PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.2.21.2015 GliWiœr' 25. Ul. 2315 UM.25703.zo1s/FR I Il l IIIIII lll lll l ll l l Pani - Małgorzata Nikiel~Czyż Szkoła Podstawowa nr 23 Ul. Sikornik 1 44-100_Gliwice ulzwyclęstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 bol@um.g iwice.pi www.gliwice.eu Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gllwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW. 1? 1 21.201 5 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 21 września do 13 października 2015 r. w Szkole Podstawowej nr 23 _w Gliwicach, przy ul. Sikornik 1 przez pracowników wydziału Kontroli iaudytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w "Gliwicach. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 8 stycznia 2016 r. oraz aneksie nr 1 do protokołu kontroli podpisanym w dniu 20 stycznia 2016 r. W okresie objętym kontrolą na stanowisku dyrektora jednostki zatrudniona była pani Małgorzata Nikiel - Czyż. PRZEDMIOT KONTROLI - Ewidencja i inwentaryzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zgodność gospodarowania ñnansami z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r. 2013 poz. 885 z późn. zm.), przestrzeganie polecenia służbowego PM nr 5/14 (z późn. zm.). ` mi:. :a Metrnpnna Ell'. @Em -Silesiawww. gzm.org.pl ZAKRES KONTROLI Kontrolą objęto: a a) środki trwałe (bez budynków i budowli) oraz wartości niematerialne i prawne 0 wartości bilansowej netto 233.886,06 zł, b) wydatki o łącznej wartości 584.531.96 zł. c) należności z tytułu odpłatności za: I korzystanie z pomieszczeń szkoły w wysokości 1.673,73 zł, / obiady w szkole w wysokości 2.921,75 zł. OCENA DZIAŁALNOŚCI KONTROLOWANE] JEDNOSTKI W zakresie objętym kontrolą, poza wyjątkami opisanymi w dalszej części wystąpienia, jednostka przestrzegała obowiązujących przepisów iproceduśr, zapewniła wiarygodność sprawozdań budżetowych i ñnansowych oraz ochronę zasobów poprzez nadzór nad użytkowanym mieniem. - ' "
(SP23) WNIOSKI I ZALECENIA I_. W zakresie sprawności organizacyjnej 1. W aktualnych zasadach rachunkowości jednostki brak zapisu, o którym mowa w pkt 19b 20 PM nr 79/10 z dnia 15 grudnia 2010 r. z późn zm.. Brak w regulacjach wewnętrznych zapisów potwierdzających spełnienie warunków, októrych mowa w art. 26 ust. 3 pkt. 3 ustawy zdnia 29 września 1994 r. o rachunkowości uprawniających do przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych raz na4iata..w dokumentacji 4 pracowników dot. odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie brak jest: - protokołów, o których mowa w pkt 1 oświadczeń 0 odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, I spisów inwentaryzacyjnych, o których mowa w 2 umów o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników..w dokumentach organizacyjnych jednostki brak jest określenia zasad i terminu wystawiania rachunków z tytułu zawartych umów najmu oraz wskazania pracownika (stanowiska) odpowiedzialnego za realizację tych czynności.. W załączniku nr 2 i 8 do Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych brak aktualnych danych dotyczących osób uprawnionych do podpisywania dokumentów finansowych oraz wzorów podpisu tych osób. Zalecenia nr 1-5 Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z r. 2009 poz. 84) podjąć działania zapewniające, że: a) aktualny zakres obowiązków; uprawnień i odpowiedzialności będzie pisemnie określony dla każdego pracownika, - i _ b) dokumentacja kontroli zarządczej w postaci procedur i zakresów obowiązków c) ' będzie w formie pisemnej, spójna oraz dostosowana do potrzeb jednostki, wdrożone regulacje wewnętrzne zapewnią przestrzeganie obowiązujących przepisów..przypadki braku w umowach klauzul dotyczących możliwości zatrzymania części wynagrodzenia do czasu usunięcia usterek lub wad przez wykonawcę, stwierdzonych w protokołach odbioru prac. Zalecenie nr 6, w A W umowach zawierać odpowiednie klauzule. I_I_._ W zakresie przestrzegania przepisów i procedur 7. Naruszenie zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z r. 2013 poz. 885 z późn. zm.): a) art. 44 ust. 3 pkt 3 - w związku z dokonaniem wydatku po wymaganym terminie płatności określonym w umowie; nie stwierdzono zapłaty odsetek za zwłokę ani kar, b) w art. 54 ust. 3 - w związku z przypadkiem braku pisemnego potwierdzenia przez _głównego księgowego dokonania kontroli finansowej, Naruszenie zasad określonych, w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z r. 2013 poz. 330 z późn. zm.): 2/5
KAW.1711.2.21.2015 (5923) a) art. 12 ust. 2 - w związku z brakiem zamknięcia ksiąg rachunkowych za lata 2010-2014; ostatecznego zamknięcia ww. ksiąg rachunkowych.jednostka dokonała w trakcie trwania kontroli, b) art. 18 ust. 2 - w związku z brakiem sporządzenia zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji, c) art. 20 ust. 2 - w związku z dokonywaniem zapisów po stronie Ma" konta 980 (plan Finansowy wydatków budżetowych) bez powołania się na dowody źródłowe, d) art. 24 ust. 2 i 4 - w związku z: I przypadkami dokonania zapisów dotyczących: - wynagrodzenia płatnika w wysokości 6,81 zł, - zakupionych wartości niematerialnych i prawnych (4 licencje) na łączną kwotę 1.220,16 zł, niegodnie ze stanem faktycznym, \/ niedostosowaniem ewidencji księgowej kont 225 - rozrachunki z budżetami, 229 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 23 ~ rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 240 - pozostałe rozrachunki, do potrzeb sprawozdawczości budżetowej, f wystąpieniem niewyjaśnionej różnicy w 401 pomiędzy: a sumą zobowiązań na początek roku i kosztów a sumą wydatków i zobowiązań na koniec roku na łączną kwotę 13.703,82 zł, - sumą kosztów zaewidencjonowanych na kontach zespołu 4" a łączną kwotą wynagrodzeń wynikającą ze zbiorczej listy płac za rok 2014 na kwotę 14.519,20 zł, j 9. Naruszenie zasad określonych w art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z r. 2012, poz. 908 z późn.zm) oraz art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (j.t. Dz.U. z r. 2014, poz. 191 z późn.zm.) - w związku z ustaleniem niewłaściwej przeciętnej liczby zatrudnionych w roku 2014 i w konsekwencji zawyżaniem odpisu na łączną kwotę 4.877,94 zł 10. Naruszenie zasad określonych w 9 ust. 2 rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r. wsprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z r.` 2014.poz. 119 z późn. zm.) w związku z wykazaniem kwot w spi-awozdaniu niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. ' - _ ` - 11. Naruszenie zasad określonych w zał. nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z r. 2013 poz. 289 z późn. zm.) w związku z brakiem ewidencji szczegółowej do konta 080 zapewniającej co najmniej wyodrębnienie kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych. _ 12. Naruszenie zasad określonych w 2 zarządzenia PM nr 6236/14 z dnia 16 czerwca 2014 r. - w związku z przekroczeniem o dwa dni wskazanego terminu rejestracji 5 umów w PIM w aplikacji umowy najmu", 13. Naruszenie zasad określonych w zarządzeniach organizacyjnych PM: a) 79/10 z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku oraz wydatków majątkowych przez miejskie jednostki organizacyjne - w związku z w ujęciem, opłaty abonamentowej w wysokości 94,71 zł na daisze użytkowanie zakupionego w 2007 r. programu komputerowego, w ewidencji wartości niematerialnych i prawnych na koncie 020 i 606, / brakiem oświadczenia dyrektora o przewidywanym okresie użytkowania prawa majątkowego (licencja na oprogramowanie) zakupionego na okres 1 roku zjednoczesnym zamiarem wnoszenia kolejnych opłat przez okres dłuższy niż 12 miesięcy, 3/5
(SP23) b) 58/11 z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów - w związku z uregulowaniem składek z tytułu ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych oraz na Fundusz Pracy ze zbędnym wyprzedzeniem terminu płatności, c) 55/10 z dnia 3 września 2010 r. w sprawie zapisów określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne - z uwagi na brak w dwóch umowach wymaganych zapisów, 14. Naruszenie zasad określonych w regulacjach wewnętrznych: a) pkt 4 ppkt 7) instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem dyrektora nr 10/2013-2014 z dnia 3 grudnia 2013 r. - w związku z brakiem przeprowadzenia wyrywkowej kontroli prawidłowości przeprowadzonego w 2013 r. spisu z natury, przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, b) zarządzenie dyrektora nr 5/2010-2011 z dnia 2 września 2010 r. - w związku z przypadkami określania terminu zapłaty za obiady w terminie wcześniejszym niż wynikający z w/w zarządzenia. c) na 102 dowody księgowe objęte kontrolą: / w 6 przypadkach brak kontroli merytorycznej oraz zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora szkoły na kwotę 97.680,58 zł, V' w 1 przypadku brak kontroli formalno - rachunkowej na kwotę 629,39 zł. 15. Naruszenie zasad określonych w zawartych przez jednostkę umowach: a) 8/2014 2 dnia 1 września 2014 r. - w związku z błędnym ujęciem i naliczeniem w ewidencji należności związanej z najmem, b) zleceniach - w związku z brakiem wymaganych umowami rachunków, co skutkowało dokonaniem wydatku bez potwierdzenia wykonania usługi, c) 16/2014 z dnia 03.12.,2014 ~ w związku z wypłatą wynagrodzenia określonego w pkt 2.2 umowy w wysokości 4.649,40 zł 92 dni przed umownym zakończeniem realizacji zadania przez wykonawcę. 16. Naruszenie zasad określonych w poleceniu służbowym nr 5/14 2 dnia 20 marca 2014 r. w sprawie zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo - księgowych w miejskich jednostkach budżetowychw związku z przypadkami J braku wskazania na dowodach żródłowych stanowiących podstawę wydatkowania środków i będących :podstawą księgowaniafcelu dokonania.wydatku lub jego. podstawy prawnej, 5 / wskazywania przez główną księgową w opisie dowodów księgowych wysokości planu finansowego bez uwzględnienia dokonanych zmian; taka sytuacja mogła doprowadzić do przekroczenia planu ñnansowego ponieważ zmiany dotyczyły zmniejszeń, Zaiecenia nr 7-16 I i Podjąć działania zapewniające przestrzeganie obowiązujących przepisów, procedur oraz zawartych umów. Skorygować ewidencję o której mowa w pkt 15a). III. W zakresie wiarvoociności Sprawozdań 17, Wykazywanie niewłaściwych danych w sprawozdaniach budżetowych z uwagi na: W brak bieżącego prowadzenia ewidencji na koncie 998 (zaangażowanie wydatków roku bieżącego), / dokonywanie zapisów na koncie 998 i 980 (plan finansowy wydatków budżetowych) niezgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji. Zaiecenie nr 17. Zapewnić przestrzeganie art. 20 ust. 1 oraz art. 24 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych 4/5
(5P23) zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych.zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (jt. z r. 2013, poz. 289 zpóźn. zm.). M W zakresie ochrony zasobów 18.E ektroniczna księga inwentarzowa nie zawierała w części, bądź zawierała błędne zapisy, o których mowa w 7 zał. nr 2 do zarządzenia dyrektora nr 10/2013-2014 z dnia 3 grudnia 2013 r. tj.: I nie wskazano dowodów księgowych stanowiących podstawę ujęcia środków w ewidencji, * I numeracja dokumentów OT w ewidencji jest niezgodna z faktyczną znajdującą się na dokumentach, - jako datę przyjęcia środków do użytkowania błędnie wskazano datę dokonania technicznej czynności wpisu do ewidencji. 19. Przypadki braku akceptacji przez dyrektora szkoły dokumentów dotyczących przyjęcia środka trwałego na stan. Zalecenie nr 18-19 Uzupełnić bądź skorygować zapisy elektronicznej ewidencji środków trwałych, w zakresie w/w zapisów. Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z r. 2009 poz. 84) każda operacja gospodarcza powinna być zatwierdzona przez kierownika jednostki lub upoważniona przez niego osobę. 0d oceny, wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji-,zaleceń pokontrolnych (odnoszące się do poszczególnych wniosków) należy przedłożyć do.wydziału Kontroli iaudytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni _od daty otrzymania niniejszego wystąpienia..d0' odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające sposób wykonania zaleceń pokontrolnych odnoszących się do wniosków o numerach 1, 2, 4, 5. 2 up. Prezydeniq Miasto SekreWIosio An ize arasiñski 5/5