Tryb udzielania zamówienia. Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Transkrypt

1 Kraków, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wynajmu sal szkoleniowych (kod CPV 702) oraz usług cateringowych dla uczestników szkoleń i trenerów (kod CPV ), a także zakwaterowanie dla trenerów (kod CPV ) realizowanych przez Firmę BERNDSON Sp. z o. o. w ramach projektu Indywidualna diagnoza kompetencji praktyczne i interaktywne szkolenia biznesowe dla MSP współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (nr projektu POKL /12) Nazwa i adres zamawiającego BERNDSON Sp. z o. o. ul. Feldmana 4/ Kraków Tryb udzielania zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie sal szkoleniowych, zapewnienie cateringu w postaci dwudaniowego ciepłego posiłku wraz z napojami, oraz przerw kawowych dla uczestników szkoleń, trenerów prowadzących szkolenia, oraz zagwarantowanie noclegu dla trenera ze śniadaniem i kolacją w ramach projektu Indywidualna diagnoza kompetencji praktyczne i interaktywne szkolenia biznesowe dla MSP, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poddziałanie Zamawiający dopuszcza: złożenie oferty częściowej na mniejszą liczbę dni szkoleniowych niż te wskazane w zamówieniu, warunkiem dopuszczenia oferty do realizacji jest kompleksowe świadczenie usług (wynajem sali, catering dla uczestników i trenera oraz nocleg dla trenera ze śniadaniem i kolacją) możliwość wyboru dwóch oferentów i podpisanie umowy o współpracy z dwoma oferentami. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie: Zakres zamówienia 1/ najmu sali/sal konferencyjno wykładowej kod CPV (usługi wynajmu lub leasing nieruchomości innych niż mieszkania) 1

2 2/ wyżywienie dla uczestników szkolenia kod CPV (usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków) 3/wyżywienie trenera kod CPV (usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków) 4/ zakwaterowanie trenera kod CPV (usługi hotelarskie) Do opisu przedmiotu zamówienia zostały użyte kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z , str. 1 z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3) oraz dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz. Urz. UE L 134 z r., str. 114, z późn. zm. ; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 7, str. 132). W ramach niniejszego zamówienia Oferent zapewni Zamawiającemu jako organizatorowi szkoleń zorganizowanie pełnego zaplecza usług hotelarskich, restauracyjnych oraz konferencyjno wykładowych. Zamawiający ustala, że w trakcie realizacji zamówienia należy uwzględnić następujące zagadnienia: 1. Sala/sale powinna znajdować się w Krakowie. Dopuszczalna jest lokalizacja w odległości do 10 km od siedziby Zamawiającego (Biuro Projektu: ul. Feldmana 4/11, Kraków). 2. W ramach projektu planowane jest wynajęcie sali na 120 dni szkoleniowych w okresie od 15 listopada 2012 do 31 grudnia 2013 r. W ramach 120 dni szkoleniowych Zamawiający zakłada zlecenie Oferentowi świadczenie dodatkowych usług: a. Catering obiadowy (dwudaniowy ciepły posiłek, wraz z napojami) w liczbie łącznej do 1560 posiłków (szczegóły w pkt. 14,15) b. Catering kawowy w liczbie łącznej do 1560 serwisów kawowych (szczegóły w pkt. 13,15) c. Nocleg dla trenerów (z kolacją i śniadaniem) w liczbie łącznej do 60 noclegów. 3. Daty wynajmu sali zostaną wskazane przez Zamawiającego po wyborze najkorzystniejszej oferty. 4. Zamawiający będzie zlecał wynajem sali na realizację usługi: Szkolenia wynajem sali dla średnio 12 osób + trener (1 osoba), z zapewnieniem (dwudaniowego ciepłego posiłku, wraz z napojami) oraz 2 przerw kawowych na każdy dzień; 5. Wszystkie szkolenia trwać będą 8 godzin zegarowych, jednak ze względu na konieczność przygotowania sali, zamawiający zastrzega sobie konieczność dostępu do sali na godzinę przed i po szkoleniu. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminu wynajęcia sali najpóźniej na 5 dni przed datą wynajmu sali na dany dzień. 2

3 7. W trakcie realizacji zlecenia Zamawiający będzie potwierdzał drogą elektroniczną następujące informacje: a/ wynajem sali szkoleniowej 5 dni przed datą szkolenia b/ nocleg trenera z wyżywieniem 5 dni przed datą szkolenia c/ liczbę uczestników 1 dzień przed datą szkolenia. d/ liczbę posiłków i porcji na przerwy kawowe do 1 h od rozpoczęcia szkolenia w danym dniu e/ liczbę posiłków mięsnych i wegetariańskich do 1 h od rozpoczęcia szkolenia w danym dniu 8. Sala powinna nie być mniejsza niż 40 m2 i nie węższa niż 5 m, a także powinna być przystosowana do kształcenia osób dorosłych, oraz osób niepełnosprawnych i być wyposażona we flipchart, oraz ekran lub jedna ze ścian sali powinna umożliwiać projekcję obrazu z projektora multimedialnego dostarczonego przez Zamawiającego. Sala nie może być zaadaptowanym pokojem hotelowym. 9. W Sali powinny znajdować się okna, dające światło dzienne, powinna się także znajdować odpowiednia liczba stołów i krzeseł z możliwością dowolnej aranżacji ich ustawienia dla uczestników szkoleń. Sala nie może znajdować się w podpiwniczeniu. Sala powinna znajdować się na parterze lub piętrze. 10. Sala musi być przystosowana do kształcenia osób niepełnosprawnych. Do sal szkoleniowych, oraz restauracyjnych powinny być zachowane drożne ścieżki komunikacyjne, umożliwiające samodzielne poruszanie się osób niepełnosprawnych. W momencie organizacji szkolenia na piętrze, konieczne jest posiadanie czynnej winy w obiekcie, która umożliwi uczestnikowi bezproblemowe dotarcie do Sali szkoleniowej. 11. Oferent jest zobowiązany wyrazić zgodę na oznakowanie sal szkoleniowych dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami POKL. 12. Wielkość sali powinna pozwalać na umieszczenie tam roll up a, który zostanie dostarczony przez Zamawiającego. 13. Przerwy kawowe i przerwa obiadowa powinny być zapewnione w miejscu szkolenia na sali lub w jej bezpośrednim sąsiedztwie bez konieczności wychodzenia uczestników poza budynek, w którym realizowane jest szkolenie. 14. Pod pojęciem catering kawowy rozumie się dwie przerwy kawowe w ciągu jednego dnia szkoleniowego. Przerwy kawowe obejmujące kawę, herbatę, wodę, soki i ciastka. 15. Przerwa obiadowa na każdy dzień szkolenia powinna uwzględniać 1 ciepły posiłek składający się z 2 gorących dań, oraz napoju (woda, soki) wliczonego w cenę posiłku dla każdego z uczestników szkolenia oraz dla trenera. Oferent powinien zapewnić menu mięsne oraz wegetariańskie (potwierdzenie przez Zamawiającego zgodnie z pkt 7). 3

4 16. Zamawiający zastrzega sobie możliwość potwierdzania liczby ciepłych posiłków oraz liczby porcji na przerwy kawowe (zgodnie z pkt. 7 niniejszego zapytania ofertowego), zgodnie z listą obecności uczestników szkolenia (możliwe odchylenia do 3 osób od liczby uczestników szkolenia podanej na 1 dzień przed szkoleniem). 17. Nocleg dla trenera powinien być zagwarantowany w pokoju jednoosobowym. Dopuszczalny jest pokój 2 osobowy o ile będzie przeznaczony dla 1 osoby i w cenie pokoju 1 dnoosobowego. Nocleg powinien być zagwarantowany w tym samym budynku gdzie będzie wynajmowana sala. 18. W hotelu musi znajdować się restauracja serwująca śniadania, obiady i kolacje. 19. Zamawiający jest związany umową o dofinansowanie projektu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Krakowie. Z uwagi na mogące wystąpić opóźnienia w wypłacie kolejnych części dotacji, Zamawiający zastrzega, że minimalny termin płatności wynosi 30 dni. W przypadku opóźnień w przesyłaniu kolejnych transz, płatność może zostać przesunięta. O takiej sytuacji Zamawiający będzie każdorazowo informował Oferenta. Zamawiający dopuszcza również możliwość płatności w formie zaliczki. 20. Zamawiający w opisie faktury za wykonane usługi zawrze informacje, które zostaną przedstawione przez Oferenta w celu prawidłowego rozliczenia kosztów z WUP Kraków. Informacje wymagane przez Zamawiającego zostaną określone w umowie na świadczenie usług. 21. W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą startować hotele posiadające minimum 3 gwiazdki. Termin wykonania zamówienia Planowany termin wynajmu sal, oraz cateringu i noclegów dla trenerów to 15 listopad grudzień 2013, zgodnie z harmonogramem dostarczonym przez Zamawiającego. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie, którzy dysponują odpowiednim potencjałem lokalowym w województwie małopolskim, technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, a także posiadają niezbędne doświadczenie do wykonania zamówienia. 1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami umożliwiającymi wykonanie zamówienia. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. W ostatnim roku zorganizowali minimum 50 dni szkoleniowych. Wykonawcy zobowiązani są do złożenia oświadczeń o spełnieniu wyżej wspomnianych warunków. 4

5 Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami. 1. Niniejsze postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 2. Zamawiający porozumiewania się z Wykonawcą w formie pisemnej lub telefonicznej. Pisma można wysyłać pocztą lub składać osobiście na adres: ul. Feldmana 4/11; Kraków. 3. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest Bartosz Soczówka Pracownik biura projektu Tel ; e mail:idk@berndson.com. Termin złożenia oferty Termin złożenia oferty mija 09 listopada 2012 roku godz. 15:00. Oferty złożone po terminie będą zwracane nadawcy bez otwierania. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta musi być przygotowana w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Oferta powinna być opracowana wg wzoru załącznika nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 3. Oferent powinien złożyć ofertę formie elektronicznej na adres e mail: idk@berndson.com lub w formie papierowej na adres biura: ul. Feldmana 4/11, Kraków. Obie formy dostarczenia oferty powinny się odbyć za potwierdzeniem odbioru oferty przez Zamawiającego. Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 5

6 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający pisemnie poinformuje o tym Oferenta oraz umieści informacje na swojej stronie internetowej. 2. Umowa zostanie zawarta w terminie do 14 dni od zakończenia postępowania. 3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. Opis sposobu obliczenia ceny zorganizowania dwu dniowego szkolenia dla 12 osób i trenera. 1. Cenę oferty należy podać jednostkowo dla poszczególnych części usługi, uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu Ofertowym. 2. Ceny powinny być wyrażone w złotych polskich (PLN), z dokładnością dwóch miejsc po przecinku. W złotych polskich będą prowadzone również rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Oferentem. 3. Cenę za wykonanie zamówienia należy przedstawić w Formularzu Ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 4. Oferent może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą na poszczególne części zamówienia i nie może jej zmienić po złożeniu oferty. 5. Zamawiający wskazuje, że ceną oferty jest cena brutto, zawierająca podatek VAT. Zamawiający ma przyznane we wniosku o dofinansowanie projektu skalkulowanie koszty na poziomie brutto na cały okres trwania projektu (tj. do 31 grudnia 2013 r.). Ewentualne zmiany stawki podatku VAT muszą być skalkulowane przez Oferenta w cenie brutto, która nie może ulec zmianie przez cały okres trwania projektu. Cena brutto dla poszczególnych jednostek kosztowych musi być stała. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. 1. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę kompleksowość złożonej oferty, uwzględniającej zagwarantowanie sali szkoleniowej, wyżywienia i zakwaterowania. Zamawiający zastosuje następujące kryteria: a) cena oferty na jedną cenę całkowitą zorganizowania dwu dniowego szkolenia dla 12 osób i trenera 60% b) posiadanie przez Oferenta standardu świadczenia usługi na poziomie powyżej 3 gwiazdek (liczba gwiazdek przyznawanych hotelowi) 40% Zamawiający w trosce o należyte wykonanie szkoleń zastrzega sobie prawo do wizji lokalnej zaoferowanych przez Oferenta sal celem sprawdzenia w/w wymogów. W razie zamiaru wykonania takiej wizji Oferent ma obowiązek umożliwienia Zamawiającemu dokonania takiej wizji. W razie uniemożliwienie Zamawiającemu sprawdzenia jakości sal, oferta Oferenta ulega odrzuceniu. 2. Sposób wyliczenia poszczególnych elementów składowych oferty 6

7 a) Kryterium cenowe ocenie podlegać będzie cena za kompleksowe przygotowanie szkolenia (zawierającej elementy wskazane w pkt 2 zakresu zamówienia). Konieczne jest również podanie poszczególnych cen składowych. Wycena powinna zostać przedstawiona odrębnie dla pojedynczego dwudniowego szkolenia i zawierać cenę całościową oraz ceny jednostkowe : Szkolenia, w tym: sala szkoleniowa za jeden dzień szkoleniowy dla min. 13 osób; zapewnienie serwisu kawowego ( 2 przerwy kawowe/dzień : kawa, herbata, woda, soki, ciastka) dla 13 osób; zapewnienie gorącego posiłku ( dwa dania gorące + napój/dzień ) dla 13 osób; 1 nocleg dla trenera ze śniadaniem i kolacją. Poza podaniem poszczególnych cen obejmujących cenę całej usługi należy podać ceny poszczególnych elementów składowych. Punkty za cenę będą obliczane wg wzoru: Najniższa cena oferty Liczba punktów = x 100 x 60% Cena badanej oferty Maksymalna liczba punków: 60 b) Posiadanie przez Oferenta standardu świadczenia usługi na poziomie: 3 gwiazdek 10 pkt 4 gwiazdek 25 pkt 5 gwiazdek 40 pkt. Maksymalna liczba punktów: Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane, oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów za poszczególne części oceny oferty. 5. Zamawiający Zastrzega sobie prawo podpisania umowy z 2 pierwszymi oferentami. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia kolejnym z hoteli, który otrzymał największa liczbę punktów za swoją ofertę, w przypadku gdy realizacja nie będzie możliwa w hotelu o najkorzystniejszej, zgodnie z przeprowadzoną procedurą, ofercie. 7

8 Warunkiem realizacji przedmiotu zamówienia w hotelu o kolejnej najkorzystniejszej ofercie jest zawarcie umowy w formie pisemnej. 7. Informacje dot. niemożności zrealizowania usługi w danym terminie, Oferent przekaże Zamawiającemu w formie pisemnej (mail, pismo, fax). Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL sztywno skalkulowane kwoty na poszczególne części oferty. W związku z kompleksową realizacją usługi Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje z każdym oferentem lub odstąpić od podpisania umowy. 8

9 (pieczątka nagłówkowa Oferenta) Załącznik nr 1.., dnia. (miejscowość) Dla Firmy BERNDSON sp. z o. o. dotyczące wynajmu sal szkoleniowych, oraz usług cateringowych dla uczestników szkoleń i trenerów, a także zakwaterowanie dla trenerów realizowanych przez Firmę BERNDSON Sp. z o. o. w ramach projektu Indywidualna diagnoza kompetencji praktyczne i interaktywne szkolenia biznesowe dla MSP współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (nr projektu POKL /12). W ramach zamówienia zorganizowane zostanie 60 dwudniowych szkoleń (120 dni szkoleniowych). Każde szkolenie zorganizowane zostanie średnio dla 12 osób + 1 trenera. Szkolenia organizowane są w projekcie pt. Indywidualna diagnoza kompetencji praktyczne i interaktywne szkolenia biznesowe dla MSP finansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, Numer projektu: POKL /12... (nazwa i adres Oferenta) Numer telefonu.. numer faxu... Adres internetowy.. e mail REGON.. NIP 1. Zgłaszam swoją ofertę organizacji szkoleń w następującej ilości.. ( proszę podać liczbę szkoleń, którą deklarują Państwo zorganizować) 2. Oświadczam, że: Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. Dysponuję odpowiednim potencjałem lokalowym, technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. W ostatnim roku zorganizowaliśmy minimum 50 dni szkoleniowych. 3. Oświadczam, że oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę brutto: Szkolenia Cena organizacji dwudniowego szkolenia dla 13 osób wynosi:. zł 9

10 w tym: sala szkoleniowa za jeden dzień szkoleniowy dla min. 13 osób;.zł/dzień zapewnienie serwisu kawowego ( 2 przerwy kawowe : kawa, herbata, woda, soki, ciastka);..zł/osobę/dzień zapewnienie gorącego posiłku ( dwa dania gorące + napój )..zł/osobę/dzień 1 nocleg dla trenera ze śniadaniem i kolacją../osobę 4. Oświadczam, że nasza firma posiada status hotelu i standard usług wynosi: a. mniej 3 gwiazdki b. 3 gwiazdki c. 4 gwiazdki d. 5 gwiazdek 5. Miejsce wykonania usługi wynajmu sali, wyżywienia i noclegu będzie następujące: Oświadczam, że usługi świadczone przez naszą firmę spełniają wszystkie wymagania przedstawione w zapytaniu ofertowym. 7. Oświadczam że realizacja usług będzie prowadzona zgodnie z warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym. 8. Świadom odpowiedzialności karnej oświadczam, iż dane zawarte w ofercie są zgodne z prawdą. 9. Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony Oferenta: Imię i nazwisko Numer telefonu Adres e mail (pieczątka i podpis osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta) 10

11 Załącznik nr 2. (miejscowość i data). Nazwa Oferenta. Adres Oświadczenie Ja niżej podpisany Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. Oświadczam, że w szczególności nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis Oferenta 11