Zapytanie ofertowe nr 10.04.2015.ZK.ORE_II dotyczące wynajmu sal wykładowych, zapewnienia wyżywienia i noclegów do organizacji szkoleń w projekcie Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap, realizowanym w ramach poddziałania 3.1.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na podstawie umowy nr POKL.03.01.02-00-001/12, współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 1. Data ogłoszenia zapytania ofertowego 22.04.2015r. 2. Pełna nazwa Zamawiającego VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław Biuro projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław, pok. 5, parter. 3. Opis przedmiotu zamówienia Zamawiający planuje: wynająć sale wykładowe, wraz z zapewnieniem wyżywienia oraz noclegów do organizacji szkoleń. Wspólny Słownik Zamówień (kody CPV): 55000000-0 3.1. Miejsce realizacji zamówienia BIAŁKA TATRZAŃSKA Strona 1 z 7
3.2. Planowany termin realizacji zamówienia Maj czerwiec 2015r. z możliwością przedłużenia do końca września 2015r. 3.3. Planowana liczba szkoleń 8 szkoleń dwudniowych 3.4. Szacunkowe parametry zamówienia dotyczącego pojedynczego szkolenia Szkolenie dwudniowe Szacunkowe parametry zamówienia Przeddzień Pierwszy dzień Drugi dzień Kolacja Nocleg rozpoczynający się w danym dniu (ze śniadaniami w następnym) pokoje 1-osobowe Nocleg rozpoczynający się w danym dniu (ze śniadaniami w następnym) pokoje 2-osobowe Całodniowa uzupełniana przerwa kawowa Obiad Sala szkoleniowa (liczba sztuk) Czas trwania szkolenia (godziny) 26 26 10 10 16 16 26 26 26 26 1 1 10.00-18.00 08.00-16.00 Strona 2 z 7
4. Wymagania względem realizacji usługi (niespełnienie chociaż jednego dyskwalifikuje ofertę) 4.1. Infrastruktura 1. Standard obiektu, w którym odbędzie się szkolenie musi odpowiadać: a. w przypadku hoteli standard minimum 3 gwiazdki hotelowe; b. w przypadku pensjonatów minimum 4 gwiazdki pensjonatowe; c. w przypadku ośrodków szkoleniowo-konferencyjnych standard zbieżny co najmniej ze standardem 4 gwiazdek pensjonatowych (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 z późniejszymi zmianami w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie); 2. Do obiektu musi być możliwy dojazd komunikacją zbiorową 3. Pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia, muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe 4. Bezpłatny dostęp do Internetu w sali szkoleniowej i w pokojach, z dostępem do sieci Wi-Fi 5. Bezpłatny parking dla uczestniczek/uczestników, trenera i pracowników ze strony Zamawiającego 6. Obiekt przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych 7. Zapewnienie odbioru i bezpiecznego przechowania materiałów szkoleniowych i promocyjnych 8. Zapewnienie bezpłatnego korzystania przez trenera ze skanera, faksu oraz drukarki i ksero (do 100 sztuk kopii / trener / szkolenie). Uwaga: skaner, faks i drukarka mogą znajdować się poza salą szkoleniową 4.2. Sale wykładowe 1. Sala na około 25 osób + 1 trener 2. Liczba miejsc siedzących w sali szkoleniowej oraz stołów odpowiada liczbie uczestników 3. Możliwość dowolnej aranżacji ustawienia 4. W sali zostanie zapewniony bezpłatny dostęp do internetu 5. Możliwość oznakowania sali szkoleniowej dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami (plakaty, wydruki informacyjne) o wizualizacji zgodnej z wymogami PO KL 6. Flipchart z papierem oraz pisaki w czterech kolorach (czarny, niebieski, czerwony, zielony) 7. Projektor multimedialny (sprawny, umożliwiający podpięcie do laptopa i korzystanie) 8. Ekran lub ściana sali, umożliwiające projekcję wyraźnego obrazu z projektora multimedialnego, widocznego dla wszystkich uczestników 9. Przedłużacz o długości minimum 8m (lub odpowiednio więcej przedłużaczy) 10. Stolik na sprzęt audio-video oraz stolik na materiały szkoleniowe trenera 11. Miejsce do swobodnego poruszania się uczestników 12. Możliwość zaciemnienia pomieszczenia Strona 3 z 7
13. Możliwość wieszania kart flipchartów oraz innych materiałów szkoleniowych na ścianach lub w przygotowanych do tego miejscach 14. Sala podczas przerw zamykana w sposób uniemożliwiający dostęp osobom spoza szkolenia 15. Klimatyzacja, umożliwiająca regulację temperatury podczas użytkowania pomieszczenia 16. Zaplecze sanitarne (toalety) w pobliżu sali szkoleniowej 17. Ze względu na konieczność przygotowania sali do zajęć szkoleniowych Zamawiający ma możliwość dostępu do sali na godzinę przed i po szkoleniu 18. Sala musi być odrębnym pomieszczeniem, niezależnym od sali restauracyjnej i pokoi hotelowych (nie może być np. za przepierzeniem sali restauracyjnej bądź zaadaptowanym pokojem hotelowym) 4.3. Wyżywienie 1. Przerwa kawowa: 1 dziennie na 1 uczestnika/uczestniczkę (minimum: kawa, herbata, woda, ciastka, soki, mleko, cukier, cytryna) jako przerwa ciągła (całodzienna), uzupełniana na bieżąco, dostępna dla uczestniczek/uczestników przez cały czas trwania szkolenia 2. Przerwa kawowa musi być zorganizowana w pobliżu sali w której będzie odbywało się szkolenie lub bezpośrednio w sali 3. Obiad: 1 dziennie na uczestniczkę/uczestnika, minimum: zupa, drugie danie, woda, ciepły lub zimny napój; w przypadku szkoleń dwudniowych - w pierwszym i drugim dniu szkolenia musi być inny zestaw obiadowy 4. Kolacja: na uczestniczkę/uczestnika z minimum jednym ciepłym posiłkiem oraz ciepłym napojem (kawa lub herbata) i zimnym napojem (soki, woda mineralna) 5. Śniadanie: wliczone w koszt noclegu 6. Menu (śniadanie, obiady, kolacja) powinno uwzględniać dania wegetariańskie 7. W przypadku organizacji kilku wydarzeń w obiekcie Wykonawcy, Wykonawca ma obowiązek wyraźnego oznakowania przygotowanego dla grupy Zamawiającego cateringu 4.4. Zakwaterowanie 1. W terminie szkolenia przed zameldowaniem i po wymeldowaniu nocujących osób bezpłatnie dostępna zamykana przechowalnia bagażu 2. W cenie noclegu należy uwzględnić koszt śniadania i opłatę miejscową/klimatyczną 3. Zapewnienie pokoi z łazienkami 4.5. Warunki rozliczenia zamówienia / płatności 1. Zamawiający ma możliwość bezkosztowej zmiany planowanej liczby szkoleń lub odstąpienia od realizacji zamówienia Strona 4 z 7
2. Określenie szacunkowego zapotrzebowania nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku realizacji wszystkich usług w ilościach wskazanych 3. Potwierdzenie wielkości zamówienia dotyczącego pojedynczego szkolenia nastąpi najpóźniej 3 dni robocze przed rozpoczęciem danego szkolenia, na podstawie formularza zamówienia przesłanego przez Zamawiającego do Wykonawcy (e-mail) 4. W arkuszu z zamówieniem zostaną podane m.in. liczba osób na szkoleniu, liczba porcji wyżywienia (w tym liczba porcji wegetariańskich), liczba noclegów 5. Najpóźniej dzień przed rozpoczęciem szkolenia (do godz.15.00), Zamawiający będzie miał możliwość korekty arkusza z zamówieniem (tj. zmniejszenia/zwiększenia zamówienia w zależności od rzeczywistej liczby uczestników) 6. W przypadku zmniejszenia/zwiększenia ilości zapotrzebowania na usługi, cena jednostkowa zamawianej usługi przedstawiona w formularzu ofertowym nie ulega zmianie 7. Płatność dokonywana będzie cyklicznie po zrealizowaniu każdej grupy szkoleniowej na podstawie faktury wystawionej po podpisaniu przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego potwierdzającego rzeczywistą realizację przedmiotu zamówienia 8. Zamawiający zastrzega, że zapłaci za poszczególne części usługi (wynajem sali, catering) wyłącznie na podstawie arkusza z zamówieniem (ewentualnie na podstawie jego korekty, jeśli była przeprowadzona dzień przed rozpoczęciem szkolenia) po stawkach jednostkowych wynikających z oferty Wykonawcy 9. Zamawiający zastrzega, że zapłaci za wynajem pokoi wyłącznie na podstawie listy podpisów osób nocujących, zebranej przez Wykonawcę i dołączonej do protokołu z odbioru zdawczo-odbiorczego 5. Wymagania Zamawiającego dotyczące Oferenta 1. Oferty mogą składać podmioty posiadające prawo do dysponowania nieruchomością niewynikające z tytułu najmu lub posiadające wyłączne prawo do użytkowania i wynajmu lokali będących przedmiotem oferty. 2. Oferent gwarantuje pełną dyspozycyjność na potrzeby realizacji szkoleń w uzgodnionych z Zamawiającym terminach. 3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać Oferenci, którzy posiadają niezbędne zasoby, wiedzę i umiejętności, umożliwiające realizację zamówienia. 4. Z możliwości realizacji zamówienia zostają wyłączone podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez: a. Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; c. Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Strona 5 z 7
d. Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 6. Kryteria oceny oferty Cena brutto za zorganizowanie szkoleń w ramach zamówienia: 100% 7. Sposób przygotowania oferty 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 3. Ofertę należy przygotować w formie pisemnej na załączonym formularzu ofertowym wraz z niezbędnymi załącznikami wymienionymi w formularzu ofertowym (np. z podpisaną kopią zapytania ofertowego). 4. Kwoty jednostkowe podane w formularzu ofertowym powinny być niższe niż wymienione w kolumnie tabeli max. cena jednostkowa brutto. Jeśli oferta będzie zawierać stawki przekraczające wskazane limity, zostanie oceniona zgodnie z kryteriami wyboru opisanymi w zapytaniu ofertowym, jednak w przypadku wyboru tej oferty jako najkorzystniejszej Zamawiający podejmie negocjacje z Oferentem, aby dostosować pojedyncze stawki do obowiązujących stawek maksymalnych. 5. KAŻDA STRONA FORMULARZA OFERTOWEGO MUSI BYĆ ZAPARAFOWANA PRZEZ OFERENTA SKŁADAJĄCEGO OFERTĘ! 6. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty oraz będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych i dodatkowych dokumentów pod warunkiem że nie upłynie termin złożenia oferty. 7. Miejsce i sposób złożenia oferty (1 z 4 możliwych sposobów): a. drogą elektroniczną (skan) na adres agnieszka.krazewska@vulcan.edu.pl b. faksem na numer 71 375 15 01 c. osobiście na adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław, pok. 5 d. pocztą lub kurierem na adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław z dopiskiem ZO ZK 8. Termin złożenia oferty: 08.05.2015r. do godziny 09.00 (liczy się data i godzina wpływu do biura projektu). Oferty otrzymane po upływie tego terminu nie będą podlegały ocenie. 8. Rozstrzygnięcie zapytania ofertowego i podpisanie umowy 1. Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego: w ciągu 5 dni roboczych od terminu końcowego nadsyłania ofert. Strona 6 z 7
2. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a. jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego b. zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu c. zostanie złożona po upływie terminu składania ofert 3. O wyniku postępowania Zamawiający niezwłocznie zawiadomi drogą elektroniczną wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo przed dokonaniem wyboru Wykonawcy do weryfikacji zdeklarowanego przez Oferentów standardu obiektu, w którym będą się organizowane szkolenia. 5. W ramach zapytania wybranych zostanie 1 Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę cenową. W przypadku, jeśli kilku Oferentów złoży ofertę na taką samą cenę, zostaną z tymi Oferentami podjęte negocjacje w celu ustalenia korzystniejszej oferty cenowej. W sytuacji kiedy podjęte negocjacje nie przyniosą efektu, zostanie wybrany ten Oferent, którego oferta wpłynęła najwcześniej (data i godzina wpływu). 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od podpisania umowy z Oferentem w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. 7. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił / uchyla się od podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. 9. Informacje dodatkowe 1. Zamawiający nie zwraca nadesłanych ofert. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi kosztów przygotowania oferty. 3. Zapytanie ofertowe sporządził/a (imię, nazwisko, stanowisko pracownika): Agnieszka Krażewska, koordynatorka projektu. 10. Kontakt z Zamawiającym: Osoba do kontaktu: Agnieszka Krażewska Koordynatorka Projektu VULCAN sp. z o.o. agnieszka.krazewska@vulcan.edu.pl tel. 71 347 48 70, 608 028 159 Strona 7 z 7