WNIOSKI I ZALECENIA. W zakresie sprawności organizacyjnej 1. Brak możliwości ustalenia czy osoby zatrudnione na stanowiskach wychowawców i pedagoga sp

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 25 lg!dib kun Mi-.mmam ĆlIIIlIllIIIIIIllIII ll l l ll l PANI IRENA ŚWIĘCICKA DYREKTOR DOMU DZIECKA NR 1 ul. TOSZECKA 13A GLIWICE ui.zwycięstwa Gliwice Tel Fax bol@um.g lwice.p] Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwlce.pi W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLN E dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 1 do 9 czerwca 2016 r. oraz od 1 do 14 września 2016 r. w Domu Dziecka nr 1 wgliwicach, przy ul. Toszeckiej 13a przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 6 października 2016 r. W okresie objętym kontrolą na stanowisku dyrektora jednostki zatrudniona była pani Irena Swięcicka. PRZEDMIOT KONTROLI Realizacja wybranych zadań statutowych. Ewidencja i inwentaryzacja środków trwałych. Zgodność gospodarowania Finansami z ustawą o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r poz. 885 z późn. zm.). ZAKRES KONTROLI Kontrolą objęto: - działainqśćstątumwą, - ewidencje majątkowe oraz inwentaryzacja, - wydatki budżetowe na łączną kwotę ,90 zł. OCENA DZIAŁALNOŚCI KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI W zakresie objętym kontrolą, poza wyjątkami opisanymi w dalszej części wystąpienia, jednostka przestrzegała obowiązujących przepisów i procedur, zapewniła wiarygodność sprawozdań budżetowych i finansowych oraz ochronę zasobów poprzez nadzór nad użytkowanym mieniem. '

2 WNIOSKI I ZALECENIA. W zakresie sprawności organizacyjnej 1. Brak możliwości ustalenia czy osoby zatrudnione na stanowiskach wychowawców i pedagoga spełniają wymagania określone w art. 98 ust. 3 pkt 1) i 2) ustawy z dnla 9c2erwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (j.t. Dz. U r., poz. 575), z uwagi na brak wymaganych oświadczeń złożonych przez pracowników. Zalecenie 1 Akta osobowe pracowników uzupełnić o brakujące oświadczenia..w aktach osobowych pracowników pracujących z dziećmi potwierdzających niekaralność ~ art. 98 ust. 3 pkt 3) ww. ustawy. brak dokumentów Zalecenie 2 Wystąpić do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego o informacje dotyczące niekaralności pracowników - art. ust. 1 pkt 10) ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o krajowym rejestrze karnym (j. t. Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.). Przypadki występowania różnic pomiędzy ewidencją czasu pracy (indywidualne karty czasu pracy pracownika), a raportami dziennymi dyżurów wychowawców. Zalecenie 3 Wzmóc nadzór nad prowadzeniem ww. ewidencji.. Brak dokumentów potwierdzających uprawnienia lub kwalifikacje osób przeprowadzających kontrole stanu technicznego budynku. Zalecenie 4 Od osób przeprowadzających ww. kontrole wymagać potwierdzenia uprawnień lub kwaliñkacji wymaganych do wykonania określonych czynności.. Brak aktualnego regulaminu przyznawania kieszonkowego wychowankom. Zalecenie 5 Opracować ww. regulamin oparty o aktualne podstawy prawne i w swej treści zgodny z 18 ust.1 pkt 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej (Dz. U. z r. 2011, nr 292, poz, 1720).. Przekazywanie należności z tyt. zawartych umów zleceń na konto bankowe inne niż zleceniobiorcy. Zalecenie 6 Wyegzekwować od zleceniobiorcy oświadczenie potwierdzające prawidłowość dokonanych przelewów i wlaczyć do dokumentacji. Nie dopuszczać w przyszłości do przekazywania środków na inny rachunek niż wskazany przez zleceniobiorcę.. Brak przekazania, w momencie opuszczenia placówki przez wychowanka, na konto opiekunów prawnych zgromadzonych alimentów. Zalecenie 7 Wraz z zakończeniem pieczy zastępczej zgromadzone świadczenia alimentacyjne przekazywać osobom uprawnionym. 2/5

3 W zakresie Drzestrzeqania przepisów i procedur 8. Naruszenie zasad określonych W ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. ofinansach publicznych (jt. Dz. U. z r poz.885 z późn. zm.) W: - art. 54 ust. 1 - poprzez brak pisemnego potwierdzenia przez główną księgową kontroli finansowej 15 umów, - art. 44 ust. 3 pkt 3 - w związku z 1 przypadkiem dokonania wydatku po wymaganym terminie płatności określonym na fakturze; z uwagi na powyższe nie stwierdzono zapłaty odsetek za zwłokę ani kar, 9. Naruszenie zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz_.U. z r. 2016, poz. 1047) w: - art. 32 ust. 1 - poprzez dokonanie umorzenia za 11 miesięcy 2015 r. komody przyjętej do użytkowania w dniu 17 listopada 2015 r. o wartości 275,00 zł zawyżając umorzenie o kwotę 45,80 zł, - art. 21 ust.1 pkt 3) - z uwagi na brak opisu operacji księgowych, dwóch dowodów - art. 10 ust. 1 pkt 3)c) - poprzez brak określenia W polityce rachunkowości wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, - art. 20 ust. 1 h z uwagi na nieprowadzenie ewidencji środków wychowanków. 10.Naruszenie zasad określonych w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy 11. Naruszenie zasad określonych w zał. nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia - przetrzymywanie środków pieniężnych w sejfie przy braku prowadzenia ewidencji na koncie kasa. 12.Naruszenie zasad określonych w 17 ust. 4 pkt 2) rozporządzenia Ministra Pracy w okresie od czerwca do sierpnia 2016 r. 13. Naruszenie zasad okreśłonych w pkt 20 zarządzenia organizacyjnego nr 79/ (j.t. Dz.U. z r. 2014, poz z póżn. zm.) w: art poprzez zaniżenie dodatku do wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w porze nocnej; w związku z powyższym naliczono wynagrodzenie z ww. tytułu w kwietniu 2016 r. w wysokości niższej 0 501,60 zł, - art poprzez dopuszczenie do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na okreśłonym stanowisku. 5 lipca 2010 r. w sprawie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z r poz. 289 z późn. zm.) poprzez: - ujęcie w 2013 r. w ewidencji podstawowych Środków trwałych wraz z komputerami (konto 011) oprogramowania Office MS Office 2013 home & student o wartości łącznej 3.683,86 zł, - wykazanie salda na koncie 980 na koniec 2015 r., ipolityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie instytucjonalnej pieczy zastępczej (Dz. U. z 2011 r., nr 292, poz. 1720) z uwagi na brak kart pobytu dzieci Prezydenta Miasta Gliwice 2 dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku oraz wydatków majątkowych przez miejskie jednostki organizacyjne - z uwagi na niewprowadzenia do obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości, zasad wynikających z ww. zarządzenia. Naruszeniem zasad określonych w pkt 1, ppkt 2) b) polecenia służbowego nr 5/14 Prezydenta Miasta Gliwice 2 dnia 20 marca 2014 r. w sprawie zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo-księgowych w miejskich jednostkach budżetowych - w związku z przypadkami braku umieszczania dat osób dokonujących sprawdzenia i zatwierdzenia dokumentów do wypłaty lub braku Sprawdzenie i zatwierdzenia. Naruszenie zasad określonych w 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących 3/5

4 pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) - z uwagi na 3przypadki błędnie przyjętej wysokości diety wykazanej w rachunku kosztów podróży. 16. Naruszenie zasad określonych w zal. nr 1 do zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2wrzes'nia 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków irozchodów - W związku 29przypadkami dokonywania wydatków ze zbędnym wyprzedzeniem terminu platności na ogólną kwotę 6.589,38 zł. 17. Naruszenie zasad określonych w regulacjach wewnętrznych jednostki: - wzałączniku nr 2 do regułaminu wynagradzania z dnia 30 marca 2012 r. - poprzez ustalenie wynagrodzenia zasadniczego na stanowisku starszego operatora wwymiarze Mi etatu w zawyżonej wysokości 0 kwotę 70,00 zł miesięcznie w stosunku do maksymalnej kwoty wynagrodzenia określonej na ww. stanowisku, - w 40 regulaminu pracy z dnia 30 marca 2012 r. - z uwagi na wypłatę w miesiącu kwietniu 2016 r. dodatku za 16 godzin pracy w nocy pracownikowi, który wykonywał pracę w godzinach nocnych w miesiącu lutym, 18.i\laruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 55/10 Prezydenta Miasta z dnia 3 września 2010 r. zpóżniejszymi zmianami w sprawie zapisów określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne ~ z uwagi na brak w 5 umowach wymaganych zapisów. 19.Naruszenie zasad określonych w zarządzeniu organizacyjnym nr 70/08 Prezydenta Miasta z dnia 21 sierpnia 2008 r. z późniejszymi zmianami w sprawie zasad udzielania zgody na obrót wierzytelnościami wynikającymi z zamówień publicznych iurnów zawieranych przez jednostki organizacyjne Miasta Gliwice nieposiadające osobowości prawnej - z uwagi na brak w 5 umowach wymaganych zapisów. 20.Naruszenie zasad określonych w art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz. U. z r. 2016, poz. 1379) z uwagi na zaniżenie przychodu emerytów o kwotę ,31 zł, wwyniku czego odpis na zakladowy fundusz świadczeń socjalnych w 2015 r. został zaniżony o kwotę 1.274,27 zł. Załecenia 8-20 Podjąć dzialania zapewniające przestrzeganie ww. przepisów i procedur. Uzupełnić ujawnione braki oraz skorygować powstaie blędy. Dokonać niezbędnych zmian w regulacjach wewnętrznych. Niezwłocznie ująć w ewidencji depozyty wychowanków, w tym zaiożyć ewidencję analityczną. W zakresie wiarygodności sprawozdań 21. Niewłaściwe ujęcie w księgach rachunkowych wartości umorzenia środków trwałych. Zalecenie 21 Skorygować zapisy księgowe. W zakresie ochrony zasobów 22. Brak oznaczenia numerami inwentarzowymi nart. 23. Przypadki oznaczania tym samym numerem inwentarzowym składników majątkowych tego samego rodzaju znajdujących się wjednej pozycji ewidencji (np. komputery, krzesla, szafki itp.). 24.W ewidencji anaiitycznej podstawowych środków trwałych (na kartach środków trwałych oraz w księdze inwentarzowej): w brak numerów dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów oraz wskazania osób materialnie odpowiedzialnych za dany środek trwaly, 4/5

5 - brak wskazywania numeru przeciwstawnego pozycji przychodu przy likwidacji Środków trwalych. 25.Prowadzenie wspólnej ewidencji Środków trwałych na jednej karcie bez wyszczególnienia poszczególnych środków trwałych, dat przyjęcia do użytkowania, numerów dowodów księgowych, numerów inwentarzowych oraz krótkiej charakterystyki. Zalecenia 22~25 1) Ewidencję anaiityczną środkow trwaiych uzupe/nic' o: - prawidłowe numery inwentarzowe oraz dokonac' oznaczenia środków trwaiych zgodnie z ewidencją, - krótką charakterystykę środków trwaiych, daty przyjęcia do użytkowania, - numery przeciwstawne w pozycjach rozchodu środków trwa/ych, w numery dowodów księgowych stanowiących podstawę ujęcia w księgach rachunkowych. 2) W przypadku prowadzenia kart środków trwaiych dia zestawów (np. mebli) iub większej ilości środków tego samego rodzaju, szczegóiowo określić: w co wchodzi w sklad zestawu, - jaka byia data przyjęcia do użytkowania, - wskazywać numer dowodu księgowego będącego podstawą ujęcia w księgach rachunkowych, - jakie jest miejsce znajdowania się poszczegóinych skiadhikciw majątkowych, - każdemu środkowi trwaiemu nadac' indywidua/ny numer inwentarzowy. DCI oceny, wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie osposobie realizacji zaleceń pokontrolnych (odnoszące się do poszczególnych wniosków) należy przedłożyć do wydziału Kontroli iaudytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Pre ent Miasta Zygmu rankiewlcz 5/5