Prezydent Miasta Gliwice

Transkrypt

1 Prezydent Miasta Gliwice KG /06 Gliwice, dnia 22 stycznia 2007 r Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Pan mgr inż. Jerzy Jankowski Dyrektor Górnośląskiego Centrum Edukacyjnego ul. Okrzei Gliwice dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 1 czerwca do 11 lipca i 18 lipca 2006 r. przy ul. Okrzei 20 przez pracowników wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta KG /06 z dnia 5 maja 2006 r. z upoważnieniami z dnia 30 maja i 8 czerwca 2006 r. Urząd Miejski ul. Zwycięstwa Gliwice Tel. +48 (32) Fax +48 (32) Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) (32) (32) Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 7 grudnia 2006 r., którego egzemplarz jest w posiadaniu jednostki kontrolowanej. Kontrola dotyczyła działalności jednostki w okresie od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli i obejmowała gospodarowanie finansami i majątkiem, sprawność organizacyjną jednostki oraz realizację procedur, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r nr 15 poz. 148 z późn. zm.) oraz w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z r nr 249 poz z późn. zm.). W okresie kontrolowanym Dyrektorem jednostki była mgr inż. Krystyna Wojarska. Ocena kontrolowanej jednostki. Działalność jednostki w okresie od 1 stycznia 2005 r. do 31 maja 2006 r. ocenia się jako nieprawidłową z uwagi na liczne nieprawidłowości związane z prowadzeniem rachunkowości. Wnioski i zalecenia: Poniżej przedstawiam poszczególne nieprawidłowości i uchybienia stwierdzone w trakcie kontroli, wskazując zarazem wnioski i zalecenia zmierzające do ich usunięcia i eliminacji w przyszłości. 1. Nieprawidłowości i uchybienia w regulacjach wewnętrznych : a) dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości nie zawiera: - wykazu ksiąg rachunkowych w ramach poszczególnych rodzajów działalności, - daty rozpoczęcia eksploatacji zaktualizowanych wersji oprogramowania, co narusza art. 10 ustawy o rachunkowości (j.t. Dz.U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.), b) oparcie regulacji na nieprawidłowych podstawach prawnych:

2 - zarządzenie dyrektora nr 17 z dnia 8 marca 2002 r. dotyczące polityki rachunkowości oparto między innymi na rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 maja 1991 r. w sprawie praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych (Dz.U z r nr 40 poz. 174) uchylone z dniem 1 stycznia 2001 r., - instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego GCE z dnia 24 września 1996 r. oparto na rozporządzeniu Ministra Nauki Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U z r nr 41 poz. 216) uchylonego z dniem 24 października 2002 r. c) niestosowanie w praktyce zapisów instrukcji gospodarowania majątkiem GCE z dnia 8 marca 2002 r. w zakresie: - w rozdziale I pkt. 4 zawarto zapis, iż środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umorzone w 100% o wartości nie przekraczającej 350,00 zł podlegają ewidencji ilościowej w praktyce składniki majątkowe o wartości do 350,00 ujmowano na koncie 013, - w rozdziale V Druki ścisłego zarachowania - zawarto zapis, iż gospodarką drukami ścisłego zarachowania winny być objęte druki płatne oraz druki, które podlegają kontroli ilościowej, a w szczególności (...) raporty kasowe RK w momencie ich ostemplowania i ponumerowania raporty kasowe nie podlegają w jednostce ewidencji. d) w instrukcji kasowej z dnia 1 września 2005 r. w rozdziale IV pkt 1 określono jako istniejące rachunki środków specjalnych, które były zamknięte na dzień kontroli, a w instrukcji kasowej z dnia 8 marca 2002 r. nie wyszczególniono kasy gospodarstwa pomocniczego, którą jednostka prowadziła w okresie kontrolowanym. Zalecenie nr 1 Usunąć ww. nieprawidłowości. Dostosować regulacje wewnętrzne jednostki do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami oraz ze sposobem funkcjonowania jednostki. 2. Nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.), wpływające negatywnie na przejrzystość gospodarki finansowej jednostki, w tym między innymi: a) art. 12 ust. 1 pkt. 1, z uwagi na brak otwarcia ksiąg rachunkowych dla programu SOCRATES GRUNDTVIG-2 na 2006 r., co może skutkować odpowiedzialnością karną o której mowa w art. 77 ustawy o rachunkowości; w związku z powyższym nie było możliwe zweryfikowanie danych wykazanych w sprawozdaniu budżetowym RB-28S za okres od początku roku do 31 maja 2006 r. z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej; dane wykazane w ww. sprawozdaniu nie są zgodne z faktycznie poniesionymi wydatkami na realizację programu; powyższe naruszało 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia ministra finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2005 r. nr 170 poz. 1426), b) art. 20 i 23, z uwagi na - niewprowadzenie do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego, (w postaci zapisu) każdego zdarzenia, które wystąpiło w tym okresie (w wyniku księgowania faktur w koszty w momencie ich zapłaty), - niesporządzanie dowodu zbiorczego zawierającego wykaz dowodów źródłowych podlegających łącznej ewidencji, 2

3 - brak ujęcia w księgach rachunkowych dokonanego przelewu na kwotę 142,90 zł z konta programu Leonardo, c) art. 25, z uwagi na niewłaściwe poprawiania błędów w zapisach w związku z czym stwierdzono przypadki braku zgodności pomiędzy dekretacją na dowodach księgowanych a zapisami dokonywanymi w księgach, d) art. 21, z uwagi na pojedyncze przypadki niezgodności numeru dowodu księgowego z ewidencją księgową oraz nadanie dowodowi księgowemu dwóch numerów, e) art. 6 ust. 1, z uwagi na nieujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich kosztów obciążających dany rok obrotowy, f) naruszenie podstawowych zasad księgowania operacji gospodarczych, z uwagi na dokonywanie zapisów niebilansujących się, g) przypadki braku powiązania dokonanych w księgach zapisów z dowodami księgowymi, h) art. 22 ust. 3, z uwagi na niewłaściwe poprawianie błędów w dowodach wewnętrznych, i) art. 13 ust 6, z uwagi na przechowywanie ksiąg rachunkowych na komputerowym nośniku danych nie zapewniającym trwałości zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych, j) przypadki braku dowodów księgowych, k) zawyżenie na dzień 31 maja 2006 r. stanu zobowiązań ujętych na koncie 229 o kwotę ,21 zł, z powodu dwukrotnego zaksięgowania operacji dotyczących rozliczeń z tytułu składek ZUS. Zalecenie nr 2 Bezwzględnie przestrzegać przepisów ustawy o rachunkowości w szczególności w wyżej wymienionym zakresie. Uzupełnić księgi o brakujące dowody księgowe, zapewnić bilansowanie się zapisów księgowych. 3. Brak wskazania z jakiej podziałki szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków będzie ponoszony wydatek i jakie środki w tej podziałce pozostaną zgodnie z planem po dokonaniu wydatku, co narusza Polecenie służbowe nr 17/03 Prezydenta Miasta z dnia 30 września 2003 r. w sprawie zwiększenia nadzoru nad pracą służb finansowo-księgowych w jednostkach organizacyjnych Miasta działających na podstawie ustawy o finansach publicznych. Jednostka nie wprowadziła również w formie pisemnej innej procedury kontroli, która by umożliwiała prowadzenie bieżącej i udokumentowanej weryfikacji stopnia wykonania planów finansowych (Polecenie służbowe nr 3/05 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 14 marca 2005 r.). Zalecenie nr 3 Dla zapewnienia bieżącego monitoringu środków ujętych w planach finansowych jednostki, nie dopuszczać do ww. nieprawidłowości. Przestrzegać zarządzeń i zaleceń organu nadzorującego. 4. W zakresie udzielania i rozliczania zaliczek: a) ujmowanie w księgach operacji dotyczących udzielania i rozliczania zaliczek niezgodnie ze stanem faktycznym, b) nieterminowe rozliczanie zaliczek, c) brak wskazania w rozliczeniu zaliczki osoby rozliczającej się, d) pobieranie kolejnych zaliczek przez pracowników pomimo nierozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki. 3

4 Zalecenie nr 4 Operacje związane z udzielaniem i rozliczaniem zaliczek prowadzić zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami oraz ewidencjonować zgodnie ze stanem faktycznym. 5. Nieprzestrzeganie przepisów ustaw o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 r. oraz z dnia 30 czerwca 2005 r., w tym między innymi: a) brak klasyfikacji operacji i zdarzeń gospodarczych według działów i rozdziałów dotyczących projektu Leonardo da Vinci, b) nieuzasadniony wydatek na kwotę 1.356,00 zł na opłacenie prenumeraty Dzienników Ustaw w sytuacji gdy jednostka posiada szeroki dostęp wersji elektronicznej tych aktów, c) niedokonywanie rozliczeń między VAT należnym a naliczonym skutkujące zawyżeniem podatku należnego, d) dokonywanie wydatków z naruszeniem przepisów prawa: - w 2005 r. przyjęcie do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2004 r. jednorazowych nagród wypłaconych administracji i obsłudze, co sprzeczne jest z 6 pkt 1 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z r nr 2 poz. 14 z późn. zm.); skutkiem finansowym niewłaściwie naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego była wypłata 284,75 zł (w zakresie objętym kontrolą), - wypłaty dodatków motywacyjnych i funkcyjnych za miesiące objęte kontrolą (wrzesień i październik 2005 r.) dokonywane były z dołu, co jest niezgodne z art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (jt. Dz.U. z r nr 97 poz. 674), - wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zastępstwa doraźne wypłacane były z dołu w dniu wypłaty wynagrodzenia zasadniczego w miesiącu następnym, po miesiącu którego dotyczą, co jest niezgodne z art. 39 ust. 4 ustawy; kontrolowana jednostka nie wskazała uzasadnienia szczególnych okoliczności które dopuszczałyby wypłatę wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i zastępstwa doraźne w ww. terminach, - brak podstaw do wypłaty dodatku z tytułu opieki nad stażystą za miesiące od czerwca 2005 r. do czerwca 2006 r. w łącznej wysokości 619,26 zł; powyższe narusza 5 pkt 2 rozporządzenia z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz.U. z r nr 22 poz. 181 z późn. zm.), - zwrot nauczycielowi kosztów podróży na studia podyplomowe do Warszawy w kwocie 119,00 zł bez skierowania udzielonego przez dyrektora szkoły wymaganego 1 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 19 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania nauczycielom urlopów dla dalszego kształcenia się, dla celów naukowych, artystycznych, oświatowych i z innych ważnych przyczyn oraz ulg i świadczeń związanych z tym kształceniem, a także organów uprawnionych do ich udzielania (Dz.U. z r nr 1 poz. 5), e) niepodejmowanie czynności egzekucyjnych przewidzianych prawem dotyczących należności jednostki na kwotę 5.319,01 zł co narusza uchwałę nr 3347/02 Zarządu Miasta z dnia 9 lipca 2002 r. w sprawie wprowadzenia Wytycznych w sprawie stosowania jednolitych zasad (polityki) prowadzenia rachunkowości oraz Zasad gospodarki finansowej w jednostkach organizacyjnych Miasta Gliwice na prawach powiatu. 4

5 Zalecenie nr 5 Przy wydatkowaniu środków, przestrzegać art. 35 ustawy o finansach publicznych. Nieprawidłowo wypłaconymi środkami (w granicach wynikających z przepisów Kodeksu Pracy) obciążyć osoby odpowiedzialne. Powstałe roszczenia zaewidencjonować w księgach rachunkowych a odzyskane kwoty przekazać na konto dochodów Miasta poprzez konto dochodów budżetowych jednostki. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć decyzję o obciążeniu osób odpowiedzialnych oraz do wydziału Kontroli Gospodarczej przekazać potwierdzenie dokonanych wpłat z ww. tytułów na konto dochodów budżetowych jednostki. Wydatkowane środki klasyfikować zgodnie z przepisami art. 16 ustawy o finansach publicznych. Przy rozliczaniu podatku VAT korzystać z prawa do odliczania podatku VAT naliczonego. 6. Nieprzestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z r nr 153 poz z późn. zm.), dotyczących w szczególności: a) niestosowania kont wymaganych ww. rozporządzeniem przy ewidencji zdarzeń operacji gospodarczych z udziałem środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, b) ewidencjonowania pobranej gotówki z banku do kasy przez konto 234, c) księgowanie na koncie 290 naliczonych odsetek za zwłokę od należności, d) ewidencjonowania odsetek bankowych na niewłaściwym koncie, e) zawyżenia funduszu jednostki za rok 2005 o kwotę ,07 zł z tytułu zakupionych środków trwałych, ze środków otrzymanych z budżetu Miasta na wydatki, f) zaniżenia funduszu jednostki za rok 2005 o kwotę ,57 zł z tytułu nieprzeniesienia wymienionej kwoty wynikającej ze zrealizowanych wydatków z tytułu realizacji projektu finansowanego ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi w ramach wkładu Leonardo da Vinci, g) nieprowadzenia zapisów na kontach pozabilansowych dotyczących zaangażowania. Zalecenie nr 6 Nie dopuszczać do powstawania ww. nieprawidłowości. Dokonać stosownych korekt w celu zapewnienia właściwego stanu poszczególnych kont. 7. Błędy w zakresie prezentacji danych w sprawozdaniu finansowym za rok 2005 dotyczące: a) zaniżenia w bilansie należności w związku z nieprawidłowym zaewidencjonowaniem odsetek (od nieterminowego regulowania wpłat przez kontrahentów z tytułu najmu pomieszczeń), b) nieprawidłowo ustalonego wyniku finansowego w związku z przyjęciem do bilansu sala konta bankowego w wysokości 2.531,75 zł dotyczące programu Leonardo da Vinci zamiast stan konta 860 wynikający z ewidencji w wysokości ,57 zł. Zalecenie nr 7 Dane w sprawozdaniu finansowym prezentować w sposób rzetelny zgodnie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, tak aby poszczególne 5

6 elementy sprawozdania były poprawnie sklasyfikowane, opisane i przedstawione zgodnie ze stanem rzeczywistym. 8. Sposób archiwizowania dokumentacji finansowo księgowej jest niezgodny z regulacjami wewnętrznymi w zakresie przekazywania akt do archiwum - 8 instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego z dnia 24 września 1996 r. Zalecenie nr 8 Dokumentację finansowo - księgową archiwizować zgodnie z przyjętymi w jednostce regulacjami. 9. Nieprawidłowości w funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej polegające na: a) braku regulacji wewnętrznych w formie procedur w zakresie prawidłowości wykorzystania środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w ramach realizowanych projektów, b) przypadkach braku potwierdzenia kontroli merytorycznej, formalno rachunkowej i zatwierdzenia dokumentów do wypłaty, co stanowiło 0,12% ogółu wydatkowanych środków w 2005 r. oraz 0,22% ogółu planowanych środków na 2006 r., c) przypadku nieskutecznego prowadzenia kontroli wewnętrznej polegającego na niewłaściwej kontroli list płac pedagogów, która spowodowała bezpodstawną wypłatę dodatku funkcyjnego z tytułu opieki nad stażystą w okresie od 1 czerwca 2005 r. do 30 czerwca 2006 r. w wysokości 619,26 zł. Zalecenie nr 9 Opracować procedury w zakresie gromadzenia i wydatkowania środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, w oparciu o standardy wymagane art. 63 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Kontrolę wewnętrzną prowadzić w sposób zapewniający skuteczne eliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości. Kontrolą obejmować wszystkie dokonywane w jednostce wydatki. 10. W aktach osobowych głównej księgowej brak jest aktualnego zaświadczenia na dzień powierzenia obowiązków głównego księgowego, iż nie była ona prawomocnie skazana za przestępstwa przeciwko mieniu, obrotowi gospodarczemu, działalności instytucji państwowych, oraz samorządu terytorialnego, wiarygodności dokumentów lub za przestępstwa karne skarbowe. Zalecenie nr 10 Wyegzekwować od pracownika złożenie zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego. 11. W zakresie przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji poprzez spis z natury: - przeprowadzenie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych poprzez spis z natury zamiast weryfikację stanów, co jest niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r nr 76 poz. 694 z późn. zm.). oraz rozdział II - 3 Instrukcji gospodarowania majątkiem GCE z dnia 8 marca 2002 r. - na arkuszach spisowych brak zakreślenia nie zapisanych wierszy oraz adnotacji spis zakończono na pozycji nr.., co narusza rozdział V - 3 ww. instrukcji. 6

7 Zalecenie nr 11 Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych przeprowadzać drogą porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Arkusze spisowe wypełniać zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami. 12. Szereg nieprawidłowości i uchybień w ewidencji majątku trwałego, w tym między innymi: a) w ewidencji ilościowo-wartościowej składników majątkowych przypadki braku: wskazywania numeru dowodu księgowego stanowiącego podstawę przychodu lub rozchodu, miejsca znajdowania się środka trwałego, wpisywania numerów fabrycznych, b) ujmowanie zestawów komputerowych (nie przeznaczonych do celów dydaktycznych) bez względu na wartość na koncie 011 i umarzanie stopniowo, co niezgodne było z 5 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U z r nr 153 poz z późn. zm.), c) zakwalifikowanie do ewidencji ilościowo-wartościowej i ewidencji księgowej konta 013 składników majątkowych o cenie jednostkowej nie przekraczającej 350 zł, co sprzeczne jest z pkt. 4 Instrukcji gospodarowania majątkiem GCE wprowadzonej zarządzeniem nr 17 dyrektora z dnia 8 marca 2002 r., d) umorzenie jednorazowe wartości niematerialnych i prawnych programów komputerowych o wartości brutto ,78 zł i 3.657,90 zł, co niezgodne było z 5 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z r nr 153 poz z późn. zm.), e) przypadkach ujęcia w ewidencji ilościowo-wartościowej i księgowej wartości niematerialnych i prawnych aktualizacji oprogramowania oraz opłaty abonamentowej. Zalecenie nr 12 Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości i uchybień w prowadzeniu ewidencji składników majątkowych. Ewidencję składników majątkowych prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Skorygować nieprawidłowo naliczone umorzenie oraz nieprawidłowe stany w ewidencjach majątkowych. 13. Szereg nieprawidłowości i uchybień w prowadzeniu gospodarki kasowej, między innymi: a) przypadek niezgodności stanu początkowego raportu kasowego ze stanem kasowym raportu poprzedzającego, b) przechowywanie gotówki w kasie przez okres niezgodny z przyjętą w jednostce instrukcją kasową, c) uchybienia w sporządzaniu raportów kasowych, poprzez nie wykazywanie dokonanych operacji w porządku chronologicznym, d) brak w dokumentacji księgowej niektórych raportów kasowych, e) wypłata gotówki bez zatwierdzenia dokumentów do wypłaty przez osoby upoważnione, f) brak ujmowania w raportach kasowych wpłaconej gotówki do banku, g) ewidencjonowanie operacji ujętych w raportach kasowych niezgodnie z faktycznym ich przebiegiem. 7

8 Zalecenie nr 13 Niedopuszczać do ww. nieprawidłowości i uchybień. Wzmóc nadzór nad sposobem prowadzenia kasy poprzez sprawowanie bieżącej kontroli kasy. 14. Występowanie różnic pomiędzy wydatkami, a kosztami ujętymi na poszczególnych paragrafach w ewidencji księgowej roku 2005 i 2006 (konto podstawowe), które nie mają swojego uzasadnienia w zmianie stanu rozrachunków oraz składników majątkowych. Zalecenie nr 14 Wprowadzić bieżącą kontrolę prawidłowości zapisów księgowych poprzez uzgadnianie zapisów na poszczególnych paragrafach kont 130 i 400. W terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia wyjaśnić ww. różnice. W przypadku ich niewyjaśnienia osoby odpowiedzialne za wydatkowanie środków, do których nie przypisano odpowiednich kosztów obciążyć tymi wydatkami zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy. Powstałe roszczenia zaewidencjonować w księgach rachunkowych, a odzyskane kwoty przekazać na konto dochodów Miasta poprzez konto dochodów budżetowych jednostki. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć decyzję o obciążeniu osób odpowiedzialnych oraz do wydziału Kontroli Gospodarczej przekazać potwierdzenie dokonanych wpłat z ww. tytułów na konto dochodów budżetowych jednostki. 15. Księgowanie wynagrodzeń w poszczególnych rozdziałach odbywa się niezgodnie z listami płac, lecz według podziału procentowego przyjętego przez główną księgową. Zalecenie nr 15 Wydatki z tytułu wynagrodzeń księgować zgodnie ze stanem faktycznym wynikającym z list płac. 16. Klasyfikowanie wydatków do niewłaściwych paragrafów tj. niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z r nr 209 poz z późn. zm.). Zalecenie nr 16 Wydatki i koszty klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z r nr 107 poz. 726 z późn. zm.). 17. Brak przetłumaczonej na język polski umowy oraz aneksu dotyczącego programu Leonardo da Vinci. Brak rzetelnego udokumentowania prawidłowości wykorzystania środków, pod względem zgodności z planowanym przeznaczeniem oraz procedurami wymaganymi regulacjami zawartymi w Podręczniku Administracji i Finansów. Zalecenie nr 17 Wydatkowanie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych nie podlegających zwrotowi dokonywać na podstawie przetłumaczonych na język polski umów oraz korespondencji istotnej dla wykorzystywania 8

9 środków. Sposób wydatkowania środków dokumentować zgodnie z posiadanymi w tym zakresie wytycznymi. 18. Nieprawidłowości w zakresie zawierania i realizacji umów cywilno prawnych polegające na: a) częściowej zapłacie za materiały na kwotę 4.093,42 zł przed wykonaniem całego zadania, przy braku zapisów w umowie o tej formie zapłaty, b) określaniu wartości umowy po jej wykonaniu. Zalecenie nr 18 W przypadku umów, których wartość uzależniona jest od ilości przepracowanych godzin, należy w umowie określać stawkę za godzinę oraz maksymalną liczbę godzin podlegającą rozliczeniu. Zobowiązania regulować zgodnie z zasadami wynikającymi z umów. 19. Uchybienia i nieprawidłowości w zakresie gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych polegające na: a) zawyżeniu odpisu podstawowego na 2005 r. o kwotę ,00 zł b) wypłacie świadczeń pieniężnych z tytułu pomocy świątecznej wszystkim pracownikom, których nie przewidują postanowienia 9 regulaminu gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych z dnia 1 września 2004 r., c) zawyżeniu oprocentowania pożyczek mieszkaniowych w stosunku do postanowień 18 pkt. 2 ww. regulaminu, zgodnie z którym oprocentowanie pożyczek wynosi jednorazowo 1% kwoty udzielonej pożyczki. Zalecenie nr 19 Gospodarkę zakładowym funduszem świadczeń socjalnych prowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z r nr 70 poz. 335 z późn. zm.) oraz wewnętrznym regulaminem. Dokonać korekty i zwrotu nieprawidłowo naliczonego i przekazanego odpisu. 20. Dokonanie czynów noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z r nr 14 poz. 114 z późn. zm.), o których mowa w: a) art. 5 ust. 1 pkt. ww. ustawy - w związku z nieustaleniem należności z tytułu najmu lub ustaleniem jej w wysokości niższej o: kwotę co najmniej 1.505,80 zł w roku 2005 i kwotę co najmniej 1.880,88 zł w roku 2006 niż wynikająca z prawidłowego obliczeniem, co narusza wytyczne Prezydenta Miasta z dnia 15 stycznia 2003r. w sprawie wynajmu pomieszczeń w placówkach oświatowowychowawczych mieszczących się w obiektach stanowiących własność Gminy Gliwice (pismo ED/7144/1/3/03/DT z 21 stycznia 2003r.) oraz art. 14 ust.2 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i art. 17 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych, w tym: b) art. 5 ust. 1 pkt. 3 ww. ustawy w związku z niezgodnym z przepisami umorzeniem należności przyjętych z gospodarstwa pomocniczego w kwocie 644,42 zł, c) art. 10 ww. ustawy - w związku z dokonaniem zmian w planie dochodów własnych w 2005 r. bez upoważnienia (art. 184 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. ustawy o finansach publicznych), d) art. 11 ust. 1 i 2 ww. ustawy - w związku z: 9

10 - ponoszeniem wydatków na cele i w wysokościach innych niż wynikające z planu finansowego (art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych), - refundacją z konta podstawowego wydatków poniesionych z dochodów własnych (art. 28 ust.1 ustawy o finansach publicznych oraz uchwał Rady Miejskiej w Gliwicach nr XXVII/715/2005 z dnia 27 stycznia 2005 r. i nr XXXVIII/952/2005 z dnia 22 grudnia 2005 r.), - pokryciem wynagrodzeń osobowych z konta dochodów własnych (art. 18 a ust. 7 ustawy o finansach publicznych), - przekroczeniem planu wydatków w 4010 w roku 2005 o kwotę 2.367,69 zł i ujęciem jej w ewidencji w ramach wolnych środków w pozostałych rozdziałach i paragrafach (art. 28 ust. 1 pkt. 1 ww. ustawy), - przekazaniem w 2005 r. na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych środków finansowych w kwocie zawyżonej o 7.888,00 zł tj. 103% planowanego odpisu po zmianach na dzień 30 września 2005 r. (art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych w związku z treścią art. 5 i 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), - przekroczeniem limitu wydatków na realizację programu GRUNDTWIG-2 ustalonego w rocznym planie finansowym o kwotę 3.146,19 zł (art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych), e) art. 18 pkt 2 ww. ustawy w związku z wykazanie w sprawozdaniach budżetowych: - Rb-28S za rok 2005, w zakresie realizacji wydatków w ramach środków zagranicznych programu Leonardo da Vinci oraz podstawowej działalności w rozdziale 80130, - Rb-28S za rok 2005 oraz za okres od początku roku do 31 maja 2006 r., w zakresie realizacji wydatków (konto podstawowe), - Rb-28S za okres do początku roku do 31 maja 2006 r. w zakresie realizacji wydatków (program Leonardo) - Rb-34 za rok 2005 w zakresie wykazania należności oraz realizacji dochodów i wydatków,, - Rb-27S za rok 2005 i 2006 w zakresie wykazania należności, - Rb-N za rok 2005, - Rb-28S za rok 2005 w zakresie wykazania zobowiązań, - Rb-Z za rok 2005, danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej ( 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2005 r. nr 170 poz. 1426). Zalecenie nr 20 Niedopuszczać do powstawania czynów noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, o których mowa w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z r nr 14 poz. 114 z późn. zm.). Podjąć działania mające na celu eliminację skutków finansowych działań, o których mowa w pkt b). Postępowania w sprawie popełnienia przez jednostkę czynów noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych, o których mowa powyżej przeprowadzone zostaną odrębnym trybem. 21. Uchybienia i nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych: 10

11 a) nie sporządzenie protokołu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, co stanowi naruszenie art. 96, w związku z art.96 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych (j.t.dz.u. z 2006 r. nr 164 poz z późn. zm.), b) brak określenia przedmiotu zamówienia za pomocą kodów i nazw określanych we Wspólnym Słowniku Zamówień, co stanowi naruszenie art. 30 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, c) brak specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych w ramach opisu przedmiotu zamówienia dotyczącego robót budowlanych, co stanowi naruszenie art.31 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, d) żądanie w SIWZ informacji, które nie są niezbędne dla przeprowadzenia postępowania, co stanowi naruszenie art. 25 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, e) błędne ustalenie w SIWZ, do postępowania o wartości mniejszej od euro, okresu związania ofertami, w wysokości 45 dni, co stanowi naruszenie art. 85 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, f) używanie w SIWZ określenia oferent, które nie posiada oparcia w ustawie Prawo zamówień publicznych, gdyż zostało zdefiniowane jako wykonawca, g) brak w informacji o wyniku postępowania skierowanym do wykonawcy, który wygrał przetarg, wskazania ceny za jaką wybrano jego ofertę, co stanowiło naruszenie art. 92 ustawy j.w., h) przypadki braku w dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych w trybie z wolnej ręki kserokopii dokumentu rejestracyjnego działalności gospodarczej, co nie pozwala stwierdzić czy umowa została zawarta w prawidłowej formie pisemnej. Zalecenie 21 Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (j.t.dz.u. z 2006 r. nr 164 poz z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, ze szczególnym uwzględnieniem wyżej wskazanych zagadnień. Główną przyczyną powstałych nieprawidłowości był brak dołożenia należytej staranności przy wykonywaniu obowiązków służbowych przez główną księgową oraz innych pracowników odpowiedzialnych za obszary objęte kontrolą a także niedostateczny nadzór ze strony kierownika jednostki. W związku z tym należy wzmóc nadzór, szczególnie w obszarze rachunkowości, operacji gotówkowych, ewidencji majątku, wydatkowania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz proszę o wyciągnięcie konsekwencji służbowych wobec głównej księgowej. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 11