Poznań, dnia ij marca 2014 r. WOJEWODA WIELKOPOLSKI FB-V.43 1.5.2014.1 Pan Włodzimierz Fraszczyk Wójt Gminy w Olszówce WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli ir administracji rządowej (Dz. U. Nr 185. poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. 0 finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r.. poz. 885 ze zm.). w dniach od 27 stycznia do 6 lutego 2014 r. została przeprowadzona w Urzędzie Gminy Olszówka kontrola w zakresie wykorzystania i rozliczenia dotacji celowych udzielonych z budżetu państwa na realizację zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami oraz na realizację zadań własnych bieżących 1 inwestycyjnych, a także w obszarze wykonania dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej w 2013 r. Czynności kontrolne przeprowadziła, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego Nr 1 8/14 z dnia 16 stycznia 2014 r., Agata Żabierek - inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V.431.5.2014.1 z dnia 9 stycznia 2014 r. Celem kontroli była ocena funkcjonowania jednostki kontrolowanej w aspekcie wykorzystania i rozliczenia środków publicznych przekazanych tej jednostce ze środków budżetu państwa w formie dotacji celowych, a także w obszarze terminowości przekazywania dochodów budżetowych zrealizowanych przez ww. jednostkę. Wojewoda Wielkopolski ocenia pozytywnie, pomimo stwierdzonych pięciu nieprawidłowości oraz trzech uchybień, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli. Ocenę pozytywną uzasadnia: brak zastrzeżeń w odniesieniu do terminowości rozliczenia przekazanych Gminie Olszówka dotacji w części niewykorzystanej do końca roku. al. Niepodległości 16 18,61-713 Poznań, tel. 61-851-55-66, fax 61-854-11-50 www.poznan.uw.gov.pl. e-mail: wojewoda. wielkopolski(ć7>poznan.uw.gov.pl
terminowe regulowanie zobowiązań przez Urząd Gminy Olszówka, terminowe przekazywanie dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu udostępniania danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, z tytułu zaliczki alimentacyjnej oraz funduszu alimentacyjnego. przestrzeganie przez jednostkę kontrolowaną reguł dofinansowania jej zadań własnych bieżących i inwestycyjnych określonych odpowiednio: przepisem art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, przepisami odrębnych ustaw oraz porozumieniami w sprawie dofinansowania w zakresie wydatków zrealizowanych w rozdziałach: 85214. 85219. 85295 i 85415. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: Przyjęcie na potrzeby wyliczeń należnych kwot zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej faktur dokumentujących zakup paliwa w okresie innym niż zakreślony przepisem art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 10 marca 2006 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego ii cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. L'. Nr 52. poz. 379 ze zm.). skutkujące pobraniem w nadmiernej wysokości dotacji celowej przekazanej Gminie Olszówka. Przyznanie, a następnie wypłatę dofinansowania do zakupu podręczników dla uczniów w ramach Rządowego programu pomocy uczniom w 2013 r. -..Wyprawka szkolna" w kwotach nieodpowiadających 4 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 17 lipca 2013 r. ir sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników i materiałów dydaktycznych (Dz. U. z 2013 r.. poz. 818). Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olszówce przez pracownika Urzędu Gminy Olszówka. Trz\ przypadki dokonania wydatków publicznych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Olszówce z uchybieniem terminów wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Dokonywanie wydatków przez Szkołą Podstawową w Głębokiem w ramach realizacji programu wieloletniego..pomoc państwa ir zakresie dożywiania" w sposób nieodpowiadający porozumieniu zawartemu przez ww. placówkę oświatową a!. Niepodległości 16 18. 61-713 Poznań, lei. 61-851-55-66. fax 61-854-i 1-50 vvww.poznan.liw.gov.pl. e-mail: woiewoda.wieikopolski@poznan.liw.gov.pl
z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Olszówce, skutkujące pobraniem w nadmiernej wysokości dotacji celowej przekazanej Gminie Olszówka. Ad. 1 Co do zasady wydane przez Wójta Gminy Olszówka decyzje w sprawie przyznania zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej były prawidłowe. Na 188 poddanych badaniu decyzji, stwierdzono nieprawidłowości w odniesieniu do 1 decyzji. Ustalono, iż decyzją Wójta Gminy Olszówka nr K.P 3111.1.1.254.2013 z dnia 6 marca 2013 r. przyznano producentowi rolnemu zwrot kwot> 733.67 zi. Z treści decyzji wynika, iż producent rolny zakupi! 846 litrów oleju napędowego, natomiast udokumentowany został zakup w okresie od 1 sierpnia 2012 r. do 31 stycznia 2013 r. 246 litrów tego paliwa. Ustalono, iż w sposób nieuprawniony na potrzeb) wyliczenia przyjęto także zakup łącznie 600 litrów oleju napędowego dokonany w dniu 19 stycznia 2012 r. na podstawie faktur VAT nr 25/G/2012 i 24/G/2012 (400 litrów) oraz 17 stycznia 2012 r. na podstawie faktury VAT 17/G/2012 (200 litrów). W efekcie wykazanych powyżej nieprawidłowości wypłacono producentowi rolnemu kwotę wyższą o 499.97 zl od należnej. Kwota ta stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości, która podlega zwrotowi na rachunek dochodów dysponenta głównego Wojewody Wielkopolskiego w trybie przewidzianym przepisami art. 169 ustawy o finansach publicznych. Wyjaśniając przyczyny stwierdzonych nieprawidłowości pracownik jednostki kontrolowanej wskazał:..(...) Po weryfikacji wniosku wraz z załącznikami w/w wnioskodawcy okazało się, że faktury nr 17/G 2012. 24/G/2012, 25/G/2012 mają zią datę. Zawiadomiono więc wnioskodawcę a ten stwierdził, że jest to niemożliwe, gdyż faktury te na pewno zostały wystawione ir styczniu 2013 r. i musiała nastąpić pomyłka. Na dowód tego jeszcze tego samego dnia dostarczy! faktury z właściwą datą. Wyjaśnił, że ponieważ faktury te wystawiane były ic styczniu, wystawiający fakturę pomylił rok. wpisując zamiast roku 2013 poprzedni 2012. Dowodem na to może być właściwa faktura nr 16/G/2013. gdyż wystawiona została wcześniej, a faktury ir których pomylono rok mają kolejne numery faktur wydanych w 2013 r. Odnosząc się do wykazanych wyjaśnień, kontroler ustalił, iż jednym z załączników złożonych przez producenta rolnego wraz z wnioskiem o zwrot podatku akcyzowego była - między innymi - faktura VAT nr 16/G/2013 z dnia 9 stycznia 2013 r. dotycząca zakupu paliwa u tego samego sprzedawcy. Ww. fakt wskazuje na to, iż faktury generowane przez al. Niepodległości 16! 8. 61-713 Poznań, tel. 61-851-55-66. fax 61-854-1 I-50 www.poznan.uw.gov.pi. e-mail: vvqiewoda.vvielkopolski@poznan.iivv.gov.pl
4 sprzedawco były najpóźniej od 9 stycznia 2013 r. opatrywane aktualną datą i numerem z praw idłowy m oznaczeniem roku ich wydania. Ponadto z Zestawienia faktur VAT do zwrotu podatku akcyzowego zawartego ir cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przygotowanego przez pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż przyjęto do rozliczenia faktury wystawione kolejno w dniach 19 stycznia 2012 r.. 17 stycznia 2012 r. i 9 stycznia 2013 r. Ad. 2 W trakcie analizy dokumentacji dotyczącej wypłaty świadczeń w ramach Rzqdowego programu pomocy uczniom vr 2013 r. - Wyprawka szkolna" stwierdzono, iż w szkołach podstawowych w Ponętowie Górnym Drugim oraz w Głębokiem przyznano, a następnie wypłacono świadczenia w postaci dofinansowania do zakupu podręczników dla uczniów w kwotach nieodpowjadających przepisom 4 ust. 2 rozporządzenia ir sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników i materiałów dydaktycznych. Dofinansowanie objęło uczniów klas I-III. Zgodnie z ww. przepisami świadczenia wypłacane dla tej grupy uczniów powinny wynosić 225.00 zł. Faktycznie wypłacono dofinansowanie w wysokości 325.00 zł. tj. w r kwocie o 100,00 zł wyższej niż wynikało z ww. przepisu. W konsekwencji wypłacone zostało dofinansowanie zawyżone łącznie o 200.00 zł. Po przekazaniu na potrzeby niniejszej kontroli całości dokumentacji dotyczącej realizacji przedmiotowego programu do Biura Oświaty Urzędu Gminy Olszówka ww. nieprawidłowości zostały ujawnione i w dniu 24 stycznia 2014 r. szkoły zwróciły kwoty odpow iadające świadczeniom wypłaconym w zawyżonej wysokości. W dniu 28 stycznia 2014 r. Urząd Gminy Olszówka przekazał kwotę 200.00 zł jako dotację pobraną w nadmiernej wysokości na rachunek dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego. Wyjaśniając przyczyny stwierdzonych nieprawidłowości dyrektorzy wskazanych szkół oświadczyli, iż świadczenia przyznane zostały na rzecz dzieci posiadających orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, natomiast przyznano im świadczenia zgodnie z 4 ust. 7 rozporządzenia ir sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników i materiałów dydaktycznych. tj. w kwocie przewidzianej dla uczniów klas IV-VI szkoły podstawowej. al. Niepodległości 16 18. 61-7 13 Poznań, tel. 61-851-55-66. fax 61-854-1 I -50 w \v\\.poznan.uw.gov.pl. e-mail: wojewoda.wielkopolski(3)poznan.uw.gov.pi
Kontrola ujawniła, iż obsługę finansową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej \\ Olszówce zapewniał pracownik Urzędu Gminy Olszówka. Przyjęte rozwiązanie stanowi naruszenie art. l! ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2013 r.. poz. 330 ze zm.). zgodnie z którym księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. Ww. przepis dopuszcza wyłącznie możliwość powierzenia czynności w tym zakresie wyspecyfikowanej we wskazanej normie prawnej grupie przedsiębiorców. Ad.4 Stwierdzono 3 przypadki nieterminowego uregulowania zobowiązań pieniężnych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Olszówce. Nieprawidłowości dotyczyły zobowiązań wynikających z: - faktuiy VAT nr FV-00470/G0400/10/KN/SFA/P/01/13 na kwotę 562.20 zł. z terminem płatności do dnia 21 lutego 2013 r które zostało uregulowane w dniu 22 lutego 2013 r - faktury VAT nr 2955/F/13/D na kwotę 305.70 zł, z terminem płatności do dnia 26 sierpnia 2013 r.. które zostało uregulowane w dniu 27 sierpnia 2013 r.. - faktun' VAT nr 06/02/13 na kwotę 1.804,20 zł, z terminem płatności do dnia 15 marca 2013 r.. które zostało uregulowane w dniach 7 marca 2013 r. w kwocie 1.670.56 zł oraz 5 kwietnia 2013 r. w kwocie 133.64 zł. Jako przyczynę wykazanych nieprawidłowości Skarbnik Gminy Olszówka wskazał - w odniesieniu do nieterminowego uregulowania zobowiązań wynikających z faktury VAT nr FV-00470/G0400/10/KN/SFA/P/01/13 i faktury VAT nr 2955/F/13/D - przeoczenie, natomiast w sprawie ostatniego z zestawionych przypadków dokonania wydatków z uchybieniem terminu oświadczył:..faktura nr 06/02/13 (...) została pomyłkowo zapłacona w kwocie netto tj. 1670.56 dnia 07.03.2013 r. (...) Od dopłaconej kwoty kontrahent nie naliczył odsetek". Ustalono, że kontrahenci nie wystąpili o odsetki także w odniesieniu do pozostałych przypadków nieterminowego uregulowania zobowiązań. Ad. 5 Zgodnie z treścią porozumienia zawartego w dniu 4 stycznia 2013 r. pomiędzy Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Olszówce a Szkolą Podstawową w Głębokiem ww. ośrodek zobowiązał się do przekazania środków finansowych przeznaczonych na dożywianie 17 uczniów w formie drugiego śniadania, tj. kanapki i herbaty. Przedmiotowe Dorozumienie zostało zawarte w ramach realizacji programu wieloletniego..pomoc państwa al. Niepodległości 16 18. 61-713 Poznań, tel. 61-851-55-66, fax 61-854-11-50 www.pozna n. u w.gov.pl, e-mail: woje woda. w ielkopolskifripoznan.il w.gov.pl
6 zakresie dożywianiu". W dniu 24 stycznia 2013 r. wprowadzono, w związku z dodatkowym zakwalifikowaniem do programu 2 uczniów, aneks nr 1/2013. z którego wynika, iż. przyznane -' ostało na rzecz tych uczniów dofinansowanie do posiłku zdefiniowanego jako..drugie iiiadanie ikanapka + herbata + owoc, jogurt)". W dniu 27 lutego 2013 r. wprowadzono, u związku z dodatkowym zakwalifikowaniem do programu i ucznia, aneks nr 2/2013. którym wskazano - w odniesieniu do tego ucznia - posiłek w tożsamej formie. Podstawą rozliczenia wydatków poniesionych na posiłki przez Szkołę Podstawową w Glębokiem były noty księgowe wystawiane na podstawie stawek żywieniowych na dany miesiąc na każdego ucznia (w miesiącach od lutego do czerwca w wysokości od 1.93 zł do 2.59 zł) oraz faktur dokumentujących zakup artykułów żywnościowych. Ustalono, że faktury dotyczące zakupu artykułów żywnościowych, dotyczyły obok zakupu produktów stanowiących podstawę sporządzenia kanapki i herbaty, także zakupu owoców, jogurtów i soków, a mianowicie: 1) w lutym - faktura nr FV/13/5 z dnia 28 lutego 2013 r. na kwotę 987.86 zł dotyczyła zakupu 3.29 kg bananów za kwotę 19.08 zł. 30.07 kg jabłek za kwotę 49.73 zł, 57 szt. soków za kwotę 84.17 zł oraz 132 szt. jogurtów za kwotę 156.92 zł (w miesiącu lutym zgodnie z aneksem nr 1/13 szerszy zakres drugiego posiłku objął 2 uczniów). 2) w miesiącu marcu - faktura nr FV/13/8 z dnia 25 marca 2013 r. na kwotę 620.44 zł dotyczyła zakupu 17.04 kg jabłek za kwotę 30,33 zł. 20 szt. soków za kwotę 29.80 zł oraz 66 szt. jogurtów za kwotę 80.29 zł (od miesiąca marca zgodnie z aneksami nr ł/13 i nr 2/13 szerszy zakres drugiego posiłku objął 3 uczniów). 3 ) w miesiącu kwietniu - faktura nr FV/13/9 z dnia 30 kwietnia 2013 r. na kwotę 775.02 zł dotyczyła zakupu 10.55 kg jabłek za kwotę 18.99 zł. 60 szt. soków za kwotę 96.00 zł oraz 100 szt. jogurtów za kwotę 78.90 zł, 4) w miesiącu maju - faktura nr FV/13/11 z dnia 30 maja 2013 r. na kwotę 835.35 zł dotyczyła zakupu 3.82 kg bananów za kwotę 22.92 zł. 8.05 kg jabłek za kwotę 24,21 zł, 80 szt. soków za kwotę 110.00 zł oraz 60 szt. jogurtów za kwotę 49.00 zł. 5) w miesiącu czerwcu - faktura nr FV/13/14 z dnia 24 czerwca 2013 r. na kwotę 818.40 zł dotyczyła zakupu 100 szt. soków za kwotę 113.80 zł oraz 120 szt. jogurtów za kwotę 128.40 zl. W okresie od lutego do czerwca 2013 r.. zgodnie z aneksami nr 1/13 i nr 2/13 do porozumienia, troje uczniów w ramach dożywiania w postaci drugiego śniadania było uprawnionych do posiłku obejmującego kanapkę, herbatę oraz owoc lub jogurt, natomiast pozostałych 17 uczniów miało - zgodnie z porozumieniem nr 2/2013 - zapewnione drugie al. Niepodległości 16 18. 61-713 Poznań, tel. 61-85 I-55-66. fax 61-854-1 I-50 \v\vw.poznan.uw.gov pi. e-mail: wojewoda.\vielkopolski@poznan.u\v.gov.pl
śniadanie w postaci kanapki i herbaty. Na podstawie weryfikacji zestawionych powyżej faktur s-anowiacych podstawę rozliczenia dożywiania przez Szkołę Podstawową w Głębokiem oo uwzględnieniu faktu, iż dla trojga uczniów przewidziano posiłki w formie wzbogaconej owoc lub jogurt - ustalono, że w sposób nieuprawniony dokonano zakupów na kwotę..wir-.'.86 zl. Z uwagi na sfinansowanie przez Gminę Olszówka przedmiotowych wydatków 40% ze środków własnych, kwota 605.92 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej ; sokości. która podlega zwrotowi na rachunek dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego w trybie przewidzianym przepisami art. 169 ustawy o finansach publicznych. W w yniku kontroli stwierdzono ponadto uchybienia polegające na: - niewyodrębnieniu w ewidencji księgowej Urzędu Gminy Olszówka wydatków dokonywanych w ramach środków własnych w dziale 801 - Oświata i wychowanie. rozdział 80103 - Oddziały przedszkolne ir szkołach podstawowych i rozdział 80106 - Inne formy wychowania przedszkolnego oraz w dziale 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza. rozdział 85415 - Pomoc materialna dla uczniów. niegzekwowaniu przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Olszówce postanowień umowy nr 5/2013 z dnia 30 stycznia 2013 r. zawartej pomiędzy ośrodkiem a Firmą..Chłopska Karczma" oraz umowy nr 6/2013 z dnia 20 maja 2013 r. zawartej pomiędzy ww. ośrodkiem a Firmą..Galaxy" w zakresie obowiązku uzyskania przez wykonawców potw ierdzenia odbioru jakościowego przedmiotu umowy, braku spójności pomiędzy zapisami noty księgowej nr 4/Z/13 wystawionej przez Zespól Szkolno-Gimnazjalny w Łubiance i treścią zestawienia dokumentującego koszty doży w iania w miesiącu kwietniu 2013 r. W świetle powyższych ustaleń, wnoszę o: 1. Dokonanie zwrotu kwoty 499,97 zł stanowiącej pobraną w nadmiernej wysokości dotację celową przekazaną Gminie Olszówka przez dysponenta głównego - Wojewodę Wielkopolskiego na realizację zadania zleconego z zakresu administracji rządowej w dziale 010. rozdział 01095. Ww. kwotę należy wpłacić, wraz z odsetkami w w ysokości określonej jak dla zaległości podatkowych naliczonymi od dnia doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego do dnia zwrotu środków, w terminie 15 dni od dat} otrzymania ww. dokumentu na rachunek bankowy Wielkopolskiego Urzędu al. Niepodległości 16 18. 61-713 Poznań, tel. 61-851-55-66. tax 61-854-1 1-50 www.poznan.uvv.gov.pl, e-mail: wojewoda.vvielkopolski@poznan.uvv.gov.pl
8 Wojewódzkiego w Poznaniu NBP O/O Poznań nr 98 1010 1469 0005 8913 9130 0000 ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej. 2. Spowodowanie wnikliwej weryfikacji faktur VAT dokumentujących zakup przez producentów rolnych oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, w celu wyeliminowania przypadków przyjęcia na potrzeby wyliczenia przysługujących świadczeniobiorcom zwrotów podatku akcyzowego dowodów zakupu paliwa w okresie innym niż objęty refundacją. 3. Spowodowanie przyznawania świadczeń w ramach realizacji Rządowego programu pomocy uczniom - Wyprawka szkolna" w kwotach zakreślonych przez stosowne przepisy prawne. 4. Spowodowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olszówce na zasadach określonych przepisami art. 11 ustawy 0 rachunkowości. 5. Spowodowanie dokonywania wydatków ze środków publicznych przez ww. jednostkę w terminach wynikających z zaciągniętych wcześniej zobowiązań. 6. Dokonanie zwrotu na ww. rachunek kwoty 605,92 zl stanowiącej pobraną w nadmiernej wysokości dotację celową przekazaną Gminie Olszówka przez dysponenta głównego - Wojewodę Wielkopolskiego na dofinansowanie realizacji w 2013 r. programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania". 7. Wzmocnienie nadzoru nad konstruowaniem przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Olszówce projektów porozumień zawieranych przez ww. jednostkę z placówkami uczestniczącymi w realizacji programu wieloletniego.,pomoc państwa w zakresie dożywiania", w celu wyeliminowania w ww. projektach zapisów skutkujących przyznawaniem osobom uprawnionym zróżnicowanych świadczeń. 8. Spowodowanie wyodrębnienia w ewidencji księgowej Urzędu Gminy Olszówka wydatków dokonywanych w ramach środków własnych w dziale 801. rozdział 80103 1 w dziale 854. rozdział 85415. 9. Spowodowanie podejmowania przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Olszówce działań zmierzających do wyegzekwowa wania realizacji przez kontrahentów obowiązków zakreślonych postanowieniami stosownych umów. 10. Spowodowanie zachowywania spójności pomiędzy zapisami not księgowych wystawianych przez placówki oświatowe i treścią zestawień przyjmowanych jako podstawa do wystawienia ww. not. al. Niepodległości 16/ 18. 61-713 Poznań, tel. 61-851-55-66, fax 61-854-11-50 www.poznan.uw.gov.pl, e-mail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl
9 Proszę o przekazanie informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z poważaniem?ia$r Florek i