Człowiek - najlepsza inwestycja

Transkrypt

1 Lublin, 21 lutego 2012 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy wynajmu sal szkoleniowych, zakwaterowania, przygotowania obiadów oraz poczęstunku na potrzeby dwóch szkoleń realizowanych w Stalowej Woli w IV 2012 r.) Kod CPV: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkanie Kod CPV: Hotelarskie usługi noclegowe Kod CPV: Usługi dostarczania posiłków Kod CPV: Usługi przygotowywania posiłków Kod CPV: Usługi podawania posiłków Kod CPV: Usługi podawaniapojów Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL I. ZAMAWIAJĄCY ul. Sierpińskiego 24/ Lublin ul. Narutowicza 57/ Lublin KRS Tel./fax (81) , , II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w postaci wynajmu sal szkoleniowych, zakwaterowania, przygotowania obiadów oraz poczęstunku na potrzeby dwóch szkoleń realizowanych w Stalowej Woli w IV 2012 r. w ramach projektu Kompetentni współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Poddziałanie POKL). 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: A) Wstępne terminy szkoleń: Grupa VI: tryb I r. lub tryb II r. Grupa VII: tryb I r. lub tryb II r. Zajęcia, w zależności od preferencji większości uczestników, będą odbywać się trybie I - dni robocze (środa-piątek) w godzinach szacunkowych 9:00 16:00 lub w trybie II weekendy w szacunkowych godzinach od 13:00 do 20:00 (piątek) oraz od 9:00 do 16:00 (sobota, niedziela). Strona1 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku

2 B) Czas trwania jednego szkolenia dla jednej grupy wynosi 3 dni x 8 godzin/dzień (24 godziny dydaktyczne), czyli ogółem zamówienie obejmuje: a) 3 dni, tj. 48 godzin dydaktycznych szkoleń w IV 2012 r. w przypadku wyboru tego samego trybu przez obie grupy szkoleniowe, LUB b) 5 dni, tj. 48 godzin dydaktycznych szkoleń w IV 2012 r. w przypadku wyboru różnych trybów przez grupy szkoleniowe. C) W czas trwania każdego szkolenia każdego dnia wchodzą dodatkowo przerwy (czas ogółem z przerwami nie przekroczy 8 godzin zegarowych/dzień). D) Każde szkolenie będzie zorganizowane dla jednej grupy składającej się z minimum 5 maximum 20 osób oraz wykładowcy. E) Sale szkoleniowe muszą mieć powierzchnie odpowiednie dla swobodnego ustawienia stołów i krzeseł dla grup max. 20 osób + stanowisko dla wykładowcy. Ponadto, każda sala musi być wyposażona w stoły i krzesła z możliwością ich przestawiania, projektor multimedialny, tablicę flipchartową lub sucho-ścieralną wraz z wyposażeniem (pisaki, papier). Dodatkowo: do dyspozycji komputer dla wykładowcy z dostępem do Internetu oraz możliwość skorzystania z xera (maksymalnie 40 kartek na grupę). F) Zakwaterowanie (nocleg) dla każdej osoby musi być zapewnione w pokoju 1-osobowym z łazienką. G) Z zakwaterowania (noclegu) maksymalnie skorzystać może od 0 do 24 osób (połowa uczestników + wykładowcy + pracownik zamawiającego) w przypadku wyboru tego samego trybu przez obie grupy szkoleniowe. W przypadku wyboru różnych trybów, ilość maksymalna dotyczy wyłącznie jednego dnia zajęć, tj. piątku, kiedy szkoleniachodzą na siebie. Zakwaterowanie obejmować będzie 2 doby hotelowe, w zależności od trybu: tryb I (dni robocze) nocleg środa/czwartek oraz czwartek/piątek; tryb II (weekendy) nocleg piątek/sobota oraz sobota/niedziela. Dopuszcza się możliwość zwiększenia liczby noclegów jeśli zaistnieją takie potrzeby ze strony uczestników i jeśli wykonawca będzie w stanie je zapewnić. H) Zakwaterowanie (nocleg) musi obejmować kolację i śniadanie. Oznacza to, iż dla każdej osoby w ramach zakwaterowania zapewnione muszą być 2 kolacje i 2 śniadania: w ramach trybu I (dni robocze) kolacja w środę i czwartek oraz śniadanie we czwartek i piątek; w ramach trybu II (weekendy) kolacja w piątek i sobotę oraz śniadanie w sobotę i niedzielę. I) Obiad dla każdego uczestnika i wykładowcy musi składać się z dwóch dań oraz napoju. Wykonawca będzie informowany o ilości obiadów w danym dniu zajęć w ustalonych godzinach umożliwiających przygotowanie posiłków. J) Całodzienny poczęstunek podczas przerw obejmuje kawę, herbatę, wodę mineralną, kruche ciastka. Musi być przygotowany każdego dnia początek zajęć, dostępny w trakcie ich trwania i uzupełniany przed przerwami. Godziny przerw w danym dniu zostaną podane do wiadomości Wykonawcy nie później niż 1 dzień przed planowanym rozpoczęciem każdego szkolenia. Strona2 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku

3 K) Sale szkoleniowe wraz z poczęstunkiem i obiadami oraz zakwaterowanie muszą być zapewnione w jednym budynku/ośrodku spełniającym standard min. 2 gwiazdek lub którego standard odpowiada jakością kategorii 2-gwiazdkowej. L) Obiekt (budynek/ośrodek) musi być położony w Stalowej Woli, w centrum lub bliskiej okolicy (tj. maksymalnie min komunikacją miejską z dworca PKS, zgodnie z rozkładem jazdy). M) Termin organizacji każdego ze szkoleń zostanie zarezerwowany z co najmniej 1- tygodniowym wyprzedzeniem oraz potwierdzony nie później niż 5 dni przed planowanym rozpoczęciem szkolenia. N) Ilość planowanych noclegów zostanie zarezerwowana z co najmniej 1-tygodniowym wyprzedzeniem oraz potwierdzonie później niż 2 dni przed planowanym rozpoczęciem szkolenia. 3. Wymagania w stosunku do Oferenta: A) Wykonawca musi posiadać uprawnienia do wykonania określonej w przedmiocie zamówienia działalności lub czynności jeśli przepisy prawne nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. B) Wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. C) Wykonawca musi dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. D) Wykonawcie może podlegać wykluczeniom, o których mowa w art. 6c ust. 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, tj. nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym poprzez: uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 5% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. E) Wykonawcie może podlegać wykluczeniom, o których mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dn r., tj. nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, Strona3 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku

4 posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ad. A) Dla potwierdzenia spełnienia Wymagania wskazanego w pkt. 3. A) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego oraz przedstawi potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię wypisu z KRS/wydruk z CEIDG potwierdzające, iż prowadzi działalność w przedmiocie zamówienia (dokument z okresu nie dłuższego niż 3 m-ce). Ad. B), C), D), E) Dla potwierdzenia spełnienia Wymagania wskazanego w pkt. 3. B), C), D) i E) Wykonawca złoży oświadczenia wg wzoru z formularza ofertowego. 4. Oferty częściowe: Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych. 5. Płatności: Cena określona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia oraz powinna uwzględniać ewentualne rabaty. Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane przelewem po zakończeniu każdej usługi (szkolenia) w terminach określonych w umowie nie dłuższych niż 60 dni. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia do r. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Strona4 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku

5 Oferent powinien stworzyć ofertę na Formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: faxu numer , przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres:, ul. Narutowicza 57/4, Lublin do dnia 8 marca 2012 roku do godz. 12-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane e- mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1. Koszt brutto za zakwaterowanie w przeliczeniu na jedną dobę hotelową (pojedynczy nocleg z kolacją i śniadaniem) 43 % 2. Koszt brutto wynajmu sali szkoleniowej w przeliczeniu na jeden dzień (8 godzin dydaktycznych + przerwy) 27 % 3. Koszt brutto za obiad dwudaniowy z napojem dla 1 osoby 19 % 4. Koszt brutto za poczęstunek (dostępny podczas przerw i uzupełniany) w przeliczeniu na 1 osobodzień 11 % Sposób oceny ofert: Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny oferty zostały obliczone za pomocą proporcji na podstawie stawek zawartych w budżecie projektu Kompetentni. Ad. 1. Oferta z najniższą ceną uzyska 43 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg A n= (a min/) 43 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert Ad. 2. Oferta z najniższą ceną uzyska 27 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg A n= (a min/) 27 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert Strona5 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku

6 Ad. 3. Oferta z najniższą ceną uzyska 19 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg A n= (a min/) 19 pkt. - cena minimalna wśród złożonych ofert a min Ad. 4. Oferta z najniższą ceną uzyska 11 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg A n= (a min/) 11 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert Ogółem można uzyskać maksymalnie 100 punktów. VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2. Jeżeli cena zaproponowana przez Wykonawcę wyłonionego w postępowaniu przekroczy założenia budżetu realizacji projektu, Zamawiający podejmie negocjacje celem jej obniżenia. Jeśli negocjacje nie przyniosą pożądanego skutku Zamawiający ma prawo odrzucić taką ofertę i wyłonić Wykonawcę, który uzyskał kolejną najwyższą ilość punktów w postępowaniu. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Anna Jesionek pod numerem telefonu oraz adresem a.jesionek@ffi.org.pl. IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. Strona6 Wynajem sal szkoleniowych, zakwaterowanie, przygotowanie obiadów i poczęstunku