Wrocław, dnia 09.01.2015r. Zapytanie ofertowe dotyczące zamówienia: Usługa hotelowa, gastronomiczna (catering) i wynajem sali z wyposażeniem na potrzeby organizacji konferencji naukowej podsumowującej rezultaty projektu: Alergia pokarmowa i pyłkowa nie znają granic! Współpraca w badaniach i edukacji 1. Zamawiający: Nazwa Instytut Immunologii i Terapii Doświadczalnej im. Ludwika Hirszfelda Polskiej Akademii Nauk we Wrocławiu Adres: ul. R. Weigla 12, 53-114 Wrocław NIP: 896-000-56-96, Regon: 000325883 2. Opis przedmiotu oraz zakres zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja trzydniowej konferencji: Microbiology, Immunology and Allergy 2nd Polish-Czech Probiotics Conference 2015 podsumowującej rezultaty projektu: Alergia pokarmowa i pyłkowa nie znają granic! Współpraca w badaniach i edukacji Konferencja jest realizowana w ramach projektu Alergia pokarmowa i pyłkowa nie znają granic! Współpraca w badaniach i edukacji nr CZ.3.22/2.1.00/13.03892 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia działań zgodnie z założeniami i harmonogramem zawartym w dalszej części niniejszego dokumentu. I. Miejsce konferencji i wymagany termin Wykonawca zapewni, że Konferencja odbędzie się w miejscu, które łącznie spełnia następujące warunki: 1. znajduje się na terenie obszary jeleniogórsko-wałbrzyskiego (woj. dolnośląskie) 2. wymagany termin realizacji zamówienia: 17-19.05.2015 lub 24-26.05.2015 Wszelkie zadania i elementy, o których mowa w punkcie III. będą realizowane w jednym obiekcie. II. Zadania szczegółowe Wykonawcy Kompleksowa organizacja Konferencji składa się z 3 (trzech) Zadań, zwanych dalej Zadaniami: 1. Obsługa techniczna Konferencji. 2. Usługa hotelarska. 3. Usługa gastronomiczna Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia koordynatora, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację organizacji Konferencji, zarządzającego zespołem osób zaangażowanych w jej realizację, sprawującego nadzór na całością przebiegu działań. Koordynator na czas trwania realizacji Konferencji dysponować będzie telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego. Ad III.1. Obsługa techniczna Konferencji. W ramach tego Zadania Wykonawca zobowiązany jest do: 1) zapewnienia Sali konferencyjnej w dniach trwania konferencji umożliwiającej przeprowadzenie sesji ogólnej dla przynajmniej 100 osób, wraz z odpowiednim wyposażeniem: sala w obiekcie o standardzie co najmniej hotelu 3-
gwiazdkowego (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. W sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie tekst jednolity Dz. U. z 2006 r., nr 22 poz. 169); hotel powinien zapewniać salę konferencyjną z ustawieniem miejsc teatralnie, stół prezydialny wraz z odpowiednią liczbą krzeseł (Zamawiający przekaże dokładną informację o liczbie osób za stołem prezydialnym na min. 2 dni przed terminem Konferencji), klimatyzacja, nagłośnienie, mikrofony przenośne, projektor multimedialny, ekran, laptop, zaplecze sanitarne, recepcja; swobodny dostęp do Internetu, możliwość zaciemnienia sali konferencyjnej. Hotel powinien zapewnić bezpieczeństwo i spokój uczestników konferencji w czasie jej trwania oraz powinien zapewnić obsługę ze znajomością języka angielskiego 2) zapewnienia parkingu (min. 50 miejsc parkingowych) w miejscu Konferencji; 3) świadczenia usług cateringu dla 100 osób - uczestników Konferencji w trakcie trwania konferencji. Zamawiający przekaże dokładną informację o liczbie osób korzystających z cateringu na min. 7 dni przed terminem Konferencji. 4) Zapewnienia pomieszczenia klubowego z drink barem, nagłośnieniem, możliwością odtwarzania muzyki. 5) Posiadania pomieszczenia i standów na zorganizowanie sesji posterowej o powierzchni przynajmniej 50 m2 6) Zapewnienia uczestnikom Konferencji możliwość nieodpłatnego korzystania z pełnej oferty sportowo-rekreacyjnej podczas trwania konferencji 7) Zapewnienie przestrzeni na świeżym powietrzu sprzyjającemu odpoczynkowi po spotkaniach podczas konferencjach, Ad III.2. Usługa hotelarska. W ramach tego Zadania Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegów w terminie trwania konferencji dla max. 100 osób ze śniadaniem w miejscu konferencji. Standard hotelu nie niższy niż 3 gwiazdki. Dokładną liczbę osób, które będą korzystać z noclegu Zamawiający przekaże Wykonawcy na 7 dni przed Konferencją. Ad III.3. Usługa gastronomiczna. Wykonawca zapewni wyżywienie w trakcie trwania Konferencji zgodnie z harmonogramem zamieszczonym poniżej. Standard posiłków: 1) Śniadanie*: w formie szwedzkiego stołu; 2) lunch*: w formie bufetu, z możliwością wyboru potraw w tym również potrawy wegetariańskie. 3) kolacja*: uroczysta oraz bankiet 4) przerwa kawowa: w wyodrębnionym na catering miejscu, w formie szwedzkiego stołu, składający się co najmniej z: kawa; herbata soki w dzbankach woda mineralna w dzbankach ciastka gotowe w ilości 100 g/osoba, mleczko do kawy cytryna cukier 5) drink powitalny*
*wykonawca, składając ofertę, przedstawia zamawiającemu cztery propozycje menu obiadowego, dwie propozycje menu na uroczysta kolację, oraz dwie propozycje menu na bankiet, Zamawiający dokona wyboru menu na poszczególne posiłki i o swoim wyborze poinformuje Wykonawcę najpóźniej siedem dni przed rozpoczęciem konferencji. IV. Harmonogram konferencji I Dzień konferencji II Dzień Konferencji III Dzień konferencji Rejestracja i zakwaterowanie uczestników 16-22 Ceremonia otwarcia 17-17.30 Wykład otwarcia 17.30-18.15 Uroczysta kolacja 18.30-19.30 Śniadanie 08:00 Sesja konferencyjna I 09:00 Przerwa kawowa 10.30-11.00 Sesja konferencyjna II 11.00-12.30 Obiad 13.00-15.00 Sesja konferencyjna III 15.00-16.30 Sesja posterowa + przerwa kawowa 16.30-18.30 Bankiet od 19.30 Śniadanie 08:00 Sesja konferencyjna VI 09:00 Przerwa kawowa 10.30-11.00 Sesja konferencyjna VII 11.00-12.30 Obiad 13.00-15.00 Ceremonia zamknięcia 15.00-15.30 3. Rodzaj i opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert oraz opis sposobu obliczenia ceny. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: 1 kryterium: cena - waga 80 pkt Wg powyższego kryterium Zamawiający oceni otrzymane oferty w następujący sposób: Maksymalną liczbę punktów (80 pkt) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio umniejszoną liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem Pcena = CN / COB x 80 pkt gdzie: Pcena liczba punktów przyznanych Wykonawcy za cenę CN - najniższa zaoferowana cena
COB cena zaoferowana w ofercie badanej. 2 kryterium: lokalizacja hotelu /obiektu 20 pkt Zaoferowanie hotelu /obiektu/ na terenie jeleniogórsko-wałbrzyskim 20 punktów Zaoferowanie hotelu /obiektu/ na terenie obszaru wsparcia wskazanego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013. 10 punktów Zaoferowanie hotelu /obiektu/ poza terenem obszaru wsparcia wskazanego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013. - 0 punktów 4. Termin realizacji zamówienia: 17-19.05.2015 lub 24-26.05.2015 5. Miejsce, sposób i termin składania ofert: Oferty należy złożyć w zamkniętej kopercie w siedzibie Zamawiającego: Adres: Instytut Immunologii i Terapii Doświadczalnej im. Ludwika Hirszfelda Polskiej Akademii Nauk we Wrocławiu, ul. R. Weigla 12, 53-114 Wrocław w terminie do dnia: 21.01.2015r. do godz. 12:00 6. Opis warunków udziału w postępowaniu: 1) Oferta musi być sporządzona w j. polskim. 2) O zamówienie może ubiegać się wykonawca, który posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3) Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w następujący sposób: spełnia, nie spełnia. 4) Oferta powinna zawierać: - nazwę i adres oferenta - opis nawiązujący do przedmiotu zamówienia - wartość oferty 5) W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawcę wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty. 7. Rozstrzygniecie postępowania: 1) Postępowanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte najpóźniej w dniu 23.01.2015 r. 2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy ocena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną na realizację powyższego działania. 3) O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą telefoniczną lub mailową.
8. Sposób udzielania informacji i wyjaśnień: Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udziela: Dr inż. Sabina Górska, e-mail: sabina.gorska@iitd.pan.wroc.pl.