Program dla praktyki lekarskiej. Instrukcja Modułu Importu Dokumentacji Zewnętrznej

Transkrypt

1 Program dla praktyki lekarskiej Instrukcja Modułu Importu Dokumentacji Zewnętrznej Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o

2 Spis treści 1. Wprowadzenie Konfiguracja Wykonywanie kopii zapasowej Dostęp do modułu IDZ Wydruki Import dokumentacji Dane medyczne Import pliku z wynikami badań Pozostałe zakładki danych medycznych Edycja Historia wizyt i historia zleceń Notatki Dane osobowe Wyszukiwanie dokumentu zewnętrznego Tworzenie i przywracanie bazy dokumentów

3 1. Wprowadzenie Moduł Importu Dokumentacji Zewnętrznej (zwany dalej modułem IDZ) umożliwia załączanie do danych medycznych pacjenta dokumentacji zewnętrznej w postaci jej elektronicznego odwzorowania, czyli w postaci załączników. Przez wzgląd na zachowanie procedur bezpiecznego dostępu do danych medycznych zostało nałożone ograniczenie na import plików z rozszerzeniem: scr, exe i com. Zaimportowane do programu pliki z dokumentacją zewnętrzną otwierają się za pomocą odpowiedniego oprogramowania dla danego pliku, które musi być zainstalowane na komputerze użytkownika. Dodatkowo użytkownik powinien mieć dostęp do systemu operacyjnego w celu podglądu i importu załączników. 2. Konfiguracja Konfiguracji dokonujemy w panelu Kierownika Medycznego: Funkcje kierownika medycznego System Ustawienia. 2.1 Wykonywanie kopii zapasowej W celu dokonania ustawień wykonywania zapasowej kopii dokumentów należy przejść do zakładki System w oknie konfiguracji. 3

4 Program dreryk posiada bazę danych medycznych oraz bazę dokumentów. Należy dokonać konfiguracji w zakresie automatycznego tworzenia kopii, czyli dla każdej kopii określić: Częstotliwość wykonywania (z dokładnością do dni) Godzinę tworzenia kopii Ścieżkę do katalogu, w którym mają być przechowywane kopie zapasowe (aby wprowadzić ścieżkę należy kliknąć Zmień i dokonać wskazania ścieżki na dysku komputera). 2.2 Dostęp do modułu IDZ Każdy użytkownik może otwierać załączniki. Jednak ze względów bezpieczeństwa, Kierownik Medyczny może nadać użytkownikom uprawnienia do załączania i edycji dokumentacji. W oknie konfiguracji należy przejść do zakładki Konfiguracja dostępu. 4

5 W opcjach Dostęp do modułu importu określamy maksymalny rozmiar dla dokumentu zewnętrznego załączanego do dokumentacji pacjenta. Dla każdego pracownika kierownik medyczny może określić uprawnienia względem importu plików do programu. W wierszu odpowiadającym danej osobie należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy w kolumnie Dostęp a następnie wskazać jedną z opcji: włączony / wyłączony. Początkowo dostęp jest włączony tylko dla kierownika medycznego. Po dokonaniu ustawień należy kliknąć Zapisz. 2.3 Wydruki W zakładce Wydruki możemy wybrać czy w dokumentacji ma być odnotowany fakt dodania dokumentacji zewnętrznej. 5

6 Pod hasłem Informacje o załącznikach należy wybrać jedną z opcji: drukować / nie drukować. Jeśli wybierzemy Drukować, wówczas w dokumentacji medycznej pacjenta znajdzie się informacja o każdym dodanym załączniku. 3. Import dokumentacji 3.1 Dane medyczne Aby przejść do danych medycznych pacjenta należy po wskazaniu pacjenta wybrać opcję Wszystko o pacjencie. Wśród widocznych zakładek znajdują się te, do których możliwe jest dodanie załącznika: Wyniki badań analitycznych Wyniki badań obrazowych Konsultacje medyczne Hospitalizacje Rehabilitacje Sanatoria Badania przesiewowe i bilansowe Inne 6

7 Import pliku z wynikami badań Otwierając zakładkę Wyniki badań analitycznych dostępny jest przycisk dodawania kliknięciu będzie możliwe wprowadzenie wyników.. Po Obowiązkowo podajemy datę. W polu Załącznik wskazujemy miejsce pliku na dysku. Klikając przycisk wyświetli się nowe okno: 7

8 Po wskazaniu pliku należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Na liście badań można wskazać badania, których wynik zawiera importowany plik. Ułatwi to późniejsze wyszukanie wyniku oraz w przypadku badań refundowanych pozwoli na zliczanie badań do raportu zbiorczego. Po kliknięciu Zatwierdź, program przejdzie do nowego okna: 8

9 Tutaj możliwe jest dodanie nowego badania do listy i ręczne wprowadzenie jego wyniku. Gdy wszystkie badania są już dodane, należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeśli przy wprowadzaniu załącznika oznaczono badania, których dotyczy plik w odpowiednim wierszu badania i kolumnie daty pojawi się wpis import. Oznacza to, że wynik danego badania wprowadzono poprzez załącznik określonego dnia. Aby podejrzeć plik należy kliknąć import. Jeśli nie wskazano badania podczas importu załącznika, na liście wyników pojawi się wiersz Import, który będzie zawierał wpis w kolumnie odpowiadającej wprowadzonej wcześniej dacie. 9

10 Analogicznie postępujemy dla wyników badań obrazowych Pozostałe zakładki danych medycznych Należy kliknąć przycisk. Otworzy się nowe okno, w którym dokonujemy wpisu. Aby wprowadzić załącznik, konieczne jest wskazanie lokalizacji pliku na dysku. Import załącznika nie jest obowiązkowy. 10

11 Po zatwierdzeniu wyboru pliku oraz uzupełnieniu pozostałych pól dla wpisu można go zatwierdzić. Po zatwierdzeniu w odpowiedniej zakładce danych medycznych widoczny będzie zapis: Program przechowuje dodatkowo (względem wpisu, który nie zawiera załącznika) także datę oraz dane użytkownika dokonującego importu. Aby otworzyć załącznik należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy na ikonę z lewej strony wpisu. Dla pozostałych zakładek danych medycznych, czyli: Konsultacje medyczne Hospitalizacje Rehabilitacje Sanatoria 11

12 Badania przesiewowe i bilansowe Inne Postępujemy analogicznie Edycja Aby edytować wpis należy kliknąć przycisk Edytuj. Otworzy się okno z uzupełnionymi danymi, które można swobodnie edytować. Dotyczy to także załączonego pliku. Można dokonać zmiany importowanego dokumentu poprzez wskazanie na dysku innego pliku. Po wprowadzeniu zmian, należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeśli wyniki badań analitycznych lub obrazowych są importowane z pliku, wówczas nie ma możliwości ich edycji. 3.2 Historia wizyt i historia zleceń Aby dodać wpis do historii wizyt należy kliknąć przycisk Dodaj znajdujący się w prawym dolnym rogu ekranu. Wprowadzamy: datę wizyty, opis oraz załącznik. Wszystkie pola są obowiązkowe. 12

13 Po zatwierdzeniu pojawia się adnotacja w historii wizyt w postaci: Widoczne są tutaj następujące informacje: Data wizyty Dane importu: data importu oraz personel dodający wpis Opis wizyty Link umożliwiający podgląd dokumentu Przyciski Edytuj oraz Usuń odnoszą się do wpisów, które zostały wprowadzone ręcznie poprzez uzupełnienie informacji o wizycie. Jeśli adnotacja o wizycie w wyświetlanej historii jest wynikiem faktycznie przeprowadzonej wizyty z panelu lekarza lub wynikiem wpisu przez książkę przyjęć, przycisku Edytuj oraz Usuń nie są aktywne. Analogicznie postępujemy w przypadku historii zleceń. 3.3 Notatki Program dreryk posiada funkcjonalność wprowadzania notatek dotyczących konkretnego pacjenta. Aby dodać wpis należy kliknąć Dodaj w prawym dolnym rogu ekranu. Otworzy się nowe okno umożliwiające wprowadzenie notatek. 13

14 Dodanie załącznika jest nieobowiązkowe. Ponadto istnieje możliwość korzystania z szablonów wpisów. Wprowadzanie notatek jest dostępne zarówno dla lekarzy, jak i pielęgniarek oraz położnych. Po zatwierdzeniu wpisu, otrzymuje następującą informacje o dacie notatki oraz użytkowniku, który ją wprowadził. Ponadto dostępny jest link otwierający dokument a także treść notatki. Notatkę edytujemy i usuwamy za pomocą przycisków Edytuj oraz Usuń. 3.4 Dane osobowe W danych osobowych pacjenta możliwe jest wprowadzenie dokumentacji zewnętrznej o charakterze administracyjnym, np. potwierdzenie ubezpieczenia, podpisana deklaracja, oświadczenie o wyrażeniu zgody na udzielenie świadczeń zdrowotnych. 14

15 Aby wyświetlić dodane pliki należy kliknąć przycisk Dokumenty. Dodawanie załącznika umożliwia przycisk Dodaj. Uzupełniamy datę dokumentu (np. w przypadku deklaracji będzie to data złożenia), nazwę (lub opis co zawiera plik) oraz podajemy ścieżkę do pliku. Po zatwierdzeniu pliku widoczny jest wpis: 15

16 Aby otworzyć załącznik należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy na ikonę z lewej strony wpisu. Aby usunąć wpis, należy zaznaczyć go na liście a następnie kliknąć przycisk Usuń. 4. Wyszukiwanie dokumentu zewnętrznego Aby wyszukać dokument, który został zaimportowany do programu należy wybrać Funkcje kierownika medycznego Pacjenci Dokumentacja zewnętrzna. Otworzy się nowe okno, w którym można dokonać wyszukania, odczytu lub eksportu dokumentu. Dokument wyszukujemy według następujących kryteriów: Id dokumentu id dokumentu jest znane na podstawie wydruku dokumentacji medycznej pacjenta, w której widnieją adnotacje o załącznikach. Nazwa dokumentu nazwa dokumentu, którą wprowadził użytkownik przy imporcie Nazwa pliku nazwa importowanego pliku, wskazanego na dysku Rodzaj rodzaj dokumentu o Wyniki badań analitycznych o Wyniki badań obrazowych o Konsultacje medyczne o Hospitalizacje o Rehabilitacje o Sanatoria o Badania przesiewowe i bilansowe 16

17 o Inne o Historia wizyt o Historia zleceń o Notatki o Dane osobowe Pacjent umożliwia wskazanie pacjenta z bazy danych i wyszukanie załączników z jego kartoteki Data importu data dodania załącznika Data dokumentu data wprowadzona przy dodawaniu załącznika. W poszczególnych przypadkach będą to różne daty, np. o Konsultacje medyczne data przeprowadzenia konsultacji o Badania przesiewowe i bilansowe data przeprowadzenia badania o Historia wizyt data wizyty o Historia zleceń data zlecenia o Dane osobowe data dokumentu Data usunięcia Przynajmniej jeden filtr musi zostać określony, aby można było wyszukać pliki z bazy dokumentów. Po kliknięciu Szukaj na liście wyników pojawią się dokumenty spełniające kryteria. Po zaznaczeniu jednej pozycji z listy, aktywne stają się przyciski: Otwórz oraz Zapisz na dysku. Przycisk Otwórz pozwala na podgląd pliku. Przycisk Zapisz na dysku otwiera okno do wskazania miejsca na dysku, w którym ma być zapisany plik. W polu Nazwa pliku można podać własną nazwę, pod którą ma zostać zapisany dokument. Po zatwierdzeniu, program wyświetli komunikat o zakończonym eksporcie. 5. Tworzenie i przywracanie bazy dokumentów 17

18 Aby ręcznie utworzyć kopię bazy dokumentów należy wybrać Funkcje kierownika medycznego system wykonaj kopię bezpieczeństwa. W nowym oknie zaznaczmy kopie, której bazy chcemy wykonać. Możemy zaznaczyć jedną lub obie kopie. Wskazujemy również miejsce na dysku, gdzie kopie mają się utworzyć. Aby zmienić domyślną ścieżkę wykonania kopii należy kliknąć Zmień i wybrać inną lokalizację. Tworzenie kopii zapasowych potwierdzamy kliknięciem przycisku Wykonaj zapasową kopię danych teraz i czekamy na komunika programu o zakończeniu tworzenia kopii. Aby przywrócić bazę dokumentów postępować analogicznie jak w przypadku przywracania bazy danych. Wybieramy: Przywracanie kopii zapasowej a katalogi dreryk Praktyka a następnie wskazujemy kopię do przywrócenia. 18

19 Można podać do przywrócenia tylko kopię danych lub dokumentów lub dwie kopie jednocześnie a następnie kliknąć Przywróć dane z kopii zapasowej. Wskazania lokalizacji kopii zapasowej na dysku dokonujemy poprzez kliknięcie przycisku Zmień. Wyświetli się nowe okno, w którym należy wskazać, którą kopię (z rozszerzeniem bkp) chcemy przywrócić. Ze względu na to, że program dreryk przechowuje dane w dwóch bazach: bazie danych i bazie dokumentów wyróżniamy je następująco: 19