PROTOKÓŁ Kontrola w zakresie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników oraz nagrody jubileuszowe przyznane i wypłacone pracownikom

PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 02/2014 z dnia 02.04.2014r. Zakres kontroli: Kontrola w zakresie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników oraz nagrody jubileuszowe przyznane i wypłacone pracownikom Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 09.04.2014r. do dnia 21.05.2014r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Urzędu Gminy Rudziniec, 44-160 Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: - od 01.12.2013r. do 31.01.2014r. w zakresie wynagrodzeń osobowych, - od 01.01.2013r. do 31.12.2013r. w zakresie nagród jubileuszowych. Badanie przeprowadzono metodą pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2008r. Nr 223 poz. 1458 z późniejszymi zmianami ). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2013r. poz. 330 z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy ( Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami ). 5. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami obowiązywał do 08.08.2013r. Obecnie tj. od 09.08.2013r. obowiązuje Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późniejszymi zmianami ). 6. Ustawa z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. z 2013r. poz. 1442 z późniejszymi zmianami ). 7. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych ( Dz. U. z 2008r. Nr 164 poz. 1027 z późniejszymi zmianami ). 1

8. Ustawa z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( Dz. U. z 2012r. poz. 361 z późniejszymi zmianami ). 9. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz. U. z 2013r. poz. 1050 z późniejszymi zmianami ). 10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ) obowiązywał do 24.01.2014r., od 24.01.2014r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości ( Dz. U. z 2014r. poz. 119 ). 11. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 12. Uchwała Nr XXVII/348/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2013 rok. 13. Uchwała Nr XXXVII/491/2013 Rady Gminy Rudziniec z dnia 19 grudnia 2013r. w sprawie budżetu Gminy Rudziniec na 2014 rok. 14. Zarządzenie Nr 1/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2013r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. 15. Zarządzenie Nr 1/2014 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2014r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2014 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pan Krzysztof Obrzut - Wójt Gminy Rudziniec, Pan Aleksander Jakubek - Skarbnik Gminy Rudziniec, Pani Zuzanna Wollek Gaida Sekretarz Gminy Rudziniec, oraz pozostali pracownicy Urzędu wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Wójtem Gminy Rudziniec VI kadencji jest Pan Krzysztof Obrzut, wybrany dnia 21 listopada 2010r. w wyborach bezpośrednich. Objęcie obowiązków nastąpiło z dniem 9 grudnia 2010r. tj. z chwilą złożenia ślubowania. 2

Zastępcą Wójta Gminy Rudziniec jest Pan Andrzej Hosz zatrudniony na tym stanowisku od dnia 9 maja 2009r. - Zarządzenie Nr 61/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 8 maja 2009r. w sprawie powołania Zastępcy Wójta Gminy Rudziniec. Sekretarzem Gminy Rudziniec jest Pani Zuzanna Wollek Gaida powołana na to stanowisko od dnia 01.01.2007r. - Uchwała Nr III/21/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 28 grudnia 2006r. w sprawie powołania Sekretarza Gminy Rudziniec. Skarbnikiem Gminy Rudziniec jest Pan Aleksander Jakubek powołany na to stanowisko od dnia 17.01.2013r. - Uchwała Nr XXVII/332/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie powołania Skarbnika Gminy Rudziniec. II. Dokumentacja wewnętrzna Urzędu w zakresie objętym kontrolą W zakresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy Rudziniec obowiązywały następujące uregulowania wewnętrzne: 1. Zarządzenie Nr 33/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 5 marca 2009r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Gminy w Rudzińcu Regulaminu Pracy zmienionego: Zarządzeniem Nr 85/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 16 czerwca 2009r., Zarządzeniem Nr 202/2010 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 27 sierpnia 2010r. oraz Zarządzeniem Nr 17/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 28 stycznia 2013r. 2. Zarządzenie Nr 46a/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 7 kwietnia 2009r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Wynagradzania Pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w Urzędzie Gminy Rudziniec zmienionego: Zarządzeniem Nr 287/2010 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 10 grudnia 2010r., Zarządzeniem Nr 268/2011 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 30 grudnia 2011r., Zarządzeniem Nr 80/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 12 czerwca 2013r. oraz Zarządzeniem Nr 246/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 31 grudnia 2013r. III. Plan finansowy i jego realizacja Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Urzędzie jest kierownik jednostki Wójt Gminy Rudziniec, zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Na podstawie Uchwały Nr XXVII/348/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 27 grudnia 2012r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2013 rok oraz Zarządzenia Nr 1/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2013r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2013r. plan finansowy przewidywał wydatki Urzędu w łącznej kwocie 20 171 860,00 zł. W okresie od 01.01.2013r. do 31.12.2013r. plan ulegał zmianom i na dzień 31.12.2013r. łączna 3

kwota planowanych wydatków Urzędu wynosiła 18 622 765,21 zł. Dokonano do dnia 31.12.2013r. wydatków na łączną kwotę 16 375 145,58 zł. co stanowiło 87,93 % planowanych wydatków. Na podstawie Uchwały Nr XXXVII/491/2013 Rady Gminy Rudziniec z dnia 19 grudnia 2013r. w sprawie budżetu Gminy Rudziniec na 2014 rok oraz Zarządzenia Nr 1/2014 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2014r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2014 rok plan finansowy przewidywał wydatki Urzędu w łącznej kwocie 19 383 619,00 zł. W okresie od 01.01.2014r. do 31.01.2014r. plan ulegał zmianom i na dzień 31.01.2014r. łączna kwota planowanych wydatków Urzędu wynosiła 21 166 002,00 zł. Dokonano do dnia 31.01.2014r. wydatków na łączną kwotę 936 753,01 zł. co stanowiło 4,43 % planowanych wydatków. Kontrolą objęto wydatki Urzędu na wynagrodzenia osobowe pracowników Urzędu za okres od 01.12.2013r. do 31.01.2014r. 2013 rok Pierwotny plan finansowy Urzędu zakładał wydatki na wynagrodzenia osobowe pracowników łącznie 2 686 196,00 zł.: 1) w Dziale 750 Administracja publiczna, Rozdział 75011 Urzędy wojewódzkie, 4010 wynagrodzenie osobowe pracowników, wydatki w kwocie 40 694,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2013r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. W trakcie realizacji plan finansowy był pięciokrotnie zmieniany tj.: a) zmniejszono kwotę planu o 1 996,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 46/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 6 marca 2013r. w sprawie zmian w planie finansowy Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok, b) zwiększono kwotę planu o 148 600,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 75/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 29 maja 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok, c) zmniejszono kwotę planu o 2 002,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 159/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 12 września 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy d) zwiększono kwotę planu o 519,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 212/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 25 listopada 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy e) zmniejszono kwotę planu o 479,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 228/2013Wójta Gminy Rudziniec z dnia 10 grudnia 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. 4

Plan po zmianach wynosił 185 336,00 zł., a wydano 168 191,96 zł. co stanowiło 90,75 % kwoty zaplanowanej. 2) w Dziale 750 Administracja publiczna, Rozdział 75023 Urzędy gmin, 4010 wynagrodzenie osobowe pracowników, wydatki w kwocie 2 487 090,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2013r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. W trakcie realizacji plan finansowy był czterokrotnie zmieniany tj.: a) zmniejszono kwotę planu o 148 600,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 75/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 29 maja 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok, b) zmniejszono kwotę planu o 21 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 159/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 12 września 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy c) zmniejszono kwotę planu o 2 500,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 167/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 27 września 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy d) zmniejszono kwotę planu o 6 400,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 234/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 20 grudnia 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. Plan po zmianach wynosił 2 308 590,00 zł., a wydano 2 156 372,48 zł. co stanowiło 93,41 % kwoty zaplanowanej. 3) w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80113 Dowożenie uczniów do szkół, 4010 wynagrodzenie osobowe pracowników, wydatki w kwocie 129 730,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2013r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. W trakcie realizacji plan finansowy był dwukrotnie zmieniany tj.: a) zmniejszono kwotę planu o 58 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 152/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 29 sierpnia 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy b) zwiększono kwotę planu o 10 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 215/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 29 listopada 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. Plan po zmianach wynosił 81 730,00 zł., a wydano 74 003,89 zł. co stanowiło 90,55 % kwoty zaplanowanej. 5

4) w Dziale 852 Pomoc społeczna, Rozdział 852 Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 4010 wynagrodzenie osobowe pracowników, wydatki w kwocie 28 682,00 zł. na podstawie podstawie Zarządzenia Nr 1/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2013r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. W trakcie realizacji plan finansowy był trzykrotnie zmieniany tj.: a) zwiększono kwotę planu o 21 427,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 159/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 12 września 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy b) zwiększono kwotę planu o 609,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 167/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 27 września 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy c) zwiększono kwotę planu o 4 744,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 209/2013 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 15 listopada 2013r. w sprawie zmian w planie finansowym Urzędu Gminy Rudziniec na 2013 rok. Plan po zmianach wynosił 55 462,00 zł., a wydano 52 989,85 zł., co stanowiło 95,54 % kwoty zaplanowanej. 2014 rok Pierwotny plan finansowy Urzędu zakładał wydatki na wynagrodzenia osobowe pracowników łącznie 2 744 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2014 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 2 stycznia 2014r. w sprawie planu finansowego Urzędu Gminy Rudziniec na 2014 rok. Wydatki na wynagrodzenia osobowe pracowników ujęto w Dziale 750 Administracja publiczna, Rozdział 75023 Urzędy gmin, 4010 wynagrodzenie osobowe pracowników. Plan do dnia 31.01.2014r. w powyższym zakresie nie uległ zmianie, a wydano do dnia 31.01.2014r. kwotę 188 493,75 zł. co stanowiło 6,87 % kwoty zaplanowanej. Plan i jego realizacja w okresie od 01.12.2013r. do 31.01.2014r. w zakresie objętym kontrolą zostały przedstawione w poniższej tabeli. 75011-4010 75023-4010 80113-4010 85212-4010 Miesiąc Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki Grudzień 2013r. 185 336,00 zł. 15 627,00 zł. 2 308 590,00 zł. 160 654,64 zł. 81 730,00 zł. 1 826,74 zł. 55 462,00 zł. 4 014,94 zł. Styczeń 2014r. - - 2 744 000,00 zł. 188 493,75 zł. - - - - Łączna kwota wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników za okres od 01.12.2013r. do 31.01.2014r. to 370 617,07 zł. 6

IV. Wynagrodzenie pracowników Urzędu kontrola dokumentacji finansowej 1. Na podstawie art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych, pracownikowi samorządowemu przysługuje wynagrodzenie stosowne do zajmowanego stanowiska oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych. W okresie od 01.12.2013r. do 31.01.2014r. w Urzędzie Gminy Rudziniec zatrudnionych było łącznie 50 pracowników z tytułu umowy o pracę oraz powołania wykaz osób zatrudnionych w Urzędzie Gminy Rudziniec stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. 2. W skład wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników Urzędu wchodziły m.in. wynagrodzenia przekazywane na konta / wypłacane w kasie oraz potrącenia z wynagrodzenia ( obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne w części opłacanej przez pracownika, ubezpieczenie zdrowotne oraz podatek, dobrowolne składki z tytułu polisy ubezpieczenia pracowniczego w Powszechnym Zakładzie Ubezpieczeń, składki członkowskie oraz raty spłacanych pożyczek w Kasie Zapomogowo Pożyczkowej ). Składki na ubezpieczenie społeczne potrącane pracownikowi obejmowały w okresie objętym kontrolą: a) ubezpieczenie emerytalne 9,76 % podstawy wymiaru ( pełna stawka została określona w wysokości 19,52 % podstawy wymiaru na podstawie art. 22 ust 1 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych jest ona opłacana w połowie przez samego pracownika i w połowie przez pracodawcę ), b) ubezpieczenie rentowe 1,5 % podstawy wymiaru ( pełna stawka została określona w wysokości 8 % podstawy wymiaru na podstawie art. 22 ust 1 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych jest ona opłacana w wysokości 1,5 % podstawy wymiaru przez samego pracownika i w wysokości 6,5 % podstawy wymiaru przez pracodawcę ). Składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9 % - określona na podstawie art 79 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 18 % podstawy obliczenia podatku minus kwota zmniejszająca tj. 556,02 zł. na rok 2013r. oraz na rok 2014 - określono na podstawie art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. 3. Wynagrodzenia miesięczne pracowników Urzędu w okresie objętym kontrolą zwierały m.in. takie składniki wynagrodzenia jak: 7

a) wynagrodzenie zasadnicze ustalone m.in. na podstawie obowiązującego w Urzędzie Regulaminu Wynagradzania Pracowników ( Zarządzenie Nr 46a/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 7 kwietnia 2009r.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Stawki wynagrodzenia zasadniczego zostały ustalone zgodnie z obowiązującym regulaminem. b) dodatek za wysługę lat ustalony został każdorazowo na podstawie dokumentacji potwierdzającej wcześniejsze okresy zatrudnienia w prawidłowej wysokości tj. zgodnie z zapisami 7 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Wyjątek stanowiły dodatki za wysługę lat: pracownika wymienionego w poz. 3 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu kontroli, który otrzymywał corocznie zwiększony o 1 % dodatek za wysługę lat począwszy od miesiąca czerwca podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia wynika, że pracownik powinien otrzymywać zwiększony dodatek corocznie począwszy od miesiąca marca tj. o 3 miesiące wcześniej, pracownika wymienionego w poz. 12 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu, który otrzymywał corocznie zwiększony o 1 % dodatek za wysługę lat począwszy od miesiąca sierpnia podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia wynika, że pracownik powinien otrzymywać zwiększony dodatek za wysługę lat począwszy od lipca tj. o 1 miesiąc wcześniej. pracownika wymienionego w poz. 21 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu, który otrzymywał corocznie zwiększony o 1 % dodatek za wysługę lat począwszy od miesiąca marca podczas gdy z dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia wynika, że pracownik powinien otrzymywać zwiększony dodatek za wysługę lat począwszy od czerwca roku poprzedniego tj. o 9 miesięcy wcześniej. c) dodatek funkcyjny na podstawie art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz obowiązującym w Urzędzie Regulaminem Wynagradzania Pracowników. d) dodatek specjalny ustalony został na podstawie art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych. e) nagrody na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada o pracownikach samorządowych - w okresie objętym kontrolą pracownicy Urzędu nie otrzymali nagród. 8

Z powyższych wynagrodzeń dokonywano potrąceń za zgodą pracowników wyrażoną w oświadczeniach znajdujących się w aktach osobowych potrącenia dokonywane były z tytułu ubezpieczenia pracowniczego w Powszechnym Zakładzie Ubezpieczeń oraz członkostwa i zaciągniętych pożyczek w Kasie Zapomogowo Pożyczkowej. 4. Ponadto w 2013r. wypłacono 4 pracownikom Urzędu nagrody jubileuszowe ( wykaz pracowników którzy otrzymali nagrody jubileuszowe w 2013 roku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu ) w łącznej kwocie 19 301,10 zł. nagrody wypłacono na podstawie art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych oraz zgodnie z 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia nagród jubileuszowych i stwierdzono, że wszystkie nagrody były wypłacone w prawidłowej wysokości tj. zgodnie z zapisami art. 38 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych oraz, że wszyscy pracownicy posiadali prawidłowo udokumentowane prawo do przyznania nagrody. Stwierdzono brak wypłaty nagrody jubileuszowej w 2013r. pracownikowi Urzędu wymienionemu w poz. 43 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu, któremu zgodnie z dokumentacją potwierdzającą okresy zatrudnienia na dzień 15.12.2013r. przysługiwała nagroda jubileuszowa za 25 lat pracy tj. w wysokości 100 % wynagrodzenia miesięcznego. Powyższa nagroda została przyznana i wypłacona w trakcie trwania kontroli tj. w dniu 25.04.2014r. na podstawie pisma Nr KA.2122.61.2014 z dnia 17.04.2014r. ( Kopia pisma stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu ) Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia nagrody jubileuszowej i stwierdzono, że nagroda została naliczona prawidłowo tj. w wysokości 100 % wynagrodzenia miesięcznego. 5. Kontrolą objęto dowody księgowe ( listy płac, polecenia przelewów ) dokumentujące wyżej wymienione wydatki ( załącznik nr 4 do niniejszego protokołu stanowi zestawienie dowodów księgowych dokumentujących wydatki na wynagrodzenia osobowe pracowników ) i stwierdzono, że: - wszystkie wydatki dokonywane były zgodnie z planem finansowym Urzędu, - wszystkie wydatki dokonywane były na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych tj. bez stosowania ustawy art. 4 ust. 4 stanowi, że ustawy nie stosuje się do umów z zakresu prawa pracy, - stosowano prawidłową klasyfikację budżetową przy dokonywanych wydatkach, - zobowiązania Urzędu wynikające z zawartych umów o pracę są regulowane terminowo wypłata wynagrodzenia następuje w terminie zgodnym z obowiązującym w Urzędzie regulaminem pracy z dnia 5 marca 2009r. w którym określono m.in, że wynagrodzenie za pracę płatne jest miesięcznie. Wypłacane z dołu do ostatniego dnia każdego miesiąca za który przysługuje. Jeżeli ustalony dzień 9

wypłaty wynagrodzenia za prace jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzednim. Składki na ubezpieczenie są opłacane terminowo tj. zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. do 5-go dnia następnego miesiąca po miesiącu w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia. Składki na ubezpieczenie zdrowotne są opłacane terminowo tj. zgodnie z art. 87 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, który stanowi, że: Osoby i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 84 86, są obowiązane, bez uprzedniego wezwania, opłacić i rozliczyć składki na ubezpieczenie zdrowotne za każdy miesiąc kalendarzowy w trybie i na zasadach oraz w terminie przewidzianych dla składek na ubezpieczenie społeczne.... Zaliczki na podatek dochodowy są opłacane zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że: Płatnicy, o których mowa w art. 31 i 33 35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika.... Terminy wypłaty wynagrodzenia, zapłaty składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w okresie objętym kontrolą ilustruje poniższa tabela: l.p. Miesiąc za który jest wypłata wynagrodzenia Termin wypłaty wynagrodzenia Termin przekazania składek na ubezpieczenia Termin odprowadzenia zaliczki na podatek 1 Grudzień 2013r. 20.12.2013r. 30.12.2013r. 30.12.2013r. 2 Styczeń 2014r. 29.01.2014r. 30.01.2014r. 30.01.2014r. - wynagrodzenia są przekazywane na konta bankowe wskazane przez pracowników oraz wypłacane jest w kasie Urzędu Gminy w Rudzińcu ( 6 pracowników ). STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Nieprawidłowo naliczano dodatek za wysługę lat dla czterech pracowników Urzędu Gminy Rudziniec wymienionych w poz. 3, 12 i 21 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu kontroli tj. niezgodnie z dokumentacją potwierdzającą okresy zatrudnienia oraz 7 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Szczegółowy opis powyższych nieprawidłowości zawarto w części IV pkt 3 lit. b niniejszego protokołu. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi inspektor ds. obsługi Rady Gminy i kadr, który zgodnie z zakresem czynności z dnia 29 kwietnia 2010r. jest zobowiązana do prowadzenia dokumentacji 10

kadrowej pracowników Urzędu Gminy Rudziniec zgodnie z obowiązującymi przepisami. 2. Brak naliczenia i wypłaty nagrody jubileuszowej dla pracownika Urzędu Gminy Rudziniec wymienionego w poz. 43 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu w terminie w którym nagroda mu przypadała. Z dokumentacji potwierdzającej okresy zatrudnienia znajdującej się w aktach osobowych pracownika, wynikało, że nagroda jubileuszowa przysługuje pracownikowi na dzień 15.12.2013r. Powyższe było niezgodne z 8 pkt 1 i 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, który stanowi, że: Pracownik samorządowy nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu upływu okresu uprawniającego do tej nagrody albo w dniu wejścia w życie przepisów wprowadzających nagrody jubileuszowe. oraz : Nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi inspektor ds. obsługi Rady Gminy i kadr, który zgodnie z zakresem czynności z dnia 29 kwietnia 2010r. jest zobowiązana do prowadzenia dokumentacji kadrowej pracowników Urzędu Gminy Rudziniec zgodnie z obowiązującymi przepisami. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Zobowiązać inspektora ds. obsługi Rady Gminy i kadr do naliczania dodatków za wysługę lat pracownikom Urzędu Gminy Rudziniec zgodnie z zapisami obowiązującego Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych mając na uwadze pozostałe przepisy dotyczące wliczania poszczególnych okresów zatrudnienia do stażu pracy będącego podstawą do naliczenia dodatku za wysługę lat. 2. Dokonać prawidłowego naliczenia dodatku za wysługę lat pracownikom wymienionym w pkt 1 stwierdzonych nieprawidłowości i wypłacić im różnicę za okres 3 lat wstecz zgodnie z przepisem art. 291 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy. 3. Zobowiązać inspektora ds. obsługi Rady Gminy i kadr do prawidłowego obliczania terminów przyznawania nagród jubileuszowych pracownikom Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. 11

Zalecenia pokontrolne wymienione w pkt 1, 2 i 3 kieruję do pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za powstałe nieprawidłowości. Zalecenie ujęte w pkt 2 należy wykonać w terminie 30 dni od dnia zapoznania się z protokołem, natomiast w pkt 1 i 3 należy wykonywać na bieżąco w trakcie realizacji obowiązków wynikających z pełnionych w Urzędzie Gminy Rudziniec funkcji oraz zajmowanego stanowiska. Z realizacji niniejszych zaleceń należy sporządzić sprawozdanie i w terminie 30 dni od dnia podpisania protokołu przedłożyć je Wójtowi Gminy Rudziniec. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Wykaz pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy Rudziniec w okresie od 01.12.2013r. do 31.01.2014r. 2. Wykaz pracowników Urzędu Gminy Rudziniec, którzy otrzymali nagrody jubileuszowe w 2013 roku. 3. Kopia pisma Nr KA.2122.61.2014 z dnia 17.04.2014r. o przyznaniu nagrody jubileuszowej. 4. Karty wydatków: Dział 750 Rozdział 75011-4010, Dział 750 Rozdział 75023-4010 oraz Dział 801 - Rozdział 80113-4010, Dział 852, Rozdział 85212-4010 za okres od 01.12.2013r. do 31.12.2013r. oraz Dział 750 - Rozdział 75023-4010. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Wójt Gminy Rudziniec pan Krzysztof Obrzut został poinformowany o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. 12

Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 02/2014 Rudziniec 28.05.2014r. URZĄD GMINY 44-160 Rudziniec, ul. Gliwicka 26 województwo śląskie tel. 32 400 07 00 ( pieczątka kontrolowanej jednostki ) SKARBNIK GMINY SEKRETARZ GMINY Grzegorz Nowak mgr Aleksander Jakubek mgr Zuzanna Wollek - Gaida ( podpis kontrolującego ) ( podpis Skarbnika Gminy Rudziniec ) ( podpis Sekretarza Gminy Rudziniec ) WÓJT GMINY mgr Krzysztof Obrzut ( podpis Wójta Gminy Rudziniec ) 13