WOJEWODA MAŁOPOLSKI. WO-IV Kraków, 23 MAJ Szanowny Pan Marek Gabzdyl Wójt Gminy Raciechowice Raciechowice Raciechowice

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV Kraków, 23 MAJ Szanowny Pan Marek Gabzdyl Wójt Gminy Raciechowice Raciechowice Raciechowice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w Urzędzie Gminy Raciechowice (Raciechowice 277, Raciechowice) w dniach od 18 do 22 marca 2013 r. przeprowadzona została kontrola w zakresie: Ewidencja ludności i dowody osobiste Część merytoryczna - przez pana Dariusza Okońskiego, starszego inspektora wojewódzkiego, Część finansowa - Udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania - przez panią Lidię Graboń, inspektora wojewódzkiego oraz pana Mirosława Pycińskiego, starszego inspektora wojewódzkiego. Okres objęty kontrolą: r. do r. Podczas kontroli dokonano również weryfikacji informacji o liczbie spraw dotyczących realizacji zadań zleconych z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności i dowodów osobistych prowadzonych w 2011 roku, przekazanej przez Gminę Raciechowice na potrzeby obliczenia wysokości dotacji. W wyniku przeprowadzonej kontroli kontrolowaną działalność oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Nieprawidłowości stwierdzono w części finansowej kontroli (udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania). Powyższej oceny dokonano na podstawie następujących ustaleń Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 1. Ewidencja ludności i dowody osobiste część merytoryczna Sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych w okresie objętym kontrolą prowadził pan Adam Franiak - inspektor. Wymienionego w czasie nieobecności zastępowała pani Ewa Pietruszka - Kierownik USC. Kontrola potwierdziła prawidłową realizację przez Urząd Gminy Raciechowice (zwany w dalszej części niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego Urzędem) zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) znowelizowanej ustawą z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2012 poz. 1407), która weszła w życie 31 grudnia 2012 roku, oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Ewidencja ludności oraz ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzone były w formie i na zasadach określonych w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, tj. ewidencja ludności w systemie teleinformatycznym, a ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w formie elektronicznej. Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych dla Gminy Raciechowice zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności, a także ze zmiany danych osobowych wprowadzane były do zbiorów meldunkowych. Zastosowany przez Urząd program teleinformatyczny firmy KORELACJA do prowadzenia ewidencji ludności spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych określonych w przepisie art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W trakcie kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że w dniu 31 grudnia 2011 roku na terenie Gminy Raciechowice zameldowanych było 6201 stałych mieszkańców oraz 132 osoby na pobyt czasowy. W okresie objętym kontrolą przyjęto w Urzędzie: 115 zgłoszeń pobytu stałego, 55 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego oraz 38 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Zgłoszenia pobytu czasowego trwającego do 3 miesięcy dokonała 1 osoba. Z urzędów stanu cywilnego wpłynęło: 80 odpisów skróconych aktu urodzenia, 84 odpisy skrócone aktu małżeństwa, 14 odpisów skróconych aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie oraz 38 odpisów skróconych aktu zgonu. W 82 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych o nadanie numeru PESEL (lub jego wymianę) i wszystkie czynności w powyższym zakresie zostały prawidłowo dokonane. Powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji zbioru meldunkowego prowadzonego w kontrolowanym Urzędzie, wojewódzkiego zbioru meldunkowego prowadzonego przez wojewodę oraz zbioru PESEL. Aktualizacji dokonywano również w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach dowodowych wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się do dnia 30 grudnia 2012 r., w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 257, poz. 1743), a od dnia 31 grudnia 2012 r. w oparciu o rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475). 2

3 Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności, a przyjęte w Urzędzie formularze meldunkowe zawierały wszystkie dane wymagane przepisem art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli zgłoszenia meldunkowe, tj. zgłoszenia pobytu stałego (przyjęte w dniach: r., r., r., r.), zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego (przyjęte w dniach: r., r., r., r.), zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące (przyjęte w dniach: r., r., r., r., r.). W okresie objętym kontrolą Urząd zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu w terminie trzech dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego, czyli zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480). Stwierdzono, iż incydentalnie nie zachowany został ten termin. Po udzieleniu pracownikowi instruktażu, odstąpiono od wydawania zaleceń w tym zakresie. Wysyłka zawiadomień odnotowywana była w rejestrze podręcznym Zawiadomienia o zgłoszeniu zmiany do WKU. Nie stwierdzono naruszenia przepisów 3 ust. 1 w związku z 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1742). Urząd po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego przekazywał wojewodzie dane w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych. Kontrolując wydawanie zaświadczeń w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych stwierdzono, że Urząd na wniosek zainteresowanej osoby prawidłowo wydawał zaświadczenia w oparciu o posiadane zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Dla powyższych spraw została w Urzędzie założona teczka aktowa ROA Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydawanych dowodów osobistych - zaświadczenia. W kontrolowanym okresie zostało w Urzędzie wydanych 146 zaświadczeń. Sprawdzając wytypowane do kontroli sprawy stwierdzono, że wydawanie zaświadczeń odbywało się w sposób prawidłowy. Poświadczenia zameldowania wydawane były w dniu złożenia podania, w sytuacji gdy wydanie poświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej do wniosku dołączany był dowód zapłaty. Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą rejestrowane były w teczce aktowej ROA Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydawanych dowodów osobistych - udostępnianie danych osobowych. W spisie spraw dla przedmiotowej teczki zarejestrowanych zostało 90 wniosków, z czego 8 pism (podań) - ROA oraz od ROA do ROA zostało nieprawidłowo zarejestrowanych w tym spisie (bowiem powinny być one zarejestrowane w spisie spraw prowadzonym dla teczki aktowej ROA Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydawanych dowodów osobistych - zaświadczenia ) - jednakże uchybienie to nie spowodowało następstw dla realizacji zadania. O udostępnienie danych, w oparciu o złożony wniosek, najczęściej występowali: komornicy sądowi, ZUS, KRUS, sądy rejonowe, straże gminne i miejskie, organy jednostek 3

4 samorządu terytorialnego, urzędy skarbowe, Policja. W okresie objętym kontrolą w spisie spraw zarejestrowano 82 wnioski o udostępnienie danych osobowych, w tym 5 wniosków podlegających opłacie. Dane udostępniane były podmiotom wskazanym w art. 44h ust. 2 pkt 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, miedzy innymi: kancelarii adwokackiej, firmie windykacyjnej, Spółce TAURON, Karpackiemu Oddziałowi Obrotu Gazem, Zakładowi Gazowniczemu. 77 wniosków nie podlegało opłacie. Nieodpłatnie, dane były udostępniane wyłącznie wskazanym w art. 44h ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych organom państwowym i instytucjom publicznym w celu realizacji ich zadań ustawowych między innymi: strażom gminnym i miejskim, urzędom skarbowym, organom jednostek samorządu terytorialnego. Informacja dotycząca danych osobowych udzielana była terminowo, podmioty określone w art. 44h ust 2 pkt 1 ustawy dokumentowały posiadanie interesu prawnego w uzyskaniu żądanych danych. Dowody opłat za udostępnienie danych osobowych dołączone były do wniosku. Podczas kontroli sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że wytypowane do kontroli: zgłoszenia pobytu stałego (przyjęte w dniach: r., r., r., r.- 5 szt.), zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego (przyjęte w dniach: r., r., r., r. - 5 szt.), zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące (przyjęte w dniach: r., r., r., r., r. - 5 szt.) zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Kontroli nie zostały poddane postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych bowiem w trakcie całego 2012 r. do Wójta Raciechowic nie wpłynął jakikolwiek wniosek zarówno w przedmiocie wymeldowania czy też zameldowania w drodze decyzji administracyjnej. Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Urząd dysponował 1 zestawem komputerowym do realizacji dowodów osobistych. Kartę dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. W kontrolowanym okresie w Urzędzie przyjęto 454 wnioski o wydanie dowodu osobistego. W dniu kontroli 35 wyprodukowanych dowodów osobistych pozostawało w Urzędzie do wydania mieszkańcom Gminy Raciechowice. Organizacja pracy na stanowiskach dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy Raciechowice, którzy ubiegali się o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego porównywane były z danymi znajdującymi się w zbiorze meldunkowym kontrolowanego Urzędu oraz z danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie tego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o wydanie dowodu osobistego, które zostały przyjęte w Urzędzie w okresie od 11 do 14 marca 2013 r. o numerze formularza: E , E , E , E Powodem złożenia przedmiotowych wniosków było między innymi: utrata dowodu osobistego, zmiana danych oraz wydanie pierwszego dowodu osobistego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały przyjęte w sposób prawidłowy. 4

5 Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w przepisie 33 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384) zwracany był wnioskodawcy. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrolując wytypowane do kontroli koperty dowodowe o serii i numerze: AVI , AVI , AVI , AVI , AVI , pod względem ich kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych stwierdzono, że dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, a dowody osobiste zostały wydane prawidłowo. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Raciechowice zbiorze meldunkowym wyżej wskazanych dowodów osobistych stwierdzając, że wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru w sposób prawidłowy. Koperty dowodowe, zgodnie z przepisem 28 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1743), oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego. Wezwanie o kopertę dowodową umieszczano w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty - zgodnie z ust. 3 powołanego 28 cyt. rozporządzenia. Podczas kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że w okresie objętym kontrolą Urząd na żądanie otrzymał z innych urzędów gmin w celu połączenia dokumentacji 51 kopert dowodowych, a wysłał w tym samym celu 45 kopert dowodowych. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 29 utrat dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty - wydano zaświadczenia. Urząd prawidłowo aktualizował dokumentację dowodową w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przekazywane przez urzędy stanu cywilnego wraz z zawiadomieniem o zgonie, wydanym zgodnie z przepisem 32 ust. 3 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty, były unieważniane w Systemu Obsługi Obywatela (dot. dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (dot. książeczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty wraz z zawiadomieniem, zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r., przechowywany był w kopercie dowodowej. W przypadku, gdy kierownik urzędu stanu cywilnego zwracał skasowany dowód osobisty zgłaszającemu zgon na podstawie otrzymane zawiadomienia z USC unieważniano dowód osobisty osoby zmarłej, a zawiadomienie to przechowywane było w kopercie dowodowej. W oparciu o skontrolowane koperty dowodowe osób zmarłych, o serii i numerze: AFD , AGN , AIU , ANM , APK , stwierdzono, że wszystkie czynności dotyczące unieważniania dowodów osobistych osób zmarłych 5

6 wykonane zostały prawidłowo zarówno w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, jak i w prowadzonym zbiorze meldunkowym. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki ścisłego zarachowania, dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkańcom Gminy Raciechowice oraz karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w szafie pancernej. 2. Ewidencja ludności i dowody osobiste część finansowa Skarbnikiem Gminy Raciechowice była i jest nadal Pani Barbara Badura-Chrast, która została powołana na to stanowisko w dniu 26 stycznia 2006 r. zgodnie z Uchwałą Nr XXVIII/177/2006 Rady Gminy Raciechowice w sprawie powołania Skarbnika Gminy. W toku kontroli wyjaśnień udzielali i dokumenty składali: - Pani Barbara Badura-Chrast Skarbnik Gminy Raciechowice, - Pan Adam Franiak Kierownik ds. Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych oraz inne osoby w miarę potrzeb. Dane osobowe z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się w oparciu o przepisy rozdziału 8 b ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Udostępnienie danych następuje na podstawie wniosku o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL, oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych ustalonego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214 poz z późn. zm). Wysokość opłat za udostępnienie danych osobowych ustala rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. z 2008 r. Nr 207, poz. 1298) opłata danych jednej osoby wynosi 31,00 zł. W Gminie Raciechowice kontroli poddano sprawy z zakresu udostępniania danych osobowych zarejestrowanych w teczce aktowej znak: ROA o tytule Udostępnianie danych, wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentów wydanych dowodów osobistych. Kontrolą objęto wszystkie zarejestrowane sprawy z zakresu udostępnienia danych, w tym: nie podlegające opłacie w ilości 85 spraw. Nieodpłatnie, dane były udostępniane wyłącznie wskazanym w art. 44h ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych organom państwowym i instytucjom publicznym w celu realizacji ich zadań ustawowych między innymi: strażom gminnym i miejskim, komendzie powiatowej policji, sądom rejonowym, Miejskiemu Przedsiębiorstwu Oczyszczania, Miejskiemu i Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Straży Granicznej, Urzędom Miast i Gmin. podlegające opłacie w ilości 5 spraw (spośród, których 2 zostały przekazane do załatwienia według właściwości od Urzędu Miasta Krakowa wraz z potwierdzeniami dokonanych opłat). Odpłatnie, dane były udostępniane podmiotom wskazanym 6

7 w art. 44h ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, między innymi: kancelarii adwokackiej, przedsiębiorstwu Tauron i firmie windykacyjnej. Na podstawie okazanej dokumentacji w sprawach o numerach SO i od 83 do , stwierdzono, że dotyczyły one wniosków składnych przez osoby prywatne, które wskazywały iż dane te są potrzebne dla Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej lub dla szkoły. Każdy wniosek zawierał informacje o zwolnieniu z opłaty skarbowej na podstawie art. 2 ust 1 lit. b ustawy z dnia 16 listopada 2012 r., co wynika ze zmiany przepisów w tym zakresie, które wskazały iż formą zakończenia sprawy winno być udostępnienie danych osobowych ze zbioru danych osobowych, a nie wydawanie obowiązujących do tej pory zaświadczeń. Na tę okoliczność wyjaśnienie złożył Kierownik ds. Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych, które zostało omówione szczegółowo z kontrolowanym. Sprawa ta nie będzie przedmiotem formułowania zalecenia pokontrolnego. Opłatę za udostępnienie danych wnoszono na rachunek bankowy Gminy w Raciechowicach Nr: lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówkach Banku Spółdzielczego w Raciechowicach i kasie Urzędu. Z dokumentacji księgowej wynika, że w okresie objętym kontrolą czyli od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 roku, Gmina Raciechowice z tytułu udostępniania danych, uzyskała dochody w wysokości 93,00 zł. Z tego tytułu Gmina nie odprowadziła do budżetu państwa dochodów w kwocie 88,35 zł. Działania powyższe były niezgodnie z art. 44 h pkt 11 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.), gdyż opłaty pobrane za udostępnienie danych w wysokości 95 % kwoty uzyskanych dochodów stanowią dochód budżetu państwa, które należało przekazać na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Pobrane opłaty prawidłowo winny być zakwalifikowane i zaksięgowane w rozdziale Urzędy Wojewódzkie w 0690 Wpływy z różnych opłat. Natomiast dochód gminy wyniósł kwotę 4,65 zł, i stanowił 5 % dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu gminy w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami co jest zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt. 7 ustawy z dnia 13 listopada o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88 poz. 539 ze zmianami). Szczegółowe badanie 100 % zrealizowanych dochodów wykazało, że nie zostały one w terminach odpowiednio na 10 dzień danego miesiąca do 13 dnia miesiąca oraz na 20 dzień miesiąca do 23 dnia danego miesiąca w pełnej wysokości przekazane na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. W związku z powyższym uzyskane dochody z zadań zleconych jst, nie zostały prawidłowo ujęte w kwartalnym Sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2012 w dziale 750 Administracja publiczna, rozdział Urzędy wojewódzkie, 0690 Wpływy z różnych opłat. W dniu 18 marca 2013 roku, tj. 2 dni przed rozpoczęciem czynności kontrolnych w jednostce, Urząd Gminy w Raciechowicach, zwrócił należne budżetowi państwa dochody w wysokości 95,35 zł. (należność główna kwota 88,35 zł + odsetki w kwocie 7,00 zł). Na tę okoliczność stosowne wyjaśnienie złożył Skarbnik Gminy Raciechowice. 7

8 Kontrola nie wykazała przypadku udostępniania danych do celów badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku, które ustala się według wzoru określonego w 2 Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. Nie odnotowano również opłaty za udostępnianie w drodze weryfikacji danych za pomocą urządzeń teletransmisji podmiotom, o których mowa w art. 44h ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w wysokości 10,00 zł od jednostkowej weryfikacji. Ewidencja księgowa prowadzona była zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości oraz z Zakładowym Planem Kont zgodnie z Zarządzeniem Nr 12/2010 Wójta Gminy Raciechowice z dnia 15 grudnia 2010 r. Objęte kontrolą dokumenty spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione, zgodnie z przyjętą instrukcją, określającą zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych w Urzędzie Gminy Raciechowice. 3. Weryfikacja ilości prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania liczby spraw prowadzonych w 2011 roku dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zadeklarowanych przez Gminę Raciechowice. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowiącej załącznik do niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Kontrola wykazała zgodność pomiędzy faktyczną liczbą prowadzonych spraw a liczbą spraw podaną przez Gminę na potrzeby obliczania wysokości dotacji. W związku z powyższą oceną, uwagami i wnioskami zalecam Panu Wójtowi podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli uchybień, a w szczególności do: 1) Stosowania kwalifikacji dochodów we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 2) Przestrzegania terminów odprowadzania dochodów na centralny rachunek bieżący budżetu państwa, którego dysponentem jest Minister Finansów, zgodnie z art. 255 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz z późn. zm.). 3) Zwiększenia nadzoru Głównego Księgowego w zakresie dekretacji i kwalifikacji dochodów uzyskiwanych przez Gminę. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o przekazanie przez Pana Wójta, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych uchybień. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Lucyna Gajda Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców... (podpis i pieczęć kierownika jednostki kontrolującej 8