INSTRUKCJA MODUŁU HOMEBANKING

Transkrypt

1 Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości INSTRUKCJA MODUŁU HOMEBANKING v1.2

2 1) Wstęp Moduł Homebanking wprowadza możliwość opłacania faktur kosztowych oraz wypłaty wynagrodzeń do rachunków. Jest swego rodzaju nakładką integrującą usługi bankowe w ramach jednego systemu, bez przelogowywania się w inne miejsca. Z jednej strony moduł ten został stworzony w odpowiedzi na dostosowanie do zmieniających wymogów bezpieczeństwa banku w ramach bankowości korporacyjnej, z drugiej zaś strony niesie dla startupów wartość dodaną w postaci nowych funkcjonalności. Wyświetlane saldo jest synchronizowane z bankiem 3 razy dziennie, po każdej sesji przelewów przychodzących z banku. Lista płatności wychodzących jest bieżąca i zawiera zarówno operacje wykonywane przez Homebanking, jak i bezpośrednio przez mbank. Lista płatności przychodzących wyświetla transakcje za ostatni dzień roboczy i wcześniejsze. Transakcje przychodzące za dziś widoczne są w systemie kolejnego dnia roboczego. (Dopisek: na skutek próśb startupów Statusy transakcji na liście płatności, tak jak i saldo, synchronizowane jest bankiem 3 razy dziennie, po każdej sesji przelewów przychodzących z banku. 2) Lista Płatności jest to ekran, na którym Startup widzi odzwierciedlenie całego wyciągu bankowego (wszystkie przelewy, wpłaty, wypłaty) Dostępne Statusy: W realizacji płatność, która jest w kolejce oczekującej na zrealizowanie Odrzucona płatność odrzucona przez bank, dyrektora, lub księgowość Zrealizowana płatność, która została pomyślnie wysłana na rachunek docelowy Status W realizacji dopiero po zautoryzowaniu przelewu w banku przez dyrektora czy pracownika regionu status zmieni się na zrealizowany. 3) Opłacenie faktury kosztowej

3 a) Wejście do funkcjonalności dodawania nowej faktury sprzedażowej Usługi -> Finanse i Księgowość -> Akcje -> Nowy dokument kosztowy lub na ekranie Finanse i Księgowość -> Dodaj dokument (kosztowy) b) Wprowadzenie dokumentu kosztowego Płatność ze środków AIP Jeżeli opcja jest odznaczona możliwy jest wtedy zwrot środków tytułem opłaconej faktury czyli zwrot na konto prywatne Startupu (konto prywatne musi być w systemie uzupełnione). W przypadku zaznaczenia będzie dostępna opcja do zapłacenia kontrahentowi.

4 W polu konto należy podać nr rachunku kontrahenta, nie zaś swojego startupu Przy dodawaniu konta przed numerem dodajemy PL Dostępne Statusy: Nowy -> Do akceptacji dyrektora -> Do akceptacji w księgowości -> Zaksięgowany Na podstawie tego dokumentu jeżeli faktura ma status Nowy, nie możemy utworzyć płatności ani dokonać zwrotu. Konieczna jest więc zmiana statusu dokumentu na Do akceptacji dyrektora Można to zrobić a) bezpośrednio na ekranie dodawania szczegółów faktury b) na liście faktur kosztowych poprzez zaznaczenie w pierwszej kolumnie chceckboxa przy danej pozycji -> Zmień status -> Do akceptacji dyrektora

5 Jeżeli status dokumentu został zmieniony na Do akceptacji dyrektora jest wówczas możliwość utworzenia płatności lub zwrot środków. W przypadku jeżeli startup pokrył fakturę w części ze środków prywatnych (przykładowo wpłacił zaliczkę 100zł, a różnicę opłacił ze środków zgromadzonych na subkoncie AIP) wówczas po wejściu na fakturę na statusie Do akceptacji dyrektora (lub Do akceptacji w księgowości lub Zaksięgowany) należy kliknąć Zwrot środków Pojawi się wówczas okienko, w którym w polu Kwota płatności należy wpisać kwotę zwrotu (nie większą niż kwota na fakturze), a także ewentualnie uzupełnić pole Tytuł.

6 Kwota saldo jest automatycznie synchronizowana jako saldo na subkoncie rachunku bankowego. Po kliknięciu tak płatność przechodzi do systemu bankowego, gdzie czeka na autoryzację. W tej chwili płatność przechodzi do systemu bankowego czyli nikt więcej ani dyrektor ani osoba z regionu AIP nie musi akceptować tej płatności. Startup wprowadza wszelkie płatności, przelewy na podstawie faktur czy rachunku do wynagrodzeń ale dodatkowo dla regionu nic się nie zmienia. Logujemy się do banku i autoryzujemy przelewy. Teraz tworząc płatność system podpowiada tym razem maksymalną kwotę 186,59 bo 100zł już wypłaciliśmy Status faktury wchodząc w listę dokumentów kosztowych w kolumnie Uwagi widzimy status zmieniony na: zielony - zapłacona żółty - częściowo opłacona czerwony - niezapłacona

7 W filtrowaniu doszło kilka opcji: Status płatności oraz Możliwość zwrotu. Jak bez faktury utworzyć przelew? a) Na podstawie pro-formy. W przypadku jeśli Startup musi zrobić przelew, a nie ma faktury albo jest proforma przed otrzymaniem płatności należy stworzyć fakturę pro-formę i stawić status Do akceptacji dyrektora. Dyrektor tego później nie musi akceptować i taki dokument nie jest księgowany, ale w wykazie dokumentów będzie że został opłacony na podstawie proformy. b) Na podstawie dokumentu wewnętrznego W ten sposób można utworzyć płatność na rzecz: Wynagrodzenia Przelew na rzecz PIT oraz ZUS Przelew np. na DotPay lub Allegro, gdy faktura lub pro-forma nie jest wystawiana (należy załączyć wówczas dokument lub screen potwierdzający od kontrahenta, na podstawie którego przelew będzie mógł być wykonany)

8