Certyfikowany Office Manager komunikacja optymalizacja procesów - mind mapping obieg dokumentacji

Transkrypt

1

2 Certyfikowany Office Manager komunikacja optymalizacja procesów - mind mapping obieg dokumentacji Szanowni Państwo! W polskich firmach inwestuje się w poprawę komunikacji operacyjnej zaledwie w 16 %, a to, jak wskazują wyniki badań stanowi największy problem, a więc komunikacja między działami. Tymczasem skuteczna wymiana informacji przyczynia się do innowacyjności i sprawność działania całej firmy. Osoby koordynujące pracę biura lub siedziby firmy ponoszą odpowiedzialność za przepływ informacji oraz obieg dokumentów. To do nich należy również koordynacja napływających danych oraz ich dystrybucja, ponieważ, to właśnie one najczęściej mają kontakt ze wszystkimi działami przedsiębiorstwa. Szybkość podejmowania decyzji, elastyczność zachowania, pomysłowość, umiejętność analizy różnego rodzaju dokumentów i znajdywania rozwiązań przekłada się na skuteczności działań Office Managera. Zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego: Dowiesz się, w jaki sposób zbierać informacje o potrzebach i pracować nad własnymi kompetencjami komunikacyjnymi Rozwiniesz umiejętności sprawnego posługiwania się narzędziami komunikacji zarówno przydatnych do optymalizacji procesów przepływu informacji, jak i do rozwiązywania trudnych sytuacji Poznasz prawne aspekty organizacji obiegu dokumentacji, zasad przechowywania i udostępniania kluczowej dokumentacji oraz postępowania z dokumentacją związaną z należnościami Dowiesz się, jak zabezpieczyć prawnie współpracę z instytucjami otoczenia biznesowego oraz z kontrahentami Poznacz metody planowania własnej pracy z wykorzystaniem techniki mind mappingu, która przynosi oszczędność rzędu 50-95% czasu Poznasz w jaki sposób planować spotkania, konferencje, innych projektów integracyjnych oraz koordynacji obiegu informacji dzięki mind mapping Dowiesz się, w jaki sposób możesz zwiększyć swoją sprawność w zapamiętywaniu dużej ilości treści dokumentów i przyspieszyć czytanie Opinie uczestników wcześniejszych edycji szkolenia: Szkolenie przygotowane profesjonalnie. Usystematyzowały te zajęcia moją wiedzę i rozszerzyły wiadomości i dały wskazówki do praktycznego zastosowania - Agnieszka Ulman, Hotel Zdrojowy PRO-VITA Bardzo ciekawe Anna Jarosz, PNiG Kraków Bardzo pozytywne, dobrze przygotowani prowadzący Ola Wysocka, POGG LIbya BV Przeprowadzone profesjonalnie, dobre wykorzystanie czasu, zaangażowanie prowadzących. Możliwość pracowania na żywych przykładach, sytuacjach opinia anonimowa SZKOLENIA SKIEROWANE DO: Kierowników Biur Kierowników i specjalistów ds. administracji Kierowników sekretariatów Asystentów Zarządu i Rad Nadzorczych Kierowników Biuro Organizacyjnych Osób odpowiedzialnych za koordynacje pracy biura METODOLOGIA: Szkolenie ma formułę warsztatu. Zajęcia stanowią połączenie miniwykładów, ćwiczeń grupowych i indywidualnych, analiz przypadków, nauki umiejętności oraz dyskusji grupowych. W przypadku jakichkolwiek pytań Proszę o kontakt telefoniczny z zespołem pod numerem telefonu (22) , lub za pomocą poczty elektronicznej: szkolenia@langas.pl Barbara Zielińska Kierownik Projektu

3 Certyfikowany Office Manager komunikacja optymalizacja procesów - mind mapping obieg dokumentacji CYPRIAN JĘDRKOWIAK AGENDA 23 listopada 2011 r rejestracja uczestników SESJA PIERWSZA SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA 24 listopada 2011 r rejestracja uczestników SESJA PIERWSZA SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA 25 listopada 2011 r rejestracja uczestników SESJA PIERWSZA SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA Z wykształcenia ekonomista o specjalności marketing. Ze szkoleniami związany od 1999 roku, kiedy to w firmie liczącej 800 pracowników stworzył i wprowadził program szkoleń z zakresu technik sprzedażowych i obsługi klienta. W tym czasie kierował zespołem marketingu, co wzmocniło zainteresowanie zachowaniami ludzi i szacowaniem skuteczności komunikacji, jak również wzbogaciło spojrzeniem na marketing i zarządzanie w ujęciu psychologicznym. Od niepamiętnych czasów jest zaintrygowany strategią osoby dokonującej zakupu, jej motywacją, wpływem reklamy, a także wszelkimi czynnikami (werbalnymi i niewerbalnymi) mającymi wpływ na ostateczną decyzję. Ogromną wagę przykłada do oddziaływania słowa" w relacjach międzyludzkich, o które dba z wysoką starannością, zwracając swoją uwagę ku potrzebom klientów i pracowników, a także prywatnie. Uwielbia pracować - być" z ludźmi, na każdym kroku podkreśla ich niezwykłość, indywidualność, różnorodność. W pracy trenera dzieli się wiedzą, umiejętnościami, a także doświadczeniem, gdyż to, co przekazuje najpierw sprawdza w praktyce poprzez ciągłe doświadczanie - praca związana z bezpośrednią obsługą klienta, kontrolą należności, sprzedażą indywidualną i biznesową. LESZEK LEOPOLD BARON VON BIBERSTEIN KAZIMIERSKI Arystokrata i uznany specjalista od dobrych manier oraz ekspert ds. protokołu dyplomatycznego, od 15 lat prowadzący kursy, warsztaty oraz szkolenia w kraju i za granicą. Jest częstym gościem programów telewizyjnych (m.in. TVP 2, TVN, TVN Style), gdzie doradza widzom, jak z klasą przejść przez życie; Organizator oraz uczestnik wielu imprez i spotkań na najwyższym szczeblu, krajowych i zagranicznych, z udziałem najwyższych władz (prezydenci państw, ministrowie, marszałkowie parlamentów, ambasadorowie), animator międzynarodowej wymiany członków organizacji zrzeszających liderów (Polska, Niemcy, Francja, Rosja, Ukraina, Litwa). Dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Kijowie (przedstawicielstwo Polskiej Organizacji Turystycznej). Przewodniczył polskiej delegacji na światowej konferencji w Moskwie pt. Młodzi liderzy nowego tysiąclecia. Autor fachowych publikacji w gazetach i czasopismach branżowych oraz ekspert zapraszany do udziału w programach radiowych i telewizyjnych (TVP-2, TVN, TVN Style). ROMANA PIETRUK Doktorantka, Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, umów w obrocie gospodarczym, ochrony danych osobowych, windykacji i zabezpieczenia należności. Wspólnik kancelarii prawnej; Prowadziła szkolenia dla sektora bankowego i instytucji finansowych, przedsiębiorców oraz administracji publicznej; Trener z zakresu m.in. Systemu NKW; Prowadziła zajęcia dla kadry Wydziałów Ksiąg Wieczystych; sędziów, referendarzy, sekretarzy sądowych, pracowników administracji i informatyków; pracowników Ośrodków Migracyjnych; Autorka publikacji naukowych z zakresu prawa.

4 Certyfikowany Office Manager komunikacja optymalizacja procesów - mind mapping obieg dokumentacji DZIEŃ I NARZĘDZIA KOMUNIKACYJNE OFFICE MANAGERA I OPTYMALIZACJA PROCESU KOMUNIKACYJNEGO NARZĘDZIA KOMUNIKACYJNE USPRAWNIANIE SYSTEMU KOMUNIKACJI W BIURZE Budowanie komunikatów opartych o strukturę: treść, przekaz, pożądany efekt. Informacje, które budzą emocje? jak sobie z nimi radzić? OFFICE MANAGER JAKO DORADCA KLUCZOWA KOMPETENCJA Wpływ doradzania na jakość i szybkość obsługi osób zarządzających Rozwiązanie - zastosowanie - korzyść Przedstawianie alternatywnych możliwości Prezentacja rozwiązania. Budowanie zaufania ZBIERANIE INFORMACJI O POTRZEBACH PRZEŁOŻONYCH ORAZ POSZCZEGÓLNYCH DZIAŁÓW Jak umiejętnie analizować potrzeby? Analiza uwarunkowań. Uzyskanie potwierdzenia Jak prawidłowo radzić sobie z potrzebami, których nie możemy zrealizować? Wykazywanie inicjatywy OPTYMALIZACJA PROCESU KOMUNIKACJI Specyfika komunikowania się z różnymi działami firmy Analiza istniejących zakłóceń w efektywności komunikacji Rozpoznanie utrudnień w komunikacji i metody przeciwdziałania Redukcja wąskich gardeł, wzmacnianie i zaszczepianie nowych rozwiązań w dziale EMOCJE I STRES W KOMUNIKACJI Rozpoznawanie i nazywanie emocji. Techniki radzenia sobie ze stresem. Techniki wizualizacji i zmiany submodalności, jako efektywne narzędzie radzenia sobie ze stresem. Jak sobie radzić z emocjami u innych osób? BUDOWANIE RELACJI W TRUDNYCH SYTUACJACH Radzenie sobie z trudnymi sytuacjami w pracy Zastrzeżenia metody reagowania Selekcja usłyszanych zastrzeżeń i wątpliwości Technik i obejścia lub zmniejszenia wagi zastrzeżeń DZIEŃ II PRAWNE PRZESŁANKI FUNKCJONOWANIA BIURA OFFICE MANAGERA INSTYTUCJE PUBLICZNE I ORGANIZACJE KLUCZOWE W OTOCZENIU FIRMY Z PUNKTU WIDZENIA PRACY OFFICE MANAGERA Jaki jest zakresu kontaktów firmy z otoczeniem biznesowym i instytucjami publicznymi z punktu widzenia prawa? Jakie instytucje mogą monitorować działalność przedsiębiorstwa? Z jakimi sprawami i w jakim zakresie przedstawiciele firmy kontaktują się z instytucjami publicznymi? PODSTAWOWE AKTY PRAWNE W UŻYCIU OFFICE MANAGERA Kluczowe postanowienia KSH najistotniejsze z punktu widzenia działalności poszczególnych rodzajów spółek Kodeks Cywilny i jego zastosowanie w praktyce umów handlowych Kodeks Postępowania Administracyjnego Krajowy Rejestr Sądowy KOORDYNOWANIE OBIEGU DOKUMENTACJI I OCHRONA INFORMACJI O FIRMIE Obieg zewnętrzny dokumentów: forma czynności prawnej, podpisywanie dokumentów, elementy technik kontraktowania (listy intencyjne, umowy przedwstępne, umowy finalne) Obieg wewnętrzny dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej Odpowiedzialność prawna za wytwarzaną dokumentację Kto pełni nadzór nad dokumentacją? Tajemnica przedsiębiorstwa - kiedy możemy ujawnić informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa i komu? Jakie informacje muszą zawierać pisma i strona internetowa firmy? ELEMENTY UMÓW HANDLOWYCH UMOWY Z DOSTAWCAMI USŁUG W jaki sposób skonstruować zapytanie ofertowe? Jak zabezpieczyć interesy firmy na etapie negocjacji, ustalania warunków umowy i przed podpisaniem dokumentów wiążących? Jakie rodzaje umów stosować z dostawcami usług? Na co zwracać szczególną uwagę w umowach handlowych? E-umowy umowy w obiegu elektronicznym Przykłady umów handlowych ZOBOWIĄZANIA ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJA DOTYCZĄCĄ NALEŻNOŚCI Faktura, dowód spełnienia świadczenia Oświadczenie o uznaniu długu Wezwanie do zapłaty, noty odsetkowe Prawidłowe wystawianie dokumentów stanowiących dowody istnienia wierzytelności. Jak uniknąć przedawnienia roszczenia? Prawidłowe prowadzenie ewidencji dłużników Należności przeterminowane DZIEŃ III PLANOWANIE DZIAŁAŃ, MIND MAPPING I ELEMENTY SZYBKIEGO CZYTANIA JAKO NARZĘDZIA SKUTECZNOŚCI W PRACY OFFICE MANAGERA PLANOWANIE WŁASNEJ PRACY I EFEKTYWNE WYKORZYSTANIE CZASU Analiza efektywności własnej pracy identyfikacja pożeraczy czasu, określanie mocnych i słabych stron w planowaniu, sformułowanie praktycznych zasad postępowania Planowanie zadań w kontekście własnej krzywej wydajności Triada planowania - strategia, projekt, system zarządzania czasem jako kompleksowe narzędzie organizacji pracy Office Managera Jak skutecznie opracować harmonogram zadań? Konflikt celów i zadań metody radzenia sobie w sytuacjach trudnych Sposoby zwiększania dostępnego czasu METODA MAPOWANIA MYŚLI W ORGANIZOWANIU I PLANOWANIU DZIAŁAŃ I TWORZENIU NOTATEK, SPISU ZADAŃ ĆWICZENIA Wielowymiarowość procesów myślowych Efektywność metody i oszczędność czasu zapisywania Ustalanie priorytetów dzięki mind mapingu Pobudzanie kreatywnych rozwiązań ZASTOSOWANIE TECHNIKI MIND MAPPING W USTALANIU PROCESU DYSTRUBUCJI INFORMACJI W FIRMIE LUB ORGANIZACJI SPOTKAŃ, KONFERENCJI Tworzenie modelu przebiegu procesów komunikacji docelowej Przekazywanie i wymiana informacji koordynacja obiegu Przygotowanie planu spotkania, konferencji z wykorzystaniem mind mapingu WYKORZYSTANIE ELEMENTÓW TECHNIKI SZYBKIEGO CZYTANIA W PRACY Z DUŻĄ ILOŚCIĄ DOKUMENTACJI I TEKSTÓW Podstawy technik szybkiego czytania. Przetwarzanie i przyswajanie informacji. W jaki sposób zwiększyć zapamiętanie czytanych informacji, treści dokumentów? Sesja ćwiczeń wprowadzających

5 @ Adres ul. Krakowskie Przedmieście Warszawa Tel.: (22) Fax.: (22) HRT Wypełnij formularz zgłoszeniowy i prześlij na numer fax: (22) Firma CERTYFIKOWANY OFFICE MANAGER komunikacja optymalizacja procesów - mind mapping obieg dokumentacji listopada 2011 r. Warszawa wysyłając zgłoszenie do r. oszczędzasz 400 PLN! Adres Imię i nazwisko (1) Imię i nazwisko (2) zgłoszenie do zgłoszenie od PLN PLN netto PLN netto PROGRAM PROMOCYJNY CERTYFIKOWANY OFFICE MANAGER A. 10% zniżki dla drugiej osoby B. 15% zniżki dla trzeciej osoby C. 30% zniżki dla czwartej i każdej następnej osoby Program promocyjny dotyczy zgłoszeń osób z tej samej firmy Aby wziąć udział w promocji należy zaznaczyć odpowiedni program. DODATKOWE INFORMACJE: tel.: (22) Osoba do kontaktu (przed szkoleniem otrzyma na adres informacje o szkoleniu) Cena zawiera: uczestnictwo w szkoleniu dla jednej osoby, materiały szkoleniowe, certyfikat obiady, poczęstunek podczas przerw *cena nie zawiera noclegu Sposób płatności Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest przesłanie do organizatora zgłoszenia oraz dokonanie wpłaty przed rozpoczęciem szkolenia na konto Kredyt Bank S.A. Nr R-ku: NIP: Potwierdzenie zgłoszenia Po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego prześlemy Państwu potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu na adres wskazany w formularzu. zastrzega sobie prawo do zmiany hotelu, w którym odbędzie się spotkanie (w obrębie tego samego miasta). Telefon/Fax Tak, wyrażam zgodę na przesyłanie ofert drogą elektroniczną Faktura Oświadczamy, że jesteśmy płatnikami VAT nasz nr NIP: Upoważniamy firmę do wystawienia faktury VAT bez naszego podpisu. Oświadczamy, że nie jesteśmy płatnikami VAT W przypadku wycofania zgłoszenia w terminie późniejszym niż 14 dni przed seminarium, uczestnik zostanie obciążony kosztem w wysokości 50% wartości zamówienia. Wycofanie zgłoszenia w terminie późniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia nie zwalnia uczestnika z obowiązku zapłaty 100 % wartości zamówienia. Odwołanie zgłoszenia musi być dokonane w formie pisemnej. Możliwe jest zgłoszenie zastępstwa uczestnika inną osobą. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany trenera z przyczyn niezależnych od organizatora. Oświadczam, że jestem upoważniony (-na) przez firmę do podpisania formularza podpis data i pieczęć JUŻ DZIŚ CZEKAMY NA PAŃSTWA ZGŁOSZENIE