Instrukcja użytkownika. Instrukcja konfiguracji i obsługi modułu e-rejestracja

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika Instrukcja konfiguracji i obsługi modułu e-rejestracja

2 Spis treści 1. Wprowadzenie Do czego służy moduł e-rejestracji? Schemat działania systemu e-rejestracja Konfiguracja modułu w dreryk Włączenie modułu e-rejestracja Dodawanie lekarzy do rejestracji online Konfiguracja harmonogramu lekarzy na potrzeby e-rejestracji Dopisywanie produktów kontraktowych do lekarzy Konfiguracja skrzynki wychodzącej Konfiguracja e-rejestracji poprzez epuap Włączenie alertu o zarejestrowanych wizytach online Generowanie hasła dla pacjenta do rejestracji online Obsługa e-rejestracji (dla rejestratorki) Obsługa e-rejestracji (dla lekarza) Obsługa e-rejestracji (dla pacjenta) Wyszukiwanie i umawianie się na wizytę Zmiana terminu umówionej już wizyty Anulowanie wizyty Zmiana hasła do konta WWW e-rejestracji

3 1. Wprowadzenie 1.1. Do czego służy moduł e-rejestracji? Celem systemu jest umożliwienie pacjentowi uzyskania informacji o wolnych terminach w grafiku przyjęć lekarza oraz dokonania rejestracji na wizytę za pomocą strony WWW Schemat działania systemu e-rejestracja 2. Konfiguracja modułu w dreryk 2.1. Włączenie modułu e-rejestracja Aby uruchomić moduł e-rejestracji koniecznie należy skontaktować się z opiekunem handlowym by wykupić licencję. Kontakt to działu handlowego: Dział Handlowy Tylko Kierownik Medyczny ma możliwość włączenia/wyłączenia funkcjonalności związanych z rejestracją online. 3

4 Przed uruchomieniem e-rejestracji ważne jest aby serwer dreryka był widoczny na zewnątrz i miał przydzielony adres zewnętrzny IP. Na routerze należy otworzyć port 5195 i przekierować go na adres IP serwera dreryk. Włączenie jest możliwe jeśli wprowadzono przynajmniej jedną komórkę organizacyjną. Aby włączyć moduł należy zalogować się na Kierownika Medycznego, następnie z górnego menu System > Ustawienia > Zakładka Rejestracja online. Aby skonfigurować dane podmiotu należy kliknąć przycisk: Dane wpisane w tej konfiguracji będą pojawiać się na stronie WWW e- rejestracji jako dane teleadresowe podmiotu. Domyślnie dane te pobierane są z danych świadczeniodawcy. 4

5 W aplikacji dreryk podajemy zewnętrzny adres IP placówki. Zewnętrzny adres IP wprowadzamy w pole Adres placówki. Po wpisaniu zewnętrznego adresu IP można sprawdzić czy konfiguracja działa prawidłowo poprzez klikniecie przycisku:. Jeżeli port oraz adres IP jest prawidłowo skonfigurowany to pojawi się komunikat: Po wykonaniu tych czynności możemy włączyć moduł. W tym celu klikamy przycisk 5

6 Po włączeniu modułu stan rejestracji się zmieni i zostanie wyświetlony unikalny adres www rejestracji online dla tej placówki. Klikając w niebieski link otwieramy odnośnik do strony WWW rejestracji online naszego podmiotu leczniczego Dodawanie lekarzy do rejestracji online. Następną czynnością jest wskazanie lekarzy, do których rejestracja online będzie możliwa. W celu dodania lekarza klikamy przycisk. Zostanie wyświetlona lista lekarzy, do których zaznaczamy możliwość rejestracji online. 6

7 Po tej czynności do listy rejestracji online zostaną dopisani lekarze Konfiguracja harmonogramu lekarzy na potrzeby e-rejestracji Z tego miejsca możliwa jest konfiguracja harmonogramu lekarza. W celu konfiguracji harmonogramu zaznaczamy na liście lekarza i klikamy przycisk Konfiguruj harmonogram W nowym oknie pojawi się harmonogram pracy lekarza: 7

8 Na kolor zielony zaznaczona jest informacja w jakich godzinach dostępna jest rejestracja online dla pacjenta. Terminy te będą wyświetlone na stronie www e-rejestracji. Można dokonać edycji godzin poprzez kliknięcie przycisku edytuj 8

9 W tym miejscu możliwa jest konfiguracja komórki oraz godzin dostępnych do rejestracji online. W ramach przedziału czasu pracy lekarza możliwe jest udostępnienie jednego przedziału czasu dla rejestracji online Dopisywanie produktów kontraktowych do lekarzy. Dla lekarzy można dopisać produkty kontraktowe, które będą możliwe do wybrania poprzez rejestrację online. Pojawi się okno, w którym możemy dodać produkty kontraktowe z zaczytanej umowy NFZ. Klikamy przycisk + 9

10 Na liście zaznaczamy produkty kontraktowe, które udostępniamy i następnie potwierdzamy przyciskiem dodaj. Jeżeli prawidłowo dodaliśmy produkty kontraktowe dla lekarza to pojawi się napis Skonfigurowano. 10

11 Udostępnienie produktów nie wpływa na późniejszą realizację wizyty. Pacjent nie uzyskuje wpływu na produkt jednostkowy wizyty a jedynie szerszą możliwość wyszukania lekarza, który konkretne świadczenie realizuje Konfiguracja skrzynki wychodzącej Istnieje możliwość konfiguracji skrzynki pocztowej, z której wysyłane będą powiadomienia mailowe dotyczące zmiany terminu wizyty lub anulowaniu wizyty. Konfiguracja jest zależna od skrzynki pocztowej w danym portalu. W instrukcji podajemy przykładową konfigurację konta smtp na gmail: Jeżeli konto skonfigurowane jest prawidłowo możemy skorzystać z Testu połączenia Konfiguracja e-rejestracji poprzez epuap Logowanie pacjenta do strony WWW poświęconej rejestracji online możliwe jest na dwa sposoby: Wykorzystując profil zaufany epuap Za pomocą loginu i hasła uzyskanego w podmiocie. Pierwszy sposób (epuap) jest dostępny pod warunkiem, że podmiot posiada konto w systemie epaup i uzyskał odpowiedni certyfikat z uprawnieniami do uwierzytelniania pacjentów. Nazwę podmiotu, certyfikat oraz hasło muszą być zgodne z danymi podmiotu na epuap. 11

12 2.7. Włączenie alertu o zarejestrowanych wizytach online Włączając alert o zarejestrowanych wizytach online użytkownik w oknie powiadomień może zaobserwować ile wizyt zostało zarejestrowanych poprzez e-rejestrację. W konfiguracji użytkownik ma możliwość włączyć lub wyłączyć powiadomienia. Alerty dotyczące zarejestrowanych wizyt widoczne są w głównym oknie programu w sekcji Ważne informacje i zadania. 3. Generowanie hasła dla pacjenta do rejestracji online. Hasło do portalu e-rejestracji w oprogramowaniu dreryk może nadać Rejestratorka i Kierownik Medyczny. W tym celu należy przejść do danych osobowych pacjenta. Należy koniecznie uzupełnić pole pacjenta, aby przycisk Rejestracja online był aktywny. 12

13 Po prawidłowym wprowadzeniu adresu i zapisaniu zmian przycisk Rejestracja online staje się aktywny. 13

14 Po kliknięciu przycisku mamy możliwość włączenia lub wyłączenia rejestracji online dla danego pacjenta. Po włączeniu rejestracji użytkownik ma możliwość wygenerowania wydruku hasła do rejestracji online po kliknięciu przycisku Generuj nowe hasło Jeżeli drukarka wydrukuje hasło to program zapyta, czy hasło zostało poprawnie wydrukowane? Jeżeli klikniemy Tak to hasło zostanie zaktualizowane i pacjent będzie mógł zalogować się do portalu WWW e-rejestracji. Podgląd wydruku hasła do konta WWW e-rejestracji dla pacjenta: 14

15 Pacjent na wydruku otrzymuje adres strony www, pod którym może dokonać rejestracji online. Na wydruku generowane jest unikalne hasło pacjenta do rejestracji online. Wydruk przekazujemy pacjentowi. Użytkownik nie ma możliwość podglądu bieżącego hasła pacjenta. Możliwe jest jedynie wygenerowanie nowego hasła. 4. Obsługa e-rejestracji (dla rejestratorki) Po pomyślnej konfiguracji modułu e-rejestracji w oknie zarejestrowanych pacjentów pojawią się rejestracje online pacjentów. W oknie rejestracji pacjenta przy godzinie wizyty pojawi się globus oznaczać to będzie że termin ten jest dostępny online. Na ten termin nadal możliwa jest rejestracja pacjenta z poziomu aplikacji dreryk. 15

16 W przypadku wizyt AOS, zarejestrowanie pacjenta do specjalisty poprzez serwis WWW e-rejestracji nie uwzględni pacjenta w kolejkach oczekujących. Stanie się tak dopiero po uzupełnieniu danych ze skierowania. Niezwłoczne wprowadzenie danych ze skierowania jest zatem ważne dla prawidłowej sprawozdawczości. 16

17 5. Obsługa e-rejestracji (dla lekarza) W oknie zarejestrowanych pacjentów lekarz przy godzinie wizyty zaobserwuje globus oznacza to, że pacjent zapisał się na wizytę poprzez rejestrację online. Wykrzyknik przy globusie oznacza, że pacjent nie ma zweryfikowanego, potwierdzonego skierowania na wizytę, na którą się zapisał. 17

18 W takim przypadku lekarz na wizycie lekarskiej musi uzupełnić dane ze skierowania. W oknie wizyty należy kliknąć przycisk skierowanie i uzupełnić wymagane dane ze skierowania. 18

19 6. Obsługa e-rejestracji (dla pacjenta) Pacjent wchodzi na stronę www podaną na wydruku. 19

20 Następnie wpisuje swój Login numer Pesel oraz hasło z wydruku. Po zalogowaniu do WWW e-rejestracji pacjent ma możliwość: Umówienia wizyty Sprawdzić jakie wizyty zostały zarejestrowane lub wykonane Zmienić hasło do konta WWW e-rejestracji Przeczytać regulamin e-rejestracji online 20

21 6.1. Wyszukiwanie i umawianie się na wizytę W celu umówienia się na wizytę lekarską pacjent klika przycisk Umów wizytę 21

22 Pacjent ma możliwość wpisania własnego kryterium daty oraz godziny preferowanego terminu wizyty. Po kliknięciu przycisku Wyszukaj lekarzy system e-rejestracji wyszuka Imiona i Nazwiska lekarzy, którzy są dostępni w podmiocie leczniczym. 22

23 Wybieramy lekarza do którego chcemy umówić się na wizytę. Po kliknięciu na Imię i Nazwisko lekarza wyświetla się nam jego harmonogram: 23

24 Zaznaczamy, na którą godzinę chcemy umówić wizytę oraz klikamy przycisk Dalej. 24

25 Wyświetla się podsumowanie rezerwacji wizyty. W tym oknie pacjent może dodać informacje. Jeżeli wszystko się zgadza potwierdza rezerwację wizyty poprzez przycisk Rezerwuj wizytę. 25

26 Po pomyślnym zarejestrowaniu wizyty na stronie WWW e-rejestracji otrzymamy komunikat Wizyta została umówiona z tego miejsca mamy również możliwość wydrukowania potwierdzenia. 26

27 6.2. Zmiana terminu umówionej już wizyty Pacjent poprzez stronę e-rejestracji może zmienić termin umówionej wcześniej wizyty. W celu zmiany terminu wizyty pacjent loguje się na stronę e-rejestracji i klika przycisk Moje wizyty. Po dokonaniu tej czynności odnajduje wizytę i klika przycisk Zmień termin wizyty 27

28 6.3. Anulowanie wizyty Pacjent poprzez stronę e-rejestracji ma możliwość anulowania umówionej wcześniej wizyty do lekarza. W celu anulowania wizyty pacjent loguje się na stronę e-rejestracji i klika przycisk Moje wizyty. Po dokonaniu tej czynności odnajduje wizytę i klika przycisk Anuluj wizytę 28

29 6.4. Zmiana hasła do konta WWW e-rejestracji Po pomyślnym zalogowaniu do e-rejestracji pacjent ma możliwość zmiany hasła do konta. Z menu wybiera przycisk Zmień hasło. 29

30 W nowo otwartym oknie pacjent wprowadza stare hasło oraz poproszony jest o dwukrotne wpisanie nowego hasła. Uwaga! Hasło powinno zawierać minimum 8 znaków, małe i duże litery oraz cyfry. 30

31 Zmianę potwierdzamy przyciskiem Zmień hasło. 31