ZAKUPY. Pozostałe pola nie są wymagane, choć pól Nazwa, adres, czy NIP nie należy raczej zostawiać pustych.

Transkrypt

1 ZAKUPY Funkcje modułu Zakupy wykorzystuje się do zarządzania zakupami. Poprzez ustawienie odpowiednich grup księgowych moduł ten współpracuje z księgą główną, księgując automatycznie wszystkie operacje na odpowiednie konta Kartoteka Dostawcy: Aby wyświetlić listę dostawców zdefiniowanych w systemie należy wybrać polecenie ZAKUPY -> PLANOWANIE -> DOSTAWCY. Dostawców (podobnie jak większość obiektów w MS Dynamics NAV) można wyświetlać w trybie kartoteki lub listy. W tym pierwszym w jednym oknie, podzielonym na zakładki wyświetlane są wszystkie dane dotyczące dostawcy, natomiast w trybie listy wyświetlane są w kolumnach wszystkie firmy, jednak każdy wiersz zawiera tylko podstawowe dane o dostawcy. Aby przejść z trybu kartoteki do trybu listy należy nacisnąć klawisz F5 albo wybrać polecenie Dostawca -> Lista. Powrót do trybu kartoteki następuje po naciśnięciu Shift+F5 lub podwójnym kliknięciu na nazwę dostawcy W kartotece nowego dostawcy wymagane jest zdefiniowanie następujących pól Nr Numer identyfikuje dostawcę i jest wykorzystywany podczas księgowania z dziennika lub podczas definiowania ofert, zamówień, faktur i faktur korygujących. Inne pola w tabeli Dostawca można wypełnić dopiero po podaniu numeru w polu Nr. Gł. gosp. grupa księgowa Gosp. grupa księgowa VAT Grupa księgowa dostawcy Metoda rozliczania Pozostałe pola nie są wymagane, choć pól Nazwa, adres, czy NIP nie należy raczej zostawiać pustych. Niektóre z pól są rozwijalnymi polami obliczeniowymi, są one oznaczone. Np. naciśnięcie tego przycisku w polu saldo spowoduje wyświetlenie wszystkich operacji dostawcy składających się na saldo Zadanie: Wybierz opcję ZAKUPY -> PLANOWANIE -> DOSTAWCY, przejdź w tryb listy (F5), znajdź firmę Kinnareds Träindustri AB, Powróć do kartoteki dostawcy. Wyświetl operacje związane z saldem

2 Zadanie: Wyświetl inną firmę, dla której saldo jest różne od 0, wyświetl operacje, składających się na to saldo. Wskazówka: Użyj filtra pola (F7) na polu saldo ZADANIE SAMODZIELNE Wybierz kartotekę dostawcy Kinnareds Träindustri AB, (ZAKUPY -> PLANOWANIE -> DOSTAWCY). sprawdź jaka grupa księgowa jest z nim związana. Rozwiń definicję tej grupy księgowej. Sprawdź na jakie dokładnie konta z planu kont księgowane są operacje zakupu od tego dostawcy. Wejście do definicji wszystkich grup księgowych zdefiniowanych w systemie jest możliwe poprzez polecenie menu Zarządzanie finansami -> Ustawienia -> Grupy księgowe ZADANIE: Sprawdź grupę księgową ZAGRAN, określ na jakie konto księgowane są różnice zaokrągleń kursowych

3 W oknie Grupy księgowe dostawcy określa się konta, na których program zaksięguje operacje dostawcy. Można podać m.in. następujące konta: Zobowiązania Opłaty manipulacyjne Rabaty terminowe Zaokrąglanie faktur Z drugiej strony operacje powinny być też połączone z kontem rachunku wyników więc ostateczne konta, na które księgowane będą transakcje wynikają z krzyżówki Gł. gosp. grupa księgowa i w polu Grupa księgowa dostawcy (i ustawień vat dla danego zapasu) Dla każdego dostawcy możemy sprawdzić jego dotychczasowe operacje. W tym celu należy wybrać polecenie Dostawca -> Wpisy księgi. w tym oknie można rozliczać otwarte faktury. ZADANIE SAMODZIELNE: SPRAWDŹ OPERACJE firmy VAG - Jürgensen Polecenie Dostawca -> Statystka. wyświetla informacje łączne o wszystkich (również zamkniętych) operacjach dostawcy Wpis księgi dostawcy. Zadanie: NOWY DOSTAWCA Utwórz nową firmę KOMPUTEREK S.A. Jelenia Góra Nowowiejska 3 (budynek B) NIP: , Grupy księgowe (Główna i VAT Kraj, Dostawcy : Krajowe) i z metodą rozliczania Rozlicz najstarsze Wskazówka: Do utworzenie nowej firmy użyj klawisza F3 Konwersja kontakt dostawca W systemie MS Dynamics NAV istnieje dość ścisłe rozróżnienie między dostawcami a nabywcami towarów. Niekiedy jednak zachodzi potrzeba przekonwertowania jednego typu kontrahenta na drugi (dostawca, który jest równocześnie nabywcą). W takim celu można użyć kartoteki kontaktu, która jest automatycznie tworzona, przy wprowadzaniu danych o nowym kontakcie Zadanie: Przekonwertuj kontakt KOMPUTEREK S.A. na nabywcę (PRZETWARZANIE ZAMÓWIEŃ -> KONTAKTY Funkcje Utwórz jako nabywca). Sprawdź, że w module Sprzedaż i Marketing, że pojawił się nabywca KOMPUTEREK S.A.) O ile nie ma takiego kontakty trzeba go utworzyć z dostawcy -> zakupy->planowanie->dostawca -> dostawca -> kontakt Kartoteka Zapasu: Wyświetlenie kartoteki zapasu odbywa się poprzez wydanie polecenia ZAKUPY -> PLANOWANIE -> ZAPASY. Program automatycznie otwiera okno ostatnie oglądanego zapasu. Przejście do kartoteki innego zapasu możliwe jest poprzez użycie przycisków nawigacyjnych lub wykorzystanie polecenia znajdź (ctrl, ikonka z lupą). Podobnie jak w wielu innych miejscach programu możliwe jest przejście do trybu listy (klawisz F5, ikonka )

4 Poszczególne zakładki tworzące kartotekę mają nazwy: Ogólne Fakturowanie Uzupełnienia Planowanie Handel zagraniczny Śledzenie zapasu E-Commerce Magazyn (W dalszej części omówiono tylko najważniejsze zakładki i pola ) Zakładka Ogólne: DOKUMENTY ZAKUPU W MS Dynamics NAV można wprowadzać następujące typy dokumentów związanych z zakupami: Oferty zakupu - wstępna wersja zamówienia. Można ją później przekonwertować na fakturę zakupu Zamówienia zbiorcze Zamówienia, Faktury zakupu, Zamówienia zwrotu, - podstawa uzgodnienia między firmą, a dostawcą. Zamówienia zbiorcze pomagają w zarządzaniu wieloma dostawami, a także w kontrolowaniu uzgodnień z dostawcą. Zadanie: W celu wyróżnienia zapasów używanych w dalszych ćwiczeniach zdefiniujemy dla nich osobną serię numeracji KOMP (będą to części i akcesoria komputerowe). od K-0001 do K W tym celu należy wybrać polecenie Administracja -> Ogólne -> Ustawienia aplikacji -> Seria numeracji i dodać serię numeracji KOMP a następnie powiązać domyślną serię numeracji zapasów ZAPAS1 z nową utworzoną serią (polecenie Seria -> relacje)

5 Utwórz zasób Płyta główna, przy numerze zasobu naciśnij... i wybierz numerację, KOMP zdefiniuj dla niego grupy księgowe Gł. tow. grupa księgowa SUROWCE Tow. grupa księgowa VAT VAT22 Grupa księgowa zapasów SUROWCE Określ w karcie planowanie zasobu płyta główna sposób ponownego zamawiania jako ilość maksymalna, wpisz 20 do pola ilość zapasu bezpiecznego a 30 na poziom ponownego zamówienia a 100 do pola maksymalna ilość zapasu. Określ metodę uzupełnień jako zakup a jako dostawcę określ Firmę Komputerek. Wejdź w funkcję Planowanie -> arkusze zapotrzebowania, wybierz Funkcje -> oblicz plan. Ustaw filtr planowania (rys.) na zapas płyta główna

6 Sprawdź, zamówienie ilu sztuk tego zasobu sugeruje program. Utwórz zamówienie poprzez wybranie polecenia Funkcje -> wykonaj komunikat akcji Wyszukaj utworzone zamówienie, (Zakupy -> planowanie -> zamówienia) Wyświetl jego szczegóły Wprowadź wartość pola bezpośredni koszt jednostkowy na 217,- Wprowadź w pole Nr faktury dostawcy AB12345 Wprowadź Zaksięguj zamówienie i przyjmij je na magazyn (F11) Przejdź do karty towaru, Obejrzyj pola Koszt średni i ostatni koszt bezpośredni, zobacz jak zmieniły się po wprowadzeniu faktury zakupu. Zadaj pole zysk na 20% i wylicz na jego podstawie cenę jednostkową (Musisz zmienić wartość w polu kalkulacja cena/zysk) Sprawdź ile jest teraz zapasów produktu (pole Zapasy karta Ogólne) UWAGA W programie MSB Navision przyjęto zasadę, że zaksięgowane zamówienia zakupu są automatycznie kasowane, więc nie ma możliwości powrotu do samego zamówienia (choć można obejrzeć wpisz zaksięgowanej faktury) ZADANIE SAMODZIELNE: Zdefiniuj zapas Procesor Pentium Quad Core 2.33 MHz, ilość zapasu bezpiecznego - 40 poziom ponownego zamówienia -50 pola maksymalna ilość zapasu. 120 metodę uzupełnień - zakup nr dostawcy - Firma Komputerek. zasady ponownego zamawiania stała ilość ponownego zamówienia Otwórz arkusz zapotrzebowania. Użyj polecenia Funkcje ->oblicz plan, wpisz jako filtr kod zapasu (najprawdopodobniej K-0002),

7 Utwórz zamówienie dla tego zapasu (Funkcje -> wykonaj komunikat akcji) Znajdź zamówienie utworzone przez program. (Np po nazwie firmy). Wprowadź wartość pola bezpośredni koszt jednostkowy na 320,- Wprowadź w pole Nr faktury dostawcy AB12346 Przejdź do karty towaru, Obejrzyj pola Koszt średni i ostatni koszt bezpośredni, zobacz jak zmieniły się po wprowadzeniu faktury zakupu. Zadaj pole zysk na 18% i wylicz na jego podstawie cenę jednostkową (Musisz zmienić wartość w polu kalkulacja cena/zysk) Sprawdź ile jest teraz zapasów produktu (pole Zapasy karta Ogólne) ZAMAWIANIE RĘCZNE ZADANIE: Utwórz zapas Dysk twardy 200 GB Gł. tow. grupa księgowa SUROWCE Tow. grupa księgowa VAT VAT22 Grupa księgowa zapasów SUROWCE metoda uzupełnień jako ZAKUP dostawca Firma Komputerek. Utwórz zamówienie 50 sztuk po 220 zł (bezpośredni koszt jednostkowy) tego zapasu w firmie Komputerek, jako numer faktury dostawcy wpisz AB Zaksięguj zamówienie (faktura i przyjęcie)

8 ZAMAWIANIE RĘCZNE ZADANIE: Utwórz zapas Dysk twardy 200 GB Gł. tow. grupa księgowa SUROWCE Tow. grupa księgowa VAT VAT22 Grupa księgowa zapasów SUROWCE metoda uzupełnień jako ZAKUP dostawca Firma Komputerek. Utwórz zamówienie 50 sztuk po 220 zł (bezpośredni koszt jednostkowy) tego zapasu w firmie Komputerek, jako numer faktury dostawcy wpisz AB Zaksięguj zamówienie (faktura i przyjęcie) Konwertowanie zbiorczych zamówień zakupu na zamówienia zakupu W zależności od sposobu fakturowania zamówienia zbiorczego, można przekonwertować całe zamówienie zbiorcze na pojedyncze zamówienie lub utworzyć kilka oddzielnych zamówień. Wcześniej należy jednak zdefiniować zamówienie zbiorcze. Aby przekonwertować zbiorcze zamówienia zakupu na zamówienia zakupu: Kliknij kolejno pozycje Zakupy -> przetwarzanie zamówień -> Zamówienia zbiorcze, a następnie wybierz zamówienie zbiorcze, które chcesz przekonwertować na zamówienie. Na karcie Dostawy w polu Przewidywana data przyjęcia wpisz taką samą datę jak w polu Przewidywana data przyjęcia w pierwszym wierszu. (UWAGA AD to pole nie jest domyślnie w wierszy włączone, więc należy je wyświetlić prawy przycisk -> pokaż kolumnę...) Aby utworzyć zamówienie tylko z jednego wiersza zamówienia zbiorczego, wypełnij w stosownym wierszu pole Ilość do przyjęcia. Kliknij polecenie Utwórz zamówienie, a następnie kliknij przycisk Tak. Zostanie wyświetlony komunikat informujący, że zamówieniu zbiorczemu przypisano numer zamówienia. Zwróć uwagę, że zamówienie zbiorcze nie zostało usunięte. Kliknij przycisk OK, a następnie zamknij okno Zamówienie zbiorcze zakupu. Aby zobaczyć wyniki wykonanych czynności, kliknij pozycję Zamówienia i przejdź do odpowiedniego zamówienia. ZADANIE SAMODZIELNE: Utwórz zamówienie zbiorcze dla zapasów Dysk Twardy 300GB (40 szt, 270 zł bezpośredni koszt jednostkowy), Karta Graficzna GeForce 512 MB Karta Graficzna (40 szt, 185 zł bezpośredni koszt jednostkowy), Karta Graficzna GeForce 1024 MB Karta Graficzna (30 szt, 240 zł bezpośredni koszt jednostkowy), Napęd DVD RW (80 sztuk 137 zł bezpośredni koszt jednostkowy). Kartoteki tych zapasów jeszcze nie istnieją, można je więc utworzyć albo przed wprowadzeniem zamówienia albo w jego trakcie (rozwinąć pole zapas, w trybie listy naciśnąć Shift+F5 karoteka, F3 nowy zapas, po wprowadzenia danych zamknąć okno kartoteki, naciśnąć alt+ctrl+f5 w celu odświeżenia listy, wybrać nowy zapas do zamówienia) Wszystkie zapasu powinny mieć przy tworzeniu zdefiniowane parametry: Gł. tow. grupa księgowa SUROWCE Tow. grupa księgowa VAT VAT22 Grupa księgowa zapasów SUROWCE metoda uzupełnień jako ZAKUP

9 dostawca Firma Komputerek. Ponadto karty graficzne powinny mieć w polu Opis szukany wartości GEFORCE512 i GEFORCE1024 Włącz okno statystyki programu (F9) i sprawdź jaka jest łączna kwota podatku VAT dla tego zamówienia Wpisując odpowiednie wartości w pola Ilość przyjęta i Przewidywana data przyjęcia utwórz trzy różne zamówienia (na dysk twardy, na karty graficzne, na napęd DVD) Obejrzyj trzy utworzone zamówienia, zwróć uwagę, że do zamówienia kopiowane są wszystkie wiersze z zamówienia zbiorczego, nawet jeśli pole ilość wynosi zero. Wypełnij pola Nr faktury dostawcy AB i data wpływu dokumentu zakupu. Zaksięguj jednocześnie trzy zamówienia Księgowanie -> księgowanie seryjnie

10 Rozliczenia faktur zakupu ZADANIE: Przejdź do kartoteki firmy Komputerek SA, Otwórz zapisy księgi dla tego dostawcy (CRTL+F5). Zwróć uwagę, że wszystkie faktury są otwarte (nierozliczone). Przejdź do modułu Zarządzanie finansami -> Zobowiązania -> Dzienniki należności Wprowadź w pierwszym wierszu:

11 Typ dokumentu : płatność Nr dokumentu XY Typ konta : konto bankowe Nr konta: NBK Typ konta przeciwstawnego: Dostawca Nr konta przeciwstawnego: Komputerek SA Wybierz Funkcje -> rozlicz zapisy (Shift + F9) Na pierwszej fakturze wybierz Rozlicz-> Ustaw Id rozliczenia (F9). Wróć do poprzedniego okna i zaksięguj rozliczenie Księgowanie-> Księguj rozliczenie (F11) Wróć do kartoteki firmy Komputerek SA. zauważ, że pierwsza faktura jest już rozliczona ZADANIE SAMODZIELNE: Rozlicz z tego samego konta bankowego pozostałe faktury zakupu od firmy Komputerek SA Sprzedaż i Marketing Nabywca Program MBS Navision rozróżnia dostawców i nabywców prowadząc w tym celu dwie osobne kartoteki (choć z możliwością konwersji przez kartotekę kontaktów) Przy definiowaniu nabywcy nast Przy definiowaniu nabywcy następujące pola są obligatoryjne: Nr Gł. gosp. grupa księgowa Numer identyfikuje nabywcę i jest używany podczas księgowania z dziennika oraz przy tworzeniu ofert, zamówień, faktur i faktur korygujących. Główne gospodarcze grupy księgowe można definiować dla nabywców według regionu (Krajowi, Kraje UE, Inne kraje itd.) lub typu działalności albo w celu rozróżnienia między przedsiębiorstwami

12 prywatnymi i agencjami rządowymi. Określa ona konta (sprzedaży, kwot rabatów itd.), na których program przeprowadza księgowanie. Gosp. grupa księgowa VAT Grupa księgowa nabywcy Metoda rozliczania Podczas księgowania transakcji dotyczących tego nabywcy program używa tego kodu w połączeniu z kodem Towarowa grupa księgowa VAT w celu wyszukania wartości procentowej podatku VAT, typu kalkulacji podatku VAT oraz kont podatku VAT. Grupa księgowa nabywcy określa konta K/G, na których program będzie księgować transakcje dotyczące tego nabywcy. Określa ona konta dla należności od nabywcy, opłat manipulacyjnych, kwot rabatów terminowych, odsetek, kosztów dodatkowych oraz kwot zaokrągleń faktury. W tym miejscu można wybrać sposób rozliczania przez program płatności dla danego nabywcy. Aby określić metodę rozliczania, należy kliknąć przycisk asysty w tym polu i wybrać jedną z dwóch opcji: Ręcznie Rozlicz najstarsze Puste pole oznacza zastosowanie metody rozliczenia Ręcznie. Opcje te mają następujące znaczenie: Metoda Ręcznie oznacza, że program rozlicza płatności tylko wtedy, gdy użytkownik określi dokument. Metoda Rozlicz najstarsze oznacza, że jeżeli użytkownik nie określi dokumentu, z którym ma zostać rozliczona płatność, program rozliczy ją z najstarszym otwartym zapisem nabywcy. Utwórz firmę Kliencik Jelenia Góra, Mandarynkowa 1, Grupy księgowe Kraj, Kraj, Krajowe metoda rozliczania automatyczna Zamówienia sprzedaży Zamówienie sprzedaży może być utworzone w następujący sposób: Aby ręcznie utworzyć zamówienia sprzedaży: Kliknij pozycję Sprzedaż i Marketing -> Przetwarzanie zamówień, a następnie kliknij pozycję Zamówienia. Naciśnij klawisz F3, aby utworzyć puste zamówienie. Zostanie wyświetlone okno Zamówienie sprzedaży. Zawsze konieczne jest wypełnienie karty Ogólne. Wypełnij pole Nr. Można to zrobić na kilka sposobów, zależnie od sposobu zdefiniowania systemu numeracji. W polu Nr nabywcy wprowadź numer nabywcy. W pierwszym wierszu faktury w polu Typ wprowadź opcję Zapas. W polu Nr wprowadź numer zamówionego zapasu.

13 W polu Ilość wprowadź zamówioną ilość. Jeśli lokalizacja określona w wierszu zamówienia sprzedaży wymaga użycia pojemników (ale nie wymaga przetwarzania pobrań), można przypisać kod pojemnika w wierszu zamówienia, aby wskazać, skąd ma zostać pobrany zapas przed wysłaniem do nabywcy. Księgowanie zamówień sprzedaży Wydając zapas, należy zaksięgować powiązane z nim zamówienie. Procedura jest taka sama zarówno w przypadku zamówień powstałych w wyniku przekonwertowania ofert, jak i zamówień utworzonych bezpośrednio. Aby zaksięgować zamówienia sprzedaży: Utwórz zamówienie sprzedaży i wypełnij je odpowiednimi informacjami. Kliknij pozycję Księgowanie. Kliknij jedną z następujących pozycji: Księguj Zaksięgowanie zamówienia bez drukowania wydania lub faktury. Księguj i drukuj Zaksięgowanie zamówienia i drukowanie wydania (gdy wydanie dotyczące zamówienia jest realizowane bez fakturowania) lub faktury (gdy zamówienie jest fakturowane). Po wybraniu, czy zamówienie ma zostać wydrukowane, wyświetlane jest okno, w którym należy określić sposób księgowania zamówienia: Wydanie -> Księgowanie wydania zapasów. Faktura -> Fakturowanie już wydanych zapasów. Wydanie i faktura -> Fakturowanie i wydanie zapasów. Wybierz opcję księgowania i kliknij przycisk OK. Stan procesu księgowania jest wyświetlany w oknie. ZADANIE SAMODZIELNE: Wystaw dla firmy Kliencik zamówienie na 10 sztuk płyt głównych. Zaksięguj i zafakturuj zamówienie (F11) Faktury sprzedaży Faktury sprzedaży można księgować z różnych obszarów aplikacji systemu Microsoft Business Solutions Navision: Z poziomu funkcji Faktury. Przez dzienniki: Dzienniki główne (moduł Zarządzanie Finansami), Dzienniki sprzedaży (moduł Zarządzanie Finansami). Funkcjonalność księgowania faktur z poziomu dzienników ogranicza się wyłącznie do księgowania bezpośrednio na konta księgi głównej. Z tego względu zaleca się księgowanie faktur z poziomu funkcji Faktury. Do formatki służącej do wprowadzania (wystawiania) faktur sprzedaży użytkownik ma dostęp pod funkcją Faktury znajdującą się w obszarze aplikacji Sprzedaż i Marketing oraz w Zarządzaniu Finansami

14 ZADANIE SAMODZIELNE: Wystaw dla firmy Kliencik fakturę na 20 sztuk dysków 200GB. Zaksięguj i zafakturuj zamówienie (F11) Wydania połączone Niektóre firmy stosując zamówienia sprzedaży mogą preferować wykorzystywanie dokumentów zamówień sprzedaży tylko do wydawania zamówień. Zamówienia są fakturowane później przez utworzenie oddzielnego dokumentu faktury sprzedaży. Gdy zamówienie zostało wydane, można utworzyć ręcznie fakturę sprzedaży na podstawie wierszy faktury z wydania. W tym celu należy kliknąć w oknie Faktura sprzedaży polecenia Funkcje Pobierz wiersze wydania. W jednej fakturze można w razie potrzeby połączyć kilka wydań. ZADANIE SAMODZIELNE: Wystaw trzy osobne zamówienia dla firmy Kliencik na 15 sztuk procesorów 12 sztuk dysków 300 GB i po 4 karty graficzne 512 MB i 1024 MB (na wspólnym zamówieniu). Nie fakturuj ich a jedynie utwórz dokumenty wydania. Utwórz nową fakturę, wspólną za trzy dokumenty wydania

15 Zaksięguj fakturę zbiorczą Rozliczenie faktur ZADANIE: Wejdź do kartoteki nabywców. Sprawdź saldo firmy Kliencik. Zobacz które pozycje są nierozliczone. Wejdź w Zarządzanie finansami -> należności -> Dzienniki wpłat. Dodaj pozycję: Typ dokumentu płatność Numer dokumentu nadany przez system Typ konta konto bankowe Nr konta NBK Kwota 7000 Typ konta przeciwstawnego Nabywca Nr konta przeciwstawnego Kliencik Dokonaj księgowania. Wejdź do kartoteki firmy Kliencik. Zauważ, że zmieniło się saldo a pierwsza pozycja jest już rozliczona.