Zielona Góra, 08.09.2016r. CPR.II.3231.12.2016.KBez ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z planowanym wydatkiem przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II w Zielonej Górze, o wartości poniżej 30.000,00 EURO, zwracamy się z następującym zapytaniem ofertowym I. Zamawiający: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II w Zielonej Górze, Adres: ul. Podgórna 5, 65-057 Zielona Góra NIP: 973 06 05 217 REGON: 970779268 II. Przedmiot zamówienia: Zorganizowanie wyjazdu szkoleniowego dla 24 osobowej grupy pracowników Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II. Zamawiający informuje, iż ostateczna liczba uczestników może ulec zmniejszeniu maksymalnie o 10 % co będzie podstawą do zmniejszenia wartości zamówienia. Dla uczestników w/w pobytu należy zagwarantować w szczególności: 1. Termin i miejsce wykonania oferty: od piątku do soboty 1 nocleg w terminie 21-22.10.2016r. w miejscowości położonej w odległości od ok. 20 km do ok. 60 km od granic administracyjnych Miasta Zielona Góra. 2. Dojazd: Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia transportu dla grupy 24 osób. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić do realizacji usługi sprawny technicznie klimatyzowany autobus oraz kierowcę posiadającego stosowne uprawnienia do przewozu osób wymagane przez obowiązujące przepisy. W przypadku awarii środka transportu na trasie lub niedopuszczenia go przez policję lub inne organy do tego uprawnione do jazdy, Wykonawca zobowiązuje się do usunięcia awarii w trybie natychmiastowym, a w przypadku braku takiej możliwości zobowiązuje się do niezwłocznego zapewnienia innego środka transportu o tożsamym standardzie na koszt własny.
3. Zakwaterowanie: 1 nocleg w ośrodku/pensjonacie/hotelu o standardzie minimum tożsamym z dwu/trzy gwiazdkowym ośrodkiem/ pensjonatem/ hotelem w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004r., w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t. j. Dz. U. z 2006r., nr 22, [oz. 169 z późn. zm. ) z zapewnionymi 24 miejscami noclegowymi. Pokoje lub domki z pełnym węzłem sanitarnym i ogrzewaniem w następujących ilościach: Jednoosobowy - 1 pokój; Dwuosobowy - 10 pokoi: Trzyosobowy 1 pokój lub Trzyosobowy 1 domek Czteroosobowy 4 domki Pięcioosobowy 1 domek 1. Wyposażenie ośrodka: sala szkoleniowa dla 24 osób, wyposażona w sprzęt multimedialny (głośniki, rzutnik, ekran, stojak do flipcharta) dostępne dla uczestników w piątek. Na terenie ośrodka powinna znajdować się jadalnia, w której uczestnicy wyjazdu będą mogli spożywać wspólne posiłki. Ośrodek powinien mieć dostępne dla gości zadaszone miejsce do przygotowania grilla/ogniska z zapewnionym drewnem, teren ośrodka z obiektami i infrastrukturą ogrodzony. 4. Wyżywienie: W dniu przyjazdu obiad dwudaniowy oraz kolacja w formie grilla/ogniska, w dniu wyjazdu śniadanie. Należy uwzględnić w ramach menu posiłek specjalny tj. bezmięsny. Do wszystkich posiłków należy zapewnić napoje zimne i gorące. Menu posiłków do uzgodnienia z Zamawiającym. W piątek wieczorem ognisko/grill obejmujące minimum następujące produkty: 46 porcji kiełbasy, 23 porcji karkówki, 2 porcje ryby, 3 rodzaje sałatek, chleb pszenny i wieloziarnisty, ketchup, musztarda, napoje zimne i gorące. W dniu szkoleniowym zapewnienie dwóch przerw kawowych zawierających: napoje gorące (kawa, herbata), napoje zimne (woda gazowana, woda niegazowana, dwa smaki soków) oraz suche ciastka lub ciasto.
Przygotowanie grilla/ogniska obejmuje zapewnienie opału (drewna lub węgla drzewnego), kijków do pieczenia kiełbasy oraz naczyń jednorazowych, serwetek oraz obsługi grilla. W przypadku złych warunków atmosferycznych Wykonawca zapewni alternatywne miejsce. 5. Szkolenie Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia 8 godzinnego szkolenia: Warsztat antystresowy - treść powiatowego centrum pomocy rodzinie. szkolenia dostosowana do potrzeb pracowników Szkolenie odbywać się będzie w piątek zgodnie z podanym niżej harmonogramem pobytu. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej do prowadzenia zajęć kadry oraz niezbędnych materiałów do przeprowadzenia szkolenia. Uczestnicy otrzymają na zakończenie certyfikaty/zaświadczenia udziału w szkoleniu. 6. Minimalny program pobytu: Piątek: 7.30 wyjazd z Zielonej Góry (parking Palmiarnia) transportem zapewnionym przez Wykonawcę 9.00 dojazd na miejsce pobytu i zakwaterowanie w pokojach 9.30 18.30 szkolenie, w tym dwie przerwy kawowe 13.00-13.30 obiad 19.00 kolacja Sobota: 9.00 śniadanie 10.00 wykwaterowanie z pokoi 10.30 wyjazd do Zielonej Góry transportem zapewnionym przez Wykonawcę Ostateczny program pobytu zostanie ustalony po rozstrzygnięciu ofert. 7. Ubezpieczenia - uczestników NNW suma ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków obejmujących trwały uszczerbek na zdrowiu na sumę minimalnie 10.000 zł lub śmierć na sumę minimalnie 5.000 zł. OC Prywatnie suma ubezpieczenia minimalnie 10.000 zł. III. Kryterium oceny oferty 1. cena max. 100 pkt., liczona według wzoru: najniższa cena ofertowa ----------------------------------------- x 100 x waga kryterium = ilość punktów cena danej oferty
Cena należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. 0 poz. 915). Cena oferty musi zostać obliczona zgodnie z poniższymi zasadami: 1. W ofercie należy podać ostateczną zryczałtowaną cenę brutto (cena ryczałtowa) za zorganizowanie całego pobytu grupy na wyjeździe, która będzie uwzględniała wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia. Cenę należy podać rachunkowo i słownie. W przypadku rozbieżności w cenie zapisanej słownie, a cenie podanej rachunkowo, wiążąca jest cena podana słownie. 2. Ponadto, Wykonawca musi podać koszt jednostkowy wyjazdu dla uczestnika. Koszt jednostkowy pobytu uczestnika będzie podstawą do ewentualnego zmniejszenia wartości zamówienia w związku ze zmianą ilości uczestników. 3. Cenę ofertową należy określić w złotych polskich. Cenę należy podać w sposób jednoznacznie wskazujący na oferowaną cenę, do dwóch miejsc po przecinku (np. 120,99). Jeżeli cena nie zawiera groszy, można nie wpisywać groszy (np. 120) lub użyć symbolu (np. 120,-). IV. Bezwzględnym warunkiem udziału w niniejszym postępowaniu jest złożenie oferty w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego na formularzu oferty (załącznik do zapytania ofertowego). Zamawiający zawrze jedną umowę z wykonawcą którego oferta otrzyma największą ilość punktów. V. Sposób przygotowania oferty: 1. Ofertę sporządzić należy na wzorze formularza (zał. nr 2). 2. Ofertę sporządzić należy w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem. 3. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną. 4. Ofertę złożyć można osobiście w sekretariacie u Zamawiającego pokój nr 5 lub pocztą na adres: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II, ul. Podgórna 5, 65-057 Zielona Góra (za datę wpływu uważa się dzień zarejestrowania w jednostce Zamawiającego). 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. VI. Termin złożenia ofert do dnia 23 września 2016r. do godziny 10.00.
VII. VIII. Kontakt: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II ul. Podgórna 5, 65 057 Zielona Góra tel. : 68 452 75 90 fax. : 68 452 75 90 strona www: www.pcpr.powiat-zielonogorski.pl e mail: k.bezak@pcpr.powiat-zielonogorski.pl Osoby do kontaktu: Katarzyna Bezak, tel. 68 452 75 90 od poniedziałku do piątku w godz. 07:30 15:30, pokój 5. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany warunków na każdym etapie postępowania. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyn unieważnienia. Zamawiający zastrzega możliwość żądania uzupełnienia dokumentów bądź ich wyjaśnienia, o ile nie narusza to warunków konkurencji pomiędzy oferentami. Dyrektor Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie im. Jana Pawła II w Zielonej Górze