STUDIUM PRZYPADKÓW MODUŁ FINANSE SAP BUSINESS ONE 7.5 Joanna Wartini Doradztwo Gospodarcze i Zastosowania Informatyki CONSORG Sp. Z o.o.
Witamy Niniejsza Instrukcja Użytkownika jest opracowana dla pracowników PRInż S.A. przez DGiZI Consorg Spółka z o.o.
SPIS TREŚCI I. Kięgowanie i rozliczanie płatności wychodzących/przychodzących I.1.1 I.1. Przypadek 1 Płatność całkowita z odniesieniem do faktury zakupu/sprzedaży w PLN I.1.1 I.2. Przypadek 2 Płatność częściowa z odniesieniem do faktury zakupu/sprzedaży w PLN I.2.1 I.3. Przypadek 3 Płatność całkowita z odniesieniem do zapisu księgowego w PLN I.3.1 I.4. Przypadek 4 Płatność częściowa bez odniesienia do faktury zakupu/sprzedaży w PLN I.4.1 II. Księgowanie i rozliczanie kompensat II.4.1 II.1. Przypadek 1 Kompensata całkowita wykorzystująca zapis bilansujący II.1.1 II.2. Przypadek 2 Kompensata częściowa wykorzystująca zapis bilansujący II.2.1 II.3. Przypadek 3 Księgowanie i rozliczanie kompensaty wykorzystującej zapis księgowy II.3.1 III. Księgowanie i rozliczanie cesji II.3.1 III.1. Przypadek 1 - Księgowanie cesji wykorzystującej zapis bilansujący (systemowy) III.1.1 III.2. Przypadek 2 - Księgowanie i rozliczanie cesji wykorzystującej zapis księgowy III.2.1 IV. Przeksięgowanie i rozliczanie przedpłaty/ kaucji III.2.1 IV.1. Przypadek 1 - Przeksięgowanie całości przedpłaty/kaucji zapisem księgowym (systemowym) IV.1.1 IV.2. Przypadek 2 Przeksięgowanie i rozliczanie części przedpłaty dokonanej zapisem księgowym IV.2.1 V. Anulowanie księgowań i rozliczeń IV.2.1 V.1. Przypadek 1 Anulowanie zaksięgowanej płatności całkowitej/częściowej wychodzącej/przychodzącej V.1.1 V.2. Przypadek 2 Anulowanie zapisu księgowego V.2.1 V.3. Przypadek 3 Anulowanie rozliczenia częściowego V.3.1 V.4. Przypadek 4 Anulowanie rozliczenia całkowitego V.3.1
I. Księgowanie i rozliczanie płatności wychodzących/przychodzących I.1. Przypadek 1 Płatność całkowita z odniesieniem do faktury zakupu/sprzedaży w PLN Księgowanie płatności za daną fakturę zakupu/sprzedaży dokonywane jest w oknie Płatność wychodząca / Płatność przychodząca uruchamianego z paska narzędzi Moduł, Banki. W naszym przykładzie księgujemy płatność wychodzącą w wysokości równej wartości wystawionej faktury zakupu przez Partnera handlowego o symbolu DA0019. W tym celu Użytkownik powinien: 1. Wpisać w polu Kod symbol Dostawcy/Odbiorcy, którego płatność dotyczy, nacisnąć przycisk TAB. System automatycznie umieści w oknie wszystkie niezapłacone (nierozliczone) faktury dostawcy/odbiorcy. 2. W przypadku Partnera niegotówkowego/gotówkowego : wybrać fakturę, za którą płatność jest księgowana (konieczne kliknięcie myszką na płaconym dokumencie, uzupełnić numer wyciągu bankowego, wybrać numer Teczki z rozwijanego paska znajdującego się w jego polu. Pole Zapisy księgowe, kolumnę Uwagi system automatycznie uzupełni informacją dotyczącą numeru faktury dostawcy, natomiast pole Kod płatności wypełni numerem jednostki organizacyjnej. Zaznaczenie kursorem myszki pola Nr ref. dost./odb. spowoduje uzupełnienie kolumny Numer dokumentu dost./odb. numerem wewnętrznym faktury sprzedaży. W naszym przypadku wprowadzamy nr wyciągu bankowego 1/09, wybieramy Teczkę 143, system automatycznie wypełni pole Kod płatności numerem jednostki organizacyjnej zamieszczonym na fakturze sprzedaży, tj. 1074 (Rysunek I.1.1). Rysunek I.1.1 I.1.1
3. Wejść do mieszka (ikona pod paskiem narzędzi ), w zakładce Przelew (dotyczy Partnerów niegotówkowych ) i nacisnąć klawisze CTRL+B w polu Razem. System wprowadzi wartość księgowanej płatności z linii zaznaczonej faktury zakupu/sprzedaży. 4. Nacisnąć klawisz TAB system automatycznie wypełni okno następującymi danymi (Rysunek I.1.2 ): numerem rachunku bankowego Księgi Głównej ( Konto KG ), datą przelewu, nr wyciągu bank. (identycznym z numerem zamieszczonym w oknie Płatność wychodząca). Rysunek I.1.2 W przypadku Partnerów gotówkowych w zakładce Gotówka Użytkownik naciskając klawisze CTRL + B w polu Razem przeniesie wartość księgowanej płatności z linii zaznaczonej faktury zakupu/sprzedaży. 5. Wprowadzić numer konta Księgi Głównej Konto KG, jeżeli nie ma do niego przypisanego numeru teczki. Jeżeli Użytkownik nie pamięta numeru konta KG jego wprowadzenia można dokonać w następujący sposób: wybrać fakturę, za którą płatność jest księgowana (konieczne kliknięcie myszką na płaconym dokumencie, wprowadzić wartość zapłaty w kolumnie Płatności całk., wpisać numer wyciągu bankowego/dokumentu kasowego w polu Nr wyciągu bankowego, I.1.2
wybrać numer Teczki z rozwijanego paska znajdującego się w jego polu (Rysunek I.1.3). Rysunek I.1.3 Jeżeli płatność dotyczy kilku faktur, należy ją księgować osobno do każdej z nich. 6. Nacisnąć myszką na polu OK w mieszku oraz polu Dodaj w oknie Płatność wychodząca. System wyświetli komunikat (Rysunek I.1.4), który akceptujemy przez naciśnięcie kursorem myszki na polu Dodaj. W naszym przypadku płatność wychodząca została zaksięgowana pod numerem 1434034. I.1.3
Rysunek I.1.4 Anulowanie zaksięgowanej płatności całkowitej wychodzącej/przychodzącej opisano w podrozdziale V.1. I.1.4