjęcia Grupę dyspanseryjną Komórkę, na której zatwierdzamy wizytę Rozpoznanie możliwość usunięcia i dodawania kodu ICD10 poprzez wybór przycisków + / -

8 Po dokonaniu zmian, klikamy przycisk Zatwierdź. Świadczenia, które zostały zmodyfikowane przyjmują status edytowane. Pozycje zostały skorygowane. Zmiany te nie są widoczne w raporcie, dla którego dokonano zmian. Należy utworzyć nowy raport, który będzie zawierał wprowadzone korekty. W tym celu należy wybrać Dalej pod warunkiem, że wszystkie pożądane zmiany zostały już wykonane. Wyświetli się nowe okno do utworzenia pliku. Podobnie jak podczas tworzenia raportów należy określić lokalizację na dysku, w której ma być zapisany plik a także określić czy raport ma być spakowany czy zaszyfrowany (zależnie od zasady rozliczeń obowiązującej w Państwa województwie).

9 Następnie należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Pojawi się nowe okno z komunikatem pomyślnego utworzenia raportu. Powstały raport należy wysłać do NFZ a odpowiedzi zwrotne do niego muszą zostać zaimportowane do programu. Raport zawiera tylko świadczenia skorygowane. Bez względu na to czy pozycje zostały odrzucone w I czy w II fazie, powstaje nowy raport korygujący I fazy. Jeśli klient poczty jest włączony, w oknie potwierdzającym utworzenie korekty pojawi się dodatkowe pole do wyboru umożliwiające wysłanie raportu z programu dreryk. Warunkiem jest oczywiście poprawna konfiguracja klient poczty ( Funkcje kierownika medycznego System Ustawienia Klient poczty ). Dla świadczeń z 2010 roku i starszych: za wybrany okres sprawozdawczy w programie powstanie dodatkowy raporty korygujący, który rozliczany jest niezależnie od pierwotnych komunikatów. Z panelu kierownika medycznego wybiera się Funkcje kierownika medycznego Raporty i statystyki Raporty. W oknie Raporty widoczny jest utworzony wcześniej raport zawierający skorygowane pozycje. Korekty świadczeń rozliczonych w 2010 roku i wcześniej Opcja ta dotyczy świadczeń rozliczonych z NFZ w 2010 roku i wcześniej (potwierdzonych raportem rozliczeniowym / II fazy). Aby skorygować takie świadczenie wybieramy Funkcje kierownika medycznego Raporty i statystyki > Korekta raportów.

10 Po wybraniu opcji Korekta świadczeń rozliczonych z NFZ otworzy się nowe okno, w którym należy wskazać czy rozpoczynamy nową korektę czy też kontynuujemy jedną z wcześniej przygotowanych. Świadczenie rozliczone raportem II fazy korygowane jest w kilku kolejnych etapach, należy zakończyć etap bieżący aby przejść do kolejnego. Wysyłane są kolejno raporty korekty pod warunkiem otrzymania poprawnej odpowiedzi na etap poprzedzający. O liczbie kroków do wykonania program informuje po rozpoczęciu korekty. W zależności od tego jakie dane należy skorygować, liczba etapów może być różna dla poszczególnych korekt. Do wyboru są następujące opcje: Zacznij nową korektę - wybieramy jeśli chcemy skorygować świadczenia, dla których nie tworzyliśmy wcześniej korekt lub w przypadku gdy poprzednia korekta została Zakończona. Kontynuuj rozpoczętą korektę - wybieramy tę opcję jeśli należy kontynuować rozpoczętą już korektę. Uwaga! Jeśli świadczenie zostało skorygowane i korekta uzyskała status Zakończonej a istnieje konieczność ponownej korekty należy wybrać opcję Zacznij nową korektę. Po wybraniu opcji Zacznij nową korektę, należy uzupełnić pole nazwy. Jest to ważne ze względu na fakt, że nazwa będzie pozwalała jednoznacznie odróżnić daną korektę od innych. Po wpisaniu nazwy klikamy przycisk Dalej. Otworzy się nowe okno, w którym należy wybrać dane dotyczące korygowane okresu: Umowę Rok Miesiąc

11 Możliwe jest również odnalezienie świadczenia po identyfikatorze otrzymanym z NFZ. Należy zaznaczyć opcję Podaj identyfikator świadczenia a następnie wpisać numery oddzielone średnikiem. Pola Umowa, Rok, Miesiąc muszą zostać wybrane prawidłowo. Jeśli identyfikator świadczenia nie jest znany, nie ma konieczności podawania go. Po wybraniu odpowiednich danych, klikamy przycisk Dalej. Pojawi się nowe okno z listą wizyt spełniających podane wcześniej kryteria. Istnieje w tym miejscu możliwość określenia przedziału czasowego, dla którego ma zostać wyświetlona lista wizyt a także wyboru personelu zatwierdzającego wizytę. Domyślnie na liście znajdują się wizyty wprowadzone przez wszystkich użytkowników. Można jednak określić, świadczenia którego personelu mają zostać wyświetlone. Rozwijane pole Status pozwala wybrać te wizyty, które zostały wcześniej edytowane, usunięte, rozliczone lub odrzucone z błędem. W celu wyszukania wizyt wybranego pacjenta, należy w pole Pacjent wpisać jego numer PESEL. Po określenie kryteriów klikamy przycisk Filtruj. Aby usunąć wizytę, należy wybrać przycisk usuwania z prawej strony listy Świadczenie nie będzie więcej widoczne w historii wizyt, książce przyjęć ani statystyce. Aby skorygować dane wizyty należy podświetlić pozycję (poprzez jednokrotne przyciskiem myszy) a następnie wybrać przycisk edycji z prawej strony. kliknięcie lewym Wyświetli się nowe okno z danymi wizyty do korygowania. Można modyfikować: Pacjenta, dla którego przeprowadzona została wizyta Dane pacjenta: dane identyfikacyjne, adres, dane ubezpieczenia (poprzez wybranie przycisku edycji znajdującego się obok nazwiska pacjenta). Datę wizyty Typ i rodzaj wizyty, tryb przyjęcia

12 Grupę dyspanseryjną Komórkę, na której zatwierdzamy wizytę Rozpoznanie - możliwość usunięcia i dodawania kodu ICD10 poprzez wybór przycisków + / Należy dokonać stosownych zmian a następnie wybrać przycisk Zatwierdź. Nie ma możliwości zamknięcia wizyty bez zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu okno zostanie zamknięte a wizyta przyjmie status edytowane. Pozycja została skorygowana. Zmiany te nie są widoczne w raporcie, dla którego dokonano zmian. Należy utworzyć nowy raport, który będzie zawierał wprowadzone korekty. W tym celu należy wybrać Dalej pod warunkiem, że wszystkie pożądane zmiany zostały już wykonane. Wyświetli się nowe okno do utworzenia pliku. Podobnie jak podczas tworzenia raportów należy określić lokalizację na dysku, w której ma być zapisany plik a także określić czy raport ma być spakowany czy zaszyfrowany (zależnie od zasady rozliczeń obowiązującej w Państwa województwie). Następnie należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Pojawi się nowe okno z komunikatem pomyślnego utworzenia raportu. Należy wysłać raport do NFZ oraz zaimportować do programu odpowiedź, która na niego przyjdzie.

13 Utworzony raport należy wysłać do NFZ. W tym oknie znajduje się informacja, ile kroków pozostało jeszcze do ukończenia korekty. Utworzony raport widoczny jest w oknie Raporty ( Funkcje kierownika medycznego Raporty i statystyki Raporty ). Zwrotkę należy zaimportować do programu a następnie przystąpił do kolejnego etapu korekty. Kontynuacja rozpoczętej korekty W oknie korekty raportów zaznaczamy Korekta świadczeń rozliczonych z NFZ i klikamy przycisk Dalej. Należy wybrać opcję Kontynuacja rozpoczętej korekty. W oknie widoczna jest lista korekt, które zostały rozpoczęte a nie zostały Zakończone. Widoczne są następujące dane: Nazwa korekty Data utworzenia (data utworzenia pierwszego raportu korekty) Liczba kroków wykonanych do tej pory Liczba kroków jaka pozostała do ukończenia korekty Szczegóły na jakim etapie znajduje się korekta

14 Aby wyświetlić kolejne etapy dla korekty, należy ją najpierw podświetlić poprzez jednokrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy a następnie wybrać przycisk Szczegóły z lewej strony listy Otworzy się nowe okno, które zawiera listę raportów w ramach wybranej korekty, które zostały już wykonane. W kolumnie raport zwrotny widnieje informacja o tym, czy raport został zaimportowany. Znak? oznacza, że raport nie został zaczytany do programu. Znak! oznacza że raport zwrotny zawiera błędy. Oznacza to, że część świadczeń została odrzucona. Dla tych pozycji korekty nie można kontynuować. Należy zapoznać się z komunikatem błędu i rozpocząć nową korektę dla odrzuconych świadczeń. Jeśli w kolumnie widoczne jest ok oznacza to, że ten etap korekty w całości został potwierdzony i można ją kontynuować ( o ile nie jest to już końcowy etap). Zamykamy okno Szczegóły korekty. Podświetlamy korektę na liście nieskooczonych korekt i klikamy przycisk Dalej. Widoczna będzie lista wszystkich świadczeń zawartych w raporcie wraz z informacją o statusie bezbłędnym potwierdzeniu lub szczegółach błędu. Jeśli wszystkie świadczenia zostały odrzucone, należy anulować bieżącą korektę (przycisk Anuluj ) i rozpocząć nową. W tym miejscu nie ma możliwości edycji świadczeń Jeśli część świadczeń posiada status ok., wówczas możliwe jest wykonanie dla nich następnego etapu korekty. Aby utworzyć kolejny etap korekty należy wybrać przycisk Dalej. Wyświetli się nowe okno do utworzenia pliku. Podobnie jak podczas tworzenia raportów należy określić lokalizację na dysku, w której ma być zapisany plik a także określić czy raport ma być spakowany czy zaszyfrowany (zależnie od zasady rozliczeń obowiązującej w Państwa województwie).

15 Następnie należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Pojawi się nowe okno z komunikatem pomyślnego utworzenia raportu. Widoczna jest liczba kroków jakie pozostały jeszcze do ukończenia korekty. Raport należy wysłać do NFZ i zaimportować zwrotkę a następnie powrócić do okna korekt świadczeń rozliczonych z NFZ i kontynuować generowanie raportów korekty aż do jej ukończenia. Raporty zwrotne importujemy w standardowy sposób poprzez Importuj komunikat w oknie raportów. Wszystkie wysyłane i importowane komunikaty w ramach korekty widoczne są w oknie raportów: Gdy zostanie utworzony już ostatni raport korekty, program wyświetli komunikat: Należy wysłać raport do NFZ oraz zaimportować do programu odpowiedź, która na niego przyjdzie. Po zaczytaniu do programu raportu zwrotnego korekta zostanie zakończona. UWAGA! W zależności od tego czy w korekcie usuwaliśmy świadczenia czy je edytowaliśmy, należy a) w przypadku edycji świadczeń: skorygować rachunek, następnie utworzyć raporty 1 i 2 fazy za korygowane miesiące. b) w przypadku usunięcia świadczeń: tylko skorygować rachunek.

16 Aby skorygować rachunek należy wybrać opcję korekty rachunków. Korekta rachunków Korekta rachunków za świadczenia z roku 2011 Po wybraniu opcji Korekta rachunków należy określić okres sprawozdawczy, którego dotyczy rachunek: Umowę Rok Miesiąc Po kliknięciu dalej przechodzimy do okna, które zawiera listę zaimportowanych rozliczeniowych raportów dla korekt świadczeń. Jeśli jakiś raport nie został zaimportowany, należy go zaimportować poprzez kliknięcie przycisku a następnie wskazanie lokalizacji pliku na dysku. Aby wykonać korektę rachunku należy wybrać pozycję z listy a następnie kliknąć przycisk Dalej. Otworzy się nowe okno, które zawierać będzie dane rachunku. Można dokonać korekty: ceny i ilości. Należy w tym celu kliknąć na korygowanym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy. W polu numer dokumentu należy wpisać numer korekty a w polu data wystawienia określić datę korzystając z kalendarza. Po wprowadzeniu zmian klikamy przycisk Dalej.

17 Kolejnym krokiem jest wskazanie lokalizacji na dysku do zapisu rfx. Po określeniu gdzie program ma utworzyć rachunek w formacie rfx, klikamy przycisk Dalej. Program poinformuje o prawidłowym utworzeniu korekty rfx. W tym momencie można wydrukować korektę. Na Zakończenie klikamy przycisk Zakończ. Faktura/rachunek korygujący zostanie wydrukowany, korektę w wersji elektronicznej należy wysłać do NFZ. Korekta rachunku na deklaracje POZ oraz świadczenia z roku 2010 Jeśli korygowany będzie rachunek za deklaracje POZ, oprócz określenia umowy, roku, miesiąca, należy zaznaczyć również tą opcję.

18 Po kliknięciu Dalej, w nowym oknie widoczne będą wszystkie rachunki wystawione w wybranym okresie. Podświetlamy rachunek, który chcemy korygować i klikamy przycisk Dalej. Otworzy się nowe okno, które zawierać będzie dane rachunku. Można dokonać korekty: ceny i ilości. Należy w tym celu kliknąć na korygowanym polu dwukrotnie lewym przyciskiem myszy. W polu numer dokumentu należy wpisać numer korekty a w polu data wystawienia określić datę korzystając z kalendarza.. Po wprowadzeniu zmian klikamy przycisk Dalej. Kolejnym krokiem jest wskazanie lokalizacji na dysku do zapisu rfx. Po określeniu gdzie program ma utworzyć rachunek w formacie rfx, klikamy przycisk Dalej. Program poinformuje o prawidłowym utworzeniu korekty rfx. W tym momencie można wydrukować korektę. Na Zakończenie klikamy przycisk Zakończ.

19 Faktura/rachunek korygujący zostanie wydrukowany, korektę w wersji elektronicznej należy wysłać do NFZ. Korekta świadczeń pielęgniarek i położnych Istnieje możliwość edycji świadczeń pielęgniarek środowiskowych i położnych zarówno przed, jak i po wysłaniu I fazy do NFZ. Porady pielęgniarek i położnych są wyświetlane na liście wizyt wraz z wizytami lekarskimi. Do edycji świadczenia służą te same przyciski edycji i usunięcia. Po podświetleniu pozycji na liście i kliknięciu przycisku edycji pojawi się nowe okno z danymi świadczenia. Istnieje możliwość modyfikacji: Pacjenta, dla którego przeprowadzono świadczenie i jego danych osobowych Danych ze skierowania Danych zabiegu Nie ma możliwości zmiany daty zabiegu. Aby tego dokonać należy usunąć świadczenie i ponownie je wprowadzić.

20