Zapytanie ofertowe w postępowaniu zgodnym z zasadą konkurencyjności nr 51.04.2014.ORE_II dotyczące wynajmu sal wykładowych i komputerowych sal szkoleniowych, zapewnienia wyżywienia i noclegów do organizacji szkoleń w projekcie Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap o numerze POKL.03.01.02-00-001/12, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Wspólny Słownik Zamówień (kody CPV): 55000000-0 1. Data ogłoszenia zapytania ofertowego: 28.04.2014r. 2. Pełna nazwa Zamawiającego VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław Adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław, pok. 6, parter. 3. Opis przedmiotu zamówienia VULCAN sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (51-116), ul. Wołowska 6 jako Partner projektu pt. Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap realizowanego w ramach poddziałania 3.1.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na podstawie umowy nr POKL.03.01.02-00-001/12, zawartej pomiędzy Ośrodkiem Rozwoju Edukacji (Liderem projektu) a Ministerstwem Edukacji Narodowej, planuje wynająć sale wykładowe i komputerowe sale szkoleniowe, zapewnić wyżywienie oraz noclegi do organizacji szkoleń w projekcie. 4. Opis zamówienia Zapytanie ofertowe obejmuje organizację 8 szkoleń w Warszawie w ramach projektu Doskonalenie strategii zarządzania oświatą na poziomie regionalnym i lokalnym II etap. 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 5.1. Typy szkoleń Szkolenia dla przedstawicieli decyzyjnych realizowane w formie wykładu w salach wykładowych Szkolenia dla pracowników operacyjnych realizowane w formie warsztatowej w komputerowych salach szkoleniowych. 5.2. Informacje o szkoleniach: Szkolenia dla przedstawicieli decyzyjnych: 1. Czas trwania 1 szkolenia (1 grupa): 2 dni. 2. Czas szkolenia: dzień 1: 10.00-18.00; dzień 2: 08.00-16.00. 3. Liczebność grupy: maksymalnie 30 osób. 4. Liczba noclegów na szkolenie: maksymalnie 31 (z 1 na 2 dzień szkolenia). 5. Liczba przednoclegów na szkolenie: maksymalnie 3.
Szkolenia dla pracowników operacyjnych: 1. Czas trwania 1 szkolenia (1 grupa): 2 dni. 2. Czas szkolenia: dzień 1: 10.00-18.00; dzień 2: 08.00-16.00. 3. Liczebność grupy: maksymalnie 18 osób. 4. Liczba noclegów na szkolenie: maksymalnie 18 (z 1 na 2 dzień szkolenia). 5. Liczba przednoclegów na szkolenie: maksymalnie 3. 5.3. Informacje o salach uwaga, wszystkie wymagania muszą zostać spełnione, niespełnienie chociaż jednego dyskwalifikuje ofertę Szkolenia dla przedstawicieli decyzyjnych: Sala wykładowa wyposażenie i warunki korzystania z sali szkoleniowej: a) sala na maksimum 30 osób + 1 trener; b) liczba miejsc siedzących w sali szkoleniowej oraz stołów odpowiada liczbie uczestników; c) możliwość dowolnej aranżacji ustawienia; d) możliwość oznakowania sali szkoleniowej dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami (plakaty, wydruki informacyjne) o wizualizacji zgodnej z wymogami PO KL; e) flipchart z papierem oraz pisaki w czterech kolorach (czarny, niebieski, czerwony, zielony); f) projektor multimedialny (sprawny, umożliwiający podpięcie do laptopa i korzystanie); g) ekran lub ściana sali, umożliwiające projekcję wyraźnego obrazu z projektora multimedialnego, widocznego dla wszystkich uczestników; h) przedłużacz o długości minimum 8m (lub odpowiednio więcej przedłużaczy); i) stolik na sprzęt audio-video oraz stolik na materiały szkoleniowe trenera; j) miejsce do swobodnego poruszania się uczestników; k) sala szkoleniowa musi mieć dostęp do światła dziennego (posiadać okna); l) możliwość zaciemnienia pomieszczenia; m) możliwość wieszania kart flipchartów oraz innych materiałów szkoleniowych na ścianach lub w przygotowanych do tego miejscach; n) sala podczas przerw zamykana w sposób uniemożliwiający dostęp osobom spoza szkolenia; o) klimatyzacja, umożliwiająca regulację temperatury podczas użytkowania pomieszczenia; p) sala nie może być umieszczona na niższych kondygnacjach niż parter; q) zaplecze sanitarne (toalety) w pobliżu sali szkoleniowej; r) ze względu na konieczność przygotowania sali do zajęć szkoleniowych Zamawiający ma możliwość dostępu do sali na godzinę przed i po szkoleniu; s) sala musi być odrębnym pomieszczeniem, niezależnym od sali restauracyjnej i pokoi hotelowych (nie może być np. za przepierzeniem sali restauracyjnej bądź zaadaptowanym pokojem hotelowym); t) w sali zostanie zapewniony bezpłatny dostęp do Internetu. Szkolenia dla pracowników operacyjnych: Komputerowa sala szkoleniowa wyposażenie i warunki korzystania z sali szkoleniowej: a) sala komputerowa z maksimum 18 stanowiskami szkoleniowymi + 1 trener ; b) wymagania dla sprzętu komputerowego:
procesor min. 1 GHz; pamięć RAM min. 1 GB (zalecane >= 2 GB); system operacyjny min. Windows XP z SP3 (zalecany Windows 7); zainstalowany MS Office 2007 lub 2010 (niezbędnie MS Excel, MS Word, MS PowerPoint) ; co najmniej zdalny dostęp administracyjny dla Zamawiającego w celu zainstalowania komponentów oprogramowania niezbędnego do przeprowadzenia szkolenia (każdorazowo przed szkoleniem); przeglądarka Internet Explorer wersja 8 lub 9. c) sala bezwarunkowo z dostępem do Internetu (minimalna prędkość Internetu: 2 Mb): 18 stanowisk szkoleniowych + 1 trenera. d) możliwość oznakowania sali szkoleniowej dostarczonymi przez Zamawiającego materiałami (plakaty, wydruki informacyjne) o wizualizacji zgodnej z wymogami PO KL; e) flipchart z papierem oraz pisaki w czterech kolorach (czarny, niebieski, czerwony, zielony); f) projektor multimedialny (sprawny, umożliwiający podpięcie do laptopa i korzystanie); g) ekran lub ściana sali, umożliwiające projekcję wyraźnego obrazu z projektora multimedialnego, widocznego dla wszystkich uczestników; h) przedłużacze o długości minimum 8m (lub odpowiednio więcej przedłużaczy); i) stolik na sprzęt audio-video oraz stolik na materiały szkoleniowe trenera; j) miejsce do swobodnego poruszania się uczestników; k) sala szkoleniowa musi mieć dostęp do światła dziennego (posiadać okna); l) sala szkoleniowa musi mieć okna umożliwiające ich otwarcie; m) możliwość zaciemnienia pomieszczenia; n) możliwość wieszania kart flipchartów oraz innych materiałów szkoleniowych na ścianach lub w przygotowanych do tego miejscach; o) sala podczas przerw zamykana w sposób uniemożliwiający dostęp osobom spoza szkolenia; p) klimatyzacja, umożliwiająca regulację temperatury podczas użytkowania pomieszczenia; q) sala nie może być umieszczona na niższych kondygnacjach niż parter; r) zaplecze sanitarne (toalety) w pobliżu sali szkoleniowej; s) ze względu na konieczność przygotowania sali do zajęć szkoleniowych Zamawiający ma możliwość dostępu do sali na godzinę przed i po szkoleniu; t) sala musi być odrębnym pomieszczeniem, niezależnym od sali restauracyjnej i pokoi hotelowych (nie może być np. za przepierzeniem sali restauracyjnej bądź zaadaptowanym pokojem hotelowym); u) w sali zostanie zapewniony bezpłatny dostęp do działającego Internetu. 5.4. Warunki organizacji szkoleń 5.4.1. Wyżywienie a) przerwa kawowa: 1 dziennie na 1 uczestnika/uczestniczkę (minimum: kawa, herbata, woda, ciastka, soki, mleko, cukier, cytryna) jako przerwa ciągła (całodzienna), uzupełniana na bieżąco, dostępna dla uczestniczek/uczestników przez cały czas trwania szkolenia-; b) obiad: 1 dziennie na uczestniczkę/uczestnika, minimum: zupa, drugie danie, woda, ciepły lub zimny napój; w pierwszym i drugim dniu szkolenia musi być inny zestaw obiadowy; c) kolacja: na uczestniczkę/uczestnika z minimum jednym ciepłym posiłkiem oraz ciepłym napojem (kawa lub herbata) i zimnym napojem (soki, woda mineralna)
d) śniadanie: wliczone w koszt noclegu; e) menu (śniadanie, obiady, kolacja) powinno uwzględniać dania wegetariańskie; f) Zamawiający każdorazowo poinformuje wybranych Wykonawców o ilości posiłków wegetariańskich podczas przekazywania specyfikacji dotyczącej szkolenia; g) przerwa kawowa musi być zorganizowana w pobliżu sali w której będzie odbywało się szkolenie lub bezpośrednio w sali; h) w przypadku organizacji kilku wydarzeń w obiekcie Wykonawcy, Wykonawca ma obowiązek wyraźnego oznakowania przygotowanego dla grupy Zamawiającego cateringu; i) rozkład posiłków: Dzień 1 Przerwa kawowa ciągła: uczestnicy szkolenia i trenerzy Obiad: uczestnicy szkolenia i trenerzy Kolacja: trenerzy i uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów Dzień 2 Śniadanie (wliczone w koszt pokoju): trenerzy i uczestnicy szkolenia korzystający z noclegów Przerwa kawowa ciągła: uczestnicy szkolenia i trenerzy Obiad: uczestnicy szkolenia i trenerzy 5.4.2. Ekspert prowadzący szkolenie (trener): a) bezpłatne korzystanie przez trenera ze skanera, faksu oraz drukarki i ksero (do 100 sztuk kopii / trener / szkolenie). Uwaga: skaner, faks i drukarka mogą znajdować się poza salą szkoleniową. 5.1.3. Zakwaterowanie a) w terminie szkolenia przed zameldowaniem i po wymeldowaniu nocujących osób bezpłatnie dostępna zamykana przechowalnia bagażu; b) w cenie noclegu należy uwzględnić koszt śniadania i opłatę miejscową/klimatyczną; c) zapewnienie pokoi z łazienkami; d) ilość noclegów zostanie podana minimum 3 dni robocze przed terminem szkolenia; e) typ pokoi: dla uczestniczek i uczestników szkolenia: dla uczestniczek i uczestników szkolenia dla przedstawicieli decyzyjnych pokoje jednoosobowe; dla uczestniczek i uczestników szkolenia dla pracowników operacyjnych - pokoje dwuosobowe; f) typ pokoi: dla trenerów oraz przedstawicieli Zamawiającego: wyłącznie pokoje jednoosobowe. 5.1.4. Infrastruktura a) standard obiektu, w którym odbędzie się szkolenie: w przypadku hoteli - minimum 3 gwiazdki hotelowe; w przypadku pensjonatów - minimum 4 gwiazdki pensjonatowe; w przypadku ośrodków szkoleniowo-konferencyjnych - standard zbieżny co najmniej ze standardem 4 gwiazdek pensjonatowych (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004 z późniejszymi zmianami w sprawie
obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie); b) pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia, muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe; c) bezpłatny dostęp do Internetu w sali szkoleniowej i w pokojach, z dostępem do sieci Wi-Fi; d) bezpłatny parking dla uczestniczek/uczestników, trenera i pracowników ze strony Zamawiającego; e) obiekt przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych; f) zapewnienie odbioru i bezpiecznego przechowania materiałów szkoleniowych i promocyjnych. 5.1.5. Pozostałe a) rozliczenie noclegów oraz posiłków nastąpi na podstawie rzeczywistego zużycia (po każdej grupie szkoleniowej); b) Zamawiający ma możliwość bezkosztowej zmiany terminów realizacji zamówienia; c) określenie maksymalnego zapotrzebowania nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku realizacji wszystkich usług w ilościach wskazanych; d) w przypadku zmniejszenia/zwiększenia ilości zapotrzebowania na usługi, cena jednostkowa zamawianej usługi przedstawiona w formularzu ofertowym nie ulega zmianie; e) Zamawiający ma możliwość bezkosztowej zmiany planowanej liczby szkoleń lub odstąpienia od realizacji zamówienia 6. Opis zamówienia 1. Lokalizacja obiektu, w którym odbędą się szkolenia: Warszawa. 2. Liczba szkoleń dla przedstawicieli decyzyjnych do zrealizowania w lokalizacji: 4. 3. Planowany termin szkoleń dla przedstawicieli decyzyjnych: czerwiec październik 2014r. z zastrzeżeniem że w zależności od wyników rekrutacji i formowania grup szkoleniowych, może on zostać wydłużony do końca grudnia 2014r. 4. Liczba szkoleń dla pracowników operacyjnych do zrealizowania w lokalizacji: 4. 5. Planowany termin szkoleń dla pracowników operacyjnych: czerwiec październik 2014r. z zastrzeżeniem że w zależności od wyników rekrutacji i formowania grup szkoleniowych, może on zostać wydłużony do końca grudnia 2014r. 7. Termin wykonania zamówienia Od dnia podpisania umowy do 31.10.2014 roku, zastrzeżeniem że może on zostać wydłużony w uzasadnionych przypadkach do końca grudnia 2014r. 8. Warunki płatności Płatność dokonywana będzie cyklicznie po zrealizowaniu każdej grupy szkoleniowej na podstawie: 1) Podpisanego przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego za każdą zrealizowaną grupę szkoleniową potwierdzającego rzeczywista realizację przedmiotu zamówienia; 2) Poprawnie wystawionej faktury za zrealizowaną grupę szkoleniową; Wystawienie faktury musi być poprzedzone podpisaniem przez każdą ze stron protokołu zdawczoodbiorczego. Zamawiający zastrzega, że zapłaci za poszczególne części usługi (noclegi, catering) wyłącznie na podstawie
faktycznego ich zużycia, po stawkach jednostkowych wynikających z oferty Wykonawcy. 9. Wymagania Zamawiającego dotyczące Oferenta: 1) Oferenci muszą zapewnić miejsce na organizację szkoleń (zgodnie wymaganiami określonymi niniejszym zapytaniem ofertowym), do którego możliwy będzie dojazd komunikacją zbiorową. 2) Oferenci muszą zapewnić miejsce na organizację szkoleń (zgodnie wymaganiami określonymi niniejszym zapytaniem ofertowym), które zlokalizowane będzie w granicach administracyjnych miasta określonego w niniejszym zapytaniu ofertowym. 3) Oferty mogą składać podmioty posiadające prawo do dysponowania nieruchomością niewynikające z tytułu najmu lub posiadające wyłączne prawo do użytkowania i wynajmu lokali będących przedmiotem oferty. 4) Oferent gwarantuje pełną dyspozycyjność na potrzeby realizacji szkoleń w uzgodnionych z Zamawiającym terminach. 10. Oferty cząstkowe i wariantowe Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert cząstkowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 11. Sposób przygotowania oferty Ofertę należy przygotować w formie pisemnej na załączonym formularzu ofertowym wraz z niezbędnymi załącznikami (oświadczenie i ZAPARAFOWANA treść zapytania ofertowego). Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty oraz będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych i dodatkowych dokumentów pod warunkiem że nie upłynie termin złożenia oferty. KAŻDA STRONA OFERTY (ŁĄCZNIE Z TREŚCIĄ ZAPYTANIA OFERTOWEGO) MUSI BYĆ ZAPARAFOWANA PRZEZ OFERENTA SKŁADAJĄCEGO OFERTĘ! 12. Miejsce i sposób złożenia oferty Ofertę należy dostarczyć do biura projektu w jeden z wymienionych poniżej sposobów: 1) drogą elektroniczną (skan) na adres Monika.Szmidt@vulcan.edu.pl; 2) faksem na numer 71 375 15 01; 3) osobiście na adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław, pok. 6; 4) pocztą lub kurierem na adres biura projektu: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław z dopiskiem ZO ZK. 13. Termin złożenia oferty 13.05.2014r. do godziny 16.00 (liczy się data i godzina wpływu do biura projektu). Oferty otrzymane po upływie tego terminu nie będą podlegały ocenie. 14. Termin rozstrzygnięcia zapytania ofertowego W ciągu 5 dni roboczych od terminu końcowego nadsyłania ofert. 15. Informacje dotyczące zamówienia O udzielenie zamówienia mogą ubiegać Oferenci, którzy posiadają niezbędne zasoby, wiedzę i umiejętności, umożliwiające realizację zamówienia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo przed dokonaniem wyboru Wykonawcy do weryfikacji zdeklarowanego przez Oferentów standardu obiektu, w którym będą się organizowane szkolenia. 16. Informacje dotyczące Oferenta Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. 17. Przesłanki odrzucenia ofert Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, b) zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu, c) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert. 18. Informacje dotyczące wyłączenia z realizacji zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia zostają wyłączone podmioty, które są powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez: Uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; Posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; Pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 19. Kryteria oceny oferty Cena brutto za zorganizowanie szkoleń w ramach zamówienia: 100% 20. Oferty cząstkowe i wariantowe Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w ramach niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania kilku wariantów oferty przez jednego Oferenta. 21. Negocjacje z Oferentami Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od podpisania umowy z Oferentem w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. 22. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty W ramach zapytania wybrany zostanie Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę cenową. W przypadku kiedy kilku Oferentów złoży ofertę na taką samą cenę, zostaną z tymi Oferentami podjęte negocjacje w celu ustalenia korzystniejszej oferty cenowej. W sytuacji kiedy podjęte negocjacje nie
przyniosą efektu, zostanie wybrany ten Oferent, którego oferta wpłynęła najwcześniej (data i godzina wpływu). O wyniku postępowania Zamawiający niezwłocznie zawiadomi drogą elektroniczną wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Jeśli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 23. Informacje dodatkowe Zamawiający nie zwraca nadesłanych ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Zamawiający nie ponosi kosztów przygotowania oferty. 24. Kontakt z Zamawiającym: VULCAN sp. z o.o., ul. Wołowska 6, 51-116 Wrocław Osoba do kontaktu: Monika Szmidt, monika.szmidt@vulcan.edu.pl, tel. 71.347.48.70, 608.028.159. 25. Zapytanie ofertowe sporządził/a (imię, nazwisko, stanowisko pracownika): Monika Szmidt, koordynatorka projektu.