ThisprojecthasreceivedfundingfromtheEuropeanUnion shorizon2020researchandinnovationprogrammeundergrantagreementn.664470 CEZAMAT/PU/4/2016 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Spotkanie projektowe w ramach projektu: CEZAMAT-Environment Self-Organizing Networks for Real-Time, Wireless Monitoring of Natural Environment realizowanego z programu Horyzont 2020 Słownik terminów używanych w SOPZ: Spotkanie projektowe dla osób zaangażowanych w realizację projektu CEZAMAT- Environ-ment Self-Organizing Networks for Real-Time, Wireless Monitoring of Natural Environment (dalej zwane spotkaniem). Miejsce pobytu: budynek spełniający wymagania określone w pkt. 6 SOPZ, Koordynator grupy osoba towarzysząca uczestnikom spotkania, wykonująca obowiązki opisane w pkt. 10 SOPZ, dane osoby pełniącej funkcje koordynatora grupy muszą zostać wskazane w umowie, Ostateczna lista uczestników: lista uczestników dostarczona Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej w 3. dniu po podpisaniu umowy na zorganizowanie spotkania, 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA. Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu CEZAMAT-Environment Self- Organizing Networks for Real-Time, Wireless Monitoring of Natural Environment realizowanego w ramach Horyzont 2020. Przedmiotem zamówienia jest organizacja oraz obsługa logistyczna grupowego spotkania projektowego. Spotkanie projektowe ma na celu przygotowanie finalnej wersji dokumentacji projektowej. 1.1 Zamawiający wymaga od Wykonawcy: 1.1.1 uzgodnienia w porozumieniu z Zamawiającym szczegółowego harmonogramu spotkania do 3 dni roboczych od daty podpisania umowy. 1.1.2 organizacji spotkania w zatwierdzonym przez Zamawiającego hotelu zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem, zgodnie z pkt. 5 oraz 6 SOPZ, 1.1.3 zapewnienia uczestnikom spotkania noclegów i wyżywienia, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. 6 SOPZ, 1.1.4 zapewnienia sal umożliwiających zorganizowanie spotkań zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. 6 SOPZ, 1.1.5 zapewnienia transportu uczestników spotkania z miejsca/miejsc wskazanych przez Zamawiającego (w tym spod Gmachu Głównego Politechniki Warszawskiej oraz lotniska im. CEZAMATPWSp.zo.o.,Ul.Polna50,00J644Warszawa tel.222347157www.cezamat.eu NIP7010346175REGON146180411 Kapitałzakładowy100000zł WpisanadorejestruprzedsiębiorcówprowadzonegoprzezSądRejonowydlam,.st.Warszawy, XIIWydziałGospodarczyKrajowegoRejestruSądowegopodnumeremKRS0000424841
ThisprojecthasreceivedfundingfromtheEuropeanUnion shorizon2020researchandinnovationprogrammeundergrantagreementn.664470 F. Chopina i lotniska w Modlinie) na miejsce spotkania oraz z powrotem w miejsce/miejsca wskazane przez Zmawiającego; 1.1.6 zapewnienia transportu na żądanie dla wszystkich uczestników spotkania; w rozliczeniu Zamawiający zapłaci za faktycznie zrealizowane przejazdy według ustalonej stawki kilometrowej; 1.1.7 zapewnienia każdego dnia kontaktu telefonicznego i mailowego z koordynatorem grupy, zgodnie z pkt. 10 SOPZ. 2. UCZESTNICY SPOTKANIA PROJEKTOWEGO. 2.1 Uczestnikami spotkania będą osoby zatrudnione w ramach projektu CEZAMAT- Environment Self-Organizing Networks for Real-Time, Wireless Monitoring of Natural Environment 2.2 Liczba uczestników spotkania wynosić będzie co najmniej 10, ale nie więcej niż 25 osób. 3. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA. Wykonawca zorganizuje spotkanie wraz z transportem zgodnie z pkt 8 SOPZ w terminie 10-13 maja 2016 roku. 5. HARMONOGRAM SPOTKANIA PROJEKTOWEGO. 5.1 Szczegółowy harmonogram spotkania Wykonawca uzgodni z Zamawiającym w terminie do 3 dni roboczych od daty podpisania umowy. 5.2 Wykonawca otrzyma od Zamawiającego drogą elektroniczną akceptację ostatecznej wersji harmonogramu. 5.3 Za zgodą Zamawiającego dopuszcza się zmiany w realizacji zatwierdzonego harmonogramu spotkania, wynikające z przyczyn niezależnych od stron lub powodujących bardziej korzystną i efektywną realizację spotkania, z zastrzeżeniem realizacji pełnego harmonogramu nierzutującego na jakość spotkania. 6. MIEJSCE SPOTKANIA PROJEKTOWEGO. 6.1 Spotkanie odbędzie się w odległości nie większej niż 150 km od Warszawy. 6.2 Miejsce zakwaterowania dla zgłoszonej przez Zamawiającego liczby uczestników musi spełniać poniższe wymagania: 6.2.1 hotel nie powinien znajdować się bezpośrednio przy trasie szybkiego ruchu lub w miejscu o natężonym hałasie, 6.2.2 zakwaterowanie wszystkich uczestników spotkania w jednym hotelu spełniającym standardy hotelu minimum czterogwiazdkowego, 6.2.3 każdy z uczestników spotkania będzie zakwaterowany w osobnym pokoju, CEZAMATPWSp.zo.o.,Ul.Polna50,00J644Warszawa tel.222347157www.cezamat.eu NIP7010346175REGON146180411 Kapitałzakładowy100000zł WpisanadorejestruprzedsiębiorcówprowadzonegoprzezSądRejonowydlam,.st.Warszawy, XIIWydziałGospodarczyKrajowegoRejestruSądowegopodnumeremKRS0000424841
ThisprojecthasreceivedfundingfromtheEuropeanUnion shorizon2020researchandinnovationprogrammeundergrantagreementn.664470 6.2.4 w hotelu zapewnione będą uczestnikom spotkania posiłki: 6.2.4.1 śniadania w dn. 11-13 maja 2016 roku; 6.2.4.2 obiady w dn. 11-12 maja 2016 roku; 6.2.4.3 kolacje w dn. 10-13 maja 2016 roku, w tym uroczysta kolacja oraz kolacja plenerowa, 6.2.5 preferowany hotel w miejscowości turystycznej w miejscu odznaczającym się walorami przyrodniczymi (w pobliżu jeziora, parku, itp.), 6.2.6 w dn. 11-12.05.2016 r. sale szkoleniowe (w liczbie 3) usytuowane będą w hotelu, w którym zakwaterowani będą uczestnicy spotkania, o wielkości adekwatnej do liczby uczestników spotkania, zapewniające ergonomiczne, bezpieczne i higieniczne warunki pracy, 6.2.7 wyposażenie sal szkoleniowych: stoły, krzesła, tablica flipchart z papierem, markery, rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia laptopa, ekran do rzutnika, system nagłośnieniowy, klimatyzacja. 7. PRZERWY KAWOWE. 7.1 Wykonawca zapewni każdego dnia spotkania przerwy kawowe składające się z kawy (z ekspresu lub rozpuszczalnej), mleka do kawy, herbaty, cukru, cytryny, soków, wody gazowanej, wody niegazowanej, owoców, ciasta, ciastek. 7.2 Wykonawca zapewni dostęp do poczęstunku składającego się na przerwę kawową, w trakcie trwania spotkań organizowanych w salach w konferencyjnych. 8. ŚRODEK TRANSPORTU. 8.1 Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie: 8.1.1 środka transportu odpowiedniego do wielkości grup uczestników spotkania, 8.1.2 transportu uczestników spotkania z miejsca/miejsc wskazanych przez Zamawiającego (w tym spod Gmachu Głównego Politechniki Warszawskiej oraz lotniska im. F. Chopina lub lotniska w Modlinie) na miejsce spotkania oraz z powrotem w miejsce/miejsca wskazane przez Zmawiającego; 8.1.3 transportu na żądanie dla wszystkich uczestników spotkania; w rozliczeniu Zamawiający zapłaci za faktycznie zrealizowane przejazdy według ustalonej stawki kilometrowej; 8.1.4 każdorazowo środka transportu o wysokim standardzie spełniającego wymogi bezpieczeństwa drogowego, 8.1.5 każdorazowo doświadczonego kierowcy/kierowców ze znajomością trasy do miejsca spotkania, CEZAMATPWSp.zo.o.,Ul.Polna50,00J644Warszawa tel.222347157www.cezamat.eu NIP7010346175REGON146180411 Kapitałzakładowy100000zł WpisanadorejestruprzedsiębiorcówprowadzonegoprzezSądRejonowydlam,.st.Warszawy, XIIWydziałGospodarczyKrajowegoRejestruSądowegopodnumeremKRS0000424841
ThisprojecthasreceivedfundingfromtheEuropeanUnion shorizon2020researchandinnovationprogrammeundergrantagreementn.664470 8.1.6 zapewnienia stałej dostępności kierowcy/kierowców zgodnie z obowiązującymi przepisami o czasie pracy kierowców. 9. ORGANIZACJA SPOTKANIA PROJEKTOWEGO OD STRONY LOGISTYKI. 9.1 Zamawiający dostarczy Wykonawcy imienną listę uczestników spotkania, najpóźniej na 3 dni po podpisaniu umowy, 9.2 Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub modyfikacji imiennej listy uczestników spotkania, najpóźniej w dniu poprzedzającym spotkanie, do godz. 12.00, przesyłając Wykonawcy ostateczną listę uczestników, 9.3 na podstawie ostatecznej listy uczestników otrzymanej od Zamawiającego na dzień przed spotkaniem, Wykonawca sporządza alfabetyczną listę obecności uczestników spotkania, 9.4 Wykonawca zobowiązany jest do przekazania listy Zamawiającemu, najpóźniej na 3 dni robocze od daty zakończenia spotkania, jako załącznik do protokołu odbioru, 9.5 Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia każdemu uczestnikowi spotkania materiałów w postaci notatnika i długopisu. 10. KOORDYNATOR GRUPY. 10.1 Wykonawca ma obowiązek wyznaczyć koordynatora grupy, który musi: 10.1.1 zapoznać się z harmonogramem spotkania oraz trasą przejazdu, 10.1.2 odpowiadać za zrealizowanie zatwierdzonego harmonogramu spotkania, 10.1.3 odpowiadać za zgodność realizacji spotkania z SOPZ, 10.1.4 reprezentować interesy uczestników spotkania, w sytuacjach wymagających wsparcia, 10.1.5 w przypadku nieprzewidzianej zmiany harmonogramu spotkania, w trakcie jego realizacji, na bieżąco korygować kolejne punkty programu tak, aby uczestnicy spotkania byli odpowiednio wcześnie poinformowani o zmianach, 10.1.6 przygotować salę szkoleniową, zgodnie z pkt. 6, a w szczególności dopilnować właściwego ustawienia stołów/krzeseł oraz sprawnego działania sprzętu będącego wyposażeniem sal, m.in. laptop, rzutnik, klimatyzacja, nagłośnienie, ekran, 10.1.7 niezwłocznego informowania Zamawiającego o nietypowych sytuacjach, 10.1.8 zapewnienia wysokiego poziomu obsługi uczestników spotkania, 10.1.9 sprawnie i właściwie (zgodne z informacją przesłaną od Zamawiającego) zakwaterować uczestników spotkania w hotelu, 10.1.10 dopilnować podpisania listy obecności przez wszystkich uczestników, CEZAMATPWSp.zo.o.,Ul.Polna50,00J644Warszawa tel.222347157www.cezamat.eu NIP7010346175REGON146180411 Kapitałzakładowy100000zł WpisanadorejestruprzedsiębiorcówprowadzonegoprzezSądRejonowydlam,.st.Warszawy, XIIWydziałGospodarczyKrajowegoRejestruSądowegopodnumeremKRS0000424841
ThisprojecthasreceivedfundingfromtheEuropeanUnion shorizon2020researchandinnovationprogrammeundergrantagreementn.664470 11. ROZLICZENIE SPOTKANIA PROJEKTOWEGO. 11.1 Cenę spotkania projektowego należy rozumieć jako pełne koszty, które uwzględniają realizację przez Wykonawcę usługi opisanej w SOPZ. 11.2 Wykonawca przedłoży Zamawiającemu w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu spotkania projektowego protokół odbioru. Płatność faktury za realizację spotkania projektowego nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę, potwierdzającego prawidłowe wykonanie zamówienia. 11.2.1 Protokół odbioru spotkania projektowego powinien zawierać między innymi: imiona i nazwiska uczestników spotkania, termin spotkania projektowego, zdjęcia ze spotkania (kolorowy wydruk min. 10 szt. + pendrive/płyta CD), oryginały list obecności, 12. DZIAŁANIA PROMOCYJNO-INFORMACYJNE. 12.1 Wykonawca umieści na listach obecności oraz protokołach odbioru: informacje o współfinansowaniu spotkania ze środków programu Horyzont 2020, logo CEZAMAT oraz logo Unii Europejskiej. Wzory logo zostaną przygotowane i przesłane drogą e-mailową przez Zamawiającego. CEZAMATPWSp.zo.o.,Ul.Polna50,00J644Warszawa tel.222347157www.cezamat.eu NIP7010346175REGON146180411 Kapitałzakładowy100000zł WpisanadorejestruprzedsiębiorcówprowadzonegoprzezSądRejonowydlam,.st.Warszawy, XIIWydziałGospodarczyKrajowegoRejestruSądowegopodnumeremKRS0000424841