ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/PPDP/DSW/2014

Transkrypt

1 Dolnośląska Szkoła Wyższa ul. Wagonowa 9, REGON: NIP: ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/PPDP/DSW/2014 DOTYCZY: postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności mającego na celu wybór firmy świadczącej usługi hotelowe, wynajmu sal oraz przygotowania oraz dostarczenia posiłków (cz. IV.2) podczas konferencji podsumowującej projekt w ramach projektu Poprzez praktykę do profesjonalizmu nowa koncepcja praktyk studenckich i jej aplikacja nr umowy UDA-POKL /10. I. Informacje o zamawiającym: Dolnośląska Szkoła Wyższa ul. Wagonowa 9, REGON: , NIP: II. Opis przedmiotu zamówienia: Wspólny słownik zamówień (CPV): Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal konferencyjnych wraz z usługą hotelową i cateringu na potrzeby konferencji podsumowującej projekt Poprzez praktykę do profesjonalizmu. Sposób organizacji konferencji: Planowana liczba uczestników konferencji w roku 2014: 350 osób. Ilość grup: 1 grupa. Termin realizacji: października 2014 rok, dwa dni konferencyjne po 6h każdy. Wymagania dotyczące obiektu: Obiekt, w którym znajdować się będą sale konferencyjne musi być zlokalizowany na terenie województwa dolnośląskiego (z wyłączeniem miasta Wrocławia). Obiekt dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością oraz rodziców z dziećmi. Sala konferencyjna: Sala dostosowana do maksymalnej liczby uczestników tj. 350 osób (układ teatralny, miejsca siedzące). Sala klimatyzowana, wyposażona sprzęt multimedialny (rzutnik, ekran). Sala spełniająca warunki umożliwiające rejestrację audio-video przebiegu konferencji. Stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 6 osób. Nagłośnienie: mikrofon dla prelegentów, dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnie zapewniające dobrą słyszalność.

2 Dostęp do sieci Internet. Stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników. Bezpłatna szatnia. Zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników (toalety znajdujące się w sąsiedztwie sal konferencyjnych). Wykonawca zapewni możliwość: Oznakowania sali konferencyjnej oraz drogi do sali. Montażu dostarczonych roll-upów. Obsługi wspierającej podczas konferencji. Usługa hotelowa W przypadku hotelu standard jego powinien odpowiadać minimum 4 gwiazdkom. W obiekcie musi być zapewniona możliwość zakwaterowania 350 osób (w pokojach jedno i dwu osobowych). Usługa cateringowa Obejmuje organizację przerwy kawowej i lunchu podczas konferencji podsumowującej projekt Poprzez praktykę do profesjonalizmu zgodnie z ramowym planem: 10 października 2014: Przerwa kawowa 2 razy Lunch 1 raz Uroczysta kolacja 1 raz 11 października 2014 Przerwa kawowa 2 razy Lunch 1 raz W ramach usługi cateringowej wykonawca zapewni: Serwis kawowy podczas zaplanowanych przerw: 1) Kawę czarną z ekspresu w filiżankach po jednej na każdą osobę 2) Herbatę czarną tradycyjną 3) Dodatki słodkie (według propozycji) 4) Wodę mineralna gazowana, niegazowana 0,25l na osobę 5) Soki (2 rodzaje) po 0,25l na osobę, szklanki dla każdej osoby 6) Cukier, śmietanka do kawy, cytryna Lunch (2 posiłki) w formie szwedzkiego bufetu obejmuje min.: 1) Danie główne: 2 rodzaje dań, w tym jedno jarskie, 3 rodzaje sałatek obiadowych dla każdego z uczestników 2) Wodę mineralna gazowana, niegazowana 0,25l na osobę 3) Soki (2 rodzaje) po 0,25l na osobę, szklanki dla każdej osoby 4) Deser 120g/osobę Kolację (1 posiłek) w formie szwedzkiego bufetu, w sali obejmuje min.: 1) Danie główne: 2 rodzaje dań, w tym jedno jarskie, 3 rodzaje sałatek obiadowych dla każdego z uczestników 2) Wodę mineralna gazowana, niegazowana 0,25l na osobę 3) Soki (2 rodzaje) po 0,25l na osobę, szklanki dla każdej osoby 4) Deser 120g/osobę

3 W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do: 1) Terminowego dostarczenia usługi cateringowej w każdym dniu konferencji zgodnie z przedstawionym harmonogramem, w miejscu realizacji konferencji, w liczbie porcji odpowiadającej liczbie uczestników. 2) Przedstawienia zamawiającemu do akceptacji menu. 3) Zapewnienia pomieszczenia na świadczenie usługi cateringowej odrębnego od Sali, w której prowadzona jest konferencja. 4) Zapewnienie podczas lunchu i kolacji miejsc siedzących dla uczestników konferencji. 5) Zapewnienia obrusów do ekspozycji posiłków (stołów cateringowych), zastawy i serwetek, dekoracji kwiatowych, podgrzewaczy do dań ciepłych oraz termosów do napojów gorących. 6) Nakrycia stołów cateringowych i rozstawienie cateringu na stołach cateringowych, sprzątnięcie i odbiór naczyń i stołów. III. IV. Informacje szczegółowe: Oferenci przystępujący do składania ofert oświadczają, że posiadają zasoby rzeczowe i osobowe niezbędne do realizacji zamówienia w podanym przez zamawiającego terminie. Liczba rzeczywistych uczestników może odbiegać od liczby podanych przez zamawiającego w granicach 20% in minus. Zamawiający poinformuje wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników najpóźniej 5 dni przed planowaną konferencją. Informacja na temat zakresu wykluczenia: Beneficjent nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: Uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. V. Opis sposobu przygotowania oferty: Ofertę należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. Oferty należy przygotować zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik nr 1. Dopuszcza się inną formę pod warunkiem zachowania wszystkich danych zawartych w załączniku 1. Do oferty należy dołączyć podpisane: Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych w postępowaniu (załącznik nr 2). Oświadczenie o posiadaniu zasobów niezbędnych do realizacji zamówienia (załącznik nr 3). Oświadczenie o dyspozycyjności we wskazanym w zamówieniu terminie (załącznik nr 4).

4 VI. Kryteria oceny oferty: A. Formalne Warunkiem rozpatrzenia oferty jest jej złożenie w terminie określonym w pkt. VIII, formalna zgodność z pkt. V oraz zgodność oferowanej usługi z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w pkt. II. Niespełnienie przez Oferenta któregokolwiek z powyższych warunków powoduje odrzucenie złożonej oferty. B. Merytoryczne Kryteria oceny oferty: a) Cena 50% b) Doświadczenie 30% c) Propozycja menu 20%. VII. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryteriów merytorycznych: Ocena cząstkowa w danym kryterium jest wynikiem iloczynu uzyskanych punktów i wagi w danym kryterium (wyrażonej procentowo). Zamawiający będzie oceniał oferty przyznając oferentom w każdym kryterium punkty w skali od 0 do 6. Wagi wskazane są w punkcie VI oferty. Szczegółowe zasady przyznawania punktacji w poszczególnych kryteriach: a) Cena Punkty za kryterium ceny zostaną przyznane według wzoru: Oc = (2*Cbp-Cmin-Co)/(2*(Cbp-Cmin))*O. Oc ocena punktowa ceny danej oferty. Cbp cena maksymalna wśród złożonych ofert. Cmin cena minimalna wśród złożonych ofert. Co cena danej oferty. O maksymalna ocena 6. Waga oceny to 50%. Maksymalna możliwa liczba punktów do zdobycia w tym kryterium wynosi 3,0. b) Doświadczenie: Organizacja konferencji (w tym usługi hotelowej i cateringowej) dla minimum 300 osób: powyżej 5 razy 6 pkt. od 2-5 razy 4 pkt. jeden raz 2 pkt. brak 0 pkt. Maksymalna możliwa liczba punktów do zdobycia w kryterium wynosi 6,0 pkt. Waga kryterium to 30%. Maksymalna ocena cząstkowa w tym kryterium wynosi 1,8 pkt. c) Menu usługi cateringowej będzie oceniane według następujących kryteriów: Propozycja dań (kompozycja różnych menu do wyboru) do 2 pkt. Uniwersalność potraw (z uwagi na dużą liczbę uczestników) do 2 pkt. Zawarcie w menu wszystkich wskazanych w opisie zadań do 2 pkt. Maksymalna możliwa liczba punktów do zdobycia w kryterium wynosi 6,0 pkt. Waga kryterium to 20%. Maksymalna ocena cząstkowa w tym kryterium wynosi 1,2 pkt.

5 Ocena końcowa jest sumą ocen cząstkowych. Wybór wykonawcy dokonany jest na podstawie końcowej oceny ofert. Najkorzystniejsza jest ta, która uzyska najwyższą ocenę w rankingu. VIII. Miejsce i termin składania oferty: Osoby zainteresowane proszone są o doręczenie osobiste lub przesłanie dokumentów na adres: Biuro Projektu, ul. Wagonowa 9,, pok. 36 do 12 września 2014 roku. Ocena ofert oraz wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony do 15 września 2014 roku na stronie internetowej oraz przesłany do oferentów na podane adresy owe. Oferent przed upływem terminu składania ofert może zmienić lub wycofać swoją ofertę. W toku badania i oceny ofert Zamawiający ma prawo żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zapytanie ofertowe umieszczono na stronie na stronie oraz na tablicach Biura Projektu Poprzez praktykę do profesjonalizmu, Dolnośląska Szkoła Wyższa, ul. Wagonowa 9 lok. 36, I piętro, Wrocław. Oferent zastrzega sobie prawo anulowania zapytania bez podania przyczyn. IX. Dodatkowe informacje: Dodatkowych informacji formalnych udziela Kierownik Projektu Izabela Beno pod numerem telefonu 71/ oraz adresem owym ppdp_i.beno@dsw.edu.pl. Wrocław, 29 sierpnia 2014 r. KIEROWNIK PROJEKTU Izabela Beno

6 Załącznik nr 1 Pieczęć Wykonawcy (nazwa, adres, telefon) Miejscowość, data OFERTA 1. Odpowiadając na zaproszenie dotyczące postępowania opartego na zasadzie konkurencyjności mającego na celu wybór firmy świadczącej usługi hotelowe, wynajmu sal oraz przygotowania i dostarczenia posiłków (cz. IV.2) podczas konferencji podsumowującej projekt Poprzez praktykę do profesjonalizmu nr umowy UDA-POKL /10., zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia nr 3/PPDP/DSW/2014, proponuję/proponujemy kwotę za jej wykonanie w wysokości: Usługa wynajmu sal (2 dni, 12 godzin) Usługa hotelowa (cena za jedną dobę dla jednej osoby) Usługa cateringu przerwa kawowa (za jedną osobę): Usługa cateringu lunch, kolacja (za jedną osobę): Łączna kwota zamówienia (sale, noclegi dla 350 osób 1 doba, catering dla 350 osób 4 przerwy kawowe, 3 lunche/kolacje)

7 2. Oświadczam/Oświadczamy, że cena brutto obejmuje wszystkie koszty realizacji zamówienia. 3. Oświadczam/Oświadczamy, że uzyskaliśmy od Zamawiającego wszystkie niezbędne informacje do przygotowania oferty. 4. Oświadczam/Oświadczamy, że w przypadku wyboru oferty Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w Zapytaniu ofertowym nr 3/PPDP/DSW/ Oświadczam/Oświadczamy, ze jesteśmy uprawnieni do reprezentowania oferenta. Miejscowość, data Pieczęć i podpis oferenta

8 Załącznik nr 2 (miejscowość, data). (dane oferenta/pieczęć) OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH I KAPITAŁOWYCH W POSTĘPOWANIU NR 3/PPDP/DSW/2014 na: wybór firmy świadczącej usługi hotelowe, wynajmu sal oraz przygotowania i dostarczenia posiłków (cz. IV.2) podczas konferencji podsumowującej projekt Poprzez praktykę do profesjonalizmu nr umowy UDA-POKL /10 realizowanego przez Dolnośląską Szkołę Wyższą Ja niżej podpisany/podpisana/my niżej podpisani/podpisane oświadczam/oświadczamy, że nie zachodzą żadne wzajemne powiązanie kapitałowe lub osobowe między zamawiającym a oferentem polegające na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli... (podpis)

9 Załącznik nr 3 (miejscowość, data). (dane oferenta/pieczęć) OŚWIADCZENIE Ja niżej podpisany/podpisana/my niżej podpisani/podpisane.. oświadczam/y, że posiadam/y niezbędne zasoby do realizacji zamówienia oraz spełniamy wszelkie warunki określone w zapytaniu ofertowym nr 3/PPDP/DSW/2014 dotyczącym wyboru firmy świadczącej usługi hotelowe, wynajmu sal oraz przygotowania i dostarczenia posiłków (cz. IV.2) podczas konferencji podsumowującej w ramach projektu Poprzez praktykę do profesjonalizmu nowa koncepcja praktyk studenckich i jej aplikacja nr umowy UDA-POKL /10 realizowanego przez Dolnośląską Szkołę Wyższą... (podpis)