WOJEWODA MAŁOPOLSKI. WO-IV Kraków, 5 sierpnia 2013 r. Szanowny Pan Marcin Pawlak Burmistrz Gminy i Miasta Dobczyce Rynek Dobczyce

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV Kraków, 5 sierpnia 2013 r. Szanowny Pan Marcin Pawlak Burmistrz Gminy i Miasta Dobczyce Rynek Dobczyce WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) w Urzędzie Gminy i Miasta Dobczyce, Dobczyce, w dniach od 18 do 19 marca 2013 r. przeprowadzona została kontrola w zakresie: Ewidencja ludności i dowody osobiste Część merytoryczna - przez panią Joannę Bazan, starszego inspektora, Część finansowa - Udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania - przez panią Lidię Graboń, inspektora wojewódzkiego oraz pana Mirosława Pycińskiego, starszego inspektora wojewódzkiego. Okres objęty kontrolą: r. do r. Podczas kontroli dokonano również weryfikacji informacji o liczbie spraw dotyczących realizacji zadań zleconych z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności i dowodów osobistych prowadzonych w 2011 roku, przekazanej przez Gminę Dobczyce na potrzeby obliczenia wysokości dotacji. W wyniku przeprowadzonej kontroli działalność Urzędu Gminy i Miasta Dobczyce dotyczącą realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Nieprawidłowości stwierdzono w części finansowej kontroli (udostępnianie danych osobowych z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tego tytułu oraz terminowość ich przekazywania) Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 1. Ewidencja ludności i dowody osobiste część merytoryczna Sprawy z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych w okresie objętym kontrolą prowadziła pani Kinga Ptak - podinspektor ds. obywatelskich w Urzędzie Stanu Cywilnego w Dobczycach. Wymienioną w czasie nieobecności zastępowała pani Agata Walczak Zastępca Kierownika USC. Kontrola wykazała prawidłową realizację przez Urząd Gminy i Miasta Dobczyce (zwany w dalszej części niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego Urzędem) zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) znowelizowanej ustawą z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2012 poz. 1407), która weszła w życie 31 grudnia 2012 roku, oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych. Ewidencja ludności oraz ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzone były w formie i na zasadach określonych w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, z uwzględnieniem przepisów o ochronie danych osobowych, tj. ewidencja ludności w systemie teleinformatycznym, a ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w formie elektronicznej. Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych dla Gminy i Miasta Dobczyce zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, odbywał się prawidłowo. Zdarzenia wynikające z ruchu ludności, a także ze zmiany danych osobowych wprowadzane były do zbiorów meldunkowych. Zastosowany przez Urząd program teleinformatyczny firmy TEN SOFT Mieszkańcy, do prowadzenia ewidencji ludności, spełniał wszystkie wymagania w zakresie gromadzenia danych określonych w przepisie art. 44a ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W trakcie kontroli, kontrolująca otrzymała informację, że w dniu 31 grudnia 2012 roku na terenie Gminy i Miasta Dobczyce zameldowanych było stałych mieszkańców w tym 15 cudzoziemców oraz 428 osób na pobyt czasowy w tym 14 cudzoziemców. W okresie objętym kontrolą przyjęto w Urzędzie: 349 zgłoszeń pobytu stałego (w tym 1 cudzoziemiec), 116 zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego (w tym 1 za granicę), 167 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące (w tym 6 cudzoziemców) oraz 18 zgłoszeń wymeldowania z pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące. Zgłoszenia pobytu czasowego trwającego do 3 miesięcy dokonało 9 osób (w tym 1 obywatel polski i 8 cudzoziemców). Z urzędów stanu cywilnego wpłynęło: 192 odpisy skrócone aktu urodzenia, 161 odpisów skróconych aktu małżeństwa, 27 odpisów skróconych aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie oraz 96 odpisów skróconych aktu zgonu. Urząd otrzymał 2 zawiadomienia o zmianie imienia, 4 zawiadomienia o zmianie nazwiska, 1 zawiadomienie o utracie obywatelstwa polskiego, 3 zawiadomienia o nabyciu obywatelstwa polskiego oraz 93 zawiadomienia o czasowej nieobecności w miejscu pobytu stałego. W 198 przypadkach zwrócono się do Ministra Spraw Wewnętrznych o nadanie numeru PESEL wszystkie czynności w powyższym zakresie zostały prawidłowo dokonane. Powyższe zdarzenia stanowiły podstawę do aktualizacji gminnego zbioru meldunkowego prowadzonego w kontrolowanym Urzędzie, wojewódzkiego zbioru meldunkowego prowadzonego przez wojewodę oraz zbioru PESEL. Aktualizacji dokonywano również w oparciu o dokumenty zgromadzone w kopertach dowodowych wydanych dowodów osobistych. Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się do dnia 30 grudnia 2012 r., w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania 2

3 danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 257, poz. 1743), a od dnia 31 grudnia 2012 r. w oparciu o rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475). Osoby zgłaszające pobyt lub wymeldowanie otrzymywały zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności. Formularze meldunkowe przyjęte w Urzędzie gromadzone były łącznie z aktami stanu cywilnego, zawiadomieniami o zameldowaniu na pobyt stały lub na pobyt czasowy w teczce aktowej SO Do kontroli wytypowano zgłoszenia pobytu stałego, zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, odpisy skrócone: aktów urodzenia, aktów małżeństwa, aktów zgonu, zarejestrowane teczce aktowej SO pod numerami: 1-20, 156, oraz zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące (przyjęte 3 lutego, 16 marca, 6 kwietnia, 4 lipca, 5 września, 21 września 2 szt., 28 września 2012 r.) Stwierdzono: jedno zgłoszenie nie zostało kompletnie wypełnione, brakowało nazwiska rodowego osoby zgłaszającej pobyt oraz nazwiska rodowego ojca tej osoby. Odstąpiono od formułowania zalecenia z uwagi na sporadyczność zdarzenia. Sprawdzono prawidłowość przepływu danych pomiędzy zbiorem meldunkowym prowadzonym w kontrolowanym Urzędzie, a wojewódzkim zbiorem meldunkowym prowadzonym w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. Stwierdzono, że wytypowane do kontroli: zgłoszenia pobytu stałego, zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego, odpisy skrócone: aktów urodzenia, aktów małżeństwa, aktów zgonu, zarejestrowane pod numerami teczce aktowej SO pod numerami: 1-20, 156, oraz zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące (przyjęte 3 lutego, 16 marca, 6 kwietnia, 4 lipca, 5 września, 21 września 2 szt., 28 września 2012 r.) zostały prawidłowo wczytane do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. W okresie objętym kontrolą Urząd zawiadamiał właściwego wojskowego komendanta uzupełnień o zmianach adresowych osób podlegających wojskowemu obowiązkowi meldunkowemu w terminie trzech dni od dnia dopełnienia obowiązku meldunkowego, czyli zgodnie z przepisem 5 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie wojskowego obowiązku meldunkowego, obowiązku powiadamiania wojskowego komendanta uzupełnień oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granicą (Dz. U. z 2004, Nr 140, poz. 1480). Kopia zawiadomienia zostawała w teczce aktowej SO Nie stwierdzono naruszenia przepisów 3 ust. 1 w związku z 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1742). Urząd po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego przekazywał je wojewodzie w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych. Kontrolując wydawanie zaświadczeń w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych stwierdzono, że Urząd na wniosek zainteresowanej osoby prawidłowo wydawał zaświadczenia w oparciu o posiadane zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Powyższe sprawy gromadzone były w podteczce aktowej SO Wnioski o wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności i dowodów osobistych. W kontrolowanym okresie zostało w Urzędzie wydanych 299 zaświadczeń. Sprawdzono sprawy od numeru 260 do numeru 299. Stwierdzono, że wydawanie zaświadczeń odbywało się w sposób prawidłowy. Poświadczenia 3

4 zameldowania wydawane były w dniu złożenia podania, w sytuacji gdy wydanie poświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej do wniosku dołączany był dowód zapłaty. Wnioski o udostępnienie danych rejestrowane były w podteczce aktowej SO Udostępnianie danych z ewidencji ludności i dowodów osobistych. W spisie spraw zarejestrowano 222 wnioski z czego 14 wniosków podlegało opłacie. O udostępnienie danych najczęściej występowali: komornicy sądowi, sądy, straże gminne i miejskie, organy jednostek samorządu terytorialnego, urzędy skarbowe, Policja. Nieodpłatnie, dane były udostępniane wyłącznie wskazanym w art. 44h ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych organom państwowym i instytucjom publicznym w celu realizacji ich zadań ustawowych między innymi: strażom gminnym i miejskim, urzędom skarbowym, organom jednostek samorządu terytorialnego. Informacja dotycząca danych osobowych udzielana była terminowo. Podmioty określone w art. 44h ust 2 pkt 1 ustawy, między innymi: Towarzystwo Ubezpieczeń Warta, Spółka TAURON, spółdzielnia mieszkaniowa, dokumentowały posiadanie interesu prawnego w uzyskaniu żądanych danych. Dowody opłat za udostępnienie danych osobowych dołączone były do wniosku. W sprawach znak: SO , SO , SO , SO z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych wystąpiła Spółdzielnia Mieszkaniowo- Lokatorsko-Własnościowa Zorza. Urząd Gminy i Miasta Dobczyce każdorazowo udostępnił dane osobowe pobierając opłatę w wysokości 31 zł. czyli za jeden wniosek, a udostępniono dane osobowe kilku osób podając: imię, nazwisko oraz rok urodzenia (w sprawie SO udostępniono dane osobowe 7 osób a pobrano opłatę za udostępnienie danych osobowych 1 osoby, w sprawach SO , SO udostępniono dane osobowe 5 osób, a pobrano opłatę za 1 osobę, w sprawie SO udostępniono dane osobowe 4 osób a pobrano opłatę za 1 osobę). Urząd powinien pobrać zatem opłatę za udostępnienie danych osobowych 21 osób, a pobrano opłatę za udostępnienie danych osobowych tylko dla 4 osób. Kontroli poddano postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. Celem kontroli było sprawdzenie przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267) zwanej dalej k.p.a. ze szczególnym uwzględnieniem przepisów dotyczących terminu załatwienia sprawy, uprawnień strony w postępowaniu administracyjnym oraz przestrzegania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). Postępowania meldunkowe prowadzone w przedmiocie zameldowania i wymeldowania rejestrowano w teczce aktowej znak: SO Postępowania administracyjne. W okresie objętym kontrolą w spisie spraw dla tej teczki zarejestrowano 17 spraw. Kontroli poddano wyrywkowo wytypowane postępowania meldunkowe. Sprawa znak: SO prowadzona była w przedmiocie uchylenia czynności materialno-technicznej polegającej na zameldowaniu na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące. Decyzją z dnia r. umorzono postępowanie na podstawie przepisu art Kodeksu postępowania administracyjnego (ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), ponieważ strona się wymeldowała. Burmistrz Gminy i Miasta Dobczyce powinien natomiast wydać decyzję w oparciu o przepis art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych to znaczy: orzec o anulowaniu czynności materialno-technicznej polegającej na zameldowaniu na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące lub o odmowie anulowania czynności materialnotechnicznej polegającej na zameldowaniu na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące, 4

5 ponieważ sprawę tę należało rozpatrzeć merytorycznie. Strona wnosząca o anulowanie zameldowania domagała się zbadania prawidłowości rejestracji pobytu osoby pod danym adresem. W sprawach o sygn. akt: SO , SO , prawidłowo orzeczono o wymeldowaniu - w oparciu o prawidłową podstawę prawną - przepis art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.) oraz art. 104 k.p.a. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o środku zaskarżenia. W aktach sprawy znak: SO znajduje się notatka służbowa sporządzona na okoliczność zapoznania strony z aktami sprawy oraz zawierająca stanowisko strony w sprawie. W trakcie kontroli pouczono pracownika, iż zgodnie z przepisem art i 2 k.p.a. organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. W szczególności sporządza się protokół z przyjęcia wniesionego ustnie podania; przesłuchania strony, świadka i biegłego; oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej; rozprawy; ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia. Odstąpiono od formułowania zalecenia. W sprawach znak: SO oraz SO organ prawidłowo na podstawie przepisu art k.p.a. pozostawił wniosek o zameldowanie bez rozpatrzenia, albowiem strona w wyznaczonym terminie nie uzupełniła braku formalnego, nie przedłożyła formularza zgłoszenie pobytu stałego, który jest podstawą zameldowania. Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych sprawdzono: sposób obsługi obywateli w zakresie przyjmowania wniosków o wydanie dowodu osobistego, sposób wydawania dowodów osobistych, prowadzenie i obieg dokumentacji z tym związanej, prowadzenie i aktualizację ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Urząd dysponował 1 zestawem komputerowym do realizacji dowodów osobistych. Kartę dostępu do Systemu Obsługi Obywatela (SOO) posiadały 2 osoby. Organizacja pracy na stanowiskach dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców gminy Dobczyce, którzy ubiegali się o wydanie dowodu osobistego. Dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego porównywane były z danymi znajdującymi się w zbiorze meldunkowym kontrolowanego Urzędu oraz z danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie tego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o wydanie dowodu osobistego o numerze formularza: E , E , E , E , E , E Powodem złożenia przedmiotowych wniosków było: zmiana danych, upływ terminu ważności, utrata dowodu osobistego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały przyjęte w sposób prawidłowy. W kontrolowanym okresie w Urzędzie przyjęto 1204 wnioski o wydanie dowodu osobistego. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w przepisie 33 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384) zwracany był wnioskodawcy. 5

6 Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrolując wytypowane do kontroli koperty dowodowe o serii i numerze: ADX , ALX797478, ACZ331523, ACZ894004, AJJ366892, pod względem ich kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych stwierdzono, że dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, a dowody osobiste zostały wydane prawidłowo. Dokonano sprawdzenia aktualizacji danych w prowadzonym dla Gminy Dobczyce zbiorze meldunkowym wyżej wskazanych dowodów osobistych stwierdzając, że wszystkie dowody osobiste zostały wczytane do tego zbioru w sposób prawidłowy. Koperty dowodowe, zgodnie z przepisem 28 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1743), oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego. Wezwanie o kopertę dowodową umieszczano w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty - zgodnie z ust. 3 powołanego 28 cyt. rozporządzenia. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 105 utrat dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie dowodu osobistego, zgodnie z przepisem 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. - wydano zaświadczenia. Urząd prawidłowo aktualizował dokumentację dowodową w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przekazywane przez urzędy stanu cywilnego wraz z zawiadomieniem o zgonie, wydanym zgodnie z przepisem 32 ust. 3 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r., były unieważniane w Systemu Obsługi Obywatela (dot. dokumentów nowego wzoru) lub kasowane w ewidencji kartotecznej (dot. książeczkowych dowodów osobistych). Skasowany dowód osobisty wraz z zawiadomieniem, zgodnie z przepisem 32 ust. 8 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r., przechowywany był w kopercie dowodowej. W przypadku, gdy kierownik urzędu stanu cywilnego zwracał skasowany dowód osobisty zgłaszającemu zgon na podstawie otrzymanego zawiadomienia z USC unieważniano dowód osobisty osoby zmarłej, a zawiadomienie to przechowywane było w kopercie dowodowej. W oparciu o skontrolowane koperty dowodowe osób zmarłych, o serii i numerze: ADX , ALX797478, ACZ331523, ACZ894004, AJJ366892, stwierdzono, że wszystkie czynności dotyczące unieważniania dowodów osobistych osób zmarłych wykonane zostały prawidłowo zarówno w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, jak i w prowadzonym zbiorze meldunkowym. Formularze do wydania dowodów osobistych jako druki ścisłego zarachowania, dowody osobiste przygotowane do wydania mieszkańcom Gminy Dobczyce oraz karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela przechowywane były w szafie pancernej. 2. Ewidencja ludności i dowody osobiste część finansowa Dane osobowe z gminnych zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się w oparciu o przepisy rozdziału 8 b ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.). 6

7 Udostępnienie danych następuje na podstawie wniosku o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL, oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych ustalonego rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz z późn. zm.). Wysokość opłat za udostępnienie danych osobowych ustala rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. z 2008 r. Nr 207, poz. 1298) opłata danych jednej osoby wynosi 31,00 zł. W Gminie Dobczyce kontroli poddano sprawy z zakresu udostępniania danych osobowych zarejestrowanych w teczce aktowej znak: Udostępnianie Danych z Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych. W okresie objętym kontrolą w spisie spraw zarejestrowano 222 sprawy z zakresu wniosków o udostępnienie danych. W 14 sprawach pobrano opłatę za udostępnienie danych osobowych. Kontroli poddano następujące sprawy: niepodlegające opłacie w ilości 208 spraw. Nieodpłatnie, dane były udostępniane wyłącznie wskazanym w art. 44h ust. 1 i 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych organom państwowym i instytucjom publicznym w celu realizacji ich zadań ustawowych między innymi: strażom gminnym i miejskim, komornikom sądom rejonowym, zakładowi obsługi budżetowej, prokuraturze rejonowej, GOPS, MGOPS i osobom, które wykażą interes prawny. podlegające opłacie w ilości 14 spraw. Odpłatnie, dane były udostępniane podmiotom wskazanym w art. 44h ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, między innymi: bankom, Spółce TAURON, firmom i osobom prywatnym, spółdzielni mieszkaniowej, firmom windykacyjnym. Opłatę za udostępnienie danych wnoszono na rachunek bankowy Urzędu Gminy i Miasta Dobczyce Nr: lub bez ponoszenia dodatkowych opłat w placówkach Banku Spółdzielczego w Dobczycach i kasie Urzędu. Zgodnie z art. 255 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), zarząd jednostki samorządu terytorialnego przekazuje dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej, pomniejszone o określone w odrębnych ustawach dochody budżetowe przysługujące jst. z tytułu wykonywania tych zadań, na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej przekazującego dotację celową, według stanu środków określonego na: - 10 dzień miesiąca w terminie do 15 dnia danego miesiąca, - 20 dzień miesiąca w terminie do 25 dnia danego miesiąca, 7

8 - do dnia 8 stycznia roku następnego po roku budżetowym pobrane do 31 grudnia i nieprzekazane w terminach, opisanych powyżej. Z dokumentacji księgowej wynika, że w okresie objętym kontrolą czyli do 31 grudnia 2012 roku, z tytułu udostępniania danych, Gmina uzyskała dochody w wysokości 434,00 zł. Z tego tytułu Gmina Dobczyce odprowadziła do budżetu państwa dochody w kwocie 412,30 zł. Działania powyższe były zgodnie z art. 44 h pkt 11 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.), gdyż opłaty pobrane za udostępnienie danych w wysokości 95% kwoty uzyskanych dochodów stanowią dochód budżetu państwa, które przekazano na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Natomiast dochód gminy wyniósł kwotę 21,70 zł i stanowił 5% dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu gminy w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, co jest zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt. 7 ustawy z dnia 13 listopada o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 ze zmianami). Dochody te są wykazane w Rb-27S Rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012 przekazanym do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Krakowie w paragrafie 2360 dochody jednostek związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami. Uzyskane dochody z zadań zleconych jst, zostały prawidłowo ujęte w kwartalnym Sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami za okres od początku roku do końca IV kwartału roku 2012 w dziale Administracja publiczna, rozdział Urzędy wojewódzkie, 0690 Wpływy z różnych opłat w ogólnej kwocie 434,00 zł. Szczegółowe badanie 100% zrealizowanych dochodów wykazało, że zostały one w terminach odpowiednio na 10 dzień danego miesiąca do 13 dnia miesiąca oraz 20 dzień miesiąca do 23 dnia danego miesiąca w pełnej wysokości przekazane na rachunek Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Dochody budżetowe ujęte w rocznym sprawozdaniu Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów są zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. Skontrolowane dochody zostały prawidłowo ujęte w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej i zaksięgowane na wymienionych niżej kontach: 133 Rachunek budżetu, które to konto służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunkach bankowych z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych, objętych planem finansowym, Rozrachunki budżetu Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych. Ewidencja księgowa prowadzona była zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości oraz z Zakładowym Planem Kont wprowadzonym Zarządzeniem Nr 240/2010 Burmistrza Gminy i Miasta Dobczyce z dnia 31 grudnia 2010 r. 8

9 Ewidencjonowaniem wpływów z tytułu udostępniania danych osobowych zajmuje się Urząd Stanu Cywilnego. Rachunkowość prowadzona była komputerowo z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania System Finansowo-Księgowy WFK autorstwa Biuro Usług Informatycznych T-SOFT, który jest systematycznie aktualizowany. Objęte kontrolą dokumenty spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowych oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione, zgodnie z przyjętą instrukcją określającą zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych w Urzędzie Gminy i Miasta Dobczyce. Po wnikliwej analizie dochodów z tytułu udostępniania danych osobowych w przypadku spraw o podanych niżej numerach stwierdzono że: w sprawie znak SO w dniu 26 stycznia 2012 r. Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa Zorza, zwróciła się o udostępnienie danych osobowych dla 7 osób. Urząd Gminy i Miasta Dobczyce udostępnił dane 31 stycznia 2012 r., pobierając stosowną opłatę za jeden wniosek, a udostępniono dane osobowe wraz z rokiem urodzenia dla 7 osób (brak opłaty od 6 osób). w sprawie znak SO w dniu 26 stycznia 2012 r. Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa Zorza, zwróciła się o udostępnienie danych osobowych dla 5 osób. Urząd Gminy i Miasta Dobczyce udostępnił dane 31 stycznia 2012 r., pobierając stosowną opłatę za jeden wniosek, a udostępniono dane osobowe wraz z rokiem urodzenia dla 5 osób (brak opłaty od 4 osób). w sprawie znak SO w dniu 26 stycznia 2012 r. Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa Zorza, zwróciła się o udostępnienie danych osobowych dla 5 osób. Urząd Gminy i Miasta Dobczyce udostępnił dane 31 stycznia 2012 r., pobierając stosowną opłatę za jeden wniosek, a udostępniono dane osobowe wraz z rokiem urodzenia dla 5 osób (brak opłaty od 4 osób). w sprawie znak SO w dniu 27 września 2012 r. Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokatorsko-Własnościowa Zorza, zwróciła się o udostępnienie danych osobowych dla 4 osób. Urząd Gminy i Miasta Dobczyce udostępnił dane 27 września 2012 r., pobierając stosowną opłatę za jeden wniosek, a udostępniono dane osobowe wraz z rokiem urodzenia dla 4 osób (brak opłaty od 3 osób). Z dokumentacji księgowej wynika, że z tytułu udostępniania ww. danych Gmina pobrała kwotę 124,00 zł (opłata została uiszczona od 4 osób), a zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami winna uzyskać 651,00 zł (nie pobrano opłaty od 17 osób), w stosunku do których żądano informacji. W związku z powyższym brak było wpłat za czynności administracyjne w kwocie 527,00 zł, w tym dochody należne budżetowi państwa w wysokości 500,65 zł (95%), a pozostałe 26,35 zł (5%) należne budżetowi Gminy. W przedmiotowych sprawach, w czasie prowadzenia czynności kontrolnych, stosowne wyjaśnienie złożył Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dobczycach. 9

10 Nie odnotowano opłaty za udostępnianie w drodze weryfikacji danych za pomocą urządzeń teletransmisji podmiotom, o których mowa w art. 44h ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w wysokości 10,00 zł od jednostkowej weryfikacji. 3. Weryfikacja ilości prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania liczby spraw prowadzonych w 2011 roku dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zadeklarowanych przez Gminę Dobczyce. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowiącej załącznik do niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Kontrola wykazała rozbieżność w liczbie sporządzonych aktów stanu cywilnego za 2011 r. Na tę okoliczność wyjaśnienia złożył Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, które załączono do akt kontroli. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod nr 1. W związku z powyższymi ocenami, uwagami i wnioskami zalecam Panu Burmistrzowi podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości, poprzez: 1) odprowadzenie dochodów uzyskanych z tytułu udostępniania danych osobowych kwocie 500,65 zł na konto Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie Nr: , 2) zwiększenie nadzoru Głównego Księgowego w zakresie dekretacji i kwalifikacji dochodów uzyskiwanych przez Gminę. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o przekazanie przez Pana Burmistrza, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zalecenia, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonego uchybienia. Wojewoda Małopolski (-) Jerzy Miller... (podpis i pieczęć kierownika jednostki kontrolującej) 10