WOJEWODA ŁÓDZKI. SO-III Łódź, dnia 6 grudnia 2013 r. Pan Dariusz Kubus Wójt Gminy Andrespol. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, dnia 6 grudnia 2013 r. Pan Dariusz Kubus Wójt Gminy Andrespol Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w związku z art. 50 ust. 2 oraz art. 52 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.) zespół kontrolerów w składzie: Pani Lucyna Janicka zastępca kierownika oddziału spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Pani Ewa Kazimierczak starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi oraz Pani Marta Daszkiewicz-Daniszewska starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu wydawania dowodów osobistych przez Wójta Gminy Andrespol. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 24 października 2013 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie wydawania dowodów osobistych zawartych w cytowanej na wstępie ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 30 września 2013 r. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Dariusz Kubus Wójt Gminy Andrespol, ul. Rokicińska 126, Andrespol. ul. Piotrkowska 103, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 Kontroli zostały poddane następujące zagadnienia: sprawdzenie dokumentacji zgromadzonej w kopertach dowodowych niezbędnej do wydawania dowodów osobistych, z uwzględnieniem szczegółowej weryfikacji danych zawartych we wniosku z danymi wynikającymi z odpisów aktów stanu cywilnego i dokumentów zgromadzonych w kopercie dowodowej oraz prawidłowości wprowadzania danych do Systemu Wydawania Dowodów Osobistych, sprawdzenie sposobu prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż w większości przypadków zagadnienia objęte kontrolą były realizowane zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, stwierdzono jednak kilka nieprawidłowości. Kontroli poddano dokumentację dotyczącą 53 dowodów osobistych, co stanowi 5% ogólnej liczby dowodów osobistych wydanych w kontrolowanym okresie, w tym dokumentację dotyczącą 10 dowodów osobistych wydanych osobom małoletnim oraz 5 dowodów osobistych osób zmarłych. Dokumentacja zgromadzona w kopertach dowodowych w większości odpowiada wymogom określonym w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384) tj. zawiera wniosek o wydanie dowodu osobistego z załączonymi dwiema fotografiami, formularz dowodowy, część B formularza zawierającą datę i podpis osoby odbierającej dowód osobisty oraz pozostałe dokumenty składane w celu wydania dowodu osobistego (odpis aktu urodzenia bądź odpis aktu małżeństwa). Jednakże w dwóch przypadkach stwierdzono uchybienie polegające na niewpisaniu na części B formularza daty odbioru dowodu osobistego. Zgodnie z 17 ust. 1 ww. rozporządzenia osoba potwierdza odbiór dowodu osobistego wpisując datę oraz składając podpis na części B formularza dowodowego. Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż powyższe było spowodowane niedopatrzeniem. Niedopełnienie ww. obowiązku poskutkowało powstaniem uchybienia w 4% zbadanych przypadków, które nie miało jednak wpływu na prawidłowość wydania dowodu osobistego. W dwóch ze skontrolowanych przypadków stwierdzono, że wydane dowody osobiste nie zostały odebrane przez wnioskodawców, lecz przez inne osoby. Pracownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że powyższe było spowodowane sytuacją osób, których dotyczył

3 3 wniosek jedna z nich przebywała w szpitalu, druga w domu pomocy społecznej. Niezależnie od intencji pracownika wydającego dowód osobisty, należy stwierdzić, iż jest to praktyka niedopuszczalna. Zgodnie z 15 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. dowód osobisty odbiera się osobiście. Przepisy wykonawcze do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych przewidują sytuację, w której z uwagi na chorobę, niepełnosprawność lub inną niedającą się pokonać przeszkodę osoba nie może odebrać dowodu osobistego, to wówczas organ gminy zapewnia odbiór dowodu osobistego w miejscu pobytu tej osoby, jeżeli pozwalają na to okoliczności, w jakich się ona znajduje ( 15 ust. 2 rozporządzenia z dnia 6 lutego 2009 r.). Niedopełnienie powyższego poskutkowało powstaniem nieprawidłowości w 4% zbadanych przypadków. Ponadto stwierdzono, iż do jednego ze skontrolowanych wniosków dowodowych dołączono nieaktualne fotografie osoby, której dotyczył wniosek. Pracownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że osoba, której dotyczył wniosek, jest osobą w złym stanie zdrowia, mieszkańcem Domu Pomocy Społecznej i odmówiła zrobienia nowej fotografii, wobec czego zdecydował się przyjąć załączone zdjęcie. Niezależnie od złożonych wyjaśnień, należy stwierdzić, iż doszło w tym przypadku do naruszenia przepisu 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. nakazującego załączenie do wniosku dwóch wyraźnych fotografii odzwierciedlających aktualny wizerunek osoby, której dotyczy wniosek. Koperty dowodowe są oznaczone w sposób zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 28 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475) tj. zawierają imię i nazwisko osoby, imię ojca, datę urodzenia, numer PESEL oraz serię i numer dowodu osobistego. W przypadku wniosków o wydanie dowodu osobistego dla osób małoletnich poniżej 13. roku życia zgodnie z art. 34 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych rodzice uzasadniali przyczynę wydania dokumentu, poprzez złożenie odrębnego oświadczenia podpisanego przez nich oboje, w którym wyrazili zgodę na wydanie dowodu osobistego dla dziecka. Jednakże w czterech skontrolowanych przypadkach wniosek o wydanie dowodu osobistego nie zawierał podpisów rodziców. Z wyjaśnień złożonych przez pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż podpisy składane na ww. oświadczeniu uznano za wystarczające do przyjęcia wniosku. Zgodnie z 6 ust. 1 wniosek o wydanie dowodu osobistego podpisuje osoba, która go składa, a zgodnie z 5 ust. 1 pkt 1 w przypadku osoby

4 4 małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia, wniosek podpisują składający go rodzice. Niedopełnienie powyższego obowiązku poskutkowało powstaniem nieprawidłowości w 80% zbadanej dokumentacji dotyczącej osób poniżej 13. roku życia. W przypadku wniosków o wydanie dowodu osobistego dla osób małoletnich powyżej 13. roku życia małoletni złożyli podpis zarówno na wniosku o wydanie dowodu osobistego, jak i na formularzu. Jednakże stwierdzono, że we wszystkich przypadkach brak jest podpisu jednego z rodziców na wniosku. Podpis rodzica znajduje się natomiast na odrębnym oświadczeniu składanym przez rodzica osoby małoletniej, w którym wyraża zgodę na wydanie dowodu osobistego dla dziecka. Z wyjaśnień złożonych przez pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż podpisy składane na ww. oświadczeniu uznano za wystarczające do przyjęcia wniosku. Zgodnie z 6 ust. 2 wniosek o wydanie dowodu osobistego osobie małoletniej, która ukończyła 13. rok życia, oprócz tej osoby, podpisuje składający wniosek rodzic. Niedopełnienie powyższego obowiązku poskutkowało powstaniem nieprawidłowości w 100% zbadanej dokumentacji dotyczącej osób powyżej 13. roku życia. Unieważnianie dowodów osobistych z przyczyn i w terminach określonych w art. 43 ust. 1 i ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych odbywa się na bieżąco. We wszystkich zbadanych przypadkach dowody osobiste osób zmarłych są unieważniane na podstawie odpisu aktu zgonu osoby (jako datę unieważnienia wpisywana jest data zgonu), a dowody osobiste osób, które zgłosiły utratę dokumentu, na podstawie zgłoszenia o utracie dowodu osobistego. Wezwania z innej gminy do nadesłania koperty dowodowej są realizowane niezwłocznie, jednakże wezwanie to jest umieszczane w kopercie dowodowej i wraz nią przekazywane do gminy, która je nadesłała. Pracownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, iż prowadzi jedynie rejestr wpływających zapotrzebowań. Powyższa praktyka skutkuje powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu uregulowania zawartego w 25 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r., które nakazuje umieszczenie ww. wezwania w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty, której ono dotyczy. Organ gminy prawidłowo wprowadza dane do Systemu Wydawania Dowodów Osobistych tj. dane znajdujące się w SWDO są zgodne z danymi znajdującymi się na wniosku o wydanie dowodu osobistego. Dane osobowe zawarte w części A formularza oraz skanowaną fotografię i podpis wnioskodawcy organ gminy niezwłocznie przekazuje w drodze

5 5 teletransmisji danych w formie dokumentu elektronicznego do ministra właściwego do spraw wewnętrznych w celu wytworzenia dowodu osobistego, co jest zgodne z przepisem 11 ust. 1 ww. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. Stwierdzono jednakże, iż w dwóch przypadkach podpis osoby składającej wniosek o wydanie dowodu osobistego został zeskanowany z wniosku o wydanie dowodu osobistego. Dodatkowo w jednym z tych przypadków wnioskodawca w ogóle nie złożył podpisu na formularzu. Pracownik wykonujący zadania z zakresu dowodów osobistych wyjaśnił, iż powyższe było spowodowane nieuwagą. Niedopełnienie powyższego obowiązku poskutkowało powstaniem nieprawidłowości w 4% zbadanych przypadków, polegającej na naruszeniu przepisów 10 ust. 1 i 11 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którymi osoba, której dotyczy wniosek składa w miejscu do tego przeznaczonym wzór podpisu zamieszczanego w dowodzie osobistym, który jest następnie skanowany i przekazany w drodze teletransmisji danych w formie dokumentu elektronicznego do ministra właściwego do spraw wewnętrznych w celu wytworzenia dowodu osobistego. Ponadto w przypadku jednego ze skontrolowanych wniosków o wydanie dowodu osobistego popełniono błąd literowy w nazwisku osoby, której wniosek dotyczył wskutek czego otrzymano raport niezgodności z Centrum Personalizacji Dokumentów. Nastąpiła zatem konieczność sporządzenia drugiego formularza z poprawnymi danymi, bez obowiązku ponownego złożenia wniosku przez osobę ubiegającą się o wydanie dowodu osobistego. Jednakże w powtórnie sporządzanym formularzu w rubryce data złożenia wniosku zamiast daty faktycznego złożenia wniosku, wpisano datę ponownego sporządzenia formularza. Wobec powyższego w formularzu figuruje błędna data złożenia wniosku, a zatem naruszone zostały przepisy określające wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego oraz wzór formularza określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. Niemniej jednak powyższe nie miało wpływu na prawidłowość wydania dowodu osobistego. Wszystkie wskazane wyżej nieprawidłowości powstały wskutek niedołożenia należytej staranności w trakcie wykonywania zadań z zakresu dowodów osobistych oraz niewystraczającej znajomości przepisów prawa, a osobą odpowiedzialną za ich powstanie był pracownik wykonujący zadania z tego zakresu. Konsekwencją wszystkich wskazanych wyżej nieprawidłowości było naruszenie przez organ gminy przepisów wykonawczych do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych.

6 6 Wobec powyższego działalność organu gminy w zakresie zadań dotyczących dowodów osobistych oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Wójta do objęcia nadzorem pracowników wykonujących zadania z zakresu dowodów osobistych i zobligowania ich do przestrzegania przepisów ustawy o ewidencji ludności oraz przepisów wykonawczych do ustawy, a szczególności przepisów 10 ust. 1 i 11 ust. 1, 15 ust. 1, 17 ust. 1, 6 ust. 1, 6 ust. 2, 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. Jednocześnie proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Monika Skonieczna Zastępca Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców