Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Przedmiot zamówienia: poszukuje Wykonawcy na organizację spotkań w 2014 roku: Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki Województwa Warmińsko-Mazurskiego, Regionalnej Sieci Tematycznej Województwa Warmińsko-Mazurskiego, Grupy Roboczej ds. Przedsiębiorczości w Komponencie Regionalnym Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Województwa Warmińsko Mazurskiego, Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie miejsca spotkań w Olsztynie wraz z obsługą restauracyjną i konferencyjną. Spotkania odbywać się będą w salach mieszczących się w hotelach o standardzie 3 i 4-gwiazdkowym. Wykonawca w ramach obsługi w/w spotkań jest zobowiązany zapewnić: Spotkania Podkomitetu Monitorującego PO KL: krzesła dla, stół prezydialny dla wskazanej liczby osób, oświetlenie, nagłośnienie, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia 2 przerw kawowych w trakcie jednego spotkania Podkomitetu Monitorującego PO KL. I przerwa kawowa: w formie szwedzkiego stołu, kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata

2 cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (co najmniej 0,5 l na osobę), kruche drobne ciastka, obsługa; II przerwa kawowa: w formie szwedzkiego stołu, kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata (3 szt./os.), obsługa; Obiad serwowany: w menu przystawka, zupa, II danie (danie główne), deser, woda mineralna gazowana i niegazowana (0,5 l na osobę), kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata (2 rodzaje herbat w torebkach), mleko/śmietanka podane w dzbankach, cukier, obsługa. Przewidywana i rodzaj w/w spotkań zamieszczona jest w poniższej tabeli A. Tabela A Spotkania Podkomitetu Monitorującego Program Operacyjny Kapitał Ludzki 1. jednodniowe 30 1 II-III 2. jednodniowe 30 1 III-IV dla 30 osób, ustawienie stołów dla 30 osób, ustawienie stołów Spotkanie Regionalnej Sieci Tematycznej W W-M: krzesła dla, stół prezydialny dla wskazanej liczby osób, oświetlenie, nagłośnienie,

3 Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia 2 przerw kawowych w trakcie jednego spotkania Regionalnej Sieci Tematycznej W W-M. I przerwa kawowa: w formie szwedzkiego stołu, kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (co najmniej 0,5 l na osobę), kruche drobne ciastka, obsługa; II przerwa kawowa: w formie szwedzkiego stołu, kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata (3 szt./os.), obsługa; Obiad w formie bufetu: w menu zupa, II danie (danie główne), deser, woda mineralna gazowana i niegazowana (0,5 l na osobę), kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata (2 rodzaje herbat w torebkach), mleko/śmietanka podane w dzbankach, cukier, obsługa. Przewidywana i rodzaj w/w spotkań zamieszczona jest w poniższej tabeli B. Tabela B Spotkania Regionalnej Sieci Tematycznej Województwa Warmińsko-Mazurskiego 1. jednodniowe 35 1 III 2. jednodniowe 35 1 III 3. jednodniowe 35 1 III 4. jednodniowe 35 1 IV

4 5. jednodniowe 35 1 IV Spotkanie Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją PO KL: krzesła dla, stół prezydialny dla wskazanej liczby osób, oświetlenie, nagłośnienie, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia 1 przerwy kawowej ciągłej w trakcie jednego spotkania Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją PO KL. Przerwa kawowa ciągła: w formie szwedzkiego stołu, kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata (3 szt./os.), obsługa. Obiad w formie bufetu: w menu zupa, II danie (danie główne), deser, woda mineralna gazowana i niegazowana (0,5 l na osobę), kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata (2 rodzaje herbat w torebkach), mleko/śmietanka podane w dzbankach, cukier, obsługa. Przewidywana i rodzaj w/w spotkań zamieszczona jest w poniższej tabeli C. Tabela C Spotkanie Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją PO KL 1. jednodniowe 35 1 I-IV

5 Spotkania Grupy Roboczej ds. Przedsiębiorczości: krzesła dla, stół prezydialny dla wskazanej liczby osób, oświetlenie, nagłośnienie, Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia 1 przerwy kawowej ciągłej w trakcie jednego spotkania Grupy Roboczej ds. Przedsiębiorczości. Przerwa kawowa ciągła: w formie szwedzkiego stołu, kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata (3 szt./os.), obsługa. Obiad w formie bufetu: w menu zupa, II danie (danie główne), deser, woda mineralna gazowana i niegazowana (0,5 l na osobę), kawa z ekspresu świeżo parzona, herbata (2 rodzaje herbat w torebkach), mleko/śmietanka podane w dzbankach, cukier, obsługa. Przewidywana i rodzaj w/w spotkań zamieszczona jest w poniższej tabeli D. Tabela D Spotkanie Grupy Roboczej ds. Przedsiębiorczości 1. jednodniowe 35 1 II-III Liczba spotkań W przypadku wyboru wykonawcy na wszystkie spotkania ogólna planowanych spotkań może ulec zmniejszeniu o 3 spotkania. W przypadku wyboru dwóch lub więcej Wykonawców

6 na organizację w/w spotkań spotkań, które mogą się nie odbyć jest ustalona dla każdego rodzaju spotkań indywidualnie: Podkomitet Monitorujący PO KL maksymalnie o 1 spotkanie, Regionalna Sieć Tematyczna W W-M maksymalnie o 1 spotkanie, Grupa Robocza ds. Przedsiębiorczości może się nie odbyć. Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów za spotkania, które się nie odbyły. Zmianie mogą ulec również planowane y poszczególnych spotkań. Sprawy organizacyjne Przed każdym spotkaniem menu będzie ustalane z Zamawiającym na 3 dni kalendarzowych przed spotkaniem. Zamawiający na minimum 2 tygodnie przed planowanym em spotkania poinformuje drogą pisemną Wykonawcę o dokładnej dacie planowanego wydarzenia oraz na 1 dzień kalendarzowy przed datą rozpoczęcia spotkania o maksymalnej liczbie jego. Osoby współpracujące Wykonawca zapewni personel do obsługi technicznej spotkań, obsługi restauracyjnej oraz wyznaczy osobę do kontaktów roboczych między Wykonawcą i Zamawiającym. Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu. Podstawowe zasady współpracy W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym. Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego. Termin wykonania zlecenia Wykonawca jest zobowiązany wykonać zamówienie w ie do dnia 20 grudnia 2014 r. od dnia podpisania umowy. Kryteria wyboru Kryterium wboru oferty stanowi cena brutto (zawierająca wszystkie wskazane w zapytaniu ofertowym elementy) 100 %

7 Potencjalni Wykonawcy nie mają obowiązku składania ofert na realizację wszystkich spotkań określonych w SOPZ. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty przez Wykonawcę na realizację wszystkich spotkań lub realizację wybranej grupy spotkań (Podkomitetu Monitorującego PO KL, Regionalnej Sieci Tematycznej W W-M, Regionalnej Grupy Sterującej Ewaluacją PO KL, Grupy Roboczej ds. Przedsiębiorczości). Wybór Wykonawcy w oparciu o określone kryterium będzie dokonywany odrębnie dla każdej z w/w grup. Spotkania współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego