Prezydent Miasta Gliwice KG.0914-0-8/05 Gliwice, 6 kwietnia 2005 r. 2005-154294 Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Pani mgr Hanna Leśniak-Pasek Dyrektor Zasadniczej Szkoły Zawodowej nr 1 ul. Konarskiego 16 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 +48 (32) 239-1199 www.um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 24 lutego 2005 r. do 7 marca 2005 r. przez pracowników Wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta nr KG.0914-0 - 8/05. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na: - ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 30 marca 2005 r., którego jeden egzemplarz jest w posiadaniu jednostki kontrolowanej, - pisemnych wyjaśnień złożonych w dniu 4 kwietnia 2005 r. Kontrola prowadzona była jako kontrola wyrywkowa i dokumentalna. Obejmowała 22,47% wydatkowanych środków w 2004 r. oraz 13,22 % planowanych środków budżetowych na wydatki w roku 2005 r. Działania kontrolne obejmowały: - podstawy prawne działania, - sprawność organizacyjną jednostki w tym przestrzeganie procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2003 nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz prowadzenie rachunkowości, - gospodarkę mieniem, - gospodarkę finansową, - gospodarowanie środkami specjalnymi, - gospodarowanie zakładowym funduszem świadczeń socjalnych. Ocena kontrolowanej jednostki. W związku z ustaleniami dokonanymi w toku przeprowadzonej kontroli ocenia się działalność jednostki w zakresie objętym kontrolą jako zadowalającą. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne uchybienia i nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia.
1. Nieprawidłowości i uchybienia w procedurach wewnętrznych polegające na: a) braku daty wprowadzenia w życie regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami oraz zawarciu w 17 zapisu, iż pracownik, który w dniu wejścia w życie regulaminu nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych może pozostawać na dotychczas zajmowanym stanowisku (...) ; z uwagi na brak daty wprowadzenia w życie ww. regulaminu brak możliwości zweryfikowania tego zapisu z 15 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnianych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z r. 2000 nr 61 poz. 708 z późn. zm.), b) nie objęciu regulacjami wewnętrznymi obszaru działania jednostki, w których zachodzi konieczność stosowania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z r. 2002 nr 101 poz. 926 z późn. zm.), c) braku uzgadniania z organizacją związkową lub przedstawicielem pracowników regulaminu pracy oraz regulacji związanych z wynagradzaniem w jednostce. Zalecenie nr 1 W terminie do 30 kwietnia 2005 r. usunąć wyżej wymienione uchybienia w regulacjach wewnętrznych. Opracować regulacje dotyczące obszarów, w których zachodzi konieczność stosowania ustawy o ochronie danych osobowych. 2. Nieprawidłowości w zakresie rachunkowości polegające na: a) księgowaniu na koncie 221- należności z tytułu dochodów budżetowych przychodów środka specjalnego oraz na koncie 290 - odpisy aktualizujące należności odpisów aktualizujących należności z tytułu dochodów budżetowych, b) braku w ewidencji analitycznej środków trwałych podawania numeru dowodu stanowiącego podstawę przychodu, c) braku wskazania ceny jednostkowej, wartości opału oraz dowodu będącego podstawą rozchodu na kartotece magazynowej, d) braku powiązania zapisów ewidencji analitycznej z zapisami konta 310. Zalecenie nr 2 Ewidencję księgową prowadzić zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U z r. 2001 nr 153 poz 1752) oraz art. 24 ustawy o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2002 nr 76 poz. 694 z późn. zm.). Rozważyć możliwość prowadzenia ewidencji opału zgodnie pkt 9 załącznika nr 1 do uchwały nr 3347/02 Zarządu Miasta Gliwice z dnia 29 lipca 2002 r. 3. Nieprawidłowości w zakresie przechowywania dokumentacji w jednostce polegające na archiwizowaniu dokumentacji niezgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie: a) miejsca przechowywania dokumentacji finansowo księgowej, płacowej, akt osobowych, b) braku prawidłowego oznaczenia dokumentacji archiwalnej, c) braku spisów zdawczo odbiorczych, wykazów dokumentów. Zalecenie nr 3 W terminie do 30 kwietnia 2005 r. archiwum zakładowe doprowadzić do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami oraz regulacjami wewnętrznymi. 2
4. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania niezgodnie z regulacjami wewnętrznymi w zakresie: a) braku objęcia ewidencją następujących druków: arkuszy spisu z natury wydanych komisji inwentaryzacyjnej dokonującej spisu opału, kwitariuszy przychodowych i bloczków dowodów MW i MP, b) braku protokołów z kontroli czeków i świadectw dokonywanej na ostatni dzień roku kalendarzowego. Zalecenie nr 4 Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzić zgodnie z regulacjami wewnętrznymi. 5. Przypadki braku wstępnej kontroli umów rodzących zobowiązania, dokonywanej przez głównego księgowego, co wymagane jest art. 35 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Zalecenie nr 5 Kontrolę wewnętrzną realizować zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6. Akta osobowe pracowników objętych kontrolą prowadzone są niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U z r. 1996 nr 62 poz 286 z późn. zm.) w zakresie: a) występowania w aktach kserokopii dokumentów nie potwierdzonych za zgodność z oryginałem, b) przypadków braku nadania kolejnej numeracji dokumentom oraz braku umieszczenia ich w wykazie. Zalecenie nr 6 W terminie do 30 kwietnia 2005 r. akta osobowe doprowadzić do zgodności z ww. przepisami. 7. Ewidencja czasu pracy nie spełnia wymagań zawartych w 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, z uwagi na brak: a) wskazania godzin pracy pracowników na listach obecności, b) zgodności zapisów na listach obecności z zapisami w rocznych kartach czasu pracy, c) rozliczania czasu pracy w rocznych kartach czasu pracy. Zalecenie nr 7 Ewidencję czasu pracy prowadzić zgodnie z wymogami ww. rozporządzenia. 8. W zakresie inwentaryzowania majątku brak wskazywania na arkuszach spisowych osób materialnie odpowiedzialnych za dane pole spisowe. Zalecenie nr 8 Na arkuszach spisu z natury wskazywać osoby materialnie odpowiedzialne za dane pole spisowe. 3
9. Uchybienia w ewidencji majątku trwałego polegające na: a) przypadkach braku wskazania miejsca znajdowania się składników majątkowych w ewidencji analitycznej środków trwałych b) braku nadania numeru inwentarzowego na kartach środków trwałych, c) księgowaniu na koncie 020 nowelizacji programu komputerowego o wartości poniżej 3.500,00 zł. Zalecenie nr 9 W terminie do 30 kwietnia 2005 r. usunąć ww. uchybienia w prowadzeniu ewidencji majątku trwałego. 10. W protokołach przekazania nieruchomości w trwały zarząd (nr 192/2000 z dnia 24 sierpnia 2000 r. oraz nr 51/2002 z dnia 3 kwietnia 2002 r.) dotyczących budynków przy ul. Konarskiego i Jagiellońskiej wskazanie nieprawidłowej powierzchni przekazywanych budynków. Zalecenie nr 10 W terminie do 30 kwietnia 2005 r. ustalić właściwą powierzchnię budynków. Uzyskane dane uzgodnić z dokumentacją prowadzoną przez Wydział Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miejskiego w Gliwicach. 11. Brak ewidencji kasowej mimo przyjmowania wpłat za legitymacje, duplikaty świadectw oraz dokonywania wypłat świadczeń z konta zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i dokonywania zakupów gotówkowych. Zalecenie nr 11 Przy realizacji operacji gotówkowych zaprowadzić ewidencję kasową, wprowadzić regulacje wewnętrzne dotyczące obrotu kasowego oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za stan gotówki w kasie. 12. Ponoszenie wydatków na cele i w wysokościach innych od ujętych w planie finansowym w związku z wadliwym klasyfikowaniem do poszczególnych podziałek budżetowych 1,93% skontrolowanych wydatków - co narusza art. 28 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zalecenie nr 12 Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U z r. 2004 nr 209 poz. 2132 z późn. zm.). 13. Uchybienia w zakresie gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych polegające na: a) zawyżeniu odpisu dla pedagogów o kwotę 159,00 zł, b) udzielaniu pożyczek mieszkaniowych przed spłaceniem poprzednio pobranej co narusza pkt 10 rozdziału IV obowiązującego regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z dnia 1 stycznia 1998 r. Zalecenie nr 13 Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczać zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U z r. 2003 nr 18 poz. 1112 z późn. zm.). Dokonać korekty nieprawidłowo naliczonego odpisu. 4
Pożyczki mieszkaniowe udzielać zgodnie z aktualnie obowiązującymi w jednostce regulacjami. Stwierdzone wyżej uchybienia i nieprawidłowości nie wypłynęły negatywnie na sposób gospodarowania finansami i mieniem. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. (-) Z-ca Prezydenta Miasta Andrzej Karasiński 5